预付账款业务会计核算的改进建议
2016-06-17王春娜
摘要：在现行会计准则下，企业在预付货款，收货，支付剩余货款或退回多余货款时，均使用“预付账款”账户，使得“预付账款”账户可能出现贷方余额，在期末填制资产负债表时需要重分类。本文在分析预付账款业务核算现状的基础上，提出存在的问题，进一步提出改进的建议。
关键词：预付账款；应付账款；资产负债表
中图分类号：F230 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）013-000-02
一、预付账款会计核算现状
（一）账户设置及结构
“预付账款”是用来核算企业按照购货合同规定预先支付给供应商的一部分货款。该账户在企业在采购过程中使用，由于是先支付给供应商货款，但供应商欠企业货物，所以是资产类账户。
该账户是资产类账户，借方登记企业预付的货款，贷方登记企业收到货物后发票账单上的金额。如果预付货款少，收到的货物多，应补付货款，登记在“预付账款”借方。反之，如果预付款多，收到的货物少，应退回多余的货款，登记在“预付账款”的贷方。
该账户余额通常在借方，表示预付给供应商的货款。有时也会出现在贷方，表示应补付给供应商的货款，性质同应付账款。
（二）核算举例
该账户的特别之处在于收货时按照发票账单的金额登记在“预付账款”的贷方，而非等额冲减原来的预付款。下面将举例说明。
例1：预付部分货款
企业1月1日预付给供应商10000元货款，用以采购原材料。编制会计分录如下：
（1）预付货款时，
借：预付账款 10000
贷：银行存款 10000
1月10日，收到对方的原材料，价款10000元，增值税17%，发票账单已收到，材料入库，企业通过银行补付货款。
（2）收货时，
借：原材料 10000
应交税费——应交增值税（进项税额） 1700
贷：预付账款 11700
（3）补付货款时，
借：预付账款 1700
贷：银行存款 1700
例2：预付全部货款
企业1月1日预付给供应商11700元货款，用以采购原材料。编制会计分录如下：
（1）预付货款时，
借：预付账款 11700
贷：银行存款 11700
1月10日，收到对方的原材料，价款10000元，增值税17%，发票账单已收到，材料入库，企业通过银行补付货款。
（2）收货时，
借：原材料 10000
应交税费——应交增值税（进项税额） 1700
贷：预付账款 11700
例3：预付货款超过应付款
企业1月1日预付给供应商20000元货款，用以采购原材料。编制会计分录如下：
（1）预付货款时，
借：预付账款 20000
贷：银行存款 20000
1月10日，收到对方的原材料，价款10000元，增值税17%，发票账单已收到，材料入库，收到对方退回的多余的货款
（2）收货时，
借：原材料 10000
应交税费——应交增值税（进项税额） 1700
贷：预付账款 11700
（3）退回多余货款时，
借：银行存款 8300
贷：预付账款 8300
二、预付账款会计核算存在问题
（一）上述会计核算违背了预付账款的含义，增加了初学者学习难度
“预付”本身就是提前支付给供应商的货款，即在收到货物之前的货款，收货后补付或退货款都不满足预付账款的含义。在教学过程中发现很多学生对此有疑问，在预付账款的会计核算时强调“一用用到底”，学生勉强可以理解。但是学习资产负债表项目填列时，许多同学难以理解为什么预付账款项目的填列还需要看应付账款明细账，预付账款明细账的贷方余额却体现在应付账款项目中。这使很多初学会计知识的人难以接受和理解。
（二）”预付账款”有时余额在贷方，与账户性质相违背
预付账款是资产类账户，余额一般在借方。余额出现在贷方，实际上表示的是应付给供应商的货款，本质上是负债，与“应付账款”含义一致。违背了资产类账户余额在借方的规律。
（三）“预付账款”总账余额真实性差，无法反映预付账款的实际情况
期末预付账款实际余额为预付账款明细账的借方余额和应付账款明细账借方余额之和，而预付账款明细账的贷方余额和应付账款明细账的贷方余额并入应付账款的实际余额。所以预付账款总账的余额并不能代表预付账款的实际情况。
（四）增加了资产负债表的编制难度和编制工作量
期末编制资产负债表时，“预收账款”、“预付账款”、“应收账款”、“应付账
