企业物资采购过程中存在的问题及其对策探讨

向 敏

（重庆市永川区川融商贸有限责任公司，重庆 402160）

一、企业加强物资采购成本管理和控制的重要意义

物资采购成本是产品销售价格的决定性因素，在其他因素一定的情况下，采购成本越低则企业利润越高，采购成本与企业的利润呈反比关系。企业提高经济效益的重要举措就是降低采购成本，采购物资质量的好坏、价格的高低、服务的优劣直接影响到采购成本的高低、安全生产的稳定、经济效益的好坏。因此，加强物资采购成本的管理和控制，不仅能够使企业的利润最大化，更是企业提高市场竞争力，在激烈的竞争中立于不败之地的前提条件。

二、企业物资采购过程中存在的主要问题

（一）企业领导未意识到采购成本控制的重要性

一些企业没有树立物资采购成本管理理念，不重视创新管理体制，没有制定完善的管理控制制度，相关岗位设置不合理。一方面，在企业的采购岗位，有些领导安排自以为信得过的人员来做，而不是由熟悉采购专业的专职人员来担任，这样就很难保证采购物资的质量，价高质劣的原材料就直接导致产品成本的增加和质量的下降，影响产品的销售而失去客户，进而失去市场；另一方面，有些企业领导认为生产是第一位的，只有生产才能创造效益，无论什么原因都不能影响生产，所有的经营活动都应为生产服务，认为材料购进是只要生产有需要就应无条件地服从，而对整个采购流程忽视，不注重采购成本的监控。

（二）采购人员责任意识差，业务素质不高

物资采购人员的素质包括知识文化水平、业务能力和思想道德品质，主要体现在以下几个方面：第一，有些采购人员工作不认真负责、不钻研业务、不了解市场行情、不分析产品性能特征，也不对供应商进行调查管理，导致购买的产品价格高、质量差；第二，有的采购人员的思想道德水平低下，在物资采购过程中有徇私舞弊的现象。第三，有些不良的供应商会想方设法以金钱或其他方式来诱惑采购人员，以达到其销售的目的，面对供应商的各种诱惑，采购人员把持不住自己，没有自己的道德底线，置企业利益于不顾，与供应商家相勾结，为谋取个人私利侵犯企业的利益，严重阻碍企业的发展。

（三）物资采购内部控制制度不健全

很多企业没有完善的物资采购控制制度，主要体现在以下几个方面：第一，物资采购部门设置不合理，各个岗位没有相互牵制，大多数的企业存在着采购行为由一个人作为核心人物进行操作，导致采购渠道不公开、采购方式不透明，缺少内部制约机制，极易滋生一些腐败行为；第二，没有建立完善的材料设备管理台账，造成重复采购，增大库存，浪费资源，或采购不及时，与生产脱节，影响企业正常生产；第三，没有建立完善的市场信息机制，导致企业对市场敏感度降低，不能准确地鉴别供应商或所需的材料物资，采购那些价格高、质量低的商品，影响企业经济效益。很多企业没有完善的市场信息机制，虽然制定了询价比价制度，严格要求采购人员按照“货比三家”的原则进行采购，但是，管理者不能掌握整个市场行情，不了解供货商的基本信息，采购人员可以自由询价，任意挑选有利自己的几家供货商询价来应付了事，从而拥有实际的决策权，导致“货比三家”不能发挥真正的效力，流于形式。

（四）物资采购监督体制不完善，监管不到位

设立物资采购监督部门是加强企业内部管理，预防违规操作和贪污腐败的必要的手段，是规范采购行为的关键措施。但是在实际工作中监督工作还落实不到位，存在很多缺陷。首先，监督工作缺乏实效性，很多企业事前监督不到位，没有履行监督职能，不能走在采购行为发生之前，等到整个采购工作结束后，才介入监督检查，讲形式走过场，导致监督不及时，出现被动监督和事后检查的现象；其次，内部监督职权没有分散，过于集中。企业因为机构设置不当，有些部门既是归口管理部门，又是监督部门，导致监督部门形同虚设，没有实际的否决权；最后，采购监督制度不够完善，有些企业的监督流于形式，缺乏健全的规章制度，在监督工作中不能清楚地划分各自的职能职责，甚至造成监督工作处于真空状态。

