浅谈一页纸项目管理在事业单位人力资源管理中的应用

张安宁 广西广播电视台

一、引言

如果说目标管理（BMO）、关键绩效指标（KPI）、平衡记分卡（BSC）、360 绩效考核法开启了现代企业人力资源绩效管理的先河，目标与关键成果法（OKR）造就了微软、谷歌、甲骨文等世界巨头企业现今的成就，那么一页纸项目管理（OPPM）虽然没有那么出名，但也为我们的管理实践付出了应有的贡献。尤其是其将五大要素按照一定的逻辑关系体现在一页纸上，借助该工具，可以有效地将一项任务、项目清楚、明了地展现给决策者、管理者和执行者，大大提高了工作质量和工作效率。

二、概念及主要内涵

20 世纪90 年代中期，西方企业管理中普遍出现了“多头指令”“指令反复无常”“花费了巨大人力物力后所采取的方案最终与其他方案产生冲突或背离实际从而形成巨大的浪费”等现象。为了挽救这种形势，在西方开始了项目管理的探索，特别是自克拉克·A·坎贝尔的《一页纸项目管理——只需一页纸就可以做好任何项目》一书问世以后，一页纸项目管理开始正式进入大众视野，并被广泛应用于各种管理实践中。

一页纸项目管理将目标、任务、时间、成本、负责人五个要素及其相互关系和进展状态在一张二维表格中展现出来，为项目管理者和项目执行者提供清晰明确的方向，确保项目能够在预期内达到目的。一页纸项目管理是项目管理的一个分支，它不仅是一个具体的工具也是一种管理思维，能够正确理解其内涵并灵活使用到日常管理中才是其核心要义。

三、当前事业单位人力资源管理的困境

（一）部门间沟通协调困难

当前我国大部分事业单位组织结构属于直线职能型。即由党委（党组）统一领导、各部门按照职责各司其职的组织形式。快速、灵活、指令高效是该类型组织结构的优点。但也因部门间横向联系困难，职责不清，容易出现推诿、扯皮等弊端。尤其是在多部门协同处理一些重大项目工作时，常因工作分工不清、缺乏主导力量、部门间沟通不畅等导致项目进度缓慢，工作成效不高。

（二）工作推进缓慢，进度难以把控

文山会海是机关事业单位的一大通病。执行一项协同任务时，往往需要制定各种详细的工作方案，一项任务需要召开多次会议层层传达，在传达的过程中由于理解偏差、信息不对称、个体差异等因素，当任务传达到执行层时早已偏离，执行人员无法掌握项目的背景、初衷，往往容易凭借自己的理解执行，从而造成一系列问题：开会次数多、会议效率不高、会后执行进度难以掌控等。

（三）管理容易混乱，缺乏层次

事业单位人力资源管理不仅包括人力资源方面的工作，同时还有组织党务、乡村振兴、疫情防控等其他非人力资源工作，这就对人力资源部门提出了较高的要求。不管是人力资源方面的工作还是非人力资源方面的工作，均是单位的重点工作，每一项工作都是千头万绪，所需要耗费的人力、物力、财力都比较多，如何在有限时间和精力内协调处理好这些工作，成了当前事业单位人力资源管理的难点。正是由于工作内容多且杂、人员配备少、时间紧迫等客观因素制约，当某些重大工作同时需要处理时，就容易出现管理混乱、顾此失彼的情况。

四、一页纸项目管理在人力资源管理中的应用探析

上文列举了当前事业单位人力资源管理中常见的几种困境，那么面对困境，如何破解呢？或许可以考虑一页纸项目管理。“一切皆是项目，一切皆可当作项目”是一页纸项目管理中提出的经典语录。对于事业单位人力资源管理而言，不管是宏观层面的管理，还是中观层面的管理，或者是微观层面的某一项具体任务，皆可以引入一页纸项目管理工具。本文将尝试以单位公开招聘笔试面试的组织为个案探析其具体构建步骤。

（一）掌握一页纸项目管理的矩阵结构

一页纸项目管理主要包括目标、任务、时间、成本、负责人五大要素，五大要素被巧妙地以矩形方式呈现在一张表中，并通过区域划分、纵横对比的逻辑关系将五大要素匹配，形成一个清晰、醒目的工作推进表（如图1）。使用一页纸项目管理时要注意掌握表格中各个模块的具体要求和逻辑关系，在确定项目元素时，要用最简单、便捷的方式呈现最有价值，最关注的内容，防止面面俱到展示项目所有元素。

（二）掌握一页纸项目管理的编制步骤及注意事项

一页纸项目管理的编制有一定的步骤，必须严格按照步骤编制，才能确保项目的元素符合逻辑关系，才能够帮助管理者理清工作思路。一般来说，一页纸项目管理的编制可以分成11 个步骤。

第一步：撰写标题。撰写标题时要注意项目领导必须具有唯一性，即项目领导是一个具体负责的人，而不能是多个人或者某个内设组织。项目名称要简明、形象，项目目标要直观简练、尽可能用最精炼最通俗的词语描述出来。如图1中：标题栏共有项目领导、工作名称、编制日期、项目目标4 个内容，工作名称确定为“2021 年公开招聘笔试面试”，工作目标确定为“完成12 名人员公开招聘的笔试和面试工作”，这样的名称和目标就非常明确，一目了然，不会让人产生误解。

