公文写作中准确语言与模糊语言的运用探思

文/天然气销售分公司（昆仑能源有限公司） 魏嘉

每一种语言都会有自身的词义，词义是语言自身模糊或准确特性的重要表现形式之一。通常来说，词义具有相对模糊或相对准确的特性。当人们能够借助词义将其代指对象区别于其他事物时，可以说词义范围和界限非常准确。当人们认为一个词义模糊时，通常是说这些词只是指出了一个大概的范围，没有明确的界限，也无法准确度量其与其他事物的差别，人们只能通过它对代指对象有一个大致范围的概念。在公文写作中尤其要注意使用语言的特性，避免因词义不明确造成公文的意图传达出现错误。

一、公文文体语言准确的必要性

在编写公文时，要求其文体语言的表达要清晰明确且不产生歧义。但词义的准确性和模糊性本身就是相对的，举例来说，有着严格定义的科学术语仍然会在含义上存在模糊性，例如数学当中的直线和圆，作为数学术语它们的意义是非常准确明晰的，但世界上不存在绝对圆或绝对直的事物，因此说直线和圆的范围是模糊的，指的是无限接近于直和圆的一类事物。与此相对的是，一些词义模糊的语言也有其明确的范围。例如模糊性非常明显的词汇“青年”，它只是代指一个边缘模糊的大致范畴，但是10岁、50岁的人群显然不能称之为青年，青年的年龄大致在18岁到40岁之间。因此可以说明模糊词义和明确词义彼此关联，都有着各自的作用。也正因如此，为了确保公文的准确性，写作过程中我们需要从两个角度来把握其准确性。

其一是公文要做到事实表述准确。作为各类组织、各级单位开展相关工作的重要依据，公文必须对涉及的事实进行如实描述，对实际情况不允许有任何的歪曲、夸大或是捏造。其二是指公文用语要准确。公文的主要目的是将发文机关的意图如实传达给收文机关并根据公文意图进行及时的批准、回复或执行。准确的语言能够实现客观事实的如实反映，有利于收文机关对公文内容的正确理解。以上两点正是公文语言准确性为何重要的实际体现。

国家对于行政机关的公文有着严格的要求，相关法规中明确规定公文是具有法定效力、标准体式规范的文书，行政机关在行政管理和公务活动中要将公文作为开展工作的主要工具。编写公文的目的是将发文部门的意图准确无误表达给接收者，因此要求其文体格式要规范，语言表意要清晰准确。

二、公文语言采用模糊词的原因

（一）模糊反映客观事物的需求。客观事物的存在不是独立的，现实中客观事物不断发展，彼此关联。人们为了更好地掌握事物发展情况，需要不断提升对事物变化的认识。即使是人们通过细致地分析已经对一部分事物做出了明确的判断，但这些事物中仍然存在变量，仍然有同规律相悖或偏离规律的特异存在。事物有着多种多样的发展形态和方式，非此即彼是事物绝对性的表现，而非此非彼则是相对的。也正是因为事物发展具有多样性，才使客观世界有着各式各样不断发展变化的事物。实际上，人们对客观规律的认识和分析无论再怎么细致都只能是相对性的认知，因此也导致人们在现实生活中，无法完全确切掌握各类规律，也无法完全掌握各类客观事物。因此各类文章对现实生活和客观事物的表述其实也具有模糊性。读者在阅读文章、理解作品时也自然采用的是模糊性的思维模式。

（二）词语自身词义模糊。词语是对客观事物的记载，模糊的客观事物也造成了其表现形式，也就是词语同样具有模糊性。一般来说，模糊语言主要特点：一是由于事物变化性导致的词语含义变化。词语原本的含义会因为时间的变化或是客观事物的发展情况而产生改变，通常词语的词义范围会由原来比较单一或清楚的词义扩大到不确定的范围。举例来说，最早“同志”一词是表达革命者之间志同道合的关系，随着时代的发展，现在已经逐渐变成一般性的社会称呼。二是词语本身就是表述一个不确定的状态、性质或范围。例如生活中很难指出词语：非常、十分的准确界限。三是在表达数量和时间时，由于不确定的表述如：大多数人、个别单位、近段时间等导致词语的含义也无法确定。

