基于微信的高校档案信息服务探析

2022-11-01宝鸡职业技术学院吕亚梅

办公室业务 2022年18期

文/宝鸡职业技术学院吕亚梅

伴随着我国高等教育的不断发展，学校为了提高自身的发展水平，要完善内部模式建设。在新时期，高校档案管理需要突出与时俱进的工作理念，实现档案管理模式的成功转型和升级，并且通过微信平台建设，打破以往空间和时间的限制，使高校档案信息服务朝着及时性和高效率的方向不断发展，全面增强高校档案信息服务的水平，满足师生在档案信息服务方面的需求，以此突出高校人性化的教学理念。

一、微信用于高校档案信息服务的作用

（一）传播优势。在当前高校档案信息服务中融入微信的优势较为突出。研究数据表明，微信已经成为我国超级APP，再加上智能移动手机覆盖率高达93%左右，已经成为人们日常生活中信息交流的重要工具。随着微信的不断推广，朝着低龄化的趋势不断变化，例如有97%的用户在50岁以下，绝大多数微信用户包含学生和企业职工人员等等。在高校档案管理工作中，本身的服务特点较为清晰，整体群体非常稳定，和微信用户群体之间的契合度较高，有效提高了高校档案信息服务的效果以及水平。微信是随着我国科技水平的提高而衍生出的新型技术方案，能够通过文字和图片的方式满足信息沟通和交流的要求，传播形式较为多样，相关功能在逐渐扩展，朝着多元化的趋势不断变化，共同完成信息的传播，减少了直白文字叙述的生疏感。人们可以随时随地获取和接收相关的信息，转变以往单一而粗放的信息传播渠道，充分发挥微信平台本身的优势，以此来提高后续的浏览和分享效率，使得高校档案信息服务管理水平得到全面提高。另外，微信从注册到开通几乎没有任何的费用，成本较低，信息传播具有多样态的优势，例如可以通过微信群进行传播，也可以开设对应的公众号来进行信息的传播，有效加快了信息传播的速度。微信公众平台属于多元信息沟通的载体，有效加快了信息传输的速度。微信作为重要的公共服务平台，具备安全和稳定的特点，在当前高校中，一些微信图书馆和四六级查询逐渐盛行，已经成为学生必不可少的工具。清华大学和北京大学和微信平台进行了相互合作，构建特色化的功能以及公众号，有效提高了微信服务的水平。在当前高校档案信息服务工作中，需要迎合时代发展趋势，加强对微信平台的科学利用，使档案信息服务能够突破时间和空间的限制，满足广大师生本身的信息服务需求，为高校各项事业的发展提供重要的基础。

（二）有助于满足阶级服务的用户需求。从整体上看，高校档案利用者根据身份进行划分，包含了师生校友及企业等机构，是信息交流最为密切的载体，建立微信高校档案公共管理平台，将信息利用微信的管理功能进行传递之后，再根据订阅用户进行科学的分类，根据不同用户对档案信息的需求来进行日常的操作。之后，微信公众号可以通过群发消息和自动回复等满足信息双向沟通和交流的要求，为用户提供更加专业而针对性的服务，转变以往档案管理工作中被动的服务模式。学生对高校档案利用并不那么频繁，整体需求较为简单，对档案知识的了解并不是那么深入。学生在日常学习和生活中遇到问题才会进行档案查询，一旦有需求，那肯定会和自身利益有着密切的关系，这部分人群在获取信息方面的目的非常清晰，要满足简单和快速的标准，以此来提高档案服务的水平；一部分教职工在档案使用方面较为专业，主要是为了解决实际工作中的问题，需要获取更加完整的资料以及数据。科研人员的科研活动要形成有价值的文字资料和实验数据等等；行政管理人员需要学校行政管理活动中形成文件和资料报告等档案材料；教工对档案信息服务的要求主要是为了提供更加丰富的档案信息资源，并且做好资源的科学分类，更加全面而高效率地查找相对应的资料，并且所查询的资料必须非常完整和真实，多方位满足实际的工作需求。企业对高校档案的查询，大多数为了满足自身的工作需求，只关注和工作相关的信息，对新入职员工的学历学位进行资格审查，也可以获取新入职员工的在校情况等等，这部分企业对高校档案信息服务的要求是快捷获取相对应的信息，提供更加实用性的材料，满足自身的工作需求。为了满足多方群体对档案信息服务本身的标准，在档案信息服务管理工作中，相关管理员根据不同群体对档案信息服务的标准融入微信技术，满足即时通信的要求，并且将更加真实和完整的资料录入其中。这样一来，可以便捷后续的查询工作，使得档案信息服务管理水平得到全面提高，快速提供相对应的服务。另外，在微信平台中，还可以根据不同群体的兴趣开设专题栏目，例如档案的法律法规和档案故事等等，以此来宣传学校档案工作。不断扩大学校的知名度，提高档案信息服务管理的效率以及水平，促进高校在新时期稳定发展。

