干部人事档案专项审核工作流程和方法探究——以长沙职业技术学院为例

文/长沙职业技术学院 彭淑兰

一、概述

干部档案是各级组织、人事及其相关部门在党的组织建设、干部管理及人才流动等工作中形成的记录干部本人的政治品行、学习和工作经历、业务能力、工作实绩、勤政廉政以及家庭状况和社会关系等的原始证明材料。干部档案是反映干部个人成长历史的凭证，同时也是全方位考察和任用干部的主要依据之一，不但能体现干部的基本诚信，而且能从侧面反映各级组织人事部门的管理水平。

目前施行的《干部人事档案工作条例》要求各级组织和人事部门应根据“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的原则，依据相关政策和标准，严格、及时地做好干部人事档案审核工作。由此看来，干部档案审核的执行力直接影响干部人事档案的管理质量。

高职院校干部档案审核的主要目的是为了把干部的主要信息认定准确，保证相关信息的完整性、真实性，把缺失的重要材料补齐全，为高校人事变动、教职工晋升等方面的工作提供信息依据。审核一般分为任前审核和专项审核，任前审核可参照专项审核进行。专项审核具体审什么？审核的主要内容是：“三龄”（年龄、工龄、党龄）、“两历”（学历和简历）、“一身份”（干部身份 ）。审核的政策依据是中组部编印的《干部信息管理工作文件选编》及《关于干部人事档案审核工作的问答》等文件。

二、专项审核工作流程

干部人事档案材料复杂、系统，涉及的门类多，信息量比较大，需要参与或配合的专业多。因此，只有干部人事档案审核的组织结构和工作流程合理、规范，才能使整个档案审核工作有序、严格、无误差。2016年6月，长沙职业技术学院（以下简称“我校”）首次对中层干部的人事档案进行了专项审核。之后，每年新入编我校的教师和新提拔的中层干部的任前审核都参照首次审核的工作流程进行，并不断完善。笔者作为人事档案审核主要参与人员，谈谈我校干部档案专项审核工作的具体的工作流程及做法。

（一）制定方案。根据中共湖南省委组织部湘组〔2014〕83号文件要求，我校首先制订了《深入开展干部人事档案专项审核工作实施方案》，并以文件方式下发到各二级学院和部门。《方案》明确了组织机构、审核范围、完成时间、工作步骤及要求。其中组织机构包括审核工作领导小组、审核监督组和审核工作组。党委书记任领导小组组长，分管组织、人事工作的副校长任副组长，其他校级领导均为领导组成员。监督组组长为学校纪委书记，副组长为学校纪检监察室主任，抽调纪检监察室2位老师作为监督组成员。工作组组长为分管组织人事工作的副书记，副组长为组织人事处处长，人事档案管理专干及组织人事处的其他相关人员为成员；工作组下设初审复审组、补充材料组、综合研判组、调查核实组。

（二）动员部署。干部档案审核涉及的对象广，人数多。按照干部管理权限，既包括学校中层管理干部，也包括具有中级及以上专业技术职务（职称）的普通教师，还包括每年新入编的教师。第一次审核前，在教职工大会上，我校组织部长对人事档案的相关知识进行了普及，对深入开展干部人事档案专项审核工作政策进行了解读，对整个审核工作进行了动员部署。

（三）培训指导。组织人事部门要把专项审核工作作为加强干部队伍建设的重要基础工作来抓，要把各项任务盯紧抓细、落到实处。要加强业务培训和工作指导，采取集中培训、以干代训等方式，切实提升审档人员的业务水平。例如：我校对参加专项审核的工作人员上岗前都进行了专题培训，把省、市培训资料逐一讲解、逐一释疑，要求参审人员掌握好，审核中有把握不准的问题先做笔记，然后通过每月一次的典型案例交流、集体会审等方式，对审核中发现的普遍性问题认真梳理，深入研究，提出务实有效的解决措施。同时，由于个别干部对档案审核理解有误，甚至认为审核其档案如同审查其本人，对这些情况，要及时与本人解释沟通，密切关注舆情，防止炒作。要强化保密意识，严禁泄露和擅自公开档案审核工作情况及有关数据信息，严禁委托第三方机构承担档案审核等工作任务。要严格工作纪律，对档案工作人员失职渎职、弄虚作假的，将严肃处理。

（四）审核登记。审核登记的重点要放在出生年月、参加工作时间、入党时间及程序、学历学位、个人简历、干部身份、聘（录）用手续、奖惩情况等基本信息和材料上。对档案内容疑似涂改造假、重要材料缺失、信息记载前后矛盾等情况重点查核，并做好记载。审核登记步骤包括初审和复审，我校审核采用的方式为：逐一初审、交叉复审、随机抽审。

1.初审。初审分两个组，每个组由组织部、人事处和纪检监察室各抽一人，两个组同时进行。初审首先要通览整本档案，对档案十类材料进行快速阅览，主要查看档案中关键材料是否缺失，重要信息记载是否有涂改等，重点查看“三龄”（出生年月、入党时间、参工时间）、“两历”（学历、工作经历）、“一身份”（干部身份）的信息情况，对整卷档案进行初步了解掌握。初审是审核的基础，通览后逐人逐卷逐项做好登记，并进行初步认定。认定一定要严格按照文件要求，尊重事实，坚持原则，防止想当然等随意认定的情况发生。为此笔者自制了初审登记表，内容包括：档案号、姓名、出生年月、参加工作时间、入党时间、学历学位、材料缺失记载共7项，在出生年月、参加工作时间、入党时间、学历学位4个项目下，又分别设置“具体情形描述”和“建议认定”2个小项。在初审登记的时候，对有涂改和自己认定把握不准的用红色字体标注。初审进行一段时间以后，将有涂改的、认定把握不准的和有材料缺失问题的进行分类汇总。有涂改和认定把握不准的情况，提交相关小组调查核实或集中综合研判。材料缺失的情况交补充材料组通知相关人员补充，补充材料组大致分工为：组织部人员协助党员材料缺失的补充，人事处人员协助其他材料缺失的补充。

