基于考核评价的航天企业档案工作发展策略思考

夏静 /中国空间技术研究院

“十四五”时期，是中国航天科技集团有限公司“建设成为世界一流航天企业集团、支撑国防和军队现代化建设，推动我国跻身世界航天强国前列”的重要飞跃期，是中国空间技术研究院“建成世界一流宇航企业”的关键实施期。各级档案部门置身企业深化改革、转型发展的浪潮中，需要深入思考如何更好地围绕中心、服务大局，全面提升档案管理、研究、服务、保障能力，突出自身价值。为了探索航天企业档案工作高质量发展的路径，首先需要深入了解和把握各单位档案工作状况，采取有效措施督促各单位加强档案工作。基于此，2020 年，研究院组织开展了面向全院29 家直属单位的档案工作考核评价活动。笔者通过在考评中掌握的情况，分析当前航天企业档案工作现状和面临的问题，进一步思考发展策略。

一、考评内容

为了全面准确掌握各单位档案工作发展水平，此次考评内容包括档案工作组织管理、档案设施设备、档案基础业务、档案信息化建设、档案信息开发利用5个方面22 个考评要素。档案工作组织管理主要考评单位领导职责落实情况、档案工作机构设置、档案人员配备、档案工作“三纳入”情况、档案集中统一管理情况、档案管理体系和归档网络建设情况、档案规章制度建设情况、档案宣传培训工作开展情况；档案设施设备主要考评档案库房建设、档案工作所需设施设备的配备情况；档案基础业务主要考评文件材料归档情况、档案检查验收与进馆情况、档案鉴定工作开展情况；档案信息化建设主要考评档案信息化建设的规划与实施、档案管理软件应用、档案目录与全文数据库建设、电子文件管理和档案异地异质备份工作开展情况；档案信息开发利用主要考评档案提供利用工作、档案编研工作和档案课题研究开展情况。

二、存在的主要问题

在研究院直属29 家单位中，除了2 家单位由于成立未满2 年暂未列入考评范围，考评结果为优秀9 家，良好5 家，合格13 家，基本能够反映出研究院当前档案工作的整体情况。

1.组织管理

从考评情况来看，90% 以上的单位能够较好地落实档案工作领导责任，建立能够满足档案工作基本要求的档案工作管理机制和档案制度体系，能够组织和参加档案宣传培训活动，为档案工作发展提供一定的条件。但是也还存在一些问题，最为突出的是业务部门的归档责任难以有效落实。档案资源建设是档案工作的基石，归档是档案资源建设的重要手段和途径，需要业务部门和档案部门的大力协同。部分单位档案由档案部门负责整理归档，没有明确业务部门预立卷责任，没有建立有效的档案归档网络；或者虽有制度要求但由于缺乏有力的监督考核手段难以落实，例如，档案工作“三纳入”“四参加”等旨在促进档案工作与业务工作相融合的规定往往流于纸面，这些都不利于归档工作的开展，造成应归档文件材料不齐全、不完整。

2.设施设备

个别单位由于办公区域面积有限，没有做到档案保管区、档案阅览利用区和档案人员办公区“三分开”。有的单位没有配备满足档案保管条件要求的专门档案库房，只有一间屋子几个文件柜；有的虽有库房，但是库房面积达不到 “有一定余量，满足未来5 ～10 年发展需要”的要求。另外，部分单位档案库房的“八防”条件距离国家档案局《档案安全风险评估指标体系》要求还有一定差距，例如，未配备温湿度调控监测设备，库房温湿度不利于档案的长期保管；录像带等特殊载体档案未配备符合标准要求的档案防磁柜；未配备除尘消毒设备，没有开展档案除尘消毒工作，不利于档案人员的职业健康防护；有的单位库房灭火装置为喷淋系统，可能对档案造成二次伤害。