二、高校档案信息服务融入微信的现状

虽然一部分高校在档案信息服务中融入了微信技术，但是从实际实施效果来看，和预期存在的差距较大，还有较大的发展空间，因此相关高校在档案信息化服务管理过程中，利用微信需要认真分析当前利用中所存在的问题以及不足，创新信息服务的工作模式，从而使高校档案信息服务水平迈上新台阶。微信应用于高校档案管理尚未形成一定的规模，仅仅是一部分高校开设的微信公共服务号，并且并没有加强对后续运营管理的重视程度，整体档案信息服务停留于较浅的层次。一部分高校没有安排高素质人员负责微信公众号的管理以及运营，长此以往，这一形式太过形式化，仍然采取的是以往的工作手段来进行高校档案信息服务，导致高校档案信息服务处于停滞不前的状态。此外，部分高校在利用微信进行档案信息服务时功能非常简单，整体平台的活跃度和影响力较差，很难激发用户对微信平台使用的兴趣，甚至个别高校的公众号没有任何粉丝关注，导致整体服务质量无法得到全面提高。个别高校虽然开发了微信公众平台，但是相关内容太过形式化，没有充分认识到微信平台和档案管理工作之间的关联度，仍然局限于表面化功能的开发，并没有优化档案管理模式，也没有实现传统档案服务模式的成功转型。在进行微信服务平台建立时，要满足双向信息互动交流的需求，以此来提高管理的效果。目前在微信平台中并没有落实即时性的工作原则，只是完成网页链接的传送，也没有搭建和用户意见相互联通的模块，无法快速发现档案管理工作存在的问题，影响档案管理水平的提高。

三、基于微信平台的高校档案信息服务改进策略

（一）持久性的建立。由于微信平台应用于高校档案信息服务属于新兴的事物，在各项功能方面存在着不完善的问题，并且没有和高校档案信息服务完全契合，所以在新时期，相关高校需要明确自身工作职责，加强对档案信息服务模式改进的重视程度，以此来为后续发展提供重要的基础。微信应用于高校信息服务平台的功能较为简单，但是所发挥的作用较为突出，因此高校需要端正自身的态度，充分认识到高校微信平台建立的重点，并且将此作为长久性的工作，为用户提供优质和便捷的服务。不要一味追求新鲜事物，要指派专业人员做好微信平台的科学维护，要适当地扩大高校档案的影响力，使师生和其他主体参与到获取档案信息服务中，并且接受微信服务平台的作用，以此来完善高校档案信息服务管理的效果。相关高校要将档案服务的作用以及优势借助学校网站和论坛进行广泛推广，使师生能够更加全面地关注档案的信息服务，配合微信“摇一摇”等，使微信平台的使用具备较强的趣味性，以此来完善当前的工作模式。在实际工作中，需要安排专业性人员负责微信公众号信息的发布以及运营，根据师生所反馈的信息保证公众号更加有效地进行，适当提高管理人员和信息服务人员的业务素质，更加高效率地进行档案的编研以及统计分析等等。同时，可以在内部开展与之对应的计算机培训工作，使不同管理人员能够掌握先进的信息技术和网络管理能力，灵活应对微信平台运营管理工作中出现的问题，以此提高高校档案信息服务的水平。为了在微信上大力推广高校档案信息服务，使最终质量得到全面提高，档案机构需要改善以往被动的服务模式，变得更加开放和主动，打破时间和空间的限制，以此促使高校档案信息服务管理有广阔的发展前景。

