浅析物资设备的审计技巧

李文勇

物资是物质资源的简称，在企业商品生产过程中所消耗的各种生产材料，是企业完成生产、创造价值的重要物质保证。笔者通过近几年的实践审计工作经验，就如何发挥内部审计在物资管理中的作用，如何提高针对物资设备的审计技巧进行了论述。

一、物资管理的概念

物资按生产中的作用，可以分为以下6 类：主要原材料、辅助材料、燃料、动力、配件、工具。

物资管理是企业生产过程中，对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制，通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，提升企业的市场竞争能力。

二、内部审计的概念

内部审计是指组织内部的一种独立客观的监督和评价活动，它通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进组织目标的实现。此定义说明内部审计的基本职能是监督、分析、评价企业内部的经济活动，为企业提出一些改进措施，促进企业整体效益提高，有效的内部审计在企业管理中具有不可替代的重要作用。从以上的定义不难看出两者的最终目的都是提高企业盈利能力，促进组织目标的实现，通过加强内部审计工作，可以防范物资管理中存在的风险，提升物资管理水平。

三、物资设备管理中主要风险点

1.物资采购管理制度不健全，不相容岗位未分离，存在管理失控风险。

2.物资采购计划编制不合理，与生产任务不衔接，存在供应不及时影响运输生产或库存积压导致闲置浪费等风险。

3.物资采购方式选择不当，应当公开招标的未通过公开招标方式采购，存在加大采购成本的风险。

4.物资使用过程管理控制不严，导致物资管理失管失控，造成虚列成本或损失浪费等问题。

5.废旧物资收回不及时、处置程序不合规，存在损失浪费或处置收入不入账形成“小金库”等风险。

6.对供应商管理不规范，信用评价不到位，存在物资质量、合同履约等风险。

7.会计核算不规范，通过多列、少列、虚列物资支出，或是应计提不按规定计提存货跌价准备，人为调节经营结果。

四、如何做好物资设备的审计工作

物资采购审计重点是对物资采购内控制度的健全性和有效性、采购方案编制的合理性、采购方式选择的合规性、计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性进行的审计。通过对物资采购管理、使用过程控制、物资储备管理、废旧物资管理、供应商关系管理以及会计核算等方面的审计，促进企业建立健全合理有效的物资管理内部控制制度，提高资产使用效率，节约资金运用成本，实现企业经营目标。

1.物资采购管理制度的健全性和有效性。有效的内控制度是企业正常生产经营的保障，进驻单位后要检查企业按照规定的物资采购管理办法，结合单位实际制定物资采购实施细则中物资采购职责权限及审查审批程序是否明确，物资计划、采购、验收、保管、使用、核算等不相容岗位是否相互分离，并对实施情况进行测试，是否能够按照文件规定严格执行。

2.审查物资设备采购依据。物资取得方式包括招标采购、市场选购、电子商务采购、委托加工、融资租赁和企业自制等方式。审计人员在检查物资采购时，应当综合考虑以下因素：现有库存是否充分利用、采购物资的重要程度、供货商信用评价以及市场价格因素等。对符合“三重一大”决策事项的物资设备采购项目，审查是否经党委会、党政联席会集体讨论通过。查看企业的党委会及党政联席会记录，是否一事一议，检查参会人员表态发言情况，分析该项物资设备的采购是否通过了集体讨论做出决定，保证重要物资设备采购依据合规。

3.物资设备采购计划编制的合理性及预算执行情况。（1）检查物资管理部门上报的物资采购预算与生产部门下达的生产任务等是否衔接，与库存数量、储备定量、物资价格、采供周期、历史消耗规律等因素是否匹配，物资消耗定额和最低储备定量的确定依据与生产任务、财务支出定额、库存数量、采供方式等是否相对应。有无无预算、超预算或超储备定额、超消耗定额提报物资需求计划。（2）检查是否将物资采购预算按照对应的工作量、定额、标准、金额等逐级进行分解，并结合实际生产情况、物资库存水平、价格变化规律等，按月确定相关物资的采购品种、采购数量，实施物资采购。（3）因生产任务、设计变更等原因需要调整物资采购预算时，是否按照规定权限和程序履行相关调整手续。（4）检查采购计划的兑现率，分析物资采购预算执行过程中出现的差异及原因，主要包括：工作量、实际消耗、价格采购批量等因素对预算目标的影响；集中或分散采购物资对完成预算目标造成的影响等。

