水利工程档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究

2022-10-21庄志凤

兰台内外 2022年1期

文/庄志凤

1 前言

水利工程档案管理工作至关重要，通过记录水利工程管理过程产生的资料形成水利工程档案，实现对水利工程进一步建设的原始资料支撑。水利工程档案不仅是各级领导和工程人员的智慧结晶，也是保障水安全和人民财产安全的重要保证。随着信息化的发展，信息化技术已应用到各行各业，水利档案的管理也借助信息技术进行了应用，但信息化技术在水利档案管理过程中依旧存在一些弊端。只有充分分析水利工程档案信息化现状，找出存在的风险并进行针对性研究，才能更好地利用水利档案信息化为水利工程服务。

2 水利工程档案的特点

水利工程从立项开始到验收运行需要经过很多个阶段，每个阶段都会产生大量的报告、图纸、工作记录等材料文件，不同的阶段有不同的主体内容，文件材料的收集整理必须及时有效，若不及时整理归档，容易造成材料无法查证等问题。水利工程质量等级评定时档案管理质量也是评定因素之一，一套真实且完整的水利工程档案可以全面、准确反映水利工程建设的全过程。因此，水利工程档案是伴随水利工程建设的产物，水利工程档案形成与水利工程建设具有较强的一致性，具体表现为周期差异性、法律强制性、成套性、复杂性及易变性等特点。

2.1 历时周期差异性

水利工程规模不同，建设周期不一。根据工程覆盖面、投资规模以及环境条件等因素不同，一般小型工程时间跨度短，设计阶段历时时间短，整体完成只需几个月；中大型工程根据具体要求，周期从几个月到几年不等；而大型工程从前期规划设计到最后竣工运行需要几年甚至长达十几年才能完成。因此，水利工程档案形成的周期差异性较大。

2.2 法律强制性

与一般档案管理工作不同，水利工程档案的管理需遵循《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发［1988］）4号）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2005］480号）、《水利科学技术档案管理规定》（水办［2010］80号）等相关法律规定以及《水利部国家档案局关于印发水利档案工作规定的通知》（水办〔2020〕 195号）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2021］200号）、《水利档案工作规范化管理综合评估办法》的通知（2013年发布，2021年修改）。这些规定不仅可以使水利档案的管理工作有据可依，也可使档案的收集与管理规范化。此外，水利工程档案中形成的各种资质证书、政府批文、许可证、设计文档、施工图纸、验收材料等所有文件资料都需要经过政府有关部门批准或者由有资质部门认证、批示，以确保水利工程的合法性。

2.3 档案资料成套性

水利工程从项目建议书到评价会产生一系列复杂的工程档案，这些工程档案是水利工程每个阶段产生的原始记录，各阶段的档案材料是下一工程阶段的基础，成套的档案资料联系着水利工程的每个阶段，从而使水利工程成为一个完整的建设过程，成套的水利档案不仅记录水利工程的复杂过程，也是多年后工作查找迅速定位文件内容的关键因素。

2.4 复杂性与易变性

不同种类、不同规模的水利工程都是复杂的系统工程，这是由水利工程自身的性质决定的。水利工程建设过程中形成的档案材料分散在项目法人单位、项目建设单位、监理单位、设计单位和施工单位或个人手中，各单位档案管理要求不同，档案的存储环境复杂多变；水利工程在项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工准备、建设实施、生产准备、竣工验收以及后评价阶段会产生大量复杂的文件材料；在工程建设过程中还会受资金、政策、施工环境、管理、技术等影响；这些因素都会对水利档案的管理带来复杂性与易变性。

3 信息化建设的意义

传统的纸质档案的存储、收集难度大。由于水利工程产生的资料较多，尤其是大型水利工程或者试点工程产生的档案汇集在一起需要大量的储存空间，分类整理难度较大，后期查找麻烦，且耗费大量的人力、物力、财力和时间，易造成损坏、丢失且无法复原。并且，对于大型水利工程档案，还存在收集、整理过程复杂等问题，在社会信息化的快速发展中，原始的纸质档案管理模式已无法满足水利工程建设的需要。

