城建档案数字化加工的研究

2022-10-19王俊刚邹厚祝

现代企业文化 2022年22期

王俊刚邹厚祝

青岛市城市建设档案馆

城建档案详实地记录着城市规划、建设以及完善的总过程，其具有广泛性和综合性等优势，并突出地体现在城建档案的数量以及范围等层面。城建档案包含民用建筑类、市政工程类、工业建筑类、地下管线类等18大类，每个类别都有着不同的归档规范及归档要求。针对不同类别的档案，也需要不同的收集和利用的方式，结合现阶段数字城市、“互联网+”以及大数据时代的推动，纸质档案的利用变得越发困难。而“档案数字化”的就是高效率、高质量的将档案资料由“纸质化”转变为“电子化”，为档案数据的便捷化利用，提供坚实的基础。而城建档案数字化工作是中国档案信息化工程的重要基石与组成部分，是进行信息资料集成化专业服务管理的必要途径，也是建设数字城市不可或缺的重要组成部分，所以需要进一步做好档案数字化工程。唯有通过提高档案管理的数字化程度，更高效地实现新技术与档案管理工作的有机统合，从而提高档案管理工作的现代性，助推档案建设工作朝欣欣向荣的局面健康发展。

一、纸质档案整理

为进一步提高城建档案的管理规范化程度，数据成果符合《建设工程文件归档规范（GB/T50328-2019）》[1]的归档规范要求，并适应各地城建档案的实际情况。在借助数字化技术加工城建档案之前，管理者需要将原有的纸质材料进行有序整理，而这一整理的过程就是将散乱的施工资料转变成有规律的城建档案。

档案整理包含：资料领取、资料清点、资料分拣、图纸折叠、档案组卷、档案编码、档案装盒、封面、目录、备考表打印等流程。见图1。

图1 城建档案整理流程图

（一）资料领取、资料清点

资料领取环节是档案加工人员将未进行规范整理的档案从中转库房领取到加工场地的过程。

1.资料领去出库流程：

①档案加工人员提出档案领用申请；

②档案馆相关人员接受申请并同意档案领用；

③档案加工人员领取此次需加工的档案，并详细填写《档案领用登记表》；

④档案馆相关人员对领取的档案进行确认，并在《档案领用登记表》上签字；

⑤档案加工人员只有在确认的情况下，方可领走档案资料；

⑥档案加工人员需要保管好《档案领用登记表》。

2.注意事项：

①在档案出库时确保档案的完整性，核对档案的数量，及时发现问题并上报改正。

②档案出库后确保档案库房的门窗关好，并与馆方档案库房的管理人员确认，确保安全性。

③档案进入加工场地后，要严格按照相关的流程进行档案的放置，远离水电，加工过程中确保档案的完整，避免出现档案的遗失与损坏。

④档案加工结束后，检查的数量，确保与档案出库时的数量一致，与馆方确认时间并发出申请进行档案的验收与入库。

（二）资料分拣

为进行规范整理资料，为杂乱状态，在资料分拣环节，需要对资料按照《归档目录》的顺序进行排列，剔除资料中不需要归档的多余资料进行集中销毁。并且，在资料分拣的过程中，需将资料中会影响档案保存的塑料、金属等装订材料去除。

（三）图纸折叠

针对已经分拣完成的纸质档案，将图纸档案进行规范折叠，折叠成A4大小。根据国家标准以及《城建档案馆工程文件整理规定》，将建设工程图纸按照建、结、水、电、暖施等进行分类，并按照“手风琴式折叠”排列方式对应折叠。

（四）档案组卷

根据《移交目录》要求，按照资料数量、文件类别进行档案组卷。组卷以“前期资料”“施工资料”“竣工资料”“竣工图”等阶段分开组卷，文字型资料与图纸型资料分开组卷。

文字型资料按照各类资料的数量，组卷成2cm、3cm、4cm、5cm等规格的案卷，图纸型资料按照建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业类别进行分卷，根据不同类别的数量，组卷成2cm、3cm、4cm、5cm等规格的案卷。

（五）档案编码、档案装盒

完成组卷的案卷，需进行编码操作。编码工作，以案卷为单位，每卷单独编号：

1.每卷页号从“001”开始；2.页号位置：单面书写的文件统一标注在右下角，双面书写的文件则分为正反面两种标注情况，正面标注在右下角，背面则标注在左下角，图纸页号一律在右下角；3.页号与纸张边距：横向2.5cm以内，纵向2.0cm以内，页号大小：1.2*0.5cm。

