提高荣誉实物档案管理水平的途径

2022-11-01湖南杂交水稻研究中心黄婧

办公室业务 2022年17期

文/湖南杂交水稻研究中心黄婧

2022年3月印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出，档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。在我国社会经济建设中，不断涌现出先进机构、先进个人，成为引领改革发展的突出贡献者，其所获得的不同形式的荣誉实物既是机构或个人荣誉的凭证，也是相应时期历史发展的缩影，是新时期档案工作的重要组成部分。与纸质档案相比，荣誉实物档案具有突出的原始性、直观性和生动性，在科普教育、形象展示、激励鼓舞、信息宣传等方面更具开发利用价值。新形势下，提高荣誉实物档案管理水平，是建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、开启档案工作新格局的重要内容。

一、荣誉实物档案的定义与特性

荣誉实物档案是机构或个人在从事各项活动中获得的以物质实体为载体的标识贡献荣誉的物品档案。荣誉实物档案属于实物档案中的一类，除了原始性、凭证性、价值性等档案资源的共同属性外，还具备有不同于其他实物档案的典型特征。一是唯一性，荣誉实物档案从产生之初，就具有了唯一性，并且难以复制。二是直观性，荣誉实物档案本身就是所获成就与荣誉的直观的、集中的表现，在展示过程中具有突出的生动性，对宣传和展示历史具有很高的价值。三是多样性，荣誉实物载体形式包含奖状、证书、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、奖盘、文书、手稿等，不同载体的规格不同、形状各异、材质丰富，同种载体中，每件个体的差别往往也很大。四是关联性，荣誉实物档案是荣誉档案中的一种类型，与之相关的还有文书档案、声像档案等，它们共同构成一个完整的荣誉档案体系。五是时代性，荣誉实物档案不仅能够反映机构和个人在不同历史阶段的贡献，载体本身也凝聚了具有鲜明的时代文化与艺术特征。

二、荣誉实物档案管理实践中存在的问题

随着我国物质文明和精神文明建设深入融合发展，各级各类机构越来越重视荣誉实物档案的保存、展示与价值挖掘，并推动荣誉实物档案与技术档案、文书档案等有机融合，实现档案资源的“一体化”保存与利用。政府、高校、科研单位、医院、企业及专业档案机构广泛开展了荣誉实物档案的收集与利用工作，并积累了重要经验。然而，由于荣誉实物档案独特的属性，在其收集管理实践中，仍然存在突出的问题。

（一）权属问题影响收集，统一管理难度大。荣誉实物档案资源主要来源于个人或者集体获得荣誉衍生的各类材料。由于其产权归属于个人、部门或者机构，进行统一管理必须有效解决权属问题。其中个人荣誉实物收集与保存的难度最大，成本最高，归档材料原件少、复印件多、标志性实物分散保存等问题突出。部分个人荣誉实物，往往因工作岗位调动、个人保存方式不当等原因流失、损毁。由于统一管理成本问题，个人荣誉实物在保存过程中出现损坏，也会产生权属问题，谁保存、谁维护、谁利用的机制不完善。另外，由于荣誉实物档案往往是由审批、刊印表彰的文件、证书、奖杯等材料构成的统一体，进行统一收集和管理的难度远较常规的文书档案要高。

（二）缺乏整编规范，著录保管粗放。荣誉实物档案类别层次多，按奖励性质分类，包括科研奖励类、非科研的其他奖励类；按奖励层次分类，包括国家级、省部级、厅局级及其他级别；按奖励评选历史分类，有曾经评选现已停止的和目前仍在评选的；按获奖地域来源分类，包括省内外、国内外等。对于一项荣誉，除了相关的文书档案和声像档案，仅荣誉实物档案就有不同载体形式的多件实物，比如既有奖状又有奖章和证书，或者既有证书又有奖杯和奖牌等等，涉及2～3种载体形式。因此，一项荣誉会关联到多种载体形式，分属于不同的档案类别，紧密相关的档案实体，往往不得不分散保存。由于缺少收集、鉴定、整编的规范和制度，荣誉实物档案著录的字段设置简单，除了题名、责任者、形成时间几个字段，没有其他能对检索、统计和利用起到帮助的字段。字段著录粗放，比如题名字段包括载体形式、获奖级别、等级等，且常常著录不完整、不规范，重要信息提取难度大。

