浅析职称工作中档案数据的应用

文/刘明清

在当前大数据背景下，档案信息的收集和利用方式都发生了根本性的改变，档案数据的应用已成常态。作为一名档案工作者，深知档案数据的应用在各行各业工作中发挥着举足轻重的作用。下面，以职称工作为例，浅析一下档案数据在其中的应用，谈谈自己的几点认识和思考，也希望对档案工作同人、职称工作团队、职称申报人等带来一点启发和帮助。

1 申报审核阶段档案数据的作用发挥

目前职称工作全面实现网络化评审。申报人员必须通过职称申报系统逐级上报材料信息，而对申报的材料进行审核，必须由工作单位、人事档案保管单位通过查阅相关档案对申报人的所有信息进行核实后，出具相关证明或在相关材料中核实签字盖章，承担审核责任。这个环节，涉及个人人事档案、单位文书档案、申报人的成长档案、业绩档案等一系列的档案数据，这些档案数据发挥了极大的作用，主要体现在：

1.1 基础填报过程

申报人在填报职称申报表、申报系统时，应如实填报个人的基本情况、工作经历、任职资格、聘任情况、工作业绩、成果奖励等信息，涉及学历学位情况需上传在“中国高等教育学生信息网”“中国学位与研究生教育信息网”或“教育部留学服务中心网站”查询到的《教育部学历证书电子注册备案表》（或《中国高等教育学历认证报告》）《教育部学位与研究生教育发展中心认证报告》《教育部留学服务中心国（境）外学历学位认证书》。在这个基础填报的过程中，如果涉及个人学历学位无法在学信网、学位网查验，任职资格证、聘书等证件丢失的情况，就需要申请复印个人人事档案中的学历学位相关档案、任职资格呈报表、聘任文件或首聘工资表等作为佐证进行提报。此外，对一些重要证件的取得时间、各年度考核结果的查询，也必须请示人事部门经过核准人事档案中的准确信息后再进行填报，才能保证申报信息的真实、准确。由此，人事档案在最初的申报环节发挥的凭证作用是显而易见的。如：小A，在申报职称时，到处找不到他的学历证书，求助到单位人事部门，经查阅其人事档案为他提供了人事档案中个人学习经历相关的原件复印件，如毕业生登记表、学籍表、成绩单等，作为其学历情况的佐证材料顺利提报。

1.2 单位审核过程

职称申报需要申报单位的人事部门对申报人提报的基本信息进行核实后才能进行后续的推荐程序。申报单位在职称申报的最初环节负责审核验证所有申报信息和材料，严控申报范围，严把条件，组织论文、著作查重，查验学历学位证书等相关材料，确保真实、准确、规范和完整。人事档案则是用来确认个人信息是否真实准确的最好途径，如出生日期、学历、工作经历、任职资格、聘任时间、承担的专业技术工作任务等信息都可以通过查询个人人事档案来进行逐一核实，涉及工作业绩、年度考核、奖惩等情况，也可以结合查询本单位的文书档案、实物档案、为职工建立的成长档案等进行核实、筛查，从而保证提报材料的真实准确。如：小B，单位在审核其职称申报材料时，发现他填报的出生日期与身份证号码中显示的日期不一致，于是查证了他的人事档案，发现他三龄一历的认定材料显示，他的出生日期确实与身份证有出入，组织上已进行了认定，可以按照最新认定的日期填报，于是按照规定将人事档案中的相关原件进行了复制，上传至职称申报系统作为佐证。

1.3 借鉴历年职称申报数据

以往在基层单位组织职称申报工作时，都会先找出历年的职称申报数据，统筹安排本年度的职称申报推荐工作，这样可以少走弯路。这些具有借鉴作用的职称申报数据，主要包含各级部门形成的、与职称管理工作相关的规定、各级职称工作文件通知、单位内部在职称工作中形成的具有保存价值的文件，例如：评审标准、积分办法、教代会通过的实施方案、各类申报表样、审核问题参考注意事项、材料提报要求；单位推荐过程材料、会议纪要、人员公示情况和公示材料；单位评审委员会投票结果；工作小结和建议等。充分挖掘旧档案的潜力，借鉴档案数据，会让新一年的职称工作更顺畅、更高效。

