大数据背景下社保档案数字化管理的实现路径

文/曹永恒

社保档案真实客观地记录了参保人员的各类信息，是社会保险业务的重要依据，在社保领域发挥着重要的功能和作用。在大数据时代背景下，社保档案管理工作实现了由传统社保纸质档案向社保电子档案的转型，提高了管理效率。新时代，社保单位更应该对社保档案数字化管理的相关问题进行研究，并提出具体可行的路径，推进社保档案数字化管理工作。

1 大数据背景下社保档案数字化管理的重要意义

大数据背景下，越来越多的信息技术运用于社保档案管理，不仅为社保档案数字化管理提供了有力保障，也为后续社保档案信息开发和利用提供了技术支持。社保档案数字化管理进一步提升了档案管理效率，有助于数据增值，更好地为社保稽查、社保征缴、社保预测等提供档案信息支持。

1.1 有助于精准预测征管信息

国家对社保改革的不断重视，在全国范围内建立起了相对完善的社保业务信息系统，并对社保档案信息进行了广泛收集。在社保档案数字化过程中，可以将参保人员的各类信息纳入到社保业务信息系统之中，进而通过大数据、云计算、人工智能等技术的运用，全面掌握当前社保工作开展的具体情况，为下一阶段社保工作开展提供精准预测，更好地发挥社保档案信息在社保工作中的价值和作用。同时，社保档案的数字化管理将纸质档案转化成数字档案存储到计算机系统，既能有效地节省纸质档案存储空间，也降低了档案整理与查询难度，通过计算机系统可以随时随地地对档案信息进行查询和检索，缩短了档案检索时间，能够为社保征缴提供更为精准的预测信息，进一步提升社保档案管理质量和效率。

1.2 有助于实现精细化管理

社保档案数字化管理是对传统社保档案管理制度机制的创新，是适应新时代社保档案管理发展需求的重要措施。通过社保档案数字化建设，能够将社保业务相关信息真实、全面地上传到社保档案信息管理系统，通过社保档案信息管理系统可以对社保业务经办单位的每一项业务、每一条信息、每一个审批记录进行全程调阅，对于存在的问题能够及时发现，并提出具体可行的解决方法，对业务流程进行优化，有助于社保业务的精细化管理。当前社会公众对于社保关注度越来越高，对社保业务需求也越来越多样化，通过推进社保档案数字化管理，能够实现大数据、云计算、人工智能技术与社保档案管理的有机结合，未来还可实现社保档案的异地调阅、异地备份，促进社保档案共享，确保档案数据安全。

1.3 有助于实现智慧化决策

大数据时代背景下，为社保档案信息开发提供了更为全面的技术支持。通过对社保档案信息的整合和利用，能够为社保单位的社保事项决策提供档案信息支持。未来社保大数据技术的不断成熟，不仅能够为参保人员提供各类信息服务，也有助于实现更大范围内的社保信息共享。通过协同办理和互联互通，能够将更大范围的社保信息进行有效整合，而随着社保信息规模的不断扩大，提炼出的数据更具有全面性和有效性，有助于社保单位实现智慧化决策。

1.4 有助于强化事后监督

社保档案数字化管理就是要将各类档案信息通过数字化处理上传到社保档案信息管理系统，档案管理人员可以结合业务经办流程的具体特点设置相应的社保信息监测点，并利用预设的简单规则能够及时地发现社保业务管理环节的各种问题，充分发挥社保档案数字化管理在事后监督和预警防范中的价值和作用，进一步提升社保工作质量，有效降低工作失误，更好地维护参保人员的合法权益。

2 大数据背景下社保档案数字化管理存在的主要问题

大数据时代背景下，虽然网络信息技术推动了社保档案数字化管理，但随着社保档案数字化管理的不断推进，也出现了一些亟待解决的问题。

2.1 一些单位对档案数字化管理重视不够

一些社保单位领导已经习惯手工模式，在社保档案管理和工作开展过程中更愿意沿用过去所熟悉的方式和模式，相应地对于社保档案数字化管理给予的重视就较少，甚至认为档案数字化管理会投入大量的资金，而且取得的成效还充满着诸多不确定因素，导致推进力度明显不够。从社保单位档案管理人员看，部分社保档案管理人员并没有认识到社保档案是参保人员珍贵的原始凭证，认为档案管理就是对档案资料的收集和存储，对后续开发和利用没有给予足够的重视，导致部分档案在管理过程中出现了遗失问题，严重影响了社保单位档案管理质量。

