基于BPM的某企业合同管理系统设计与应用

刘 恒，徐蓓蓓，李成龙，贺思鞠

（北京航天动力研究所，北京 100076）

0 引言

在合同管理系统开发之前，某企业目前使用的经营管理系统侧重于满足合同基础数据信息的收集、查询、统计及预警等需求，而关于合同执行过程中的流程及数据管理，依然处于线下管理模式，其中涉及的审批和管理部门众多，导致合同管理效率低下。具体存在以下几个问题：第一，合同审批效率低，合同评审等流程采用线下纸质表单，审批流程烦琐且费时，并且纸质表单归档过程中容易丢失，效率低下。第二，缺少过程记录，合同变更信息、合同执行节点信息只能保存一条记录，不能详细记录变更历史、执行进度等信息。第三，财务数据重复录入，财务部门需要在财务系统和经营管理系统中重复录入收付款数据，增加了工作量，而且数据录入可能出错，造成财务系统和经营管理系统收付款情况不一致。第四，无法动态分析，各部门的经营管理数据不能与企业管理机关共享，企业管理机关只能通过筛选、抽查及专项核查等方式进行监督和检查，不能做到对各项经营数据的持续跟踪和动态对比分析。同时，各部门也需耗费大量精力与财务部门传递和核对各项数据，存在各种手工记录与重复劳动的情况，效率低下［1-2］。

为解决上述问题，基于业务流程管理（Business Process Management，BPM）平台，开发了一套合同管理系统，覆盖合同项目全生命周期管理过程，完成经营信息数据统计、分析及运用，满足企业提升管理效率和管理水平的迫切需要。

1 合同管理系统设计

合同管理系统采用BPM平台进行业务流程开发，与域、网上报销系统、综合门户系统集成在一起，由流程管理、集成服务接口两个部分组成，这两个部分相互衔接，实现了企业界面、应用、服务、流程、数据、用户等各类信息资源的集成和融合。合同管理系统与域进行组织和人员的集成，与网上报销系统进行合同信息、收付款信息的集成，与综合门户系统实现待办及提醒信息的集成。采用报表工具以图文结合的形式实现多种数据的综合分析。系统的技术架构如图1所示。

图1 系统的技术架构

合同管理系统在企业内部网进行部署，可使用计算机客户端在企业内部网内或使用移动App及微信进行业务处理。图2为系统的网络部署方式。

图2 系统的网络部署方式

合同管理系统功能主要包括系统管理、基础数据管理、主合同管理、外协外购合同管理、统计分析及移动办公6个部分。图3为系统的功能框架图。

图3 系统的功能架构

1.1 系统管理

系统管理主要实现字典管理、组织管理、角色管理、用户管理、用户角色管理、系统日志等功能。

1.1.1 字典管理

将销售产品类别、采购产品、行业类别等基础数据，采用字典管理工具进行开发，系统管理员可以对字典数据进行增加、删除、修改及查询等操作，为后续合同系统数据的引用及基础数据的管理提供了方便快捷的管理接口［1］。

1.1.2 组织管理

组织管理部分可以建立上下级的部门机构，系统管理员可以对组织机构进行相应的维护，为后续的用户管理提供相对应的组织机构。

1.1.3 角色管理

系统管理员可以创建多种角色，还可以根据角色属性进行分组，为后续用户管理提供角色配置。

1.1.4 用户管理

用户名、用户部门通过域进行集成，系统不需要再对用户名和用户部门进行管理。系统用户管理主要实现对用户基本信息的管理，如用户密码、是否允许使用移动端等。

1.1.5 用户角色管理

用户使用的功能、能查看的数据由用户所属角色决定，用户角色管理主要是对某个角色包含的用户进行处理，从而实现用户权限的管理。

1.1.6 系统日志

系统管理员可查看系统的操作日志，具有追溯管理员操作和用户操作的作用。

1.2 基础数据管理

基础数据管理主要包括客户信息管理、销售产品类别管理、行业类别管理、采购产品管理及预警设置等。

1.2.1 客户信息管理

客户信息管理主要是对客户的名称、客户级别、行业、联系方式等进行管理，新增客户信息时需要审查客户的经营场所、注册地址、商誉情况、法定代表人、资信情况等内容，经过审批后方可进入客户信息管理库。由各部门系统管理人员维护各部门客户的信息。录入主合同时，仅可在本部门客户列表中选择客户，减少录入人员操作，避免客户信息填写错误。

