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浅议既有多层住宅档案对推进加装电梯工作的影响

2022-08-18朱超

上海房地 2022年7期
关键词:档案资料住宅电梯

文/朱超

上海已经成为全国人口老龄化程度最高的城市。截至2020年12月31日,上海全市户籍人口总量为1478.09万人,其中60岁及以上老年人口有533.49万人,占总数的比例达到36.1%,占比已经超过户籍人口的三成。

2020年出台的《上海市工程建设规范住宅设计标准》规定,多层及以上住宅每单元应设置电梯,其中十二层以下(不包括十二层)应设置至少1台电梯。许多20世纪末、21世纪初建设的多层住宅受当时的建设设计规范影响,没有配置电梯,众多居住在较高楼层的老年人上下楼极不方便,成了无法下楼的“悬空老人”。为解决这部分老年人上下楼的问题,上海自2011年起开始既有多层住宅加梯工作的试点,取得了积极的成效。“十四五”期间,市委、市政府把既有多层住宅加装电梯工作列入实事民心工程,相继出台了一系列政策措施,有力推动了既有多层住宅加装电梯工作。2021年,市委、市政府又把“既有多层住宅加装电梯”作为一项“我为群众办实事”重点民生项目,全市既有多层住宅加装电梯工作由此驶入“快车道”。截至2021年底,上海已经完成全市住宅小区加梯可行性评估全覆盖,累计完成加装电梯2094台。2022年,市政府又制定了加装电梯2000台的目标,积极推动从零星化加装向成片化加装转变。

作为一项社会各界关注度较高的实事民心工程,既有多层住宅的加梯工作涉及规划、房管等诸多政府主管部门。加梯项目需要业主、业委会、居委、街道、电梯厂商、物业以及水电燃气、通讯等公共事业部门多方协同配合。在既有多层住宅加梯工作的各个环节中,既有多层住宅档案发挥着不可替代的基础作用。

一、既有多层住宅档案的定义及特点

既有多层住宅档案是指住房管理部门、开发商、公共事业部门、物业公司等相关各方在住宅建筑及其公共部分的权益归属与使用过程中固化形成的具有原始记录和凭证价值的各类文件,具有基础性强、产权明晰、完整度高的特点。

1.基础性强。既有多层住宅的档案涵盖了住宅建设、使用、管理的全过程活动,包括住宅建设过程的规划、各类设计图纸,竣工验收时的全部资料以及设备设施的安装、使用与维护保养等技术记录。这些档案为进一步开展加梯工作提供了数据支撑,可谓是开展既有多层住宅加装电梯工作的“数据库。”

2.产权明晰。既有多层住宅的档案包含住宅交易变更登记过程中产生的应当保存的资料。这些档案资料能够清晰地明确需要加装电梯住宅的所有权人以及使用权人的情况,这对于明确各个权益人之间的权利与义务、推进加装电梯工作具有至关重要的作用,是加装电梯居民自筹费用部分的“钱袋子。”

3.完整度高。既有多层住宅的档案保存了住宅建筑本身及其公共部位、建筑相关附属设施设备在管理、使用过程中产生的管理资料与更新记录,能够提供住宅建筑本身的现时状况,让相关人员可以更加有针对性地制订加装电梯的措施与方案,顺利推进加装电梯的实施进程,是加装电梯进程中的“助推器”。

二、既有多层住宅档案在加梯工作中的作用

1.有助于加梯前中期工作的顺利推进。既有多层住宅加梯工作可分为前期准备、中期实施与后期维保三个主要阶段。在前期的加梯意见征询环节中,居委会、业委会、业主等各方主体可以根据住宅的档案资料信息,在制订初步加梯工作方案时有的放矢,实现“精准推进”。在中期加梯项目立项环节中,作为报批资料中不可或缺的部分,既有多层住宅档案对于项目的报批结果与报批效率能够产生较为重要的影响。

