煤炭企业应付账款管理中存在的问题与对策

巩瑞超

（山西潞安集团和顺李阳煤业有限公司，山西 晋中 032700）

应付账款的本质其实是企业商业信用的应用。应付账款一方面确实解决了企业因资金紧张而无法获得资源的问题，另一方面，如企业未按时支付该笔应付款项，也为企业埋下了种种风险。因此，尤其是对于整体整体负债金额较大的煤矿企业来说，加强对应付账款的管理控制，是企业稳步发展、提升经营效益的重要保证。

一、应付账款的概念与形成原因

（一）应付账款的概念

应付账款是指因购买材料、设备或者接受劳务而发生的债务，是由于买卖双方在取得商品和支付货款的时间差而造成的，购买方的应付账款一般对应销售方的应收账款。应付账款作为一项负债，自带融资属性，是一种信用融资，它相对于金融机构的融资更加便捷。

（二）应付账款的形成原因

应付账款的形成需要一个过程，煤炭企业的应付账款一般有以下几个原因造成：一是企业资金不足，近年来受新型清洁能源的影响，整体煤炭行业较为艰难，煤炭企业普遍面临着亏损的状态，资金严重不足，这必然导致企业支付能力受限，从而形成应付账款。加之，煤炭企业普遍从业人员较多，各项支出较为庞大，势必导致在处理应付账款问题上面的资金会不足。二是企业采购需求大。煤矿企业一般会经历五年以上的基建期，基建期普遍具有建设周期长、投入大、效益低等特点，煤矿企业在这一时期的资金来源主要是对外借款和投资者投入，必然会导致企业采取赊销的方式获取一部分生产材料。同时，当煤炭企业进入生产周期时，每年必须有足够的物资来保证正常的生产、生活。

二、煤炭企业应付账款管理存在的问题

应付账款的形成具有空间性、时间性，如果把应付账款的管理看作为一个业务流程来说，势必有事前、事中、事后三个阶段。

（一）事前阶段

材料使用部门根据自身生产需要向物资部门提出采购需求，物资部门对外寻求合适的供应商，通过企管部门与企业订立合同，然后进行物资采购。在这个过程中存在以下问题：

1.缺乏对供应商的考核

企业一般会对物资的质量进行严格把控，但对于供应商的考察却没有明确的规定，这往往会出现一些不太合格的供应商，供应商证照是否齐全、是否有违约风险、是否能按时交货、是否会出现资金短缺等问题，直接会影响到后期应付账款的管理。强化供应商准入和评价标准对于企业来说就显得尤为重要。

2.合同订立不规范

随着法治社会的不断发展，企业之间对于合同的订立意识逐渐增强，在合同中一般会对标的、数量、质量、期限、地点等内容进行明确的标示，但对于违约金、违约责任等具体的支付方式不明确，当双方发生纠纷时，企业之间往往只能采取法律的手段来解决问题，这大大增加了企业的经营成本，企业除了需要支付相关资金外，还需解决因损害商业信誉带来的各种潜在风险。

3.内部监督机制薄弱

煤矿企业的的后勤管理人员的工作环境，往往比较轻松，他们对于应付账款的管理，往往缺少细致的规划，大部分的管理人员依旧依赖于一把手直接拍板的模式。同时，企业的内部监督制度薄弱，缺乏对相关人员强有力的约束和规范，这必然会导致部分工作人员钻空子，出现违规操作。企业应付账款管理的透明性、公开性一直都是亟需解决的重要问题。

（二）事中阶段

煤炭企业需根据合同、发票等相关资料真实、准确的入账。但在实际操作过程中，往往又会出现以下问题：

1.存在暂估现象

由于货物到货日期与入账日期存在误差，这就存在暂估的情况，导致应付账款余额出现差异，必然会影响企业整体应付账款的管理与筹划。对于大型的工程项目而言，工程项目一般建设周期较长，工程预算、决算手续较多，可能已经完成的部分因为程序等问题延迟结算。

2.挂靠问题普遍存在

挂靠问题在煤炭企业中十分普遍，尤其是一些负责大型工程项目的单位，其下面涉及多个分包商，且工程问题普遍涉及农民工，这位年底应付账款的清查，带来了极大的困难。一方面要安排专人来协助法院应付相关纠纷，防止企业账户被冻结，影响企业正常生产。另一方面，迫于各方压力，企业不得不拿出一部分专门的资金来处理多年以前的账务，无形之中加大了应付账款管理的工作量。