4.加强物资招投标的审计。对于招标方式采购的物资，一是检查招标文件是否按照上级标准化采购文件和经审定的采购方案编制。二是检查，招标文件内容是否完整、严密，是否存在要求或标明特定的供应商以及含有倾向或排斥潜在投标（报价）人的其他内容。三是检查招标、开标、评标过程中有无违反规定程序，私自与供货商串通，泄露招标信息等情况。查看物资采购招投标资料，对符合招投标法规定的工程建设项目以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，是否进行了招标。公开招标的招标公告是否在通过国家指定的报刊、信息网络或其他媒介发布。邀请招标的是否向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。投标人资质审查材料是否完善，投标文件是否符合规定。对于不具备公开招标条件或不适宜采取公开招标采购方式的，是否按照规定权限和程序履行相关公示、审批程序后实施；采取邀请招标、谈判采购、单一来源采购、询价采购、网上竞价等方式采购的，是否符合相关条件。笔者在检查某一企业时曾发现对同一项目的数次招投标资料中，经常短缺其中一家被邀标单位的投标文件，且该单位在十余次的招投标中从未中标，存在违规陪标现象。通过审计监督检查物资设备的招投标是否遵循了公开、公平、公正和诚实信用原则。

5.严格审核物资设备采购合同。审查单位提供的物资采购合同，合同的标的、价款、履行期限、质量要求、违约责任等主要条款与采购文件和供应商响应的内容是否一致；合同条款是否与招投标中规格型号、数量、金额一致。是否约定付款期限及条件及具体交货日期，质保金留存比例及支付条件是否合理，对售后保养维护维修的约定是否最利于企业，合同纠纷的解决方式等。检查物资采购合同，采购人有无与供应商另行签订背离招投标文件实质性内容的其他协议。检查有无擅自变更、转让、中止或终止物资采购合同等事项，需要追加与合同标的物相同的物资时，是否按规定签订补充合同。发生应急物资采购后，是否及时补办了相关手续，有无以应急采购名义规避正常采购程序。统计分析被审计单位的自采规模，是否超上级规定的自采率，自行采购是否经过上级物资管理部门审批。抽查自采物资单价，与集中采购同类物资进行对比，分析有无较大差异。笔者在审计过程中曾发现一单位的物资采购合同中未明确约定货物交付日期，如对方单位怠于履行合同，则存在很大的经营风险。通过审计合同条款发现可能存在的问题，以降低企业经营风险。

6.密切关注物资设备验收流程。如何确保物资设备按时保质的交付使用，验收环节极为关键，首先审查物资验收的交接记录，与合同约定的交货时间、数量是否一致，抽查检测报告或现场抽检化验，检验物资质量是否达到合同约定标准，查看登记、交接、验收人员签章是否齐全，入库单或验工计价中规格型号、数量、金额与合同约定是否一致。查看现场，检查物资设备的实物形态、外观、规格型号与入库单或验工计价登记是否一致，检查物资验收环节是否规范。笔者在现场审计过程中曾发现一单位的物资采购中“现场物资验收交接单”日期早于“发货清单”日期，物资验收环节把关不严。还有一单位年底为了完成更新改造任务，与某某公司签订工业品买卖合同，购入含税价397.90 万元的设备一套，于年末办理了竣工验收报告，但次年检查时该设备厂家尚未供货，货款虽未支付，但存在编制虚假竣工验收报告的问题。通过实地检查物资设备的验收环节，杜绝虚假验收，或物资设备的规格型号数量与合同约定不符的问题。

7.仔细核对物资付款环节。资金的流转在企业的经营中是重中之重，把控好资金，严格物资采购的付款工作，是内部审计工作需重点关注事项。首先查看招投标约定中履约保证金是否足额收取，其次查看单位是否按照物资采购合同中约定条款，包括付款日期、付款方式、收款方银行账号等严格办理相关审批手续支付货款，有无发货单位发票、发货清单等资料，是否留存足额质保金。笔者在审计工作中曾发现有些单位审核不严，在收到对方单位发票及销货清单办理了物资入库手续后，即全额支付了货款，一旦发生质量问题，由于没有预留质保金，给企业带来损失。