（五）企业对供应商的管理有待加强

企业没有制定对供应商的管理办法，对供应商的管理力度不够。这样会导致企业过分依赖市场，靠天吃饭，如果处于供不应求的市场行情，则可能引起供应商漫天要价，企业为了正常生产经营，则不得不天价购买必需的生产物料；如果处于供过于求的市场行情，供应商为了营销，则可能打价格战，供应商为了保障自身的利润空间，只能在质量上做手脚，以次充好。这样不仅影响企业的产品质量，更是影响企业的经济效益。

三、企业物资采购问题的解决对策及建议

（一）强化物资采购成本管控意识

企业领导应该高度重视采购过程中的成本管理与控制，认识到采购成本管理与控制的重要性。物资采购不是无条件的服从生产需要，还应考虑价格、质量等因素。物资采购不仅仅是一场简单的交易，而是购货商与供应商之间的博弈，因此，企业应高度重视。在用人方面，不能任人唯亲，而要任人唯贤，组建一只优秀的采购队伍，选拔任用业务能力强、思想品德优，工作认真负责的人员来从事采购工作。

（二）提高采购人员的素质

采购人员必须是一个懂市场、懂技术、懂商务、懂谈判、懂后勤的综合性人才。一个优秀的采购员，能为企业降低采购成本，进而持续高效地提升企业的销售收入和利润增长速度。因此，提高采购人员的能力和素质，发挥其潜在价值，才能有利于企业的飞速发展。首先，提高采购员的专业知识，采购人员必须要具备谈判技巧、商品认知、签约的基本知识等，这就要求采购员必须具备很高的文化水平，因此，对采购人员进行培训教育就显得非常必要；其次，提高采购员的能力素质，知识不等于能力，采购员必须具备一定的能力才能把采购工作干好，其能力素质表现在市场分析能力、语言组织表达能力、合同条款的写作能力、成本分析和价值分析能力、前景判断能力等方面；最后，提高采购员的职业道德操守，加强对采购人员进行思想道德教育。树立正确的价值观，端正采购行为，不吃拿卡要，不与供应商互相勾结，损害企业利益。

（三）制定严格的采购制度和程序

1.合理地设置岗位，各岗位人员既相互配合，又相互制约。为了加强企业材料物资的内部控制和管理，防范业务中的差错和舞弊，对不相容岗位应相互分离、制约和监督。不得由同一部门或个人办理全过程业务。例如，材料的采购、验收与付款；材料的保管与清查；材料的处置与收款。建立采购业务的授权审批制度，审批人应当根据采购物资权限批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。相关环节必须加以控制和完善，购进的材料在验收入库时，应仔细核对采购清单是否与实物相符，对品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收。入库物资应当建立存货的分类管理制度。库管员应当设置三级实物明细账，详细登记经验收合格入库材料的具体内容，并定期与财会部门核对。

2.实行材料设备采购报价和询比价制度。厉行节约，加强成本管理控制应从加强各类设备材料的购进价格控制着手，强化企业设备材料的报价和询比价要求。生产部门必须提前向供应部门提交设备材料采购计划表，供应部各采购人员根据生产部门提供的设备材料计划表中所列的设备或材料名称，精心挑选匹配的供应商，向供应商认真询价、议价，确信可以执行的最低价格作为向归口管理部门的最终报价。询价人员实行秘密询价，不得与报价人员串通以避免假询价和敷衍应付。当出现询价人员提供的价格低于报价人员的报价时，采购人员必须执行询价人员提供的采购价格进行采购，也可由询价人员直接按询得的价格执行当批设备材料采购。同时，按企业制定的奖惩条例对询价人员和报价人员进行奖惩，这样才能加强采购人员的责任心和提高询价人员的积极性。

3.建立完善的材料设备管理台账。企业的材料管理人员必须在专管会计的监督指导下建立材料、设备管理的台账，要求将各类材料设备的采购、领取使用和库存情况详细登记。材料设备使用部门应根据安全生产的需要，与材料库房衔接，结合库房实际库存情况，正确合理地提出材料设备购进计划，并由材料库管员签字确认后，按照规定的报批程序经批准后交由物资采购部门采购，否则不予采购。若因计划失控，盲目采购导致材料积压，经明确责任后由责任人全额承担所造成的经济损失。