2.有助于施工时间与成本的有效控制。当前,在一般情况下,本市顺利加装一台电梯需要3个月的施工时间,成本约80万元。然而,在部分小区实际施工过程中,由于住宅公用设施与附属设施设备档案资料保管不全或缺失,往往在水、电、煤、通信设备配套管线需要移位时遭遇情况不明的问题,导致工期超时和工程费用超出预算的情况发生,给后续推进加梯工作增加了难度。例如:普陀区某小区2号楼加装电梯工程,从2021年4月份开工,按照合同规定,施工期为3个月,原本可以在7月份完工。然而,在施工过程中,遇到电力电线移位问题,整个工程被迫延迟,施工时间增加了2倍有余,施工的成本也随之大大增加。

3.有助于“成片化”推动加梯工作。在本市开展加梯工作的过程中,一些居委与小区得益于既有多层住宅档案的优势,积极推进“成片化”“整居委”加梯工作。由于既有多层住宅档案齐全,江湾镇街道纪念居委对适合加梯的96个门洞开展一次性加梯评审,推动“整居委加梯”工作提速,最大程度减少了对居民的影响,以最优价格向电梯厂商购买电梯,以最快速度完成整个住宅小区的加梯工作。

4.有助于开展电梯的维护保养工作。2020年国家市场监管总局《关于进一步做好改进电梯维护保养模式和调整电梯检验检测方式试点工作的意见》中要求:新安装电梯监督检验后6年以内,每3年检验1次,在不实施检验的年份每年检测1次;使用6年以上、15年以内的电梯,每2年检验1次,在不实施检验的年份每年检测1次;使用15年及以上的电梯,每1年检验1次、检测1次。同时,电梯检验严格执行地方制定的收费标准。根据上述意见要求,每部电梯每年必须至少接受一次检测并且需要支付相应的检测费用,这意味着电梯安装不是“一锤子买卖”,而是在使用的全过程中都需要居民承担相应的费用支出。明晰的住宅档案资料能够更快更好地进行相关费用的分摊与收缴,从而保证电梯维护保养工作的正常开展,促进电梯更加安全平稳地运行。

三、既有多层住宅档案存在的问题

1.住宅档案保管主体分散。按照《物业管理条例》和《上海市物业管理规定》要求,目前既有多层住宅档案保管主体主要是物业服务企业、业主委员会和规划、房管等政府部门。各方根据各自的专业和管理范围分别管理不同内容的既有多层住宅档案。此举造成了保管主体的多元化,在一定程度上导致保管主体分散的问题。同时,因为住宅物业服务企业时有变更,保管主体也会随之发生改变,部分住宅档案在业委会和物业公司间流转,可能会受到一定的损害。若不及时解决此类问题,这种损害会随着时间的推移而越来越严重。

2.既有多层住宅档案缺失。目前,本市既有多层住宅的档案保存载体主要是纸质资料、声像资料和电子资料。需要加装电梯的既有多层住宅档案基本上都是以纸质资料为主、以电子资料为辅。由于这类档案管理主体多元,又缺乏统一的管理规范与标准化的管理环境,致使部分既有多层住宅的档案因管理不严而缺失,造成无法弥补的损失。不少街镇、居委会在推进加梯工作中发现,多层住宅的图纸资料不全,且缺失的部分难以找寻与补全,这也导致这些住宅加装电梯工作以及后续管理难度加大。

3.档案保管不够规范。目前,既有多层住宅档案大多存放于物业管理部门或业委会办公用房内。由于没有专业的档案保管条件,无法做到档案库房防火防盗等“十防”的要求。缺乏专业人员的管理维护、存放环境不够理想、硬件条件不佳、重视程度不够等原因也导致这部分住宅档案的使用寿命缩短,使用效率降低。

4.住宅更新档案资料整理滞后。上海经过多轮住宅小区“美丽家园”行动建设,部分老旧住宅小区的外貌环境已经发生了较大的变化,内部的设施设备及配套管线也在不断地进行更新。然而,由于缺乏必要的强制性档案管理制度,不少档案资料处于分散管理的无序状态,给后续开展既有住宅加梯工作造成了不利的影响。