2.2 社保档案数字化基础设施薄弱

当前一些社保单位虽然重视社保档案数字化管理，并将其作为社保改革的重要方面，但社保档案数字化管理需要足够的基础设施作为支持，特别是要引进先进的计算机设备和软件管理系统，才能够实现对纸质社保档案的数字化转型。但部分社保单位并没有给予档案数字化建设足够的资金保障，在缺少硬件设施的背景下，很难完成社保档案数字化管理。

2.3 社保档案数字化管理相应制度机制不完善

社保档案数字化管理是一项系统工程，既需要领导重视，也需要完善相应的制度机制。但当前部分社保单位在档案管理过程中相应制度机制建设滞后，制度机制与档案数字化管理工作不匹配，档案数字化管理工作开展缺少统一的标准和要求，在很大程度上影响了社保档案管理工作的正常运转。此外，在制度执行方面，部分档案工作人员对于社保档案数字化管理重视程度不足，并没有严格按照相关制度要求和业务流程进行操作，容易导致社保档案数据出错，影响社保档案数字化管理质量。

2.4 社保档案数字化安全保障薄弱

社保档案数字化管理与传统的纸质档案管理明显不同，网络空间具有开放性、隐秘性等诸多特征，很容易受到外部病毒和黑客的攻击。特别是在大数据时代背景下，信息安全已经成为社保档案数字化管理工作开展的重要影响因素，加之社保档案工作人员数字化信息素养薄弱，很多档案管理人员都属于兼职性质，在社保档案数字化安全保障方面尚有一些不适应的地方，很容易造成社保档案信息丢失或泄密，影响后续社保档案信息资源的开发和利用。

3 大数据背景下社保档案数字化管理的实践创新

大数据时代背景下，社保单位应该给予社保档案数字化管理足够的重视。一方面，单位领导应改变传统的档案管理思路，强化数据服务意识，主动地引入大数据、云计算、人工智能等技术，实现对社保档案数字化管理方式方法创新。另一方面，应建立健全数字档案管理制度机制，搭建智慧档案服务平台，充分发挥信息技术的优势和特点，实现社保档案信息资源的充分利用。

3.1 强化数据服务意识

应做好两个方面的工作。一是社保单位领导应改变传统的管理思路。主动地树立大数据思维，强化数据服务意识，并组织社保单位中层领导对大数据背景下如何开展社保档案数字化管理相关问题进行研究和探讨，结合当前社保档案数字化管理相关问题，提出具体的解决措施，加大组织实施力度，进一步提升社保档案数字化管理质量。同时要加大对社保档案数字化管理支持力度，除了配置先进的硬件设备和软件系统之外，还应该将社保档案数字化管理所需要的资金纳入年度预算之中，建立社保档案数字化管理资金长效支持机制，确保社保档案数字化管理能够持续推进。二是加大对档案管理人员的教育和培训，既要注重档案管理人员大数据、云计算、人工智能技术的培养，也要引导档案管理人员树立牢固的安全意识，针对在社保档案数字化管理过程中出现的问题采取相应措施，并主动地参与到社保档案数字化管理工作创新之中，充分发挥社保档案管理人员的价值和作用。

3.2 健全数字管理制度机制

首先，应完善数字化档案管理相关制度。充分认识到社保档案管理制度是提升社保档案数字化管理规范性和科学性的重要保障。应根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》 《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关法律法规及业务规范，从社保单位档案管理的实际出发，对现有与社保档案数字化管理相关的制度机制进行认真梳理，结合社保档案数字化管理相关工作具体情况，对相应制度内容进行完善，充分发挥制度机制的约束和指导功能，更好地推进社保档案数字化管理工作。其次，应完善数字化档案管理安全制度。从社保档案信息收集、上传、立卷、归档、整理、开发、利用各个环节可能出现的风险漏洞的角度出发，对社保档案安全管理制度内容进行优化，要求档案管理人员严格执行数字化档案管理安全制度，确保社保档案信息安全。