2 材料受理阶段档案数据的应用

2.1 对基本申报资格进行核查

在申报单位已进行初步核查的基础上，职称材料受理部门要充分利用教育部学信网、全国职称评审信息查询平台等提供的档案数据对申报人的学历认证情况、原任职资格情况等进一步核查，对涉及基本申报资格的年龄、聘任年限、工作经历、年度考核结果、代表性学术成果、专业技术人员继续教育学分等情况，逐一比对单位审核上传的档案资料进行核实，有论文、著作进行学术查重要求的，还应核查权威网站、平台出具的检索截图、《文本复制检测报告单》等。在审核中，对提供的档案资料不齐全、佐证材料不权威、不完整等情况，应及时要求申报人和申报单位补充提报新的档案材料。

2.2 对是否有违纪情况进行核查

通过查询国家、省、市征信方面权威网站提供的档案数据核实申报人是否有个人征信问题；通过往年职称档案中归档的职称工作违纪通报、处理决定等档案资料，对申报人是否有影响申报资格的情况进行排查；通过纪委等部门提供的违纪人员档案资料、名单排查是否有影响当年职称申报的人员；对以往有违纪情况的申报人，需进一步核实是否在处理影响期内、是否可以参加当年的职称申报。

2.3 对材料受理期间的信访举报情况进行核查

对接到的质疑申报人有影响申报资质的情况，应调取申报人的证件原件等进行核实，必要时需到申报单位核查人事档案、文书档案、业绩档案等原始档案材料；对质疑申报推荐程序的情况，应调取申报单位当年的职称档案、到申报单位进行现场调查，或以组织座谈等方式进行核实；对质疑学历、任职资格、论文造假等问题，应借助权威网站，如教育部学信网、全国职称评审信息查询平台、中国知网等提供的数据进行检索核实。

3 职称工作办事机构在组织评审阶段对档案数据的应用

3.1 数字化档案数据查询信息更加便利

网络化评审的特点决定了对档案数字化的要求，而数字化的档案数据在实际中的应用更为广泛，如，可以方便在具体工作中根据工作需要查询、导出各项数据，可以总体查询专业、年龄层次、职称级别、申报类别、晋升方式等，为评审组织工作带来极大的便利，可以缩短查询时间，非常及时、直观地得到需要的数据，极大地提高工作效率。

3.2 档案数据的数字化使职称工作数据的分析更加便捷

通过对当年基础档案数据的分析，可以准确测算申报人的年龄分布、学历层次分布、专业工作年限等情况，为当年评审方案的制定起到重要的参考作用，可以助推领导决策、评审各阶段的组织工作。

3.3 档案数据使分组评议的分组设置等更有针对性

职称评审组织工作中对基础数据进行各种重新排列组合，可以为分组评议设置不同组别，根据评议内容要求导出评审评议表格和材料，便于评审专家有针对性地进行分析讨论，逐项进行对比核查，评议时更有针对性，依据材料更加一目了然。

3.4 档案数据的新旧对比可以为专家提供数据参考

结合往年职称评审的档案数据做好对比分析，如往年申报情况和通过情况的各项指标比例等，提报给评审委员会，可以为评审会专家提供数据参考，指导评审的数据更加趋向合理性，使评审专家对当年的评审把握更有信心，提高评审效率。

3.5 新收集的档案数据也应充分发挥即时性的重要作用

在评审评议阶段，也要将之前在受理审核阶段刚刚收集的档案材料、各项数据充分利用，如各申报单位提报的特殊情况说明、要求个人重新提报的档案证明材料等，应整理成册、编辑好查询目录，提报给评委会，在评审讨论环节可以随时进行查询使用，为评审工作做好全方位的准备，争取考虑得更加周到，材料准备得更加齐备、完整。

此外，在近两年的职称评审组织环节，曾经出现过网络卡顿、无法使用的情况，影响了整个评审工作的进度，给工作带来被动，针对这种突发状况，我们应提前做好预判，及时备份职称申报系统数据，以备发生紧急情况时能够使用备份的电子档案数据继续开展工作，保证评审各环节顺利推进。

