从内控角度探讨一卡通对高校收费管理的作用

朱德政

随着我国高校办学规模的不断扩大，高校经济活动的经费来源趋于多元化发展、收费资金总额逐年大幅度提升，高校教育事业的迅猛发展与相对滞后的内部控制建设矛盾越来越突出，导致高校在财务收费管理上面临前所未有的挑战。恰逢智慧校园建设的契机下，信息化程度较高的校园一卡通系统能够发挥健全高校收费管理内部控制环境的作用。高校利用校园一卡通系统的收费模块可以减少现金缴费收付量、降低挪用资金风险、实现高校经济活动收支两条线和资金统一管理的目的，在高校财务收费管理的内部控制建设上起到很大的作用。

一、我国高校内部控制实施的现状分析

（一）我国高校内部控制的相关文件精神

为完善我国高校内部控制机制建设、提高内部控制管理水平、健全内部控制规章制度，促使高校内部控制有章可循、有法可依：2012 年财政部印发（财会〔2012〕21 号）《行政事业单位内部控制规范(试行)》文件，规定：“事业单位应当建立健全内部控制制度，单位建立与实施内部控制应当遵循全面性、重要性、制衡性、适应性原则”；2013 年教育部发布的《教育部关于做好<行政事业单位内部控制规范（试行）>实施工作的通知》要求：高校应当按照科学、精简、高效、透明、制衡的原则，综合考虑发展战略、管理要求和学校文化等因素，合理设置组织机构，明确各机构的职责权限、人员任职条件、议事规则和工作程序，避免职能交叉、缺失或权责过于集中。财政部于2015 年印发（财会〔2015〕24 号）《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》，要求高等学校进一步完善内部控制，提高内部管理水平；2016 年教育部出台（教财厅〔2016〕2 号）《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》，提出：要将建立健全内部控制作为高校健全治理体系和提高治理能力建设的重要组成部分，列入学校长期规划，常抓不懈。

自2017 年起，财政部要求各高校填报“行政事业单位年度内部控制报告”，并由省教育厅统一汇总上报财政部，对高校年度内部控制进行系统分析和考核。从财政部和教育部下发的相关精神文件来看，高校内部控制建设的重要性得到国家高度重视，内控工作已经深入到高校管理水平、教学质量、工作效率、廉政建设的常态化工作中。通过完善内部控制管理机制提高高校内部管理的聚合力，建立符合学校实际、可操作性强、能够真正落地的具有本校特色的内部控制体系，以规范的办学流程和管理方式促进高校教育事业的健康发展。

（二）我国高校目前财务收费管理内部控制的现状

目前高校财务收费管理内部控制建设得到学校领导层的高度关注，高校财务管理信息化程度得到良好的发展，财务管理软件已经从单一的核算与报表作用拓展到内部控制、大数据分析、信息公开、银校直连、自助查询、网上报账服务等各种模块应用，高校收费管理的硬件和软件设施得到较好的改善，但是也存在财务管理软件与其他信息化管理软件接口对接不畅、实时数据共享程度不高，容易形成信息孤岛的现象，没有达到让数据多跑路让职工少跑路的初衷设计体系目标。

在制度建设上高校依据自身实际情况和上级部门的相关文件出台或者更新财务收费制度加强内部控制，但部分高校存在缺乏全局考虑内部控制制度建设的实际应用，把内控注重点落在财务核算管理和浅显的表层设计上，出现头痛医头脚痛医脚的短期行为，缺乏对人员管理和长效机制的考虑。高校财务收费人员的配备普遍存在人手紧张，无法定期轮岗，不相容岗位职责相互重叠的现象，不利于高校内部控制的实施。

在权威有效的校内审计监督机制上缺乏内审机构和专业人才，纪检审计部门的办公软件与财务管理软件数据资源对接不畅，无法形成及时的预警提示功能。专业的纪检审计人员配备不足，难以第一时间发现校内经济活动存在的风险和问题，在监督评价机制上没有发挥防患于未然的理想的作用。高校内部控制的管理理念没有完全嵌入到信息化系统中，在风险防范、动态监管、安全事件应急处理上审计监督作用不够明显，导致给收费管理的内部控制效果受到一定的影响。

二、内控视角下我国高校收费管理存在的风险

（一）收费制度不健全导致政策性风险

按照国家相关政策规定：高校收费项目应当在省级教育部门、物价部门和财政部门审批备案，依据政府相关指导性文件进行合理收费。从实际调研分析：各高校在学费、书本费、住宿费、函授费的收费上严格按照政府指导性文件和本校办学层次统一标准收费，并且依据收支两条线的财务制度以非税收入的形式上缴财政部门。但在考试考务费、辅修课程费、公共资源损毁赔偿等方面存在资金挪用、收费制度不健全、无正式文件为依据的收费行为。以考试考务费为例：教育部考试中心向各省、自治区、直辖市教育考试机构收取的报名费标准为：大学英语四级每人次8 元，大学英语六级考试每人次10 元。高校英语四六级报名实际收费30—50 元不等，甚至出现同一省份的不同高校收费标准不一致，因此高校在收费行为中容易出现因收费制度不健全导致政策性风险。