4.组织建立市场信息机制，充分进行市场信息的调查和收集。在瞬息万变的市场环境中，信息已成为企业的一种无形资源，真实准确的市场信息能为企业制定经营决策提供有力的保障。企业的成本管理与控制水平要达到一定的高度，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集整理，建立重要的物资供应商信息数据库，对供应商的产品成本要有所了解，以便在需要的时候能随时找到相对应的供应商，以及这些供应商的产品规格、性能及其他方面的可靠消息。

只有建立完善的采购制度和程序，才能充分了解物资的供应渠道和市场的变化情况，做到知己知彼，才能在价格谈判中处于有利地位，降低采购成本，提高采购业务质量。否则会造成采购工作的延误、采购预算的超支，从而失去成本竞争的优势，无法立足于市场。

（四）建立完善的采购监督机制

采购监督工作在确保企业采购质量、降低投资成本、预防职务犯罪方面起着重要的作用。采购监督工作贯穿于采购前的询比价、采购过程、采购完成、验收入库以及库房保管等各个环节，监督采购人员的过程分为两个阶段，即采购行为发生之前和采购行为发生之后，也就是所谓的有效防范和严格稽查。首先，防范工作要做到及时有效，建立严格的询比价报价系统。采购之前，安排询价人员认真做好询价工作，对所购物资开展广泛的市场价格咨询，对市场报价进行分析，坚持货比三家不上当的理念，按照所需物资的要求选择确定合适的供应商；其次，在采购过程中，严格要求“五流”统一，即物流、发票流、资金流、合同流、货物流相统一，如果出现“物流与合同流、资金流、票流”不一致的情况，很容易涉嫌是假合同或阴阳合同，若资金流与其他几流不一致，则可能造成采购人员挪用公款拖欠贷款，给采购人员以徇私舞弊的空间。因此，“五流合一”能杜绝采购人员弄虚作假，减少资金的流失；最后，建立严格的采购验货制度，采购人员在采购回货物后，库房管理员要做到及时入库，并配备相应的物监人员对货物的数量、质量、规格等进行核实。从整体上来说，企业应从制度上规范采购人员的行为，对采购实行采购物资质量监督制度，从管理体制上加强对采购决策者的监督，建立“部门主管负总责、采购经办人员各负其责”的管理机制。

（五）加强对供应商的管理

供应商的挑选决定着采购质量的优劣，合适的供应商有助于物资采购的顺利进行。首先，对供应商数量的管理，企业根据自身采购规模，大致确认供应商的数量，供应商太多要进行整合，太少要继续开发新的供应商，减少对个别供应商大户的过分依赖，关键物料供应商不少于三家，以分散采购风险，确保采购能选择到最优的供应商；其次，对供应商质量的管理，企业发生采购业务选择供应商时，要对供应商进行充分的调查，获取信用资料，了解信用状况，分析经营能力，要对供应商进行绩效评估，了解供应商的家底，收集供应商的基本情况，运用考核标准对供应商的能力进行核实。对于较差的供应商，应予以淘汰，将其列入候补名单，重新评估，对于一般的供应商，应予以减少采购数量，并重点加以辅导，对于优秀的供应商，应加大采购量，以保证采购质量；最后，要与供应商建立良好的供需关系，对供应商进行必要的帮助，企业可以充分利用自己的技术优势帮助供应商改进技术，提高品质，降低成本，在双方都能获利的同时，供应商能更好地服务于企业；对长期合作的战略供应商可派遣专职驻厂员，或经常进行质量管理体系现场监督检查；对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的战略供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系，这样既可以保证物资价格的相对平稳，又可以保证市场供不应求时采购及时，不影响企业生产。另外，制定各类采购物料的验收标准及验收交接规程，明确采购物料的判定及处理规则。

四、结语

本着开源节流的思想，在企业物资采购活动中，采购人员和企业主管人员要做好市场调查，熟悉市场情况，完善采购预算，做好成本估计，建立供应商信息数据库，根据数据库信息择优录用。对于供应商信息数据库中找不到相应信息的部分商品，应通过多种渠道和方法做好市场调查，了解市场行情，新增到供应商信息数据库中。尽量通过向生产商直接采购、增加本地采购、买断商品采购量等手段，将采购价格降到最低。同时，对采购的商品质量严格要求，对采购所涉及的相关人员制定相关制度及工作流程，从而减少、杜绝采购行为中的弊病和漏洞。