4 职称工作中档案数据应用的几点建议

4.1 加强日常档案管理，完善档案管理机制，保证档案数据的真实、准确、完整

档案管理工作的政策性、保密性、专业性较强，相信在各项工作的实际应用中大家也已充分认识到了该项管理工作的重要性。应及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，加强对档案的管理，在人、财、物等方面给予大力支持；同时，档案也是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对职称工作来说尤为重要。档案在个人职称评审中的作用有时是决定性的，因此日常的档案应收集和管理应格外引起重视。应结合档案工作的日常管理现状，在建立和完善档案管理各项机制上再下功夫，为档案管理工作提供有力的制度保障，使档案管理创新工作少走弯路。在这一过程中，管理人员应严格遵循档案管理制度的要求进行档案日常管理工作，严格遵循档案资料的收集、整理、归档、调档以及利用等各个环节的工作要求，避免档案收集不全、档案丢失或者泄露等问题的出现，在根本上保证档案的准确性、完整性以及真实性。

4.2 提高职称申报人对档案数据重要性的认识，加强档案基本知识的普及

有的申报人到了需要申报职称的时候还不清楚自己的档案存放在哪里，甚至有的中小企业还会出现“人档脱节”的情况，直接影响到个人的晋职和薪资调整。为此，作为申报人应提早明确个人人事档案的归属，定期移交归档材料，如个人的转正定级表、年度考核表、继续教育学习情况、提升学历证明档案、业绩成果证明等应及时交给所在单位人事管理部门进行归档保存，如果在查询过程中发现自己的档案有差错，有些甚至丢失，应及时与所在单位沟通，督促有关单位纠正、补齐。有关单位和部门应本着实事求是的原则，为职工出具符合实际情况的证明。如，一位部队转业安置人员，转业到地方后想改系列评审专业技术职称，但她只知道在部队时是走的专业技术岗，已经有初级职称，但不知道自己具体是什么系列的职称，因为部队从来没有给她们发过任职资格证，于是到部队开具相关的证明，但部队开具的证明简单几句话无法作为权威的依据进行认定，后来，经多方了解，她求助到了人事档案管理部门，经她所在单位函调查询，在她的档案中找到了初级任职资格的呈报表，以此为据，对她的初级任职资格进行了确认，让她可以顺利地参加改系列的职称申报，使个人的相关权益得到保障。

4.3 在档案工作中引入大数据技术，可以加快推动档案管理工作的数字化发展，更好的发挥出档案的重要价值

在实际工作中，应持续推进“存量档案数字化”，探索推进“增量档案电子化”，对历年保存下来的职称工作档案材料通过扫描、拍照等方法进行全文数字化，对新形成的职称档案直接进行电子化存储归档，在数字化和电子化的过程中，要注意标准的统一，提升档案质量，以使档案价值在具体的职称工作中得到更好的体现。

4.4 创新思维，实现职称档案信息科学管理、妥善保存和高效利用

我们可以为职称档案建立一个科学化、信息化的网络结构。建立职称档案的网络结构就如同是建立唯一的身份证号码一样，每个人有一个特定的编码，而且职称档案当中建议应包含更多的个人信息，比如个人的身份信息、学历情况、任职资格、聘任情况、年度考核情况、专业技术工作经验、获奖情况等，这样的档案社会性强，同时也方便查阅。建立完成之后可以放到相对安全的互联网上，做好加密处理，这样不仅可以使档案的真实性得到保障，同时也可以向使用者提供一份完整的档案。这份档案可以从申报人评审初级职称开始建立，以后只补充新的材料，对没有变化的信息，如学习经历、任职资格等，只录入一次，终身有效。

4.5 探索职称系统与人事档案管理系统互通的安全尝试

近年来，有的地区已建立了系统的与人事档案相关的大数据管理平台，人事档案管理部门通过利用大数据管理平台来对员工的个人信息资料进行统一收集、整理、查阅、利用，可以更好地发挥出人事档案管理工作在其他工作中得到应用的价值。而职称评审的审核工作与人事档案的联系非常紧密，建议可以尝试在网络技术安全的前提下，在一定时间段为职称工作部门开放部分权限，使档案数据达到互联互通，这样，既可以节约开发整套档案系统的成本，又可以节省比较繁琐的基础数据采集的时间和人员成本，充分挖掘大数据时代档案的实际应用和开放性价值。

综上所述，结合当前的职称工作和档案管理工作现状，采取现代化的管理模式和工作方式可以有利于促使职称和档案管理工作有机的结合，使各类档案资料、数据在职称工作中更好地发挥出它的价值，既保障了个人的利益又促进了档案和职称整体工作的不断发展，更能实现档案管理与职称工作的双促双赢。