2.复审。初步认定意见形成后，审核工作人员要严格按照文件要求，再一次对审核信息逐一核对，综合研判。复审采用交叉形式进行，即初审的两个小组互相交换，第一小组复审第二小组初审的档案，第二小组复审第一小组初审的档案。每个组对复审中发现的问题逐一记载，比如对认定有不同看法的，要逐一记载下来，提交综合研判组讨论、研判。

3.随机抽审。在初审或复审的过程中，审核领导小组随机抽取15%左右的干部档案，查看审核是否认真仔细，是否准确无误。这样三轮审核下来，出错率会降到最低。

（五）汇总分析。经过初审、复审、抽审三个环节之后，将档案被审核人员分为三类：第一类为重要信息记载一致人员；第二类为信息记载不一致但根据政策可予以认定人员；第三类为必须调查核实或综合研判人员。

（六）调查核实。调查核实由监督组牵头，主要对审核中发现的出生年月认定依据不充分问题进行深入调查核实。比如有的档案记载有多个出生年月，最早材料的记载、近年材料的记载与身份证记载不一致，最早材料记载的出生日期甚至还有改动或虚填（填大或填小）等涉嫌造假情况，导致年龄无法判定，这就需要调查核实，需要查找相关材料，如去其原始户籍地查找原始户籍材料，去其父母档案查找更早的记录，或去其就读的小学、初中查找比档案里最早材料更早的学籍注册表等。对经多方查证确实无法找到原始材料的，可补充收集相关佐证材料或者由组织人事部门说明相关情况。调查核实的过程很艰难，很辛苦，也比较漫长，但是必须进行。只有这样，才能不盲目、不随意、不武断，不以一张表格定结论，确保认定结果客观、真实。

（七）综合研判。综合研判说白了就是疑难会审。调查核实中，总会有经多方查证确实难以查实的，这就需要结合现有档案材料、查核情况等经集体研究、综合研判后作出认定，后期如查找到新的依据材料，可重新认定。对于入党不满18周岁、招工不满16周岁问题，也需要调查核实后综合研判，如属历史问题，要尊重事实；如属弄虚作假，要坚决纠正，防止重复得利。

（八）形成材料。严谨细致做好档案审核认定前工作，形成“全国干部人事档案专项审核工作专用”《干部任免审批表》（简称《任免表》）。档案存在涂改、材料涉嫌造假或重要信息记载不一致的，同时还要填写《干部人事档案专项审核认定表》（简称《认定表》）。《任免表》的形成，可以先发填写模板及填表说明给档案被审核者本人，让他们自己先填电子版，然后审核工作人员对照电子版及认定结论逐一核对修改，重点核对“三龄”和简历，因为之前的初审、复审虽然确定了参加工作时间，但是没有核对简历。《认定表》整理就容易多了，先设计好《认定表》模板，包括格式、字体字号等，然后把初审形成的《档案审核情况登记表》中的“具体情形”描述和复审后的“建议认定”结论复制粘贴就成了。这些材料形成后，要严格落实初审、复审人员双签字制度，人员由谁管理，审核就由谁把关；档案由谁审核，审核结果就由谁签字负责。

（九）确认签名。将复审后定稿的《任免表》和《认定表》一式两份双面打印好后，交由档案被审核者本人核对，然后在规定的地方一式两份都签名确认。如果本人不同意认定结论，审核组要与其沟通、解释好。如本人仍不同意，拒绝签字，应以组织认定为准。

（十）组织认定。审核建议认定结论汇总后，要提交学校党委会进行组织认定。对个别本人不同意审核组建议认定结论而不签字的，组织认定要更加认真、慎重。要坚持具体问题具体分析，要全面、历史、客观地看待问题，区分不同情况准确界定问题性质，要根据政策规定客观公正作出认定，不能徇私情也不能打击报复。组织认定的会议情况及其他需要说明的情况都可以在《认定表》“备注”栏注明，如：“某年某月某日某学院党委会已进行组织认定”等。

（十一）问题处理。干部档案的形成是一个历史过程，许多问题涉及的时间跨度大、成因比较复杂。组织人事部门对审核发现的问题要坚持实事求是、准确认定、公正处理，既不能不担当、不作为，将问题束之高阁；也不能打折扣、搞变通，对档案造假者放任不管。已经查清但尚未处理的，要及时做出处理。对新发现的问题，视不同情况分别与相关部门或者干部本人沟通，按照相关政策要求逐人逐项解决，避免出现遗留问题。涉及干部档案造假的，要坚决按照相关的档案造假问题处理办法规定执行，确保问题处理到位，不留“尾巴”。

（十二）材料归档。《任免表》和《认定表》的每一个环节都完成后，其中一份连同调查核实的材料一并归入干部本人人事档案第五类，另一份连同党委会认定结论材料存学校文书档案。

（十三）总结汇报。专项审核工作完成后，审核工作小组还应写一份审核工作总结报送上级组织人事部门。如果是单位每年对新提拔或者新入编人员的常规审核，也应将工作小结报单位组织人事部门留存。

三、结语

人事档案审核不仅能使档案信息更加完整、规范、准确，而且能维护人事档案工作的严肃性和公信力，为用人部门提供很好的支持和保障。无论从选拔好干部的角度看，还是从从严管理干部的角度看，严格做好干部档案的审核工作已成为组织人事工作的重要研究课题之一，而准确把握好人事档案专项审核的每一个流程，更是专项审核工作标准、规范的前提和保证。