谈电子表格软件在财务工作中的应用

谌业敏 东平湖管理局东平黄河河务局 井非非 山东润泰水利工程有限公司第二养护分公司

一、财务工作中EXCEL 应用的必要性

（一）快速查询财务相关数据

大部分单位财务工作较为烦琐，上级部门或领导随时需要相关财务数据，EXCEL 表格的正确熟练运用可以化繁为简，快速提供部分所需信息。财务数据分析是单位运行状态的检测仪，可以通过 EXCEL 表格的数据分析功能，快速方便的为单位领导提供数据参考。及时掌握单位收支“大盘子”，了解单位财政资金、自有资金收支实时情况，保障资金使用安全有效，确保单位管理、项目决策做出正确判断。有的单位财政资金保障率比较低，更需要继续强化资金资产监管，保障资金支付进度，保证资金使用效率，提升财务业务水平。

（二）促进部门间沟通协调

单位业务科室和部门较多，工作内容也较为复杂。各科室或者部门经济事项较多，工作内容不尽相同。对财务部门而言，加强各科室或者部门间的沟通尤为重要。在财务实际工作中，比如职工培训费、各种会议费、公务用车运行维护费、值班费、差旅费等都是较为重要的经济事项，财务部门需要设计不同 EXCEL 表格，记录日常经济支出事项，方便各科室间的沟通协调，为相关科室和部门提供真实有效的数据参考，为下一步工作安排奠定基础。

（三）助力审计工作、规范财务发展

单位每年都会接受社会审计，审计部门对单位收支情况、资产财务状况、重点经济分类事项等进行审计监督。在财务工作中，通过长期实践探索出一些重点事项，利用 EXCEL 分析表格格式，对部分固定检查的重点事项进行日常记录和分析，达到提前收集、提前准备、随时核查的目的。

二、基层财务工作与EXCEL 的应用分析

（一）支出情况与EXCEL 的应用分析

目前在新发展理念下，既要节支降耗提升资金的使用效率，也要保证单位的正常运转，单位领导需要时刻掌控单位的收支情况。对此，基层财务人员需要定期向领导汇报相关基本支出和项目支出的进度，为年度资金整体安排提供依据，为下年度预算编制提供翔实的数据分析。

支出执行进度表格的设计，是以水利财务管理信息系统应用软件中预算指标余额查询为基础，分为基本支出执行进度表和项目支出执行进度表。基本支出执行进度表横向包含科目编码、科目名称、支出类别（经济分类）、本年支出执行情况、备注等。本年支出执行情况中包括财政拨款预算金额、财政拨款执行金额、财政拨款执行进度、其他资金预算金额、其他资金执行金额、其他资金执行进度（如表1）。

项目支出执行进度表横向包括项目名称、科目编码、经济分类、财政拨款预算金额、财政拨款执行金额、财政拨款执行进度、应达进度、未达进度金额、政府经济分类-预算等（如表 2）。

一表多用强化资金管理，促进预算执行合理合规。支出执行进度表每月更新一次，首要目的是及时迅速向单位领导定期汇报收入支付进度和使用情况，强化节支降耗意识、做到精打细算的目的。支出执行进度表是联系会计和出纳日常支付的桥梁，出纳在支付资金制单时，可以根据支出进度表中科目编码、政府经济分类-预算，在单据附加信息中填写对应的支付代码完成单据编制；会计同样可以使用支出执行进度表对进行中的对应编码等信息进行单据核实，确保每笔支出不出差错，保证每笔资金安全有效。

支出执行进度表是预算管理和执行管理的有效结合，随着预算管理越来越精细化的编制，执行同样严格按照预算批复执行。在支出执行进度表中进行备注，工作内容必须体现对应经济事项的使用。例如公用经费中办公设备购置、维修业务费等经济分类，需要明确事项、数量、金额等硬性约束；项目经费需要按照项目实施方案，明确专项资金各类费用的使用内容、范围、频次、要求等。以此强化资金管理力度，提高统筹意识，提前谋划、统一规划各项支出，确保各项工作顺利开展。

（二）用款计划与 EXCEL 的应用分析

单位用款计划的上报需要根据单位工作具体安排情况和上级部门的具体要求，与单位支付执行进度、单位工作进度密切相关。然而用款计划的上报往往面临时间紧、要求严、科目多的情况，作为财务人员需要提前着手，准确掌握单位资金预申请进度和相关工作安排情况，做到有备无患，及时迅速，方便用款计划上报、核实与账务处理。用款计划上报核实表是结合财政拨款用款计划填报内容与财政拨款拨付额度、财政拨款账务处理实际需要设计而成。用款计划上报核实表横向包括科目编码、科目名称、支出类别、预算金额、月份、合计等（如表3）。