（三）公务活动要求使用模糊语言。公务活动的过程本身就是一个动态发展的状态，公文在表述公务活动的整体流程时无法用准确性的词语对活动的发展进行表述，因此要借助模糊语言来反映公务活动的发展进程和取得的阶段性成果。本文挑选一篇某省政府发布的关于农村劳务开发的相关通知来举例：文中表述，要从该省的实际情况出发，增强开发工作，并将开发工作列进政府议事的日程，目的是确保开发工作的实际落实，通过不懈工作力争农村劳务数量的增长和劳务质量的提高。表述当中提到的“力争、确保、增强”等词汇都具有无法精准定量的词义，随着该项公务的推进，这些词汇表达的标准也会随着该项公务的推进而不断改变，因此只能选择含义模糊的词汇来进行表述。公文中此类词语出现率是非常高的，公文中常见的“当前阶段、高度重视”等词语都是模糊语言。由此也说明，具有动态特性的公务活动需要在公文中使用模糊语言。

三、公文中应用模糊语言的作用

公文的主要目的是通过精准的表述将各类公务活动反映给接收对象，因此在编写公文时必须注意行文词语的准确性。但精确语言无法体现出公务活动的动态变化以及客观事物的复杂性，因此公文写作不但要使用准确语言进行事物表述，同时还要借助模糊语言将事物的复杂性和公务活动的动态发展情况进行准确反映。公文写作中适度使用模糊语言不但不会影响内容的表达准确性，还有利于提升公文的严谨性。对公文写作来说，精确语言和模糊语言的合理使用更有利于提升公文的行文严谨，公文中模糊语言能够起到以下作用：

（一）能够将公文中占据大量篇幅的列举转变为简洁干练的概括内容。公文写作本身就有很多类型，其中有几类公文需要将不同类型的信息整合成公文中的部分内容，如果写作中采用精确语言进行表述，就会导致信息表述过多，公文内容过于冗杂。另外，公文在表述公务活动时，活动中的指挥决策、工作通知等表述具有普遍性；当需要将公文向全省或全国进行传达时，需要选择具有较强概括性的模糊词语进行通知和决策的表述。本文以国家发布的统一全国法定计量单位的命令文件为例，文件中指出计量单位改革是涉及全国各行各业以及广大民众需求的工作，各地区、各部门都要充分重视计量单位的改革工作，通过积极制订合理的实施计划确保改革工作的顺利完成。如果将文件中表述的各行各业进行准确说明，那么公文中要列举的行业类型会非常多，公文内容就会变得繁琐；向全国传递的公文中如果一一列举，各地区、各部门也容易导致公文传达过度等情况。因此采用模糊语言进行相关内容的概括不但有利于公文的写作，也有利于公文意图的表述。公文中常见的“部分地区、酌情处理、各项举措”等均是模糊语言，由此可见，模糊语言能够提升公文内容的概括性，有利于精简公文内容的表述行文，是公文写作中必不可少的语言形式。

（二）提升公文表述的灵活性。公文写作的过程中要注意对公务活动中的程度和分寸进行合理表达，虽然在写作中可以采用不同等级的语义进行相关表述，但对其准确性的表述仍然不够精准。但模糊词语更具有伸缩性，因此使用模糊语言表述分寸和程度，能够在表达中留出回旋的空间，执行者根据公文要求开展工作时也能够进行适度的变通。本文以防汛抗台风的准备通知为例：公文中要求各级政府和防汛机构要紧贴实际，通过切实有效措施的实施确保全市人民的生命财产安全和工农业的正常生产。文中提到的“切实有效措施”就是一个模糊词语，因为硬性要求各地区采取统一的规定是不客观的，所以此处采用模糊词语，意思是各地区要根据当地情况制订可行性措施。对于公文的接收和执行者来说，带有指导意义的模糊语言不但为实际工作提供了方向，同时使其在原则的规范下可以根据自身情况开展工作，对提高工作的积极主动性非常有帮助。借助模糊语言进行公文写作既符合公文政策中的行文要求，也满足公文写作的实际需求，有助于表达公文主旨以及改变公文的整体语言风格。

（三）能够将事物变化反映出来。模糊语言非常善于反映事物的发展变化历程，借助模糊语言不但能够将事物从量变到质变的过程反映出来，同时还能反映不同质变阶段的变化程度。在国家发展的相关公文中可以看到“继续大力发展、尤其是要加快发展速度、逐步缩小差距”等等类似的语句经常会出现，其中的“大力、加快、逐步”等模糊语言的应用，不但能够体现国家对于各项发展的重视程度，同时也对发展过程中政策的制定、资金的投入情况、发展的进程和效率以及发展的基本方法和流程等进行了表述，随着发展的不断进行，这些内容所呈现的变化性能够通过模糊词语表达给公文接收者。

