浅谈业主方工程合同管理
2022-08-20吴洪英京能置业股份有限公司北京100070
文/吴洪英 京能置业股份有限公司 北京 100070
引言:
合同管理工作是工程建设项目管理的重要内容,合同管理的好坏将直接影响项目成本管控工作,在房地产开发项目中,合同管理工作是成本管控的重要环节,工程合同管理必须协调和处理好各参与单位的关系,确保各合同规定的工作范围和工作内容不重不漏,形成完整有序的合同管理体系,保证项目按计划实施。因此,合同各方责任界限的划分、合同权利和义务的定义以及各合同在时间上和空间上的衔接与协调极为重要。所以,复杂的合同关系同时决定了业主方工程合同管理的复杂性,本文结合在业主方从事合同管理的实践体会,就做好住宅项目工程合同管理工作着重注意的几方面进行探讨分析。
1、项目前期策划阶段的合同管理工作
1.1 做好项目前期的合同策划工作
合同策划是指在项目实施之前,依据项目的具体情况和业主方的要求来确定对整个项目建设具有根本性和方向性的问题,形成整个项目合同结构的总体构想和基本框架,对每个合同的签订和履行有重大影响的问题,经过多方案比较后确定最优方案的行为。合同策划对整个项目的计划、组织、控制有着决定性的影响,其结果表现为项目的合同结构,目标是通过合同安排保证项目总目标的实现。
合同策划分为合同总体策划和具体合同的策划。合同总体策划的确定对整个工程项目有重大影响,合同总体策划的内容是按照勘察、设计、施工、监理及材料设备采购等建设任务将整个项目分解成多少个不同种类的合同,每种合同又分解成多少个独立的合同,每个合同的工程内容和范围是什么,包括各个合同之间在内容上、时间上、组织上和技术上的协调;具体合同策划内容包括采用什么样的发包方式,合同文本的起草或选择,合同中一些重要条款的确定。整个项目合同策划方法是按照项目建设程序进行纵向策划,按照工程内容和范围确定每个合同包或分标,最终形成整个项目的合同结构。只有合理的合同策划才能够保证圆满地履行各个合同,促使各个合同达到相互的协调,减少矛盾和争执,并顺利地实现工程项目的整体目标。
合理的合同策划能摆正工程实施阶段各方面的重大关系,防止由于一些重大问题的不协调或矛盾造成工作上的障碍,造成重大的损失。因此,在项目前期做好整个项目的合同策划对业主尤为重要,甚至比招投标阶段、履行阶段的合同管理工作都要重要,但是由于种种原因这项工作常常被业主方忽视或不够重视,导致的结果是项目实施阶段的管理混乱,使业主处于不利的合同管理地位。
1.2 做好项目管理程序手册的编制工作
项目管理程序手册是业主方进行工程合同管理工作的基础,内容一般由以下几部分组成:项目参与单位及重要人员通讯录、项目管理组织结构图、项目合同文件编码及归档管理程序、成本管理工作程序(合同变更流程、付款流程)、进度计划管理程序、项目现场施工管理工作程序、标准文件表格和格式(本部分主要规定了函件、工程变更单、会议纪要等在具体项目的格式要求),项目管理程序手册在项目前期阶段完成,在项目实施阶段开始使用,并根据项目进展定期检查和进行更新。
住宅项目参与单位数量多、协调难度大,各家单位人员的工作方法及程序各不相同,为保证合同管理工作高效率进行,应规范项目各参与单位的工作方法,使所有参与单位按照统一的工作流程、统一的格式文件进行沟通和工作。所以业主方应根据本公司的要求,依据合同文件的约定,编制可操作性较强的项目管理程序手册,对合同中用文字描述的各项重要工作的流程进一步的简化,使其变成流程图,例如设计变更流程、工程进度款支付流程、深化设计图审批流程、索赔申请与批复流程等,同时提供流程中涉及到的文件的统一的标准格式文件,如变更通知单、付款申请单、竣工结算报表等,甚至提供每份文件的标准格式样本文件,要求各参与单位参照填写,使各单位进行规范化的合同管理工作。
2、招标阶段的合同管理工作
业主方做好工程合同管理工作的前提是要有好的工程合同文件,而工程合同文件是以招标文件和投标文件为基础编制的,所以业主应做好招标文件的编制工作,为工程合同管理奠定坚实的基础。编制招标文件时,业主方应注重以下三个方面的工作:
