高校干部人事档案专项审核全覆盖的问题及对策——基于对常州大学的研究

文/常州大学人事处 和树俊

高校干部人事档案是记录教职工各阶段人生轨迹的重要载体，不仅关系到个人的职称评聘、工资待遇、社会保障等，更为组织人事部门开展选人用人、识别考察与评价干部提供了重要的支撑。开展高校干部人事档案专项审核全覆盖工作，能及时发现档案中存在的材料不全、信息记载不一致、管理不规范、涂改造假等问题，力求做到档案内容正本清源，推动干部人事档案管理的规范化、制度化，以达到持续加强干部人事档案审核工作的目的。

一、高校干部人事档案专项审核全覆盖的背景

2018年11月，中央印发《干部人事档案工作条例》，从体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等方面，对干部人事档案工作进行了规范完善；中组部召开了全国干部人事档案工作会议，陈希部长会前专门作出批示，要求持续推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化；中组部常务副部长姜信治提出要求，对加强档案审核和内容建设，巩固和拓展专项审核成果，健全从严管档工作体系，推进干部人事档案管理信息化建设，夯实基础、建强队伍等方面作出了部署。

2019年12月，江苏省委组织部召开了全省干部人事档案工作会议暨专项审核业务培训会，组织专题学习，传达会议精神，研究贯彻落实举措，提出明确要求，自上而下全面落实。

为全面贯彻落实中组部提出的全面从严治党、从严管理监督干部的要求，根据江苏省委组织部工作安排，自2020年开始，常州大学深入推进江苏高校干部人事档案专项审核全覆盖工作，对处级干部以外的干部人事档案进行专项审核，重点对副高级以上职务（职称）的专业技术人员的档案进行重点审核。基于此，包括常州大学在内的省内各高校结合自身实际情况，制订了专项审核全覆盖工作方案，从成立专项审核工作小组、确定专项审核全覆盖工作时间节点，到配备专项审核人员、提供专项经费支持等，从校领导到教职工，都对这次干部人事档案专项审核全覆盖工作给予了高度重视和大力支持。

二、审核中发现的主要问题及原因分析

此次在常州大学全校范围内开展的干部人事档案专项审核全覆盖工作，共涉及近2000名教职工的人事档案，其规模之大、数量之多、覆盖面之广，都对我校的人事档案专项审核全覆盖工作提出了挑战。在此次专审过程中，发现部分教职工的人事档案中存在各种各样的问题，大致包括本人的出生时间、参加工作时间、入党时间、学习经历、工作经历等比较核心的问题。这些问题不仅涉及干部本人的切实利益，也对我校人事档案管理工作的规范化开展产生了影响，亟待解决。

（一）时间存疑。在干部人事档案专审中发现，不少教职工人事档案存在出生时间、入党时间、参加工作时间记载不一致、填写不准确甚至涂改的情况，致使年龄、党龄、工龄存疑。

1.出生时间记载不一致、填写不准确、真实性存疑。干部人事档案材料，尤其是入团志愿书、身份证、干部任免审批表等档案材料记载的出生时间不一致、不准确，甚至出现涂改现象。首先，最早的记载出生时间的人事档案材料中填写的出生时间与身份证不一致，存在比实际年龄偏大或偏小的现象；其次，最早的记载出生时间的人事档案材料中填写的出生时间有涂改。主要原因有以下几点：一是“最早最先”记载出生时间的档案材料，如入团志愿书、高中生学籍卡等，由于干部本人当时年龄较小，因此在填写时不规范、不准确；二是部分干部由于不满14周岁无法入团，进而存在将年龄填写偏大的情况；三是由于填写出生时间时存在笔误或者入团得利等情况造成的涂改，致使无法辨别真实年龄，使出生时间真实性存疑；四是阴阳历转换不一致，由于填写习惯不同，导致出生时间填写不规范；五是填写人员不严谨，干部本人或者工作人员粗心导致的填写不准确。

2.参加工作时间不明确。在人事档案审核过程中发现，我校不少干部人事档案材料记载的参工时间不一致，甚至差别较大。究其原因，有以下几点：一是随着当前高校人才流动的加快，不同高校认定参加工作时间的依据不同。例如，当初次缴纳养老保险和初次签订劳动合同的时间不一致时，不同高校认定的参工时间会有区别。另外，部分教师在入职下一个单位时，由于各种原因，人事档案不能及时跟随人才流动，导致新入职的高校无法确认其初次参加工作时间；二是初次参加工作的核心档案材料缺失，导致参工时间认定存疑。例如缺失转正定级审批表、起薪表、劳动合同、社保材料等；三是少数高校会将学龄算入工龄，或者以毕业时间来当作初次参加工作时间，导致初次参加工作时间与真实参工时间相差较大；四是填写错误，在填写干部任免审批表、职称晋升材料、考核表等过程中，干部本人或工作人员填写错误；五是由于部分单位对档案管理不规范、重视程度不够，导致部分重要工作材料不能及时、规范归档，甚至不归入人事档案，致使参工时间出现疑问。

