高校干部人事档案专项审核中存在问题及应对措施

□李玉梅

中组部自2014 年10 月至2016 年6 月止，历时近两年时间在全国范围内组织开展干部人事档案专项审核工作。之后，干部人事档案工作进入了“后专审”及“全覆盖”审核时期，随后各地陆续开展了档案审核清查工作，审核力度大、审核项目逐步细化，人事档案管理问题逐渐显露出来。针对存在的问题，各级组织集中进行了干部人事档案抽查巡视整改工作，帮助查摆问题，攻坚克难。干部人事档案专项审核作为高校人力资源管理工作中的重点,是高校干部组织选拔、任用的重要参考依据。高校组织(人事)部门也分层级、分批次展开专项审核工作，核实清理出干部人事档案中存在的诸多问题，对难以甄别的逐个加大鉴定核实力度，保障干部人事档案的真实性、准确性和完整性，提升了人事档案规范化管理和有效性利用。本文从高校干部人事档案专项审核工作中发现问题、分析其成因，并有针对性地提出在新形势下高校干部人事档案管理措施。

一、高校干部人事档案管理存在问题

（一）档案内容记载不一致，信息失真

1.年龄失真。主要存在两种情况：一是无意识的行为。过去老一辈人喜欢用农历或虚岁作为出生日期，填写材料时一直用本人农历出生日期或虚岁(农历)出生日期，导致录取表、招工表、身份证等信息出生日期前后不一致，这里虚实岁换算相差一年左右，农历阳历换算相差一至两月左右，这就造成档案年龄与本人真实年龄有误差。二是有意识有目的的行为。一些人为了达到入学、招工等年龄条件，利益驱使，擅自改写自己的真实出生日期，这里一般是指上学、入团、入伍、招工、入党等有意修改本人出生日期。

2.参加工作时间认定困难。有些人早些年参加工作，由于单位或个人原因，没有及时填写转正定级表，或没有与当地用工单位签订劳动合同书等，导致参加工作时间无法认定，造成个人损失；有些人是正规大中专毕业派遣的，但没有及时就业，个人档案没有及时存入当地人才交流市场（中心），若干年就业后调档时才发现档案遗失或成了死档空档，无法认定未就业期间的工龄，影响了个人参加工作时间的认定。

3.入党时间不一致、党籍材料缺失。有些人入党时间记载前后不一致，有的记录入党时间为党支部大会通过成为预备党员的会议时间，有的明确是党委（党组）同意通过时间，有的记录是转为正式党员时间等情况，前后认定不一，造成混乱现象。党籍材料缺失是指党员入党材料在入党预备期及入党转正期考察期间，部分人员入党申请书、入党转正申请书、入党考察材料等遗失情况，或在提档转接党组织关系及转交党籍材料时入党志愿书不慎遗失等情况。

4.学历失真。专项审核中发现部分干部人事档案中有学历误和填造假现象。有些人填写的干部专项审核表中学历信息与本人干部人事档案材料内信息不一致；有些人是档案内有相关学历材料，但填写时拔高填写，比如全日制教育和在职教育两栏，经常是把在职最高学历填入全日制教育栏内，给人造成错觉，填写不规范。专项审核中还发现部分海外留学归国人员中学历文凭填写不规范现象，有些人在国外学习经历不长，但其学历性质、层次和含金量参差不齐，鱼龙混杂，且有的没有经过中国教育部学历认证，高校人事部门在审核时要火眼金睛，严格把关。

（二）监督管理不到位，档案整理不及时、不规范

一般在调阅个人干部人事档案时，是以个人独立卷宗进行调阅，不相关的个人档案一般不会被查阅，这就会造成在调阅个人档案时，只将相关调阅者材料补充整理完备，其他人员材料可以暂时不管不顾，长此以往，卷盒不变，内容依旧。自中组部开展干部人事档案专项审核工作以来，通过边审边查、边查边改的力度不断加大，针对领导干部提拔、退休人员社保办理，以及在两轮省委巡视工作中批量调阅干部人事档案进行审核时发现，档案材料内容收集不完善，缺失材料没有及时补充，部分经公开招聘人员入校以来，档案基本没有被整理过，更无更新情况记录。此外，还发现教师因考博需要调取本人成绩单时，发现其档案内有其他人员学籍档案，后经本人回忆是其硕士同学档案，后经核实是她毕业时学校将她同学的学籍档案错装入她的个人档案内。

（三）档案材料移交不及时，质量不高

人事材料形成于单位核心部门，档案收集时经常面对的是移交材料不齐全、内容不规范、移交拖拉现象。近年来，人事部门在办理退休人员社保时发现，根据有关部门要求，对个人档案年龄、工龄、岗位属性及岗位定级需要进行严格核查，可是个人档案材料却出现断档现象，比如知青上山下乡相关证明材料、教师转正定级表、以工代干人员转干审核表、历年工资审核表等存在缺失情况。部分材料缺少有关部门的印章，其真实性有待考证。整理教职工中在职在编人员档案发现，普遍存在缺失个人年度考核登记表、历次工资审批表、干部任免审核表、干部任免考察材料、奖惩材料等情况。