基于水利工程纸质档案管理存在的问题，通过信息化的建设可以有效解决这些弊端。水利工程档案的信息化建设可以通过输入重点词或关键词进行查询，查询过程快速便捷；能够在一套标准内规范水利档案的汇集、收录，支撑档案的管理与查找；能够解决纸质档案借阅过程中造成的损耗或丢失问题；并通过信息化手段打破信息传输的壁垒，化解了纸质档案的收集传输的滞后性，提高工作效率。

4 信息化存在的差距

水利工程档案信息化管理已开展了一定的时间，取得了不错的效果，不仅方便了存储、查询和调用，还提高了信息传输效率。但整体上和预期的效果还存在一定的差距，具体表现为整体应用效果差、网络安全隐患大等问题。

4.1 整体应用效果差

目前，水利工程档案信息化建设普遍存在区域分割、部门分治等问题，没有形成高效的地方联动、部门合力。每个水利单位、甚至每个水利工程都建设自己的信息化系统，由于缺少统一建设标准，各系统间没有互联互通，信息不联动。即使信息联通，但由于不同系统设计理念等问题，信息不能充分融合，信息接收不能及时有效，不能有效管控各个环节。

4.2 水利档案信息化网络安全隐患

随着水利档案信息化的建设，为社会带来极大的便利的同时，也存在相应的安全问题，例如黑客攻击、信息泄露、档案丢失、信息篡改等问题。水利工程档案是不可再生的国家资源，一旦水利档案系统被不法分子攻破，获取档案信息或篡改信息甚至造成系统的瘫痪都会对国家造成巨大的损失。

4.3 管理意识不足

若是管理意识不足，势必会影响水利工程档案管理的实效性，但当前部分单位的领导并没有真正意识到档案管理的重要性，而是将重点放在工程进度以及质量控制层面，这导致水利工程的实施没有高质量的档案管理作为支撑。还有部分单位在档案管理方面没有配备专门的管理人员，认为档案管理仅仅是看守文件，并不能起到实质性作用，严重制约了档案管理工作成效的提升。领导层面的意识缺失也会对档案管理工作人员的工作态度以及工作行为产生负面影响，使得其在日常工作的过程中没有加强对于各类档案资料归类与整理的重视，还有一些工作人员甚至会在建设后期才进行档案收集和整理，这一现象的出现滋生了档案资料管理复杂的问题。因为本身欠缺投入，并且设备相对落后，所以对档案工作的质量造成了严重的负面影响，难以支撑工作人员第一时间完成高质量的资料归档工作，不利于管理工作的持续平稳开展。

4.4 欠缺专业人员

专业人员的欠缺是影响水利工程档案管理效率的重要因素之一，当前在水利工程项目中的资料管理工作人员大多属于临时抽调人员，其本身并未受到专门的培训，并没有形成良好的管理意识，并且普遍存在着专业知识不足的现象，无论是档案资料的搜集还是整理都欠缺规范性。与此同时，在水利工程建设项目开展的过程中，其档案管理人员有着较大的流动性，在资料交接方面常常会出现差错，再加上部分工作人员并没有建立起良好的岗位责任意识，导致其所开展的档案收集以及整理工作存在着深度不足的现象，这便加剧了档案资料长时间堆积的问题。还有部分工作人员会在工程资料整理中使用违规手段，不仅难以提升档案管理水平，还会为后续所开展的工程维护管理工作埋下一定的隐患。

4.5 相关制度缺失

近些年来，我国市场经济体制较之以往已经得到了进一步的发展，这使得工程建设相关制度实现了优化调整和完善。在当前的时代背景下，为了能够更好地适应政府管理职能的转变，各种工程项目档案在载体、形式以及内容方面均呈现出了一定的变化，部分水利工程单位也结合实际情况的变化采取相应的调整措施，建立起相关制度，但其在落实方面普遍存在力度不够的问题。除此以外，部分施工企业未能针对档案管理建立与企业发展相适应的管理体制，也欠缺切实可行的监督和管理机制，严重阻碍了档案管理工作的实际实施。

