数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设研究

尚汶茜 中央广播电视总台

建筑企业业务流程相对复杂，包括项目前期准备工作、项目设计及施工、工程监理、竣工验收等环节，其档案管理牵涉方方面面的工作，较为烦琐。随着网络与信息技术的发展，我国已步入信息时代，大数据技术被广泛应用到各行各业，建筑企业的档案管理工作也要紧跟时代发展步伐，结合传统档案管理模式，将大数据技术应用到工作中，加快信息化管理进度，提高管理效率。基于此，首先分析建筑工程档案的类型与特点，其次阐述数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设策略，最后分析建筑工程档案信息化管理及建设的保障措施，以期为提高建筑工程档案信息化管理水平提供参考。

随着经济社会的发展，大量的信息技术被应用到建筑工程档案管理工作中，提高了档案管理的质量与效率。相较于传统的档案管理，信息化管理可以拓展档案存储空间，延长档案存储时间，实现档案信息的资源共享，为建筑工程管理打下扎实的信息基础，间接提高建筑企业的工程管理能力，降低施工成本，提高施工质量。

建筑工程档案的类型和特点

建筑工程档案包括项目立项、项目设计及项目施工中的管理、施工、监理、竣工及验收等多个环节的资料，还包括施工中产生的图片、视频、音频等资料，见下表。

建筑工程档案的主要类型表

在施工过程中，相关人员应对所有档案进行归档管理，包括项目立项及审核、项目招投标、项目现场勘察及实施、项目验收等资料。这使建筑工程档案具有成套性特点。在施工过程中产生的所有档案具有不可再生性与真实性，同时也具有原始性。另外，建筑工程一般是由多个单项工程组成的，所以建筑工程档案也包括多个独立的工程，牵涉多个领域，涵盖大量的管理活动，工程资料范围广。此外，建筑工程档案涉及多个技术领域及参建单位，所以建筑工程档案也具有专业性、多样性与动态性特点。

数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设策略

增加信息化投入，建设数字化平台

第一，建筑工程档案具有重要作用，尤其是在应对大数据、区块链、智慧化、云计算、物联网等方面具有前瞻性，所以建筑企业要在确保项目资金充足的基础上适当增加档案信息化管理及建设所需的人力、物力及技术等方面的资金投入，做好档案信息化管理及建设的长远规划。

第二，为了档案管理更加规范、方便、快捷，多数建筑企业有档案信息化管理及建设需求，但现有信息技术与硬件设备都有待完善，不能满足档案信息化管理及建设需求。为此，建筑企业要推动档案信息化管理及建设，加强项目数据库建设，完善软硬件配置，把资金投入重点放在新技术研发与完善上。在硬件方面，要配置计算机、扫描仪、复印机、存储设备等，同时还要配备纸质档案与电子档案存储、查阅及日常管理所需的办公用房。在软件方面，建筑企业要根据企业需求，委托相关软件开发企业，或采取招标模式由软件开发企业负责提供档案信息化管理系统的设计开发、应用管理与后期维护等服务。

第三，相较于档案馆，建筑企业档案管理人员业务能力不强，对此，建筑企业要安排专项资金，加强档案管理人员队伍建设，做好档案管理人员教育、培训工作，加强信息化培训，使档案管理人员熟悉信息技术，熟练应用档案信息化管理系统和网络管理系统。档案管理人员要及时了解档案信息化管理及建设的最新要求和技术标准，在业务上接受建委档案管理部门、行政主管部门、相关监查部门的指导，满足数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设的新要求，使建筑工程档案做到人人参与、专人管理、层层审批、环环相扣。

构建网络系统，围绕系统管理档案

第一，建筑工程档案是掌控工程施工、工程质量、工程进度与费用支出的重要凭证，建筑企业要利用档案信息化管理系统与网络管理系统，将档案资料和项目管理相结合，构建档案管理与项目管理相互支持、同步运行、相互促进的新模式。

第二，建筑企业要构建档案管理数据库，用于存储历史数据与在建设项目数据等。历史数据一般由已竣工验收的施工项目提供，只需要把纸质档案扫描进档案数据库存储即可，以利于后期档案的查询、使用。同时，大型的施工项目往往由多个参建单位组成，需要建筑企业在数据库系统设置独立的系统，再由建筑企业将这些独立系统关联起来，根据项目建设阶段与管理范围设置使用权限与身份验证；利用主系统对招标采购、设备材料、施工现场、工程监理、咨询服务及财务审批等进行控制，做好工程进度与质量等方面的动态管理及项目全过程监督。需注意的是，在主系统权限的控制上，必须做好网络安全管理，及时更新并完善系统管理与信息技术。

健全信息标准，防控档案安全隐患

第一，建筑工程档案在使用信息技术进行档案资料采集、存储、归档及管理中涉及多个项目运行环节，包括工程造价咨询、招标代理、施工管理、工程监理、财务管理、跟踪审计及档案管理等多个部门或单位，在一定程度上存在信息泄露或数据遭到破坏的风险，特别是在信息技术与建筑工程档案相融合的大环境中，防范信息安全风险显得尤为重要。为确保档案信息化管理系统与网络管理系统在档案信息化管理及建设过程中的数据安全，建筑企业信息部门要制定相应的安全标准，结合单位实际确定保密级别，设置信息安全阀门，并制定安全防护措施，尽量避免信息技术、网络安全不完善造成不良影响，如数据丢失、泄露或遭遇黑客攻击及信息被窃取等。