（二）主动服务。档案信息服务机构在日常工作中，利用微信进行资源的发布和扩散时，要充分落实主动性的工作原则，从而使高校档案信息服务质量得到全面提高。在实际工作中，需要建立不同主体之间的联动模式，搭建双向互动的局面，不断完善和更新微信的管理模式，使师生能够在分享和共享的过程中认识到档案信息服务对自身今后发展的作用。可以围绕用户的需求建立信息资源共享中心，更加便捷地为不同主体提供信息服务，并且可以提高后续工作的针对性，在潜移默化之中，使微信真正成为档案信息的主要传播载体。档案管理机构要充分发挥信息资源本身的应用资源，通过不定期针对某个公共交叉研究背景，完善档案安全管理和毕业生档案管理模式，并在内部建立专业性的讨论小组，从而使师生能够共同参与到高校档案信息服务优化工作中，不断提高整体的工作效果，利用自身的知识来增强档案管理的实效性，提高档案管理的效果以及水平。

（三）及时服务。档案馆在利用微信平台进行信息传播时，应充分发挥微信平台本身灵活多样的优势，在为用户提供服务时，要将图文和语音进行相互连接，提供更加生动而形象的大量信息，之后再通过关键字数据库等相关的方式定义菜单，企业通过关键字来进行自动回复，以此来满足后续信息服务管理的要求。随着我国当前科技水平的不断提高，为了凸显整体管理工作的智能化优势，可以配合智能应答和人工语音等服务功能，使档案用户能够在短时间内获取自己想要的信息，以此来提高整体的档案管理效果。档案机构利用微信及时发送和接收相对应的信息，并且提供在线咨询和资源共享等服务，提供全天候的即时意见反馈。这样一来，可以打破时间和空间的限制，使用户随时随地了解相关的档案信息服务，再充分发挥微信点对点的服务模式，通过即时信息的推送适当提高信息的曝光率。值得注意的是，在信息管理时，要特别注意安全性问题，防止在网络传输过程中存在不安全因素。当用户获取即时信息之后，要适当改善信息反馈滞后和不安全的问题，为高校档案信息服务管理工作的顺利进行提供参照。

（四）加快更新。在加快信息更新时，要突出主动服务的原则。提供重要的基础微信服务平台，每月可以群发4条左右的信息；订阅号每天要发一条信息，每日推送的内容要注意本身的精简性以及针对性，根据当前高校档案信息服务的内容来进行日常的信息传输，从而加快信息更新的速度。档案机构的工作人员需要根据用户的喜好以及需求，结合自身的专业档案知识和信息服务的要求，每天向用户推送高质量的信息，从而使档案服务工作水平得到全面提高。为了增加用户的阅读数量，要推送丰富多样的信息内容，以此提高用户阅读的兴趣，并且使档案信息服务变得更加具有吸引力，做好前期的准备工作，从而使高校档案服务水平得到全面提高。档案馆推送的消息可以分为档案查询利用类和校史文化传播类等相关信息类型，档案查询模块内容包含的是学生登记表的工作和学生档案毕业邮寄等相关的内容，这类内容是具有实用性特征的，也符合用户的基本需求。因此在实际的档案管理中，需要做好信息的分类工作，围绕着师生的需求增设在线查询和利用指南等相关的模块。不仅可以实现双向互动的交流效果，还有助于扩宽信息服务的范围。在微信平台利用过程中，需要做好定期维护，融入先进的安全管理措施，避免出现信息丢失的问题，逐渐提高档案管理的安全性。另外，还需要解决以往工作中服务功能单一的问题，要根据不同的互动平台了解高校师生对档案信息的服务需求，健全功能模块的设置，也可以根据高校当前的发展特色，构建与之对应的信息服务功能。从而使档案信息服务能力得到全面增强，真正实现档案信息服务的转型和升级。