1.2.2 销售产品类别管理

目前，各部门产品类别各不相同，由经营管理部对各部门的产品类别进行管理，各部门录入主合同时仅可选择本部门的产品类别。

1.2.3 行业类别管理

由经营管理部进行行业类别管理。行业类别包括类别和行业两级。系统以树状视图的方式实现行业类别管理。主合同录入时需选择当前主合同所属的行业类别。录入时只选择大类别，如石油、化工、煤化工、电力等，炼油、天然气等作为选择时的参考。

1.2.4 采购产品管理

由各部门系统管理人员对本部门的采购产品进行管理，外协外购合同录入时仅可选择已存在的本部门的采购产品。系统支持以符合模板要求的Excel格式的采购产品导入功能。

1.2.5 预警设置

由经营管理部对法律时效预警时间、发货提醒时间及质保期提醒时间进行设置。

1.3 主合同管理

合同管理系统按照企业的合同类型分为主合同管理模块和外协外购合同管理模块，主合同管理模块中包含主合同评审、主合同录入、主合同变更解除、主合同发函诉讼、发货管理、应收账款管理、合同进度管理、合同结算管理、经营数据管理等功能；外协外购合同管理模块中包含外协外购合同申请、外协外购合同审批、外协外购合同录入、外协外购合同变更解除、外协外购无合同审批、到货验收管理等功能。主合同和外协外购合同各功能都是通过流程模式实现的，设计的思路主要基于以下几个方面：①基于企业内部成型的纸质合同审批、录入等流程。②基于企业的合同管理办法，划分审批责任部分，优化流程。③根据业务的实际情况及在线下流程的基础上进行人性化改造，同时配置相应的角色，使各负责部门能够发起和审阅相对应权限的流程和表单［1］。下面以主合同管理模块中几个功能点对流程和表单的设计进行详细介绍。

1.3.1 主合同评审

合同正式签订前，需要对合同进行评审，履行评审流程。主合同评审的主要目的是审查合同的主体，即订立合同的当事人，包括自然人、法人和其他组织等；审查双方当事人的基本信息，根据合同类型及签订合同的具体情况，对当事人的资格、资质、履约能力等方面进行具体的审查，对合同履约过程中的风险事先进行评估；审查合同的内容，包括当事人的名称，标的物的数量、品格、规格、质量等，价款或报酬，合同履行期限、地点及方式，结算期限、方式，违约责任，以及争议的解决方法等内容；审查合同的效力，审查合同是否符合生效条件、是否存在违反法律强制性规定的无效事由、是否存在可撤销的情况；审查责任条款，根据所涉及的合同的不同类型和不同情况，可约定采取违约金、赔偿损失、继续履行等违约责任；审查争议解决方式，如果合同存在违约和侵权竞合的情况，就要考虑解决纠纷的途径、方式、方法及要求等［3］。图4为主合同评审的设计流程。

图4 主合同评审的设计流程

1.3.2 主合同录入

由部门合同录入人员选择本部门已经通过审批的且未被主合同使用的合同评审表，带入合同评审表中已经录入的合同信息录入项（如合同类别、法人单位、事业部名称、任务出处信息等），选择产品类型、行业类别、合同包含的阶段，填写来款计划等信息，上传签署完整的PDF格式合同电子版，提交后由经营管理部对纸质合同和已填写的合同信息及合同电子版进行核对与审批。经营管理部审批通过的合同写入网上报销系统合同中，并自动对项目负责人设置可查看、可报销、可管理的权限。