（四）模糊语言在表达中的严谨性作用。公文政策中对公文写作的基本要求就是要严谨严密，但由于语言的模糊性是绝对的，而精确性是相对的，因此在实际公文写作过程中，无法完全使用精确语言来表达意图，由于部分公文的内容无须完全精确或公文内容无法精确时，可以在公文写作过程中同时采用精确和模糊两种语言。例如在教师培养的相关公文中，要求教师要通过定期进行教育思想讨论提高素质教育并进一步提升自身的教育观念。其中提到教师的进步提升时使用了模糊语言“提高、进一步”，如果换成准确语言就很难进行表述。主要是因为教师会根据自身情况进行规划并收获不同的结果，因此说提升是无法准确表达的。

四、公文写作中模糊语言如何使用

虽然公文写作中使用模糊语言对公文表述有着积极的作用，但具体使用中仍然要遵循一定的原则和方法，任意滥用模糊语言不但会造成公文表述不清，还有可能造成表达错误等严重问题。使用适度的模糊语言进行公文写作的几种情况包括：

（一）公文表述的客观事物本身处于模糊情况时，使用模糊语言会提升表述的准确性。虽然客观事物中多数可以借助精确语言进行表述，但在实际生活中，当人们表述模糊事物、对规律的认知仍处于初级的模糊阶段、科学技术仍然无法对事物进行精确表达时，需要借助模糊语言进行表述。举例来说，在一些公文中经常要涉及类似“做出了极大的改善、做了大量的工作、取得了一定的成果”等语句，其中的“大量”究竟代表多少量，“一定”和“极大”又是代表了多高的程度等，都没有准确的数据，但这些模糊语言仍然能够将公文中要表述的意思清晰体现出来，并传达给公文的接收者。

（二）当公文中无须进行精确表述时，模糊语言的使用让公文的表述更言简意赅。日常生活中，人们经常会遇到一些应酬，当大家打招呼时会向他人询问：准备去哪儿啊？吃饭了没有？这时并不是真的希望对方给予具体准确的答案，而是借此进行沟通交流。公文写作中也会遇到类似的情况，有些内容无须进行精准表述，使用模糊语言进行简洁的概述或精炼的总结即可满足实际的表达需求。例如在部分公文中会提到“有关单位、部分机构、个别部门”等表达方法，像“有关、部分、个别”这些词语就是特点明显的模糊语言。公文中常见的模糊语言还有类似的“各项措施、任何单位、个别机构、近段时间、长期来看”等等。这些语言具有极高的模糊性，但是用这些模糊语言不但能够让公文的表达更精确清晰，同时有助于公文接收者对公文表达的理解。如果将同样的内容改为精确语言表达，就需要将模糊语言表述的内容进行逐一列举，不但会造成公文篇幅的冗长，也容易导致公文内容过度繁杂，不利于公文意图的传达。

（三）模糊语言可以更灵活地表述公务活动的发展情况。当公文传达的公务活动处于动态发展状态时，同使用精确语言相比，模糊语言可灵活表述公务活动发展情况，不但能够避免对公务活动的机械执行，还能确保执行者在执行公务时有更大的回旋空间，可以依据自身的实际情况进行工作的规划和调整。举例来说，某市在下发环保自检和互检工作的报告通知中，要求各单位在进行环保自检和互检时要参照某县环保局的相关工作总结报告执行具体工作。公文中仅是提出了参照执行的要求，但对如何参照、工作如何开展等内容并没有进行精确的要求，因此各单位在接到公文通知后可以根据当地的具体情况进行工作研究，最终制订出更符合自身现状和发展的执行方案。如果公文中运用精确语言下达硬性规定，不但会导致收文单位的工作脱离现实需求，还容易因本本主义导致执行开展遇到问题，工作无法顺利进行。

五、结语

模糊语言的内涵并没有特定的指向，同时其外延也不具备确定性，因此其表意更丰富，弹性空间更大。公文写作中恰当使用模糊语言，可以增强公文内容表达的周密性，提升公文内容的概括性，同时能够提升公文表达的分寸感和严谨性。虽然公文写作中使用模糊语言的作用极佳，但不恰当的使用或是过度使用也容易导致公文表述过于空泛，公文表意不够明确并因此导致公务处理效率降低等。因此，公文写作中应当注意准确语言和模糊语言的合理搭配运用，确保公文写作符合公文管理规范并切合实际工作需求，确保公文表达能够发挥理想的表意作用。