3.3 搭建智慧档案服务平台

一是通过智慧档案服务平台搭建，进一步提升社保档案的服务职能。大数据时代背景下，可将大数据、云计算、人工智能技术与社保档案管理相结合，通过信息识别、信息检索算法、数据序列化挖掘分析等技术的运用，对收集上来的社保档案信息资源进行深入挖掘，并结合社保档案管理工作以及社保业务工作的实际需要，提供有针对性的档案信息服务，将大数据技术应用到社保档案管理全过程，实现社保档案数字化管理。二是创新大数据档案管理模式。在社保档案数字化管理过程中应进一步扩大社保档案信息的服务范围，充分利用移动智能终端，搭建社保档案大数据平台，进一步丰富手机与电脑端的服务功能，更好地满足社保单位和社会公众对于社保档案信息的多样化需求。同时加强与投保人员的双向互动，了解投保人员对于智慧档案服务平台建设的意见建议，并以此作为依据，对智慧档案服务平台的相关职能进行优化。

4 大数据时代背景下社保档案数字化管理保障措施

社保档案数字化管理是一项系统工程，既要寻找创新路径，也需要结合社保档案数字化管理的具体需求完善相关的保障措施。一方面，要为社保档案数字化管理提供扎实的网络安全保障，既要引进先进的信息技术，也要做好社保档案管理信息安全工作。另一方面，应为社保档案数字化管理提供扎实的人才保障。新形势下，社保档案数字化管理迫在眉睫，如果没有高素质的人力投入，势必会影响社保档案数字化管理进度。为此，有必要从以下两个层面入手，为社保档案数字化管理提供保障措施。

4.1 引进高素质人才，提升社保档案管理队伍素质，为社保档案数字化管理提供人才保障

社保档案人才队伍能力素质的高低会直接影响社保档案数字化管理成效，因此有必要将社保档案队伍建设作为推动社保档案数字化管理的重要保障措施。一方面，应积极引进高素质人才，使其既懂得社保业务，也要对档案管理有所了解，通过复合型人才引入为社保档案数字化管理提供扎实的人才保障。另一方面，也要加大对社保单位内部档案管理人员的教育和培训，既要将社保档案业务作为主要培训方向，也应要求社保档案管理人员广泛地涉猎大数据、云计算、人工智能等网络信息技术，并对社保档案系统进行灵活操作，为社保档案数字化管理创造有利条件。

4.2 注重网络安全，加大引入现代信息安全技术，为社保档案数字化管理提供扎实技术保障

在完善安全管理制度的基础上还要确保社保档案系统运行安全平稳、档案信息安全。为此，在实施过程中，一方面，加强与第三方互联网企业的联系和沟通，在完善信息系统基础上引入全新的病毒查杀软件，对病毒查杀软件进行升级和维护，进一步提升社保档案运行系统的安全系数。特别是档案管理人员在操作计算机信息系统过程中必须高度负责，严格按照操作流程进行操作，避免遭受网络攻击。另一方面，应对重要的社保档案信息进行备份。区块链技术具有去中心化、加密性特点，可以将区块链技术与社保档案管理有机结合，进一步提升社保档案信息安全系数。同时要积极推进社保档案系统互联互通，将重要的社保档案信息上传到云端，定期更新，即使遭受到了外部攻击或自然灾害影响，造成了社保档案系统瘫痪或损坏，在问题解决之后还可以从云端下载重要的档案信息，确保社保档案信息安全。

大数据时代背景下，社保档案数字化管理有了技术支持。同时，社保档案在数字化管理过程中也出现了一系列问题。因此，有必要以问题为导向，转变传统的社保档案管理思路，主动引进大数据信息技术，完善相应制度机制，加强智慧档案管理平台建设，实现社保档案管理工作创新发展。