四、推进既有多层住宅档案管理的工作建议

1.开展普查工作,摸清档案现状,建立既有多层住宅档案管理制度。既有多层住宅建成使用年限较长,住宅的档案资料保管时间较长。当保管主体发生变动时,需要政府相关部门推动开展住宅档案保管普查工作,以区域化属地化管理为原则,按照法律法规的要求,及时厘清普查范围与内容,摸清住宅档案的保管家底现状,找出存在的困难,建立以“一房一档”为管理目标的、规范完整的档案管理制度。市级房管部门应联合区级房管部门制订《既有多层住宅档案保管利用制度规范》和《既有多层住宅档案更新管理制度》,明确相关工作要求,从而确保住宅档案的完整性、准确性与系统性,为保管主体开展档案保管活动提供制度遵循。

2.明确保管主体,强化责任落实,促进既有多层住宅档案管理向专业化迈进。按照“谁保管,谁负责”的原则,明确既有多层住宅档案保管的主体为业主委员会与开展服务的物业公司。在业主委员会换届或物业公司发生变更时,街镇房管部门应协调两者及时补位,保证保管主体不断不乱。同时,在日常工作中,街镇房管部门应加强对业委会和物业服务企业的指导,严格落实住宅档案管理的工作要求。

3.开展业务培训,督促检查指导,形成既有多层住宅档案齐抓共管新局面。市、区房管部门在每年开展培训的基础上,应增加对既有多层住宅的业委会与物业公司人员关于住宅档案接收整理、保管利用、更新维护等内容的培训。在“有人做”的基础上,进一步实现“有人教做,有人会做”的工作氛围。市、区两级房管部门对既有多层住宅档案管理工作开展检查指导,及时解决基层在实际工作中遇到的困难,提供相关的支持鼓励政策,确保住宅档案管理工作真正有效地运转。

4.加强信息建设,强化数字赋能,促使既有多层住宅档案加快驶入“数字化、集约化”轨道。档案数字化建设正是当前及未来档案管理的发展方向。在开展前期普查工作时,应同步实现存量住宅档案资料的数字化。在将相关的统计数据进行汇总时,应要求有条件的部门对既有多层住宅档案进行数字扫描,实现纸质档案的电子化,形成住宅档案资料的数字化保管,建立房屋的数字化模型,实现“普查+数字化”的跨越式发展。对于尚不具备条件的部门,应明确时间,创造条件,完成现有档案的数字化工作。

同时,应将住宅建设管理纳入本市“一网通办”平台,实现住宅建设档案资料增量的电子化管理。对住宅小区内相关项目的建设主体,政府部门应根据工作各个阶段的办理要求,按照工作职责,在“一网通办”平台系统上及时完成工作任务,借助“一网通办”平台形成、收集、归档住宅建设工作全流程的电子文件。此举既能大幅缩短建设资料在各工作环节中停留的时间,提高跟踪效率,降低相应成本,又能整合人力、物力、财力,避免因责任主体众多带来档案资料散失风险,促进住宅档案资料的电子化、及时化、完整化。

5.集成档案数据,增强档案利用,提升住宅档案为民服务功能和利用效率。众所周知,档案的价值在于利用,在既有多层住宅加装电梯的“东风”下,应利用电子化手段,通过“一网通办”平台实现既有和新增住宅档案数据集成,形成全市最新的住宅“档案数据库”,既便于老百姓与相关部门开展查档等利用工作,提高社会对档案工作的认同度,也促进相关行业主管部门提升档案工作保管利用水平,为下一步住宅档案更大范围、更深层次的利用奠定坚实基础。

既有多层住宅加装电梯工作是着力解决“老小旧远”问题的重要环节,是推进“人民城市”建设的重要抓手。既有多层住宅档案在加装电梯工作的过程中发挥了重要的基础保障作用。只有重视并充分发挥档案工作为民服务的作用,才能更好更快地推进加梯工作。这也是专业档案人员应尽的职责与义务。

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