坚持公文处理工作原则 提升公文处理工作质量

文/国际关系学院 沈希安 姚竹

2012年，中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《工作条例》）规定：公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。这16字原则是党政机关开展公文处理工作的总原则、总要求，是衡量公文处理工作成效和质量高低的标准和依据。高校在公文处理工作中要结合自身特点落实好16字原则要求，提升工作效率和质量。

一、16字原则是对原有公文处理原则的继承和发展

《工作条例》是在1996年《中国共产党机关公文处理条例》和2000年《国家行政机关公文处理办法》的基础上，为适应经济社会发展和实际工作需要进一步修改完善而制定的，是党政机关首次实现公文处理工作规范标准的统一。原有的公文处理原则是党政机关根据各自的公文处理工作特点和要求提出的16字原则，是为适应新的工作需要，深刻把握公文处理工作的内在规律，在继承的基础上，对原有原则进行综合、提炼、发展，内容更全面、逻辑更清晰、内涵更深刻、语言更简洁，既凝聚着公文处理工作的优良传统，也体现着新时代公文处理工作的本质特性和作风要求。16字原则是一个有机的整体，贯穿于公文处理工作的全过程。

二、16字原则是一个相互衔接的统一体

（一）实事求是是开展好公文处理工作的基本要求。实事求是出自东汉班固《汉书》：“河间献王…，休学好古，实事求是。”毛泽东同志用其对马克思辩证唯物主义和历史唯物主义世界观和方法论进行高度概括，成为中国共产党长期坚持的思想路线。习近平总书记强调：“坚持实事求是，就要深入实际了解事务的本来面貌……我们要自觉坚定实事求是的信念、增强实事求是的本领，时时处处把实事求是牢记于心、付诸于行。”在公文处理工作中坚持实事求是，是由党政机关公文的属性决定的。党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的工具，因此，公文的拟制、办理和管理等一系列活动必须从工作实际情况出发，容不得弄虚作假，否则，不仅不利于工作的开展和推进，甚至会带来严重的不良后果。

公文处理每个环节都要坚持实事求是，重点在发文环节。首先，要从实际工作需要出发，从是否切实有利于推动工作开展的角度出发，决定是否需要发文。其次，对于确有必要发文的，公文拟制和审核签发也要秉持“不唯书、不唯上、只唯实”的态度和理念进行起草、审签。无论是对上请示报告，对下通知部署工作，还是对同级单位商洽工作函告情况，都应以事实为基础，实事求是地分析和研究，做到不隐瞒、不虚报、不瞎指挥、不误导。发文能否体现实事求是的精神，不仅是衡量公文质量高低的重要标志，同时也能反映出公文制发机关的思想政策水平和工作作风。公文拟制要做到实事求是，关键要做好调查研究，没有调查就没有发言权，只有从实际出发，深入调查研究，做到底数清、情况明，才能拟制出水平高、效果实的公文，才能更有利于推动工作的开展，顺利实现预期目标。

（二）准确规范是开展好公文处理工作的根本属性。公文是具有特定效力和规范体式的文书，从其定义可见，体式规范是公文的根本属性。《现代汉语词典》对“体式”解释为：一是文字的式样，二是体裁。可见，公文是迥异于一般文学作品的一种具有规范式样的文体，其表现形式是相对固定的。

南朝刘勰在《文心雕龙》中指出，“诏策”具有“其出如绋，不反若汗”的特点。诏策是古代公文的一个种类，在一定程度上具备现代公文的某些特性。这个比喻非常形象地指出了公文准确规范的重要性：一旦发出就像汗水一样不能收回。因此，准确规范是对公文处理全过程、全要素的要求。首先是文种的使用，《工作条例》列出15种文种，每个文种都有自己的适用对象和适用范围，应严格按照规定使用，不能混用错用。在文种的错误使用上各种情况表现不一，较常见的是请示和报告混用以及函的错用。请示和报告都属于上行文，但适用范围和使用时间节点不同。请示适用于向上级机关请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。要在工作开展前请示，而在工作结束后进行报告。上级机关批示情况也不一样，对待请示事项，无论是否同意，上级机关都应有明确意见；而对于有些报告就有可能没有明确批示意见，所以不能在报告中夹带请示事项。但在实际工作中，往往出现请示报告混用，或者在报告中夹带请示事项的错误现象。函是一种平行文体，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，应用广泛。但实际工作中，函的使用范围变小了，发文机关有些工作需要对方批准或审批，感觉使用函不足以表达敬意，怕行文效果不理想，往往就会出现用请示代替函的错误现象。其次是公文要素使用和格式标识。公文的每一项要素都有固定的使用要求和标识规范，应该有的要素不能缺失，每项要素的位置、字体、字号都必须合乎规定，不能任意设置。再次是公文用语。公文中的句式和语言不同于一般文学作品，一般多使用陈述句和祈使句，不用或少用疑问句和感叹句；语言要客观准确、表述规范。此外，公文的审核签发、收发文办理和整理归档等环节也应该按照规范的程序和要求进行操作，程序规范是避免失误出现的最好手段。