3.基础业务建设

文件归档和档案管理是档案工作最为重要的组成部分。从考评情况来看，75%的单位能够根据上级标准和本单位实际建立档案类目划分体系和各门类档案的归档范围表，对归档的文件也能够按照标准进行规范整理和编目，确保档案实体保管整齐有序。然而，从档案资源建设的整体效果来看，还存在一些共性问题：一是综合管理文件归档普遍有所欠缺。综合管理文件的内涵很丰富，它是单位在行政管理、科研生产管理等各项管理活动中形成的各类文件，归档之后一般称为“文书档案”。但在实际归档中，往往只有机关收发文也就是我们习惯称为“红头文件”的那部分公文能够得到及时归档，机关内部所形成的“白头文件”由于缺乏必要的受控手段而得不到及时归档，从而影响文书档案的完整性。二是保管期满档案鉴定处置工作未能有效开展。档案具有不可再生性，一旦销毁，无法挽回。与企业面临的档案库房压力相比，档案鉴定处置工作风险大，责任重，因此求稳保守的思想非常普遍，直接影响档案鉴定处置工作的开展。

4.档案信息化建设

数字化时代，档案信息化水平已经成为衡量档案部门发展水平的重要标志。通过此次考评，应用档案管理系统的单位的比例为48%，档案管理系统与OA、AVIDM 等主要业务系统建立接口，具备电子文件在线归档条件的单位只有20%，已开展传统载体档案数字化工作的单位占到55%。部分单位的档案信息化水平不高，有的甚至还处于人工管理或者计算机辅助管理的阶段，亟待以档案信息化推动档案管理现代化。有的单位档案管理系统软件陈旧，长期得不到升级改造，在一定程度上造成软件功能与实际工作的脱节，更加不能满足当前电子档案管理需求。还有相当一部分单位档案数字化程度较低，各门类档案的数据库建设也不完备，无法提供便捷的档案利用在线审批和借阅，距离数字档案馆（室）的建设要求存在很大差距。

5.档案信息开发利用

档案信息开发利用包含档案利用服务和以档案编研工作为主的档案信息开发2 个层面的内容。从考评反映的情况来看，各单位能够做到档案借阅审批手续合规，借阅记录齐全完整，个别单位还能通过信息化手段开展网上在线借阅，使档案利用服务摆脱时间和空间的限制，提升用户利用体验。然而，从档案开发利用的高级形式——档案编研来说，目前将档案编研工作纳入部门年度工作计划常态化开展的单位仅占31%，这与基层档案人员一人多岗、事务性工作较多以及档案学专业高层次人才不足的现状密切相关。

三、航天企业档案工作发展策略

当前航天企业档案工作存在技术瓶颈、人才短板以及基层基础业务工作存在薄弱点等问题，建议从管理、技术和业务3 个方面入手，以规范化管理为关键，以信息化为手段，以高素质专业化人才为保障，切实推动航天企业档案工作发展。

1.管理层面

（1）加强档案管理制度体系建设

档案工作是一项从国家层面具有顶层要求的管理性工作，自2021 年1 月1 日起新修订的《中华人民共和国档案法》正式施行。航天企业要做好新《档案法》的宣贯，充分认识《档案法》修订的重要意义，切实抓好《档案法》的贯彻实施，按照“工作规章—管理制度—业务标准”3 个层次对现行的各项档案工作制度和标准进行全面完善和升级。工作规章主要是依据新《档案法》，与企业档案工作相关的其他法律、法规以及上级规范性文件，如国家档案局、国资委、航天科技集团颁布的档案工作制度规范等，制修订本单位档案工作纲领性文件《档案工作管理办法》。管理制度主要是纲领性文件的要求在科研生产、经营管理等重要工作及档案工作中的深入和细化，需要本单位业务部门和档案部门共同执行，以此促进档案工作与业务工作的融合。业务标准主要是档案部门在业务工作中需执行的规定，企业要持续完善和修订档案管理制度体系，使各项工作有法可依、有法必依。

（2）建立常态化档案工作考评机制

考核评价历来是一种有效的管理手段。早在2011 年，国务院国有资产监督管理委员会就曾要求中央企业按照《中央企业档案工作评价办法》开展档案工作评价，旨在提升中央企业档案工作管理水平，促进档案工作规范化、制度化和科学化。当时，包括航天科技集团在内的多家央企均开展了考核评价工作。实践证明，通过考核评价，有力提升了各单位对档案工作的重视程度，困扰档案部门多年的难题得到解决。因此，建立常态化档案工作考评机制，将成为推动新时期航天企业档案工作步入高质量发展轨道的加压泵和推力器。