（二）收费信息不对称诱发贪腐风险

传统的人工收费在信息传递和政策解读上容易引发矛盾，不同收费员对政策解释口径不一致，在政策规定收费标准和人工实际收费上出现一系列因信息不对称而引发的贪腐风险。在实际调研中以体育用品因个人原因损毁赔偿为例：90%以上的高校依据损毁物品原价赔偿或者学生自行购买同一品牌和质量的物品赔偿，但个别高校实行学生损毁或者遗失体育用品按三倍价格赔付，赔偿费用由任课体育老师收取。从调研结果中容易发现：“毁一赔三”这种赔付方式容易出现学生赔款后收费人员能够自己购买一个同一型号的物品充数交回学校，在学校体育用品资产核对总数上依旧保持一致，剩余的赔付款收费人员不交回财务部门，而且财务部门对是否发生损毁赔付的信息也无法具体了解，由此产生收费信息不对称而诱发贪腐风险。

（三）费用收缴不及时导致的欠费风险

依据财税〔2016〕33 号印发《政府非税收入管理办法》相关规定，高校的学费、住宿费、书本费等非税收入需要及时上缴财政。由于学生家庭经济情况、学校宣传缴纳学费的力度和安排收费人员不足等原因，各高校每年出现部分学生欠缴学费，由此产生一系列的欠费风险。同时高校安排的收费人员受上下班时间的影响，不利于其他零星学生缴纳学费。除非税收入外，高校代收的各种水电费、网络费、取暖费、考试考务费等欠费现象依旧严重，由于是代收代缴费用学校需要按照应交金额交付给其他单位，在欠费现象产生后高校需要垫付资金足额交付给第三方，费用收缴的不及时导致高校产生较大的财务支付压力。在费用收缴的信息传递上效率低下，收费人员在费用收缴后人工录入收费信息，再对收费数据进行人工分析和传递，催缴信息发布的不及时而增加欠费风险。

（四）服务单位乱收费损害消费者利益的风险

高校在办学活动中为维持学校的正常运转必然需要引进一系列的社会服务，服务单位不按学校规定物价收费的行为时有发生，严重损害学校师生利益。从调研中发现有两种对校园商户的管理方式：大多数高校使用的管理方式是商户营业款全额流入学校专户，然后学校通过会计核算将扣除水电费、租金和管理费后的营业款净额支付给各商户。另一种管理方式是商户向学校每月缴纳固定的租金和管理费，营业额直接流入商户账户。从这两种管理模式来看：高校控制营业额的管理方式风险系数较低，有利于校园内的物价稳定和食品安全，管理规范程度较高。第二种营业款流入商户的管理模式由于学校无法管控商户营业资金，在规范管理上高校的主动权较低，存在商户哄抬物价、乱收费、卷款跑路的风险，严重损害消费者利益。

三、内控视角下校园一卡通对高校财务收费管理的作用

《财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》中提出“以信息化手段为支撑，实现会计与业务活动的有机融合”，在各高校“智慧校园”和“业财融合”建设的浪潮下，信息化程度较高的校园一卡通系统对高校财务收费管理起到一定的作用，在财务内部控制管理上有重大意义。校园一卡通收费严格遵循财务管理收支两条线的原则、收费信息的透明化与规范化得到良好反映、信息传递的方式多样和速度高效快捷，在内部控制的事前防控、事中监管、事后反馈与整改上提供基础。

（一）从源头上控制现金坐支，达到事前防控的效果

校园一卡通的使用可以实现校园内所有消费、罚款、缴费的零现金支付，从收费的源头上控制现金坐支和个人挪用的现象，起到内部控制事前预防的效果。校园一卡通产生的所有入账经费归集到财务部门，然后财务部门对各种不同性质的经费予以合理合法的账务处理。比如：学生的消费款统一结算为“暂存款——校园一卡通消费款”科目，然后财务处在扣除相关费用后再结算给各商户；学生缴纳的各种考试考务费由一卡通系统归集为“应缴财政款——考试考务费”，财务处按规定及时上缴财政。校园一卡通系统在收费功能设置上即可实现“收支两条线”的作用，在加强管理规范性的同时提高财务收费效率和实施动态监管体系，减轻财务人员的工作压力和减少出错率，为高校收费管理的内部控制事前监督提供基础性条件。从内部控制的角度来看，事前防控是最有效的手段之一，高校领导层树立未雨绸缪的管理理念，将风险在事发前予以控制。利用校园一卡通系统收费管理模块可以通过权限设置的方式授予不同管理者和使用者的权限，在高校收费管理内部控制上实行明确的分工，不同权限的人员只能办理本职业务，在源头上杜绝越权行为的发生。同时在校园一卡通终端收费机按收费部门的性质设置相应的收费项目和物价文件规定的金额，各部门单独核算互不干扰、各职员权限岗位相互分离，在源头上对人员管理的权限分配和资金收付予以控制。