图1 公开招聘笔试面试项目一页纸工作计划

第二步：确定负责人。负责人的确定至关重要，负责人需要具有一定的执行力、能够主动出击，而且要有足够的时间。确定负责人时除了要看负责人的能力、时间外，还要看负责人的性格、知识、经历、人品等要素，项目能否成功关键在于这些负责人能否完成所负责的任务。因此，一定要根据主要任务的性质选到合适的负责人，并将其名字列在表中。将负责人名字列在表中，其目的就是要让负责人有主人翁意识，通过将其名字、任务和完成进度醒目地体现在表中的方式，有助于督促其主动负责，防止产生推诿扯皮现象。如图1，假如“报名材料收集登记”和“资格审查”各需要一个负责人来完成，那么在确定负责人的时候要分别注意：“报名材料收集登记”负责人要具有较高的服务意识，能够为来自全国各地考生提供高质量报考咨询服务；“资格审查”负责人则必须是一个细心、严谨、公正的人，因为“资格审查”直接决定考生是否能够有资格参加考试，这个环节是不允许出错的。

第三步：确定项目子目标。项目子目标是根据项目目标具体分解而来，确定项目子目标时要注意把握其科学性和合理性原则。项目子目标要具体不能笼统，不能过于复杂，要具备可测量性、切实性和可验证性。如图1，根据“完成12 名人员公开招聘的笔试和面试工作”总目标，将其具体分解为“笔试前的各项准备工作”“笔试”“面试前各项准备”“面试”4个子目标。

第四步：确定主要任务。主要任务是针对项目子目标进一步分解的具体任务。在确定主要任务时要注意，每项任务的规模都应是便于管理的，至少分配一位负责人。每项任务要明确化，避免行话、缩略词或非标准化简称。每项任务进度是可衡量的，项目任务的确定应该是整个团队共同努力的结果。如图1，再次将4 个子目标分解为“报名材料收集登记”“资格审查”“发布笔试公告”“布置考场”“实施笔试”“确定面试人选”“发布面试公告”“布置面试考场”“组织面试”“公布笔试面试成绩”10 项主要任务，并且与4 个子目标一一对应。

第五步：匹配目标与任务。只要目标和任务分解完成了，匹配目标与任务就比较简单了。在图1 左上角的位置分别预留空格，用空心“○”标记，某项任务完成后标上实心“●”，几个任务同时完成了，对应的子目标也就达到了。

第六步：为目标设定日期。目标日期是五要素之一，位于矩形方阵的右上角，与成本一线相隔。为目标设定日期一定要根据项目的具体情况而定，不能死板教条，日期可以是逐月设定，也可以按照季度设定，也可以按照周来设定。

第七步：匹配任务与目标日期。主要任务与目标日期形成一个个纵横交错的方格，用空心“○”标记，可在空心“○”中涂上绿、黄、红三种颜色，用以标记进度。一般绿色表示进度正常；黄色表示进度有问题，进度滞后，需要及时介入协调；红色表示进度有严重问题或严重困难，属于重点预警对象，必要时可以强制干预。

第八步：将任务分配到具体人员。主要任务是采用行的形式逐项体现，每一行表示一项主要任务，而负责人是采用列的形式并排体现，主要任务行与负责人列在负责人上方区域形成纵横交错的小方格，这些小方格主要用来标记负责人的具体任务。由于现实管理中，往往一个任务需要几个人配合完成，那么一定要区分主次责任，如此才能防止在汇报工作进展时发生因任务不清而产生的推诿、扯皮等现象。负责人的主次之分可以用大写字母A、B、C……标记，A 表示第一负责人、B 表示第二负责人，依次类推。如图1 中，张三和王五都要负责“报名材料收集登记”和“资格审查”，但在将任务分配到具体人员时，要区分张三和王五主次责任，即“报名材料收集登记”由张三主要负责，“资格审查”由王五主要负责，因此对应的方格依次标记为“AB”“BA”。

第九步：确定主观任务。主观任务位于主要任务下面，主要是一些贯穿项目始终的常规工作和一些难以在时间线上标记的定性工作。

第十步：进行成本预算管控。任何项目都必须要有一定的经费支持，因此需要考虑到成本预算控制。在图1 右下角的位置用几个矩形条表示预算的多少和使用情况。同样可以使用不同的颜色标记，用以醒目掌握预算的使用进度。绿色表示在预算范围内，黄色表示超出预算部分，红色表示无法挽回的超预算。

第十一步：撰写概述和预测。在表格的最下方预留了很大的一个方框，专门用于描述所有模棱两可的事情，也可以对其他无法难以呈现在表格中的内容进行说明和注释，增强理解和认识。

五、结语

至此，以公开招聘笔试面试的实施为项目的一页纸项目管理计划就完成了。文中仅仅是选取了事业单位人力资源管理中非常具体的一项任务作为事例介绍了一页纸项目管理的应用。其实，整个人力资源管理工作均可用一张表来体现，只不过这张表中的任何内容均可再次细分形成无数个具体的一页纸计划，如此就构成了事业单位人力资源管理一页纸项目管理体系。一页纸项目管理因其醒目、直观、便捷等特点为人力资源管理提供了一个有力的工具，通过一页纸项目管理，可以有效推进各项日常工作，提高工作质量和效率，尤其是便于掌控一些重大项目工作。但是，也必须清醒认识到：任何工具都不是万能的，一页纸项目管理在具体使用过程中一定要“因地制宜”“灵活变通”，切不可“生搬硬套”，五大要素和具体的内容皆可根据工作实际进行调整和变化，只有活用一页纸项目管理，才能达到事半功倍的效果。