完成编码的档案即可进行装盒操作，以工程为单位，文字案卷在前，图纸案卷在后，将文字与图纸汇总在一起，为后期的数字化加工做准备。

（六）封面、目录、备考表打印

完成“资料领取、资料清点、资料分拣、图纸折叠、档案组卷、档案编码、档案装盒”的操作后，城建档案已经形成有规律、符合规范的档案案卷[2]。为了后期更方便区分和利用，需要对案卷封面、目录、备考表进行打印，打印完成的封面置于案卷扉页，目录置于封面之后，备考表置于案卷尾页。

二、城建档案数字化加工

通过对纸质归档处理后的电子城建文件，还可以开展数字化加工项目，数字化加工包括：电子文件内容著录、文件扫描、图像处理、加工质量检验、阶段性验证、电子文件挂接、刻盘备份、电子归档装订等过程。见图2。

图2 城建档案数字化加工流程图

（一）档案信息著录

在进行扫描操作前，需在档案管理系统中对城建档案进行著录，完整展现建设工程档案基本信息，方便后期项目信息检索与查询，著录分为项目级著录、工程级著录、案卷级著录和文件级著录4个部分：见图3。

图3 档案信息著录

1.项目级：项目名称（具体的证件信息一字不差的录入）、项目地点、建设单位、项目类型按照档案类型选择等；

2.工程级：工程名称、工程地点、建设单位、设计单位、勘察单位、规划许可证号、工程幢数层数等；

3.案卷级：编制单位（为建设单位）、密级（保密）、保管期限（长期）；4.文件级：按照实际文件著录文件级题名、载体类型、起止页等。

（二）档案扫描

档案扫描是收集档案图像的重要手段和必要环节，在该环节之中，管理者需要按照工程扫描的正确次序，完成一个工程后再扫描下个工程。利用各类扫描仪，针对不同幅面的纸质档案，进行数字化扫描操作。

扫描环节使用的设备有：A4高速扫描仪、A3高速扫描仪、A3平板扫描仪、A0图纸扫描仪。扫描过程中，按照纸张质量情况，选择不同类型的扫描仪。比如，针对纸张状况良好的档案，可选择使用高速扫描仪并配合连续模式进行制止档案扫描；而针对质量不良（即存在厚薄过度、纸质过软问题）的纸质档案，管理者可通过平板进行扫描，以此规避因纸张质量不良而导致的卡纸以及扫描进程受阻等问题。

尤其需要注意的是，扫描图像的比例、内容以及色彩都需要严格遵循完整还原的原则，扫描分辨率不低于300dpi；扫描时应根据纸张原有的性质，设置匹配度最高的扫描明暗度、对比度，确保电子档案与原始档案的统一性；扫描图像采用彩色模式扫描，彩色深度24位，使用JPEG图像格式。

（三）图像处理

利用PS等图像处理软件，对图像进行纠偏、去黑边、去污以及色彩与对比度校准等加工处理。

图像处理要求：图像100%时，页面污点小于1mm，内容完整且版面、文字及线条清晰，图像保持水平，倾斜度不超过1度，保证电子档案图像的原始性。图像处理时要尊重原件，补随意添加图元，对有效信号不得有涂改现象。特殊情况，需要进行特殊处理，如图纸幅面超过A0扫描仪最大尺寸时，需进行折叠或裁剪扫描，将同一张图纸扫描成两张，再通过PS等图像处理软件进行合并。

（四）加工质检

对进行扫描和图像处理后的电子档案进行质检操作，质检环节包含图像质量检查、著录信息比对。

加工完成后安排专人进行质检工作，对加工成品按页次逐页检查，确保电子档案的内容、排序与纸质档案一一对应，并对电子图像的清晰度与还原度进行比对核查。

质检时发现著录、扫描、图像处理等出现质量问题，需将问题文件打回并记录，如：图像方向、倾斜度不符合要求时，需及时反馈给图像处理环节的工作人员，有图像处理人员进行整改。

（五）阶段性验收

档案验收采取阶段性验收的方式，阶段验收周期为一周或两周，每次验收将所有加工完成的纸质档案、电子档案及《阶段性验收表》移交给档案馆档案管理人员并验收，管理人员对加工情况进行10%抽查，发现问题后可在《阶段性验收表》中进行指出，并退回给档案加工人员，由档案加工人员在指定时间内完成档案整改工作，直至档案抽查完成无误后由管理人员签章确定，方可进行下一步工作。见表1。