（3）提升档案人才队伍建设水平

档案人员是企业履行档案管理职责的主体，是承担档案业务工作的主力军。档案队伍业务素质和专业水平的高低直接影响企业档案工作的开展。针对当前企业基层档案队伍存在的技术型人才不足，具有较强研究能力和创新精神的复合型研究型人才紧缺问题，应围绕档案信息化建设的需求导向培养和引进人才，围绕改革创新和服务航天企业集聚高层次档案学专业人才，能够开展档案业务研究、管理研究、资源研究以及基于档案的航天历史文化研究，实现档案工作的更大价值创造。

2.技术层面

（1）加快推进档案信息化建设

随着新一代信息技术加速突破应用，从国家到行业层面纷纷制定数字化发展战略，抢占数字时代发展先机。航天科技集团提出“数字航天”战略，明确了数字化转型工作要求，为航天制造与应用能力升级创造了更加有利的协同创新环境。在此形势下，一是企业要将档案信息化纳入本单位信息化发展规划，配备系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化基础设施，为档案信息化建设提供保障；二是企业档案主管部门应加强对档案信息化工作的监督指导和推进力度，在企业数字化转型过程中强化电子文件归档和具有长久保存价值的数据归口档案部门进行集中管理等要求；三是从业务流程优化与系统建设入手，在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件收集和预归档功能，建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统，优化电子文件归档、电子档案管理、电子档案检索利用等功能模块，保证电子档案完整、真实、安全和可用。

（2）持续加强档案馆库建设

馆库设施是关系档案安全保管的重要条件。针对现场检查中所体现出来的各单位档案馆库条件参差不齐、档案安全保管仍有隐患的现状，一方面要持续加强档案馆库条件建设，各单位对标国家档案局《档案安全风险评估指标体系》要求，加大档案安全保障条件投入，加快档案安全设施设备配备和更新，改善档案库房保管环境；另一方面，顺应新时期档案库房管理智能化的发展趋势，加大物联网等新技术在档案库房管理中的应用，通过应用智能密集架来取代传统柜架或手摇式密集架，实现密集架远程操作和控制。通过在档案实体粘贴RFID 智能标签，实现档案实体精准定位；通过不断推进档案保管智能化，使原先耗时较长的人工盘库工作能够在几天内完成，从而极大提升档案管理效率，同时档案保管的安全性也得到增强。

3.业务层面

（1）强化档案资源建设

坚持融入中心、融入主业的原则，“三管齐下”建立高质量的航天企业档案资源体系。一是丰富档案资源，推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度，规范归档工作，提高归档文件质量，重点加强航天产品、重大科技专项、重大投资建设项目、重大经济合同项目和涉及本单位发展的重要管理性文件的归档，最大程度地实现文件归档全覆盖；二是优化档案资源，鼓励开展档案鉴定工作，使保管期限届满的档案得到合理的处置；三是加快档案资源数字转型，逐步建立以数字档案资源为主导的档案资源体系。大力推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归，电子档案在档案资源体系中占比明显提升；继续做好“存量数字化”，按照利用率高档案优先、珍贵档案优先、高危档案优先、特殊载体档案优先等原则，逐步开展传统载体档案数字化工作。

（2）提升档案服务开发能力

藏以致用，凸显档案价值应成为档案部门的不懈追求。进入大数据时代，档案部门的作用不能局限于对档案进行集中管理和提供查询利用。有为才有位，应拓展对档案信息的挖掘、分析和提炼，将“死档案”变为“活知识”，主要方式包括：一是积极探索知识管理、人工智能等技术在档案信息深层加工和利用中的应用，借助信息化手段简化档案利用程序和提升档案查询效率，将档案进行分类整合形成专题档案库，促进档案服务便捷化；二是加强档案信息的深度开发，围绕单位重要时间节点、重大纪念活动，通过展览陈列、新媒体传播、编研出版、影视制作等方式不断创新档案编研工作形式，推出具有广泛影响力的档案文化精品。