2.1 重视施工合同条款中重要合同条款的编写
每一个招标项目的招标文件中都包含许多的合同条款(合同通用条款和专用条款),这些条款的重要性并非是等同的,由于业主方负责起草合同条款,所以应对合同条款中的重要条款进行准确无误的约定。所谓重要条款,就是对合同双方的经济利益起着决定性作用的条款。例如:工程变更条款(变更的提出、变更工程的计价和支付方式、如何确定变更工程的单价等)、价格调整(物价波动引起的价格调整的方法、明确引起价格调整的物价波动风险范围及幅度、法律变化引起的价格调整)、支付条款(施工预付款的规定、工程进度款的支付、工程拖期或暂停时的支付规定、变更洽商签证及价格调整的支付等)、暂停施工条款(暂停施工的合同责任划分、暂停施工时的支付规定等)、施工进度条款(工期延误补偿金的规定、索赔时限规定)、索赔条款(索赔款的批准与支付程序等),竣工结算条款(竣工结算条款的约定)、终止合同条款(终止施工的条款、提出终止一方的权利和义务、被终止方的责任及利益保护、终止合同时的支付规定等)。这些条款都是在合同执行过程中处理索赔问题或解决争端过程中的重要依据,所以在符合法律法规的前提下,业主方在确定上述重要条款时注意保护自己的利益,应有防止和减少承包商索赔机会的明确的思路,做到防患于未然。
2.2 重视招标文件中技术文件的编制工作
招标文件所附的招标图纸、地质勘察资料、工程技术要求等是投标单位编制投标报价和投标技术方案的依据和标准,是工程合同文件的重要组成部分,是业主方检查和验收承包商交付工程的标准。如果招标用的技术文件编制的质量不高,地质勘探工作深度不够,提供的设计图纸深度不够,工程技术要求不规范、不全面、不细致或者是数据出现错误,那么在项目实施过程中就会不断出现设计图纸修改、设计变更、功能调整等情况,必然给合同实施带来工期的影响和费用的变化,也使业主方不断处于被索赔的境地。为减少类似的情况发生,笔者认为一是业主首先要制订设计管理方案,根据项目总体进度计划制订每个专业的设计进度安排,对每份设计文件的提交时间和深度做出严格的限定,且业主方相关部门要做好图纸的审查工作,使之达到应有的设计深度,尽量减少合同执行过程中由于设计变更引起的索赔;二是文件中的工程技术要求应由有施工和设计经验的工程师编写,尤其是机电专业等专业性较强的专业承包工程的工程技术要求最好委托给经验丰富的工程技术咨询顾问公司来编写,一是非常规范,便于在后的合同管理,二是缺陷和漏洞较少,可以减少项目实施过程中的合同争议和承包商的索赔。
2.3 重视每个招标项目的工作范围定义和工作界面划分
由于住宅项目招标项目很多,业主在进行招标项目范围定义时必须定义明确,尤其是工程范围相邻或工序相衔接的各单位之间的工程范围界限和责任界限的定义,应做到责任到位、划分清楚、不重不漏、不能出现错误,否则实施中必然产生合同纠纷,影响工期及付出经济代价。因此,业主方在编制招标文件时应组织预算人员、合同管理人员、专业工程师、项目经理和主管领导共同确定界面划分问题,来最大限度的降低界定不清造成的错项、漏项、重项、交叉项等,从而避免因工作范围问题引起的索赔费用的发生。尤其是重点做好总包单位与各专业施工单位的界面划分,防止出现重项漏项,笔者结合所负责的某项目总包施工单位与各专业单位(室外供暖工程、供水工程、供电工程、电梯采购及安装、公共区域精装修等)的界面划分举例如下表1:
表1 总包单位与各专业单位工作界面划分表
3、合同履行阶段的合同管理工作
3.1 做好合同界面的协调工作(范围管理)
各工程合同之间的合同界面往往是合同管理的薄弱环节,是最容易出现交叉重复、遗漏和疏忽、相互推诿现象的地方。除在合同策划时做好合同界面的协调外,在合同履行过程中,合同界面的协调工作也是业主进行合同管理的重点。在合同履行中业主方应做好各合同履行时相关关系的协调,特别是各个合同之间工程内容和范围的界定以及工期的衔接问题,应尽可能保证在合同界面上不出现矛盾或遗漏。例如,设计合同和施工合同之间的界面主要表现在设计图纸提供的时间能否满足施工进度的要求,在处理两者的关系时,应保证图纸的供应,否则业主面临承包商索赔的风险;又如,土建施工合同履行时,应注意土建施工的阶段性进度对装修、机电安装单位、进场时间及其进度的要求是否一致;再如,施工合同与材料采购合同的界面在材料供应的时间、数量和质量能满足安装施工的要求,这些都是业主方在合同履行阶段对合同界面进行协调工作注意的主要问题。