（三）事后阶段

财务人员一般会依据付款通知单，按时支付货款，但付款工作并不是财务人员的一家之言，在这个过程中也出现了很多问题：

1.货款的支付缺乏制度和计划

支付货款需根据合同约定执行，但在现实操作中，往往会受到企业资金以及领导决策层影响。应付账款偿还的时间、金额往往受到一个或几个人控制。同时，未按照合同约定付款，企业可能还会产生资金占用费、滞纳金、诉讼费用等，更为严重的是会被法院强制冻结银行账户，影响企业的正常运转。

2.付款标准不统一

一项应付账款的产生往往牵扯到很多部门，各个部门对于“是否达到付款条件”的标准并不一致，长此以往，极易出现部门、人员相互推诿，这不但会影响企业信誉，又侵犯了中小企业的利益，给清理民营企业账款工作拖了后腿。

三、煤炭企业应付账款管理问题的改善策略

（一）事前管理

1.建立完善的供应商管理系统

首先，企业需建立供应商档案管理台账。供应商贯穿于整体应付账款的管理，为方便企业能够及时获取有效的信息，煤炭企业需建立供应商管理系统，这些信息除了需包含产品类别、价格等基础信息外，还需要包含供应商的股东变化、注册资本、资金流动、法律诉讼案件、必要的财务数据等内容。其次，企业需建立相应的供应商绩效评价体系。供应商大部分都是企业外部的单位，其内部信息的变化，往往较难获得。如何获取供应商的信息、如何及时对供应商生产进行控制、如何确保产品的质量等等这些问题都是企业对供应商控制与监督工作中的难点。针对这些问题，企业应建立相应的供应商绩效评价体系，加强供应商绩效评价意识。再次，企业之间应实现信息共享。从外部来看，信息的透明可以实现企业之间的信息共享，实现企业间的互相了解，从而使供应商能够更好地理解并满足采购方的需求，创造更大的价值。从内部来看，信息的共享还能满足各个部门、各个环节的使用，增加企业办事效率，降低企业办事成本。

2.建立以法律顾问为主导的合同管理系统

首先，建立完善的合同管理制度。企业合同管理作为企业经营管理的一项重要内容，其目标、任务需要与企业经营管理的目标、任务相一致。合同管理并不仅仅只是合同的订立，合同的履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列均需纳入合同管理。企业要从合同签订到履行完毕的全过程，制订一套比较完善而严密的切实可行的合同管理制度，使合同管理有章可循。其次，严格把控重大金额、重大项目合同。在签订合同时，相关管理人员要严格审查对方当事人的主体资格、资信情况和履约能力。对合同条款要认真推敲，防止发生歧义和误解，对资金数额巨大、工程承包、产权交易等重要的抵押合同和生产经营合同要依照有关法律规定及时办理抵押登记和鉴证手续，以保证合同的合法性、严密性和完备性。再次，要将可能发生的违约条款和违约纠纷、违约责任等进行明确的标注。一项合同，发生了违约行为，除了需要承担正常的欠款外，还需支付违约金、赔偿损失、诉讼费用等，这极大的增加了企业负担。采取公平、公正的原则，合理的风险规避，维护企业与供应商双方的利益显得尤为重要。

3.强化采购管控，完善监督体系

首先，企业需制定符合自身需求的内部监督体系。采购业务存在着不透明性，必要要求企业全方位的管理监督体系，将索取回扣，以次充好等问题控制在源头，对于重大物资、设备采购要按照流程审核，方可实施，建立落实责任制，将采购中的敏感问题纳入细则中。再次，重视外部监督，特别是供应商的监督。保持供应商质疑投诉渠道畅通，让供应商反向监督企业。

（二）事中管理

1.建立完整的应付账款入账机制

首先，企业需保证数据来源的可靠性、真实性。原始数据是否真实可靠，是企业财务工作的灵魂，是一切管理工作的基础。尤其对于金额不确定的暂估数据，这必然要求相关管理人员具有一定的职业操守、认真负责的工作态度。同时，要也需要互相之间的监督与制约。供应商与相关采购人员必须为数据来源的真实性负责。其次，财务人员必须有一套合理的账务处理体系。例如：科目设置要合理、凭证制单要合理、月末的往来对账要一致等。在实际操作过程中，必须保证账实相符、账账相符，不得出现虚假行为。对于出现误差的问题，要及时查明原因，更正账务处理差异。再次，定期开展应付暂估专项清查工作。制定应付暂估清查计划，尤其对于长期的应付暂估款，需要调查、分析、明确相应的清理计划或措施。

