Excel 软件在医院药品信息数据核对中的应用

张斌，冯爱宏，陈妮娜，邱瑞桂

［作者单位］ 316000 浙江 舟山，解放军东部战区海军医院药剂科

医院药事管理工作中，药品采购监管、《药品目录》管理、医保目录变更维护［1］等工作比重较大，而这些工作均需核对大量的药品信息数据，若靠人工核对这些药品信息数据，需消耗大量时间和精力，且难以保证准确率。在用的药品管理软件系统没有相关数据处理功能，且每升级一个模块就需花费不少经费，而Office 办公软件（或WPS 软件）所含的Excel 软件（或WPS表格组件）则具备这些功能。因此，适当开发该软件功能，创建药品信息数据的批量核对方法，可解决以上问题。

1 药品信息数据核对的目的

1.1 核对采购的药品是否符合《药品目录》信息

药品采购在医院为敏感工作，按规定的采购目录采购药品是基本要求。医院药事管理规定：医院采购的药品名称、规格、厂家必须与医院《药品目录》相一致［2］，但由于供应商发错货物或采购员工作疏忽等因素，可能出现个别采购的药品与《药品目录》信息不一致的情况。因此，药剂科须定期核查过往一段时期内采购的药品信息情况，并对异常采购及时进行相应的处理，从而起到监管作用。

1.2 核对筛选的药品是否符合更新的《药品目录》信息

《药品目录》是医院合法采购的依据，药品的基本信息包含药品名称、规格、生产厂家3 个要素，此3 个要素综合起来在《药品目录》中是唯一的。一般情况下，一两年内未采购过的药品，应提交药事委员会研究决定是否对其更新换代。因此，筛选符合条件的药品时需要严格核对其综合信息。

1.3 核对医院的《药品目录》是否对接省市变更的《医保目录》

市医保局每月将省医保目录变更的药品信息发至医院，由药剂科人员核对这些变更后的药品是否涉及医院《药品目录》中的药品，并将涉及的药品信息进行标记交由医院医保办及时更新到医保结算系统，若更新不及时可能会产生患者费用纠纷。

2 药品信息数据核对的内容

由工作经验得知，批量核对的药品数据从数百条至上万条不等，每条药品信息由“药品名称”“规格”“生产厂家”3 个要素组成。药品信息数据的核对，即核对以上3 个要素是否一致。

3 原核对方法存在的问题

原核对方法通常是组织员工利用Excel 软件最原始的“查找”功能对每条药品信息数据逐一查找并进行肉眼核对，此方法存在人力耗费大、效率低下、准确率难以保证、工作体验差等问题。

4 新核对方法

在掌握Excel 软件基本操作基础上，如筛选、批量填充单元格、连接单元格内容、运用Countif 函数等基本功能［3］，创建Excel 软件批量核对方法能有效解决原核对方法存在的问题。现以核对“上个月采购的药品”与医院的《药品目录》信息是否一致为例进行详细介绍。

4.1 整理原始数据表

从药库药品管理系统（军字一号系统，下同）导出上个月药品采购数据（截取部分演示）至Excel 表格，见图1。由图1 可见，该表内有空白单元格，需填充空白单元格并进行有效整理，形成符合Excel 软件计算格式的标准数据表。具体操作步骤：鼠标点击有内容的单元格，按Ctrl+A 全选表格→按F5 键在“定位”栏选择“定位条件”中的“空值”选项→输入“=”→按键盘上的向上箭头“↑”→同时按组合键Ctrl+Enter，即完成空白单元格填充，同时原始表格也整理成规范的数据表，见图2。

图1 军字一号系统导出的“上个月采购数据”（截取部分演示）

图2 数据填充后军字一号系统导出的“上个月采购数据”（截取部分演示）

4.2 连接数据信息要素

该步骤的目的在于将药品的3 个不同要素信息转化为单一要素信息。上文中介绍到完整的药品信息包含“药品名称”“规格”“生产厂家”3 个要素，它们分别在同一行的3 个不同列单元格，现需将3 个单元格内容连接起来放置在同一行另一空白单元格，目的是核对2 个药品是否为同一个药品，需核对这两个药品的“药品名称”“规格”“生产厂家”是否一致，则只需核对连接后单元格内容“药品名称规格生产厂家”是否一致即可。具体操作步骤：在表格最后一列添加辅助列→在辅助列第一个单元格输入“=”→鼠标点击“药品名称”单元格→输入连接符“＆”→鼠标点击“规格”单元格→输入连接符“＆”→鼠标点击“生产厂家”单元格→按Enter 键完成每行数据要素连接。组合成“药品名称规格生产厂家”放置在辅助列第一个单元格，将鼠标移到单元格边框，待光标变作“十”时双击鼠标，数据表中的数据将自动批量生成同一形式的内容，见图3，该列命名为“数据A”，见图4；同理将《药品目录》内药品相关信息组合后放置在辅助列，命名为“数据B”，见图5。

图3 连接数据信息要素（截取部分演示）

图4 批量生成数据A（截取部分演示）

图5 批量生成数据B（截取部分演示）

4.3 核对计算

利用Excel 软件Countif 计数函数对“数据A”和“数据B”进行计算。具体操作步骤：英文输入法状态下，在“数据A”一侧空单元格输入“=Countif（输入数据B 整列名称，输入数据A 第一单元格位置名称）”→按Enter 键完成第一行数据计算→将鼠标移到该单元格边框，见图6；待光标变作“十”时双击鼠标，数据表中第二行以后的数据将参照第一行的计算规则自动完成批量计算，见图7。