3.入党时间存疑。我校部分干部人事档案存在入党时间涂改、记载不一致等情况。通过调查发现，部分党员将预备党员转正时间误认为入党时间，这是导致入党时间不一致的主要原因；少部分党员由于记不清入党时间而随意填写，也是致使出现党龄模糊的一个原因；还有部分入党志愿书填写不规范。例如盖章、签字不规范或者不全，或者从预备党员时间起算党龄等。

（二）档案材料不齐全。主要体现在如下几个方面：

1.学籍材料不齐全。学籍材料记载了干部本人学习的整个过程，是反映其学习经历的重要载体。在对我校干部人事档案审核过程中发现，部分人事档案存在学籍材料不全、重要学习材料缺失的情况，像高校录取登记表、成绩单、毕业生登记表、学位申请材料、国外学历学位认证等核心学籍材料的缺失，都会导致干部学习过程的不完整。通过调查发现，导致学籍材料不齐全的原因较多，归纳起来有以下几点：一是由于学习时间长、学籍材料多，在归档过程中不规范，导致学籍材料缺失。大部分干部人事档案材料是从高中或者中专时期形成的，直至其大学或者研究生毕业，期间学习时间较长，各学习阶段形成的学籍材料较多，不同学习阶段、不同高校对学籍材料的归档内容、归档标准、归档范围要求不同，致使在归档过程中或将重要学籍材料剔除，或将无须归档的学籍材料归入个人档案，都会导致学籍材料不齐全或者重复归档；二是学籍材料移交不及时。干部本人在工作之余取得的学历学位材料不及时归档、相应职能部门不及时移交档案材料等。例如在职教职工利用工作之余考取在职学历，而个人或其就读学校未及时将其在读期间的学习材料移交给人事档案部门，都会造成学籍材料的不完整、不充分；三是对学籍材料的归档意识薄弱。尤其在整理审核年龄较大的教职工档案时发现，部分学籍材料存在破损、缺失，在催交材料过程中，部分教师会存在畏难、消极等情绪。例如在此次人事档案专项审核过程中，发现部分教师缺少硕士、博士的学位申请审批材料，在与其沟通过程中，少部分教师会出现排斥现象，甚至认为这是对其发难，拒绝移交学位申请材料，也有少部分原档案管理单位工作人员存在消极配合等现象。

2.工作经历材料不齐全。通过对江苏省内其他高校调研发现，人事档案材料中缺失工作经历材料的现象比较多，尤其是一些老干部的人事档案。大体上可以分为两种情况：一是缺少初次参加工作的材料，进而导致无法认定其参加工作时间的问题；二是中间过程工作材料缺失。一方面，导致每个工作阶段的入职、离职时间不明确；另一方面，可能导致无法从其人事档案中清晰查明工作经历的真实性。工作材料的缺失主要表现在：干部履历表缺失，缺少转正定级表或起薪表，入职合同、离职证明材料不充分，入职新单位的调动表不规范或者缺失，在干部任免审批表中填写的工作经历没有档案材料支撑等。出现这些问题的主要原因：一是在入职当前高校前，教职工的工作经历较多，在不同单位，尤其是部分小企业，他们对人事档案管理的意识较弱，管理不规范，导致重要的工作档案材料丢失。另外，存在不合规的现象。例如未及时与劳动者个人签订劳动合同、未按时缴纳养老保险甚至未缴养老保险等；二是干部在工作聘任、调动、任免等过程中，由于程序不规范、档案审核不严格、手续不齐全，也容易造成档案材料缺失；三是“人才争夺战”背景下，各大高校推出一系列人才吸引政策，其中“人档分离”现象时有发生，致使工作期间出现一段空档期。在此次档案全覆盖审核过程中发现，目前有少部分教职工的人事档案材料只有当前工作期间产生的材料，入职该单位前的档案材料缺失，甚至个别教职工的人事档案未转入当前工作单位。此类现象在当前“人才争夺战”的大环境下有愈演愈烈的趋势，这为后期个人人事档案的不完整埋下隐患。