5 解决方案与对策

基于水利工程档案信息化管理存在的差距，本文进行了针对性分析，从水利工程档案信息化协调统一和保证网络安全的角度出发，提出以下方案与对策。

5.1 建立统一水利工程档案管理标准

标准是水利档案管理规范的前提与保障，需要通过建立水利工程档案管理信息化标准，形成统一管理的水利档案信息化系统，对各类水利工程档案资料进行管理。建立水利工程档案信息化管理系统标准需根据国家相关部门的通用标准，结合我国水利工程的特点，从而保证档案在不同的工程和档案之间高效对接，保证水利档案完整性、准确性，提高水利工程档案的利用率和查阅便利性。

5.2 开发水利工程档案对接接口

合理进行不同水利工程档案系统间的接口开发，并对已有接口进行优化，从而达到不同水利工程档案管理系统间的结合，并且支持未来系统的提升以及与其他系统之间的对接，提升水利档案管理系统的整体性。

5.3 建立水利工程档案安全追溯体系

水利工程档案安全追溯体系利用现代化技术，对可能存在的水利档案安全隐患发出预警，一方面，它能够降低监管部门信息获取成本，提高管理效率，另一方面也能倒逼管理单位提高安全意识，主动进行风险控制。

5.4 建立完备的网络安全体系

通过对系统环境、密码管理、安全管理以及网络传输等各个环节的把控，建立完备的网络安全体系，保证水利档案管理系统的安全稳定运行，通过充分测试和分析档案管理过程中可能存在的漏洞，防止系统被攻击或信息泄露。在水利档案信息化管理系统的设计中，应进行等级划分，在档案管理的重要程度上进行评定，根据不同的等级制定不同的网络安全保障措施，严格采用国家网络安全标准体系，特别对涉及机密信息、专利方面的档案进行数据加密，切实保证系统与信息安全。

5.5 建立水利工程档案异地备份制度

虽然信息化的管理方式可以解决纸质档案难以修复的问题，但水利工程档案也是不可再生资源，一旦档案丢失，后果将是十分严重的。若信息系统中档案丢失，可通过各种技术手段进行恢复，但如遇严重的系统攻击造成系统难以恢复或信息难以找回，对国家的水利工程建设影响较大。所以为了防止系统自身的问题以及外部攻击，应建立水利工程档案异地备份制度，一旦档案丢失可通过异地备份的文件继续进行水利工程的建设或档案的查询，防止信息丢失给国家以及人民造成损失。

5.6 合理进行档案信息开发

档案管理的根本目的便是方便档案的利用，其生命力来源以及价值便体现在对档案信息进行合理的开发和应用方面。工作人员所开展的收集和整理工作均是围绕着档案信息开发利用这一目标。为了进一步保障档案管理的信息化水平，相关单位应当积极引进先进的管理设备，并在原有的基础上构建起一系列的管理机制，进而为信息化建设的高效开展创造良好的条件。基于此，单位应当立足于实际情况搭建起健全的档案管理机制，促使档案管理人员能够在明确的制度规范要求下清楚自身的职责，进而规范自己的行为，确保各类设备的安全运行，从根本上助力档案资料向信息资源的有效转化。档案管理工作的高效开展能够为水利工作者以及相关业务部门及时提供其所需要的各类信息，进而真正展现出档案信息的实际价值，促进档案管理工作的积极开展。

5.7 健全完善档案管理制度

在水利工程建设项目实际实施的过程中，为了保障其档案管理的规范性以及齐全性，应当积极对现行的档案管理制度进行健全和完善。首先，领导层应当加强对于档案管理工作的重视，早在项目立项之初便要对专职的档案管理人员进行配备，进而提升档案管理工作的地位，确保其得到全方位的妥善落实。其次，相关企业需要积极对岗位责任制进行优化调整，同时还要建立有效的治理措施，按照要求科学落实对于档案管理的分配和安排，在建设项目的全过程中实现对于岗位责任制的深度落实。在对档案资料管理工作进行验收时需要合理进行相关职责的划分，以免在后续出现问题时出现相互推卸责任的现象。最后，相关单位需要严格落实对于项目档案验收的把关，在归档的过程中应当针对文件展开仔细全面的检查工作，尽可能降低文件材料出现散失以及疏漏问题的可能性，提升水利工程档案管理的标准化和系统化水平。最大限度实现对于先进技术的合理应用，以有效达成资源共享的目标，这对于档案资料实际管理和利用成效的提升有重要意义。