（四）档案人员保密意识不强，政治敏锐性不高

干部人事档案内容涉及个人隐私，包括个人基本信息、业务进程、考核奖惩、主要家庭成员及相关社会关系情况等信息，在保管和利用档案的过程中，要严格遵守档案法律法规。有些档案管理人员职业保密意识欠缺，随意翻阅个人档案，挖掘隐私信息，工作之余、茶余饭后八卦信息，谈论是非，造成极坏的影响。档案管理人员组织纪律性不强，政治敏锐性不高，会造成档案信息泄露，给党和国家及有关单位造成无形的损失。

二、高校干部人事档案管理问题的应对措施

（一）加强监督体系建设，规范档案管理程序

档案行政管理部门及上级主管部门要逐步形成深化组织巡视巡察上下联动的管理监督体系，加强监督指导职能，定期或不定期对高校档案行政和业务管理开展监督检查和抽查，不断加强高校档案工作意识，强化高校干部人事档案管理问责机制，提升档案工作规范化管理。根据《干部档案管理工作条例》要求，高校干部人事档案管理部门要制定适合高校特点的干部人事档案管理规章制度，落实“真抓、严抓、常抓”制度，做到全程监督检查，建立健全档案工作责任追究制度。干部档案管理工作应在标准化、规范化管理方面下功夫，在更大程度上避免人为因素对干部档案的干扰和破坏。在对干部档案应归档材料的形成、整理、归档、流转、利用等各个环节，实行标准化、规范化管理模式，探索建立运用现代信息技术如图像分类技术、智能检索技术、海量数据存储技术等，将干部档案管理过程中流程化的操作如审核、登记、流转等管理手段用特定程序加以固化，促进干部档案管理更加规范、严谨。针对档案管理中涉及的涂改造假、撤抽材料、擅自放入不经审核材料入档等问题，坚决齐抓共管，相关人须严肃处理。通过专项审核中发现暴露出来的问题，逐步规范建立本校档案管理工作长效考核机制，从“严建、严管、严用”入手，自上而上形成高校良好的干部人事档案管理工作生态环境。

（二）加大审核力度，甄别鉴定分辨明伪

干部人事档案专项审核重点是审核“三龄两历”，即出生日期、参加工作时间、入党时间、学位学历、工作简历、家庭主要成员及重要社会关系、干部身份等项情况，避免干部档案内容前后信息不一致现象。针对年龄填写时的虚实数、阴阳历，以及为了招工招干、入伍入团入党等故意填大年龄情况；学历填写时的全日制教育学历和在职教育学历填写不规范、混淆不清情况；海外学历培训未经教育部认定出具证明材料等情况；高校人事档案部门必须予以明确，不能将不符合要求的假学历、假文凭混入个人档案内，造成信息不实现象。启动责任倒查机制，复核干部选拔任用工作程序的规范性与严谨性，确保档案的可靠性。高校应将人事档案鉴定公开化、透明化、科学化，规范人才引进培训培养制度，做好干部选拔任用及干部轮岗交流制度。上级教育主管部门把握宏观调控，做好指导工作，确保高校干部人事档案真实性和干部人才队伍健康有序良性发展。

（三）注重业务学习，提升综合专业技能

在新形势下，档案专业人员需要与时俱进，积极参加档案专业业务技能培训学习，充分利用互联网技术，善于学习新生事物，善于动脑动手操作实践，做好人事档案信息化建设及数字档案管理等系列工作，了解其他兄弟院校档案管理优秀的案例经验，胜任阅档、审档和管档工作，能应对突发情况。工作中始终保持“身在故纸堆，激情永不退”的良好状态，在“多看多听多审多记”方面着力下功夫，常学常新，善于边思考、边提问、边改进，提升管档能力、审档水平、治档效率，摒弃干部档案工作的“守摊”思想，靠前作为、主动作为、积极作为；加强对干部档案信息的深度研究和综合开发，定期向相关部门提供有价值、有意义的干部信息分析资料，为领导决策、干部任用、干部管理提供有益指导和参考。逐步实现干部档案从管理型向研究型转变，由保管型向开放型转变，更好地服务党的干部、组织和人才工作，建设成为领导决策的参谋部和智库，全面提升管理服务水平。

（四）提高政治站位，强化责任担当保密意识

档案专业人员要严格遵循《档案法》《干部人事档案工作条件》等法律法规，严守保密纪律，不逾矩、不越权，严格做好信息保密工作，不得随意泄露干部个人档案内容，传播“小道消息”，更不能以档案内容为筹码，以此谋利或做交易。工作机构的工作人员也需要增强自己的道德素养，严于律己，以身作则，工作中要认真负责，慎言慎行,绝不泄露当事人的档案信息，遵守《干部人事档案材料收集归档规定》，严把档案材料的质量关、鉴别关和准入关，针对材料问题，逐一核实补充完善。制定凡动必审制度及高校人事部门负责人审核签字制度，确保档案材料的真实完整且可查考可利用，增强干部人事档案利用价值，为高校教学科研管理服务。

三、结语

干部人事档案专项审核是新形势下档案事业发展的重要工作，通过此次干部档案专项审核全覆盖工作的开展，最终专项审核的成果是直观呈现干部档案中的重要信息，将组织认定的《干部(职工)基本信息审核表》由本人签字，归入个人档案。在当前信息化时代大数据背景下，经专项审核后确定的准确个人信息嵌入学校人力资源系统中，完善了学校人事管理信息，提高了专项审核的利用效果，更好地服务高校高素质专业化人才队伍建设。