（三）精简高效是开展好公文处理工作的核心要义。公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，要打造精简高效的政务生态环境，展示党政机关的优良作风，必须精简高效做好公文处理工作。首先，要在精简上做文章。一要精简公文数量。坚持确有必要才发文，对于没有实质内容、可发可不发的公文一律不发。二是控制公文篇幅。公文要开门见山谈问题、直奔主题说工作，避免穿靴戴帽、官话套话，不能以字数多少衡量发文机关水平高低、不能以篇幅长短判断工作重要与否。在充分表达发文机关意图的前提下，公文篇幅力争做到能减不增、能短不长，提倡写短文、办实事。三是简化流程。公文处理的全过程应该有清晰完整的工作流程，要做到完整不繁琐、简便无遗漏，以提升公文处理工作的效率。其次，要在高效上下功夫。一是要养成良好的工作习惯。公文处理工作人员都应该强化时效观念，对待当前需要处理的公文不等待、不拖延，特别是对于有明确办理时限要求的紧急公文，更要在第一时间处理。二是要加强协调沟通。对于涉及面广、情况复杂的事项，或者需要请示上级、协调其他部门处理的工作，应当先与对方充分沟通，争取理解支持，达成一致意见后再行公文，确保工作畅通，效率提升，避免出现“公文来回转、事情没人办”的问题。三是要充分运用新科技新技术。当前，现代化的信息技术发展日新月异，对办公自动化工作产生了巨大而深远的影响，在严格做到安全保密的前提下，应该加强信息化技术手段在公文处理工作中的推广应用，实现“让数据多跑路、让人员少走路”，用新科技新技术促进公文处理工作效率的提升。

（四）安全保密是开展好公文处理工作的切实保障。《周易》中说：“君不密则失臣，臣不密则失身，几事不密则害成。是以君子缜密而不出也。”韩非子在《说难》中也强调：“事以密成，语以泄败。”汉代孔光有“口不言温室树”的故事，成为古代公职人员严守职业机密的典范。毛泽东同志强调：“保守机密、慎之又慎”。《中华人民共和国保密法》明确规定：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保守国家秘密的义务。公文有时候会涉及国家秘密和工作秘密，要全程做好安全保密工作，不能随意扩大知悉范围，以免给工作带来不利影响。

要想做好安全保密，一是强化安全保密责任意识。要充分认识到当前安全保密工作的严峻性和复杂性，明确认识安全保密工作的重要意义，坚定理想信念，提高责任意识，始终做到不懈怠、不放松。二是要完善安全保密规章制度建设。在遵循执行党和国家保密法律法规的基础上，进一步完善健全本单位、本部门安全保密规章制度和业务流程，确保有规可依、有规必依。三是提升安全保密工作能力。要通过加大安全保密工作宣传、开展安全保密知识和业务培训等方式，不断提升公文处理人员的安全保密工作能力。四是强化监督检查。要做到日常检查与重点检查相结合、综合检查与专项检查相结合，加强对公文处理工作中的重点领域、重点人群、重点场所的检查力度，消除安全隐患，筑牢安全保密防线。同时，要正确处理好安全保密与信息公开的关系，只有保守真秘密，才能实现真保密。

三、高校公文处理工作落实16字原则的建议

高等院校不同于一般的党政机关，主要承担人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新的职能和任务，在公文处理工作中要结合自身特点和工作实际落实好16字原则及具体要求。

（一）完善制度建设，规范处理流程。《工作条例》出台后，教育部和各地教育主管部门都据此制定了本机关和本工作领域公文处理工作制度，高校也要以此为依据，修订完善本校原有公文处理工作的规章制度，特别是对其中的一些新规定、新要求要及时修订和明确。同时要以新修订的规章制度为基础，结合工作实际，进一步梳理规范工作流程，做到“公文处理有制度依据、具体操作有流程规范”，用科学的制度和程序来确保提升本校公文处理工作的效率和质量。

（二）加强知识培训，提升工作能力。高校的中心任务是人才培养和教学科研，部分高校的教学院系和科研部门，没有相对固定和专业的人员从事公文处理工作，往往由新入职同志、临近退休的老同志或负责其他工作的同志兼任。从某种程度上来讲，部分高校，特别是一些规模较小的高校在公文处理队伍建设方面还有一些不足，对公文处理工作的重视度不够，工作人员专业开展公文处理工作的能力还有待于进一步提升。要充分利用新入职教师培训、中层领导干部培训、文秘队伍专题培训等机会，采用多种形式和途径加强开展公文知识培训，提升高校专兼职公文处理工作队伍的能力和水平，做到“在思想上重视，在业务上熟悉”，为高校科学履职、规范履职、高效履职发挥促进作用。

（三）开展公文教学，加强公文研究。相关高校，特别是开设公文写作、秘书写作等通识课、专业课的高校应充分发挥自身在师资和教学科研方面的优势，结合党政机关公文处理工作的新规定和新要求，积极开展公文处理教学工作，优化课程设计，创新教学方法，夯实复合型人才培养基础，为社会培养一批具备高水平、专业化公文处理工作能力的高素质人才。同时，要加强对公文处理工作的理论研究和应用研究，实现“教学促进科研、科研反哺教学”的良性互动，深化公文处理研究成果的转化运用，提升本校公文处理工作水平，并在服务社会方面发挥辐射、带动作用。