第二，建筑工程档案信息化管理及建设从构建数据库到数字化平台，在技术及管理方面尚存在不足，需要技术人员进一步探索档案信息化管理的方法，并在实践中总结经验、教训，制定信息化管理的新标准，实现档案信息化管理的精细化、规范化。例如，提高对档案信息化管理的重视程度，选择学习与业务能力强、专业对口、具有良好职业道德的档案管理人员负责档案信息化管理工作，确保专人负责该项工作；做好工程资料的数据采集工作，对工程重要环节的资料要设定归档时限，以保证工程项目管理人员与参建单位能随建随收、及时对接，确保归档资料的完整性；档案审核人员要把好档案资料审核关，做到环环相扣，确保参建单位可以及时对接施工资料，确保入库档案的真实性、原始性与准确性；加强与软件开发企业的沟通，构建完善的应用反馈与评价机制，利用适时调整档案入库标准、定期抽检及后台管理模块等技术方法，规避并改善审查遗漏、查档缓慢、文不对题及加密不清等问题。

推动信息集成，实现档案信息共享

第一，档案信息化管理及建设离不开人的操作，程序规范、权责明确的人员分工是确保档案信息化科学管理及建设的基础。建筑企业主管项目建设部门要明确档案分管领导的责任，选派业务能力强、有责任心的人员负责档案信息化管理及建设工作，做到职责明确，责任到人。在工程实施中要及时采集有效的档案信息，并监督项目运行中的薄弱环节或存在的漏洞；项目竣工验收后要根据档案管理要求及时归档，规避建筑项目整理不规范、资料缺失、超期存放等问题；档案移交后，档案管理人员要做好档案的日常查询借阅、信息补充等工作。建筑企业档案管理部门要明确归档范围及保管期限，并选派熟悉建筑工程管理的人员负责档案管理工作，使档案管理做到责任明确、出入库程序符合相关规范和各项手续完整等。档案信息化管理系统要做到两个及以上职能部门可以在同一系统上实现共同管理、无缝对接，从而保障建筑工程档案管理的连续性，避免因时间跨度大造成资料缺失问题，实现各建筑项目间的信息互通、资源共享。

第二，建筑企业工程项目建设一般由工程管理部门负责牵头，纪检、招标采购、财务、审计、资产、安保及后勤等部门共同参与，除了及时向相关部门报送文件及汇报信息外，在资金来源、工程招标采购、国有资产管理、资金来源与支出情况、后勤服务配合及工程全过程审计等方面，也需要建筑企业各部门之间加强交流与信息沟通。利用数据集成及后台权限平台，档案信息化系统需要根据工程实际情况及部门职责确定平台的浏览、查阅权限，把工程档案平台和建筑企业办公系统及其他业务系统关联起来，从而减少信息资源与人财物力的浪费，提高部门协作能力与工作效率，强化对施工项目的监督检查，为建筑企业审批及决策提供依据。

建筑工程档案信息化管理及建设的保障措施

人员队伍建设

第一，建筑企业要加强与高校档案管理专业的合作，建筑企业为高校档案专业学生提供实习岗位，高校则可为建筑企业的档案管理人员提供专业的业务培训。通过业务培训，全面提高建筑企业档案管理人员的信息化水平。

第二，建筑企业可以通过“请进来”的方式，邀请具有丰富档案管理经验的人员与档案信息化技术人员到企业授课，让企业档案管理人员接受专业培训，从而提高档案管理人员的管理水平。建筑企业也可利用档案信息化培训，让档案管理人员熟悉档案信息化管理系统的操作流程与技术要点，从而提高档案管理人员的信息化业务能力，使其熟练操作档案信息化管理系统。

第三，建筑企业档案管理部门要做到人员配置合理，把学习能力较弱或年龄较大的人员调离档案信息化管理岗位，留出档案信息化管理技术岗位，制定优惠政策，招聘业务能力强、信息化管理水平高的人员来处理档案信息化管理及建设工作。

管理制度建设

第一，建筑企业要制定严格的档案信息化管理制度，从制度上对档案管理人员的业务进行规范，防范档案管理人员因操作不规范造成文件格式不统一，影响后续档案信息的使用。例如，建筑企业要根据档案信息化管理及建设的内容制定相关的管理制度，明确档案管理准则，使档案管理人员有法可依，有据可循，从而提高档案信息化管理及建设的质量与效率，确保档案信息符合使用需求，提高建筑企业的经济效益与社会效益。

第二，建筑企业要对档案分类与数据管理作出明确规定。各类建筑工程档案要分门别类地进行归档，相对不易理解的数据要在档案中加入工程结构图或实际设计图，协助建筑工程运维人员更好地维护建筑物，充分发挥档案信息化的最大管理效果。档案管理人员要严格落实档案标准规范，确保档案信息化管理及建设与建筑各项数据相匹配，提高档案信息化管理及建设的规范化与标准化水平。

第三，档案管理人员要根据档案信息化管理及建设的特点，对工程建设中的各部门数据信息作出统一格式的要求，从而充分发挥档案信息的使用价值。

总而言之，建筑工程的档案信息是建筑企业在发展中形成的重要历史资料，对企业发展具有重要作用。建筑企业要高度重视档案信息的存储工作，利用大数据技术，做好档案信息化管理及建设工作，从提高档案管理人员的业务能力着手，打造完善的档案信息化管理系统，提高档案信息化管理及建设水平，使企业取得良好的经济效益与社会效益，助力企业进一步发展。