2.暂估结算与付款额度相结合

应付账款的暂估主要分为物资类应付暂估、工程类应付暂估等。对于物资类应付暂估款较为容易解决，工程类应付暂估款由于涉及资金较大、程序复杂而较难把控，这就要求细化工程类暂估结算。将暂估结算与付款额度联系起来，一方面避免超额度结算的出现，另一方面也倒逼了施工单位加快工程结算进程。

3.加强挂靠行为的审核监督

首先，审核监督要先从资格审查入手，对相关单位职业资格和相关项目的负责人要严格审查。要加强施工检查监督，多去现场对相关人员进行检查，及时登记、备案，方便复查。对工程质量、以及结算价格等方面要严格审查。其次，对发现挂靠行为的单位，要加大惩罚力度，并要对外进行公示。

（三）事后管理

1.建立健全付款机制

首先，统一付款标准。各职能部门不能各自为政，需按照合同要求，在供应商达到了企业的付款标准的前提下，才能执行付款流程。其次，财务部需按时对应付账款进行全面分析。财务人员要综合考虑合同执行情况、供应商结算情况等，对应付账款进行全面分析，并将其提交经理层审议，经理层在结合企业资金和发展的情况下，综合考虑付款情况，不得故意拖延付款，影响供应商的生存与发展。再次，付款管理需公开、透明。应付账款的管理需公开透明化，不得将债务清偿的决定权交付到极个别人手中。尤其对于“三重一大”等重要资金的支付，必须有相关文件纪要。

2.加强相关人员的法律意识教育

财务负责人、总经理等相关管理人员需要加强自身法律意识的学习，不得利用企业内控制度的不规范，知法犯法。同时，需对违法违纪行为进行严厉查处，尤其对给企业造成损失的行为要进行赔偿。

3.建立应付账款预警机制

应付账款的拖欠不光损害了企业的形象和名誉，也给上游的物资供应商带来了极大的资金困难，同时企业自身也有可能需要承担极大的经济赔偿。及时的辨别、跟踪应付账款的完成情况就显得尤为重要。建立应付账款的预警机制不光能清晰明了的跟踪到各项应付账款的变化、进行账龄分析，作出预警，预防了应付账款拖欠问题的发生。

4.建立诉讼案件处理机制

第一，及时安抚对方情绪。诉讼案件的不断激化，往往伴随着双方情绪的不冷静。矛盾的激化并不利于案件的顺利解决，甚至增加企业的经营成本，例如：可以分期支付欠款变成诉讼案件支付涉诉费用、可以采用票据支付变成现汇支付等。第二，成立法务部来跟踪案件进度。业务部门需要将案件的真实情况和相关材料提交至法务部，法务部按流程与涉诉单位进行协商。第三，对于已经出具审判决议的诉讼案件，要及时按照相关要求，支付款项，避免由于拖延，造成二次利益损失，例如，加收资金占用利息。

5.煤矿企业需安全正产、高效经营

煤矿企业应付账款的拖欠主要是由于自我资金的不足造成的。受国家政策、新型能源等影响，煤炭企业近几年来一直处于亏损的状态，如何扭亏为盈，成了摆在每个煤矿企业的问题。企业需从以下几个方面入手：第一，煤矿企业需根据国际、国内形式，制定符合自身发展的经营战略。发展经营战略从企业生产、技术、人才产业状况等方面综合考虑。第二，加强煤炭销售。煤炭销售不同与一般的工业品销售，煤炭是自然赋予的资源。其价格受国内外环境、地理位置、产品质量、用途等因素影响。煤炭销售部门需要全面掌握煤炭市场，开发潜在用户。综合考虑市场变化，积极开发产品附加值高的煤炭产品。第三，全方位成本管控。要进行全员成本管理培训，降低企业成本，人人有责。提高设备生产效率、减少不要成本费用开支。对于一些投资活动要慎中又慎，大型项目、大额资金的借贷要遵守公司章程，综合考虑企业资金情况。

四、总结

企业与供应商之间是一种长期的战略合作伙伴关系。煤炭企业通过与上游供应商之间沟通合作，充分利用内外资源，使供应商有效地参与到煤矿安全生产、高科技绿色煤矿的建设中来，从而创造了绿色的、环保的、节约的、高效的生产经营模式。应付账款的管理不是一时之功，需要企业内部从上到下，全方位把控，建立健全相关的风险管理机制。同时，也要求企业将应付账款管理作为经营工作的重中之重来抓。