（二）收费信息共享，提高事中监管的质量

校园一卡通系统依据相关收费文件设置系统程序，简化收费流程。收费信息明细通过一卡通线上缴费模块清晰的反馈给使用者，并在应用程序中发布相关缴费公告，减少人工解释口径的不一致性，在一定程度上提高收费透明度，预防乱收费的行为发生。学校师生使用校园一卡通系统可实行不受时间和地点限制的7*24 小时服务线上缴费功能，同时校园一卡通系统将缴费数据实时推送给财务系统的票据模块，数据对接后票据系统自动开具电子发票提供给缴费者。校园一卡通系统的每一笔交易都会产生有痕迹、可查询的实名制历史数据，在一定程度上提升高校经济活动的监管质量和工作效率。利用校园一卡通系统记录校内的收费详情,便于高校财务和审计部门对各服务机构的收费标准及行为进行有效监管，同时校园一卡通系统将数据实时推送给校内其他部门的管理软件，实现跨部门的信息对接与共享，各相关部门能够知晓本部门费用的清缴情况，监督防范欠缴、漏缴的行为发生，丰富高校收费内部控制的监督形式和提高部门之间参与内控的积极性。

从内部控制的角度来看，事中监管有助于提高收费管理的质量。收费管理的内部控制是一个动态的过程，贯穿于收费管理的各个环节，以维持高校收费管理的及时性、合理合法性为目的。校园一卡通系统推送动态的缴费数据提供给各使用部门，使用部门对欠缴漏缴数据详细分析和催缴，加快缴费的工作效率和减轻因学校财务垫支上缴财政而导致的支付压力。同时校园一卡通系统可以在应用程序中根据实际欠费情况发送缴费通知给用户个人，及时的提醒欠费人员清缴欠款。实现财务部门由被动催缴收费变为学生主动交费的重大突破，节约人力资源成本，规范高校收费行为，减少差错发生。利用校园一卡通系统的金融服务功能为高校收费管理提供动态的数据服务，为使用单位的决策者提供数据信息，及时将发生的数据与最初的决策相对比，有利于决策者做出收费管理的中期评价和调整。

（三）双系统自动对账，加强内部控制事后反馈与整改力度

校园一卡通系统通过引入财务系统会计科目的方式对高校收费的经济活动数据统一口径分类结算，实现资金流动的双向记账功能，财务系统与校园一卡通系统每天自动对账，在财务系统与一卡通系统账务核对出现预警的情况下人工介入排查具体原因，保证账务的真实性和准确性。以一卡通系统、财务系统、人工对账的三重保障机制加强校园收费活动内部控制的监管，确保收费资金的日清月结与账实相符，并对相关收费管理部门及时发布预警信息和整改要求的通知，收费部门按要求整改完毕时校园一卡通系统才能够解除预警。通过系统预警→下达预警通知→部门整改与反馈→预警解除的管理体系，加强校园收费管理的监督整改效果与促进内部控制事后反馈和整改力度。

从内部控制的角度来看，构建事后评估机制、加强事后反馈及经验总结有助于提升高校收费管理的办学质量，利用信息化程度较高的校园一卡通系统节约人力资源及确保收费管理的规范性和高效率。高校对收费管理出现的问题及时梳理和整改，并将分散的风险点和突发事件予以总结，录入校园一卡通系统的收费管理模块留档保存，以供今后出现类似事件的快速处理和作为警示作用。通过事后整改与反馈的财务收费内部控制管理机制，将问题追责落实到单位和个人，促进问题的解决和事后整改，有利于优化和完善内部控制的审计监督作用。

四、结语

总之，当前高校的收费管理在内部控制上存在一系列的问题亟需解决，在“业财融合”和“智慧校园”信息化建设的背景下，高校的收费管理迎来良好的机遇。校园一卡通系统通过信息化手段为高校收费管理内部控制的事前防控、事中监督、事后整改和反馈上发挥一定的作用，有效的防范收费管理内部控制上存在的漏洞，并利用账务核对日清月结的功能发现问题，通过实时数据共享打通信息孤岛的壁垒实现跨部门统一管理，及时发布预警信息要求相关单位整改和反馈，有利于收费管理内部控制的全过程监督，为高校的教育事业发展做出相应的贡献。