1.3.3 主合同变更解除

由部门相关人员录入合同变更（解除）审批单中相关信息，在本部门内部审核通过后，由法律事务部审批，经营管理部在线下召开专题会，将专题会会议纪要上传到系统中，由主管所领导审批。审批通过后，由经营管理部确定此次合同变更/解除是否涉及财务处理。若涉及财务处理，由财务处理后，流程通过；若不涉及财务处理，由经营管理部处理后，流程通过。流程审批通过后，由部门上传合同变更或解除的补充协议。图5为主合同变更解除的设计流程。

图5 主合同变更解除的设计流程

1.3.4 主合同发函诉讼

主合同发函与诉讼流程由部门提出申请，经审批通过后，由法律事务处处理。法律事务处可在发函与诉讼期间多次填写处理情况，直到发函与诉讼程序结束。

1.3.5 发货管理

由项目负责人选择未完成发货的合同，带入合同录入时的基本信息，通过客户名称获取发货信息，填写发货方式、发货要求等信息，填写或上传发货清单，经管理部门、主管领导、总经理审批通过后，由发货主管发货并上传发货凭证，到货后，由发货主管上传到货凭证。流程结束后，生成发货审批单存档。图6为发货管理的设计流程。

图6 发货管理的设计流程

1.4 外协外购合同管理

外协外购合同管理主要包括供应商管理、外协外购申请、外协外购合同审批、外协外购合同录入、外外购合同变更/解除、外协外购无合同审批、到货验收等功能。

外协外购合同管理的功能流程开发模式与主合同一致，在此不再赘述。

1.5 统计分析

实现主合同、外协外购合同按月度、季度、年度进行合同数量、合同金额的统计及所有信息的查询和组合查询，并且统计信息可导出到Excel文件，同时可以采用图文结合的形式实现多种数据的综合分析。采用BPM实现普通的表格统计，采用报表工具实现图形的展示和统计分析。可提供如销售漏斗、合同金额区域分布、产品类型分布、客户分布、行业分布，以及合同全生命周期台账等图形化的报表。

图形化的统计分析，能让企业合同管理相关负责人直观地看到合同执行阶段、产品类型分布、客户分布、应收账款等情况，为各类工作人员提高合同的执行效率、规避经营风险提供依据。

1.6 移动办公

基于BPM的合同管理系统可以配置微信版审批界面，通过平台的移动办公功能，采用移动App或微信实现合同的流程审批等功能。

2 合同管理系统的应用分析

合同管理系统自上线运行以来，共流转和管理的合同有6万余条，经过流程的不断改造和优化，实现了合同管理的电子化和合同审批的无纸化，使得合同管理得到了规范化管理，极大地提高了企业的合同管理效率，具有较好的实用性和创新性。根据系统运行效果进行功能扩展，形成一个体系的合同管理系统，使得主合同和外协外购合同能够互相关联，同时根据数据分析进行科学的成本管控。

后续将继续进行功能拓展，将业务功能覆盖到各个业务流程，同时涵盖到经营数据管理和成本管控。图7为目前实现的主合同及后期预想的相关扩展功能，以及各功能之间的联系逻辑图，外协外购合同同样也会根据相同的逻辑进行持续完善。

图7 合同管理系统功能逻辑图

3 结束语

基于BPM平台开发的合同管理系统，主要内容涵盖合同全生命周期线路中的合同评审、合同录入、合同变更解除中止、收付款管理等，同时建立了主合同及外协外购合同总台账，基本完成合同从评审到合同中止解除等的全生命周期管理。基于此业务主线，建立基础数据库，主要包含客户信息、销售产品类别、采购产品、行业类别等基础信息。为使合同管理系统与其他系统的数据实行融合，开发接口，进行系统集成，主要包括与域、门户、网上报销的集成。同时，利用BPM平台的特点和优势，进行人员角色管理、流程配置、字典配置等基础配置，结合企业微信进行移动办公的表单和审批配置。

合同管理系统将企业的合同纳入信息化管理平台统一管理，改变了合同审批人工流转手工签署的现状，实现了合同项目全过程规范化的动态管理与监督，按需实现资源共享，提高了企业的工作质量和工作效率，为管理决策提供了有力支持，提升了企业的管理效率和管理水平，实现了数据的实时统计与监控。