（三）保存成本高，调取效率低。荣誉实物档案的分类在初期往往是简单的，比如，所有的荣誉实物档案作为全宗档案中的一个分类，各种载体形式的荣誉实物档案混在一起不再细分，按时间排序。随着荣誉实物档案的种类和数量不断增长，这种简单的分类方式渐渐满足不了管理的需要，在保管和利用时产生了矛盾，按流水号排序，不同载体的档案相互交错，造成空间严重浪费，且加大调取难度。由于实物档案种类繁多，加之不同行业不同地区不同单位的实物档案包罗万象，甚至比博物馆还丰富，同时由于各类实物对保管环境的光、温、湿等条件的要求也各不相同，所产生的物品氧化、褪色等保管成本问题也需要妥善解决。

（四）编研水平低，利用效果差。利用是档案工作的最终目标。荣誉实物档案都是一个个的物体，档案本身所载明的信息非常简洁，甚至无法完整提供必要的基本信息，比如形成时间、责任者、获奖者等等，这些信息以及相关的扩展信息，包括：背景、过程、结果等等，对于实物档案的利用具有重要作用，没有这些信息的辅助，荣誉实物档案在利用时发挥的作用会受到很大的影响，甚至失去利用价值，给单位带来损失。除了被广泛提及的各种外部因素（如单位重视程度不够、保管条件差、缺乏专门的人才、软件和硬件差）之外，利用方式单一也限制了荣誉实物档案的利用效果。

三、提高荣誉实物档案管理的途径

为进一步提高荣誉实物档案的收集、整理、保管与利用水平，主要体现在以下方面：

（一）提高价值认知，奠定组织保障。当前，我国精神文明建设进入了守正创新、深化拓展的历史新阶段，荣誉实物档案以其独特的属性，呈现出更加优异的利用价值。挖掘荣誉实物档案资源的新功能，是档案部门落实好举旗帜、聚民心、育新人、兴文化、展形象使命任务的重要抓手。进一步提高价值认知，奠定收集、保存与利用的组织保障，是提高荣誉实物档案管理水平的基础支撑。

（二）强化制度管理，破解权属难题。要探索多机构联合机制，强化荣誉实物档案资源综合利用的顶层设计。建立健全多部门配套衔接机制，落实做细荣誉实物档案的收集、保存、整理与利用等事项，保障相关工作顺利开展。构建涵盖个人与机构荣誉实物档案所有权、保存权、使用权、解释权、名誉权的权益体系，配套激励制度，解决荣誉实物的源头供给问题。实施荣誉实物与关联档案材料一体化保存方案，赋予荣誉实物档案更高的完整性。

（三）建立规范标准，实施精细管理。通过实践发现，基于载体形式的分类，是适合荣誉实物档案的分类方法。对于科研单位来说，由于科研工作的重要地位，将科研类和非科研类荣誉进行分类，对于提高利用效率有很大帮助。其中，对荣誉的级别加以分类非常有必要。著录的字段设置，除了题名、形成日期、责任者外，还应根据实际情况，增加奖励类别、奖励等级、获奖编号、获奖者及排名、互见号、存放位置、备注等。其中互见号体现的是同一奖项有多个荣誉实物载体的情况，备注栏里可以体现关联的文书、声像档案及社会价值意义摘要等情况。

（四）结合时事需求，提高利用水平。时事热点是激发档案资源活力的重要驱动。以科技人才档案为例，荣誉实物可以更加系统、真实、生动地呈现科学家个体成长的经历、重要节点和影响因素。荣誉实物是成长过程中的标志性缩影，是成长与贡献的关键实物载体。应紧密结合时事，挖掘荣誉实物档案的教育属性，提供生动的知识服务，将为激励和引导持续创新提供重要动力。