图6 输入函数效果

4.4 筛选计算结果

对计算结果进行筛选（操作略），正常情况下，计算结果只有一种，即“数据A”的数据与“数据B”的数据核对一致时，显示结果为“=1”，表示《药品目录》包含了“上个月采购的药品”，为按目录采购的药品行为，符合采购规则，见图7；特殊情况下，会出现第二种结果，即“数据A”的数据与“数据B”的数据核对不一致时，显示结果为“=0”，表示该结果对应的药品未按《药品目录》进行采购，可能是非法采购行为，也可能是经审批后的合法临时采购行为。对第二种结果，应立即查明不按目录采购的具体原因，进行相应的处理。

图7 数据A 与数据B 核对计算结果（截取部分演示）

5 结果

5.1 核对速度方面

由于该核对方法是由计算机自动批量计算结果并核对，数秒之内即可完成计算，相对人工核对而言，该方法用时几乎可以忽略不计，且数据量越大，优势越明显。

5.2 核对准确率方面

理论上，在确保原始数据准确无误的情况下，该核对方法的准确率为100%。

5.3 其他方面

同样的方法可应用到文中提及的《药品目录》管理和《医保目录》变更维护等方面的核对，原理是一致的，操作上大同小异，在此不再赘述。

6 讨论

6.1 创建该方法的必要性

《药品目录》管理、《医保目录》管理、药品采购监管等工作，关系到药事工作的严谨性、就医患者费用结算的时效性、药品采购的规范性等，利用新方法核对以上信息数据确保了时效性和准确率。

6.2 药品信息“唯一性”问题

Excel 软件在处理数据时，对数据的“唯一性”要求极高，否则影响核对准确率。因此，要注意各方面来源的药品信息数据是否符合“唯一性”特点。笔者认为药品信息“唯一性”标准为：所有药品信息均符合最新版的《国家药典》信息［4］，每一个药品信息在全院均唯一存在。笔者所在医院的药品信息源主要有：医院《药品目录》、药库药品管理系统、市医保局每月发送医院的《医保药品变更目录》等。由于种种原因，部分药品信息存在以下问题。

6.2.1 药品名称信息不“唯一”（1）英文、希腊文、罗马文混搭现象，例如药品“注射用聚乙二醇干扰素α-2b”中的“α”应为希腊文而非英文“a”，但在医院药品信息源中有的使用罗马文“α”，有的使用英文“a”。因此，同一个药品其名称有多种形式存在。类似的还有如“硫酸钡（Ⅱ）干混悬剂”中的“Ⅱ”应为罗马数字“Ⅱ”而不是2 个大写英文“I”组成的“II”。（2）酸根使用不唯一，例如药品“盐酸异丙嗪注射液”，部分临床科室在工作中简写为“异丙嗪注射液”，省略了“盐酸”。（3）剂型描述不唯一，例如药品“注射液青霉素钠”，有些描述为“青霉素钠粉针剂”等。

6.2.2 药品规格信息不“唯一” 例如，规格中“µg”录入为“ug”，规格为“g”的录入为“G”，规格为0.9% 的氯化钠注射液，直接使用“0.9%氯化钠注射液”作为该规格氯化钠的名称，实际上“氯化钠注射液”及“0.9%”应分别录入在名称栏及规格栏，5%、10%等规格的葡萄糖注射液也存在类似现象。

6.2.3 药品生产厂家信息不“唯一” 由于药库药品管理软件系统本身原因，药品生产厂家一栏最多只能输入4 个字，而《药品目录》生产厂家则为生产厂家全称。例如药品“注射用青霉素钠”在药品管理软件系统中的生产厂家为“山东鲁医”，《药品目录》中的生产厂家为“山东鲁抗医药股份有限公司”，本为同一生产厂家的药品，软件在处理信息时识别为2 个不同厂家。

6.3 解决药品“唯一性”的措施

可以从以下4 个方面入手，确保药品信息数据“唯一性”。（1）规范药库药品管理软件系统内名称及规格，使之与最新版的《国家药典》信息相统一。（2）梳理医院《药品目录》药品名称及规格信息，使之与药品管理软件系统内信息相统一。（3）健全《药品目录》生产厂家信息，将药品管理系统内药品生产厂家简称通过Excel 软件中的Vlookup 函数匹配至《药品目录》对应的药品生产厂家栏，标注为“厂家简称”单列，并保留原“生产厂家全称”栏，标注为“厂家全称”单列，应用函数计算时通常使用“厂家简称”列。（4）其他如药品信息涉及标点符号的均使用中文格式、清除表格数据单元格内的空格字段、删除表格数据间的空行等。

6.4 Excel 软件在药学管理方面的其他应用

笔者了解到，有同行在“Ⅰ类切口手术预防使用抗菌药物点评”工作中，很好地运用了Excel 软件的功能，创建了一套点评系统。其详细描述了开发步骤，得出了能明显提高点评工作效率和准确率的结论。其系统的特点是巧妙地将多个函数配合起来使用，如If、Countifs、Counta、Vlookup 等函数的单独或嵌套使用。值得一提的是，其使用的Countifs 函数即为本文使用的Countif 函数的升级版。其文中同样认为完全依靠软件公司开发的专业软件存在费用高、效果不尽理想、后续升级难等问题，积极开发Excel 软件中强大的数据统计功能成为提高工作效率的有效途径［5］。

综上所述，医院药品采购员按照规范采购药品、库房管理员及时掌握药品信息流通情况、医院药事委员会管理好《药品目录》是其本职工作，应严格落实好。以前数据核对是让人“一听就烦恼，一做就头晕”、具有强烈挫败感的工作，且担心数据核对不准确造成“违规违纪”问题，使用该核对方法后，以上问题随之解决，本方法可供同行参考拓展使用。