3.其他。在对此次高校人事档案全覆盖审核中发现，部分人事档案材料中除了缺失学习与工作这两类核心档案材料外，还缺失其他比较重要的材料。例如在学习、工作中获得的奖励材料、职称评审材料、党建材料、考核材料，以及处分类的材料等。学习中的奖励材料缺失，大部分原因是就读学校不重视该部分学生档案材料。例如，学校盲目认为学生只要取得获奖证书就可以忽略对评奖评优申请表的归档；职称评审材料、考核材料和党建材料的缺失，很大程度是因为相关部门不及时将其归档导致的，例如在年末，人事部门会将全校教职工的年度考核材料收集起来，但由于考核表数量多、年终事务性工作繁忙等原因，一般会在第二年开学初再归档，甚至时间更晚，由于时间跨度较长，这也可能会导致档案材料丢失。

三、针对性的对策

（一）培养高校教职工重视档案的意识。要加强对档案工作的宣传，提高全体高校教职工的档案意识。

1.高校领导要进一步强化档案意识，加强对档案工作的支持，从人力、物力、财力等方面加大对档案管理工作的投入。例如配备专业的档案管理人员、提供高性能的档案处理系统等，切实夯实档案工作的物质基础。通过对江苏部分高校的调查发现，大部分高校的人事档案部门仅配备1名专职档案管理人员，只有少数高校配备2名档案管理员，有些高校甚至没有配备专门的人事档案管理人员，而是从其他部门借调工作人员来兼职做档案管理工作。由此能看出，目前省内部分高校存在对干部人事档案管理重视程度不够、支持力度不足的问题。因此，自上而下的高度重视高校干部人事档案管理工作势在必行。

2.加强对干部人事档案的宣传。人事档案宣传工作应该做到全方位、多渠道、多方式，不能局限于传统的线下宣传，要采用线上与线下相结合的方式进行。一方面，可以与图书馆、学校新闻宣传部门等配合，经常组织讲座、演讲等进行宣传；另一方面，利用微信公众号、抖音平台、直播等新媒体形式和平台，提高宣传力度、扩大宣传效果，进一步在全校范围内提高全体人员的档案意识，严谨、规范地对待人事档案。通过调研发现，在江苏省，包括常州大学在内的大部分高校，在宣传干部人事档案工作过程中，主要通过比较传统的方式和渠道。例如通过人事档案管理人员的宣传、解读组织部门及人事部门等相关部门的政策文件，对新入职教职工的培训等，其宣传效果甚微。由此可见，高校的干部人事档案宣传工作并未引起管理层的足够重视，人事档案工作的宣传力度和宣传效果也未取得卓有成效的进步。因此，要采用线上与线下相结合的方式，结合当下的新媒体平台，大力提高对干部人事档案管理工作的宣传力度和宣传范围。

3.提高人事档案管理人员的业务水平，增强档案管理工作能力。高校人事档案管理人员是干部人事档案收集、整理、审核、录入、保存、动态维护等方面的专业人员，是人事档案管理的核心和关键人员。提高档案管理人员业务水平，对加强人事档案管理的科学性和有效性至关重要。通过对省内高校的调查，结合我校的实际情况发现，在高校内专门针对人事档案管理人员的培训，无论在培训规模，还是培训数量以及培训级别上，相较于其他职能部门人员而言，都是明显不足的，这进一步制约了人事档案管理人员业务水平的提高，制约了干部人事档案工作的顺利开展。因此，通过业务学习和培训，以此提高档案管理工作的职业敏感性和专业性势在必行。只有这样，人事档案管理人员才能更好地服务于高校干部人事档案工作，才能卓有成效地推进人事档案管理的科学化、规范化。

（二）推进干部人事档案数字化管理。高校应完善干部人事档案系统，推进档案数字化进程。目前，我校虽然已经引进并更新升级了人事档案信息管理系统，实现了对人事档案实行纸质与电子的双轨管理，但在数据录入、存储、审核等方面，很大程度上依靠人工完成，既降低了工作效率，准确性也难以保证。因此，尽快实现人事档案的数字化管理势在必行。首先，要建立覆盖全校的人事档案系统，便于各部门及时将相关档案材料上传归档。同时，档案管理人员通过系统能及时实现数字化收集与筛选；其次，进一步加快档案材料的数字化扫描，规范扫描流程，确保数字化档案信息与纸质档案相一致，尽快实现纸质档案向数字化档案的转换；最后，优化干部人事档案管理系统，实现与组织、人事等部门系统、全面对接，满足干部人事档案信息资源共享的需求。

通过参与在常州大学开展的干部人事档案专项审核全覆盖工作，发现档案管理工作中存在不少问题，这一系列问题产生的原因引人深思，并需要进一步探究。本人就此尝试性提出相应的解决对策，希望能对后续开展的高校干部人事档案管理工作提供一些参考。