表3 2022 年XXX 项目用款计划上报核实表

用款计划上报核算表中的横向合计列，是对1 月至12 月各科目经费的合计，可以及时与预算金额相互核对找出差错。表格中合计列是纵向汇总每个月份申请用款计划的合计数，纵向与横向双向核实上报计划，确保上报数据准确无误。财政拨款用款计划上报核实表中对应的上报金额与每月的银行额度通知单相互核实，确保额度准确到账无误。银行额度通知单额度到账金额是按照科目编码下达，并未分出人员经费与公用经费的具体分配金额，因此，该表是额度到账、账务处理的最佳依据，按照用款计划申请金额进行人员经费、公用经费的账务处理。总之，用款计划上报核实表的使用，可以将用款计划上报、额度到账情况、账务处理三个事项紧密结合，相互制约、相互参照，简单清晰地反映出额度使用的各个环节，提高财务人员的工作效率，也为财务工作高质量发展夯实了基础。

（三）合同管理与 EXCEL 的应用分析

合同是从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，经济合同管理作为单位管理的重要内容，规避经济活动风险，依法签订经济合同。合同管理不仅是全过程的而且是系统性、动态性的。合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。

单位涉及经济合同比较繁杂，大体分为四种，第一为政府采购或参照政府采购，签订的资产购置和服务购置协议、合同；第二为土地管护与树株分成等涉及收入的经济事项合同；第三为日常定点采购或商定事项，如定点车辆维修合同、定点办公用品购置协议、定点租车协议等；第四为根据管理办法应该签订的协议、合同。

政府采购组织形式分为集中采购和分散采购，集中采购由财务部门组织实施，风险相对较小，合同管理相对规范。而单位自行采购的购置方式较多，包含邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等方式，涉及承办单位部门较多，供应单位较复杂，购置方式也多样化，对合同的管理统计要求更为严格。比如有的单位对日常定点采购和土地管护、树株分成等对外经济事项，涉及当地老百姓和树株承包者、土地承包者，内容繁杂多样，较其他事项容易出现经济风险，因此根据基层单位自身的情况建立科学的合同管理制度，设计简易的合同管理台账可以规范合同管理，提高合同管理与查询效率。合同（协议）信息统计表设计是根据基层单位实际需要，结合相关科室部门及内控制度要求，紧抓合同关键信息，明确合同责任部门，为合同的规范管理提供便捷。合同信息统计表所列信息包含合同（协议）名称、对方单位（个人）名称、合同金额、签订时间、生效时间、购置方式、内容要点、承办部门、监管单位或部门、备注（如表4）。方便筛选查询相关合同信息，提高信息传递效率、节约合同查询时间、加快各部门间沟通协调，有效提升合同管理水平。

表4 2022 年合同信息统计表

（四）电子账簿与 EXCEL 的应用分析

基层单位有时会涉及基建会计账务的处理，对于基建账务而言，如果资金较少、项目明确、账务处理相对较为简单，大多是基层单位财务工作兼管账务处理。为达到账务明确、核查方便、利于管理的目的，以银行存款日记账为例，在Excel 中设计借、贷、余三栏式日记账，其中借指收入金额、贷指支出金额、余是借贷方余额。银行日记账表格，往往涉及SUM 函数的使用，月度汇总收入金额合计时，在合计栏中输入求和公式并按下回车键，可以快速准确的计算出当月收入总额。同理，支出金额也可以用同样的方法得出。期末现金余额公式原理为“期初余额 + 本期收入-本期支出”，能直接下拉填充得出。

有的单位会涉及小的基建工程，其账务处理比较简单，基建账务总账的设计本着账务清晰、方便核查、利于汇总的目的，方便使用者快速查找基建数据、准确上报相关报表（如表5）。基建账务总账表，横向包含序号、发生时间、收款/付款、摘要、银行存款、基建拨款、预付账款、应收账款。其中银行存款、基建拨款、预付账款、应收账款根据借贷平衡原则分设两列，方便账务记录。纵向使用 SUM 函数设本月合计、本年累计，可以与银行日记账、相应分类账进行月度核实。

表5 XX 基建工程账务总账表

基建账务分类账，根据日常实际发生事项设计而成（如表6）。其横向包含时间、单据编号、摘要、余额和事项分析。其中事项分析中根据实际情况分别设置了工程款项、财务费用、办公费、邮电费、职工差旅费、车辆使用费等。纵向使用 SUM 函数设本月合计、本年累计，可以清晰地对每项费用进行归类分析，方便账务核查。

表6 待摊投资分类表

电子账簿的设置仅仅是提供 EXCEL 表格对日常账务记录核查的一种思路。政府新旧制度转换后，账务处理的内容越来越复杂，上级检查巡查的次数日渐增多，财务人员可以根据自身需要拓宽思路，对三公经费、会议费、培训费、值班费、差旅费等具体经济分类事项举一反三，不断提升自身财务管理能力和水平。

三、结语

电子表格软件凭借其友好的人机交互界面以及内部含有功能强大的数学函数，为数据的计算提供了诸多方便，同时还具有强大的绘图功能，使财务人员能够直观地对数据进行分析，从而制定更加合理的财务预算计划，财务人员在实际使用 EXCEL 的过程中，不断摸索新的工作方法和工作技巧，让电子表格软件更好地服务于财务工作。