款”四个项目是根据其明细科目分析计算填列的。期中，“预付账款”项目的列根据根据“预付账款”明细账的借方余额和“应付账款”科目各明细科目的期末借方余额的合计数填列，如果企业客户非常多，就须判断每笔款项预付账款明细账的借贷方向，不能直接从其总账科目中取数，大大增加了编制会计报表的工作量。
三、关于预付账款改进建议
（一）核算方法的改进
通过以上分析，现行的关于预付账款业务的会计核算工作量大，难以理解，且提供的账户信息容易让人误解，其根源在于预付账款出现的贷方余额。产生贷方余额的原因在于，预付货款少，收到的货物多。为避免预付账款出现此问题，我们可以在收到货物时，按照预付款的等额冲减预付账款，另一部分计入“应付账款”。
关于预付账款业务的会计核算可以调整为以下三步：第一，预付货款时借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目。第二，收到货物时，当采购的货物成本和进项税之和大于预付的款项时，借记“原材料”、“库存商品”，“应交税费——应交增值税（进项税额）”会计科目，按第一步中预付的货款贷记“预付账款”科目；超过部分是应该支付的款项，贷记“应付账款”科目；第三，补付货款时应借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”科目；当采购的货物成本和税金之和小于预付的款项时，第二步和第三步合二为一，借记“原材料”/“库存商品”、“应交税费———应交增值税（进项税额）”会计科目，按照第一步预付款的金额，贷记“预付账款”科目，对收回的多余款项应借记“银行存款”科目；
上文中例1，企业1月1日预付给供应商10000元货款，用以采购原材料。编制会计分录如下：
（1）预付货款时，
借：预付账款 10000
贷：银行存款 10000
1月10日，收到对方的原材料，价款10000元，增值税17%，发票账单已收到，材料入库，企业通过银行补付货款。
（2）收货时，
借：原材料 10000
应交税费——应交增值税（进项税额） 1700
贷：预付账款 10000
应付账款 1700
（3）补付货款时，
借：应付账款 1700
贷：银行存款 1700
上文中，例3：预付货款超过应付款
企业1月1日预付给供应商20000元货款，用以采购原材料。编制会计分录如下：
（1）预付货款时，
借：预付账款 20000
贷：银行存款 20000
1月10日，收到对方的原材料，价款10000元，增值税17%，发票账单已收到，材料入库，收到对方退回的多余的货款。
（2）收货时，
借：银行存款 8300
原材料 10000
应交税费——应交增值税（进项税额） 1700
贷：预付账款 11700
（二）改进会计核算方法的优点
1.预付账款科目登记内容与核算内容一致，便于初学者理解。核算方法改进后，预付账款借方登记企业支付的预付款项，贷方登记收到商品后，冲销的预付账款，余额在借方反映尚未冲销的预付款项实际余额。补付货款时，不再通过该账户核算，以“应付账款”代替。
2.会计分录能够准确反映经济业务实质。现行预付账款核算方法无论哪种情况都必须按“预付账款”科目核算。核算方法改进后，尚未收到货物，根据合同规定支付的款项，登记预付账款；收到货物，尚未支付余款，登记应付账款，会计科目使用与经济业务实质相符。预付账款余额在借方，不会出现贷方余额，与账户性质保持一致。
3.报表信息与账户性质及经济业务内容保持一致。核算方法改进后，由于账户性质与经济业务内容一致，填列会计报表时无须分析预收账款的借贷方向及分录内容，会计报表相关项目正确地反映了账户性质及经济业务内容等信息。
4.科目余额与科目性质保持一致，减少了填制资产负债表项目的难度。改进后的核算方法，预付账款不会出现贷方余额。在填制预付账款项时，可根据“预付账款”总账余额直接填列该项目，大大减少了报表编制的工作量。
参考文献：
[1]黄秀男.预付账款会计核算改进思考.财会月刊，2014，3.
[2]周恒.预付账款业务会计核算的改进.经济研究导刊，2015，20.
作者简介：王春娜（1987-），女，河南郑州人，现任河南经贸职业学院财经系教师，研究方向：财务会计，税法。