为做好合同界面的协调,当合同履行中发现已经签订的合同出现界面问题时,要及时采取补救措施或签订补充协议予以解决,避免或缓解已出现的合同界面问题。在处理合同界面所出现的问题时,既要考虑措施的可能性和可行性,又要考虑所需付出的代价,在服从整个项目目标要求的前提下,做出最优的决策。
3.2 做好合同跟踪和合同清理工作
所谓合同跟踪,是指在项目实施过程中及时了解每一个具体合同的履行情况,要求做到深入细致,不放过任何一个问题,并将实际履行情况与合同中相应的规定进行比较,从而发现合同履行过程中出现的问题,采取有效的措施加以纠正或解决。合同跟踪除对书面资料进行分析外,还要到施工现场了解合同的实际履行情况,尤其是进度、变更工作执行情况,只有在施工现场了解到的情况才是最真实、最可靠的。合同跟踪,并不仅仅是针对承包商的,更需要掌握业主自身的履约情况,包括已履行的义务、应履行而未履行的义务、将要履行的义务等。合同中当事人的权利和义务都是相对的,业主的权利只有在完全履行自己义务的前提下才能得到保障。业主应通过合同跟踪较好的履行自己的义务,才可能在合同管理中处于主动的地位,避免出现由于自己违约而导致索赔的发生。通过合同跟踪工作能够及时掌握合同履行状态和整个工程的进展状况,根据合同履行的实际状态对后续合同工作计划进行动态的调整。
合同跟踪是合同清理的基础,而合同清理是对合同跟踪情况的综合处理和深入分析。所谓合同清理,是指在项目实施工程中对所有合同的履行情况进行全面综合性分析,不仅要发现各合同存在或需解决的主要问题,而且要发现不同合同之间的相互影响,包括已签订的合同之间的相互影响和已签订合同对尚未签订合同的影响,从而抓住主要矛盾加以解决,必要时对尚未签订的合同作出调整。合同清理应定期进行,合同清理工作对尚未签订合同的作用相对较大,对解决已签订且已实施合同收尾工作或遗留问题的处理有重要的作用。根据合同清理工作的结果,对下一步合同工作及时做出调整,以利于项目目标的实现。
3.3 做好索赔管理工作
在合同履行过程中,业主处于发包人的地位,业主的目的是合同的顺利履行,实现项目的目标,而不是向承包商索赔为目的,只要承包商精心施工、按质量标准、按工期竣工,业主很少向承包商索赔。业主方的索赔管理工作重点应为预防和减少与承包商的索赔争端的发生为主。业主方的索赔管理工作分为被动和主动两个方面的工作,首先是对承包商提出的索赔报告进行业驳或是否定其索赔要求,或者消减索赔款额。其次,对承包商的违约之处进行索赔,以抗衡承包商的索赔要求,抵消一部分业主违约责任产生的承包商索赔。业主为了做好这两方面的工作,首先是在合同履行之前应制定一份索赔事项清单,应确保能够及早发现问题以便采取可能行动或措施阻止索赔事件的发生,该索赔事项清单将业主方和承包商未及时履行合同义务时构成索赔事项的情况明确的列出,例如业主方被索赔的情况主要有:施工图纸拖期交付、未能按时移交施工场地、拖期付款、业主要求暂停施工、业主原因工期拖延或其他任何的违约行为;业主方可以向承包商进行索赔的情况主要有:施工进度拖后、误期损害赔偿费、施工质量缺陷或其他任何的违约行为。业主应通过合同跟踪对照索赔事项清单,检查业主自身的履约情况,在避免出现自己违约导致索赔情况发生的前提下,向承包商提出索赔要求,冲减其索赔款额,甚至超过索赔额,承包商的索赔心理和信心,使承包商的索赔要求进入十分艰难的境地。
结语:
站在业主的角度,工程合同管理工作贯穿了从项目筹建到保修期结束的建设全过程,做好项目实施全过程的各个环节的项目管理工作,才能实现合同管理的目标,使每个合同顺利履行,保证项目总目标的实现。业主方合同管理人员抓住以上各阶段工程合同管理工作的重点,会起到事半功倍的作用,能够确保工程合同管理工作不会出现大的问题和不可控情况的发生,从而实现项目的成本控制目标。