8.实地监盘查看物资使用过程状态。⑴检查被审计单位是否落实限权限额领料制度、定期清查盘点制度，物资领用手续是否完备、用料有无计划、领料有无定额，物资管理部门与使用部门（车间班组）收、发料是否一致，有无已使用尚未入库核算或领用后在车间班组形成积压等情况。⑵检查重点物资的消耗定额查定工作，是否随着设备修程修制的变化和新技术、新材料、新工艺的应用进行了优化调整，消耗定额实物数量与相关修程修制定额费用是否匹配。⑶检查车间班组重点物资消耗定额写实工作，是否对物资消耗进行日常使用登记、支出登记、成本核算等方面的管理。⑷各单位虽在期末编制了存货盘点表，但可能存在一些已无使用价值，长期积压出现毁损的存货仍按正常存货体现在盘点表中，这就需要审计人员现场监盘抽查长期无动态的各种存货。笔者曾对一单位库房存放的隧道除尘装置样机进行检查，经查该单位于2014 年12 月研制完成22KW 小功率的隧道除尘装置样机，金额23 万元，后经现场试验完毕拆解，存放于单位库房。2015 年以后由于技术改进，开始推广使用110KW 隧道煤尘清除装置，原22KW 小功率的隧道除尘装置样机已无使用价值，且吸头、吸管、落料、除尘机械等部件经过多次试验，已损坏严重，但该样机2018 年仍按原值悬挂在库存商品科目项下未进行清理也未提减值准备。通过实地监盘抽查长期无动态物资，避免已发生毁损物资未计提减值准备，导致当期企业经营结果不实。

9.深入了解物资储备的合理性和效率性。对一些生产所需大型物资设备，还要结合可研报告审查投入使用后产出情况，包括：产品产量、产品质量、产品使用寿命是否提高，是否切实提高了企业效益，评价期初的可研报告是否可行。⑴检查被审计单位重点物资的库存结构、储备规模，结合单位近三年的生产任务、实际消耗量，计算被审计单位的存货周转率，分析存货储备的合理性和效率性。⑵通过物资信息系统，统计长期闲置物资信息，重点分析长期无动态物资积压的原因，有无已形成超储积压仍继续新增采购的事项。调拨运输设备时，业务、财务、物资等部门是否同步将库存配件随设备一起调出。⑶现场抽查盘点长期闲置物资、代储物资等库存情况，检查账实是否相符，重点关注有无过期变质已形成实质性损失浪费的物资。⑷检查被审计单位物资配送组织和储备方式，统计现有利用社会资源优化库存结构和直达配送组织的规模，分析库存结构可优化的空间。笔者在对某集团公司大型养路机械设备大型养路机械设备管理效能专项审计时，检查核对日作业验收证及调度命令与月度租用大机捣固完成统计表数据，发现陆续租用12 台捣固机，线路捣固实际作业量909.66㎞、689.4㎞，该集团公司由于操作人员配备不足，长期备用4 台线路捣固车、1 台道岔捣固车，在自有设备闲置的情况下，租用其他公司的大机设备，造成未能充分发挥资产效能的问题。

10.紧密跟踪废旧物资处置情况。要关注被审计企业是否建立了废旧物资管理制度，并能执行落实到位，抽查各更新改造、大修维修工程产生的废旧物资管理台账与财务入账价值、名称、规格、数量是否相符，通过审计规避私自处置废旧物资的风险。⑴检查被审计单位是否按照规定建立健全了报废物资回收管理制度、报废物资损毁制度，回收范围、保管责任以及有关报废范围、标准、程序是否明确。⑵抽查频繁换件修部件，分析换件修的必要性，在保障物资质量和安全前提下，有无可重复使用的价值，测算其经济效益情况。统计被审计单位物资修旧利废程度，对具有修复价值的废旧物资是否做到能修尽修。⑶检查废旧物资的回收、分类、保管、处置是否符合规定，需要前置审批的是否按照规定履行了相关的审批手续。报废物资处置应当以竞价销售方式为主，如果采用其他处置方式的，是否按规定权限和程序履行审批。⑷检查报废物资管理台账，结合现场抽查盘点情况，检查报废物资账物是否一致，重点关注有无账外料。检查报废物资的现场监装、检斤计量和发货数量等记录，重点关注有无废旧物资处置收入不入账私设“小金库”等违规违纪问题。

11.关注供应商管理情况。⑴检查被审计单位物资供应商目录，重点抽查长期合作的供应商或新增加的供应商，是否具备相应的法定经营资格、是否具备产品生产资质或代理资格，是否具备良好的企业财务状况、资信能力以及售后服务能力。被审计单位是否存在仍与不良信用供应商签订采购合同的事项。⑵检查被审计单位供应商信用评价制度是否健全，并有效执行，对产品质量不合格、履约不到位、售后服务质量差的供应商在信用评价时是否进行了实质性的考核。

12.关注物资设备会计核算管理情况。⑴检查物资采购、支出、处置、调剂、减值等各环节会计核算是否真实准确，是否符合企业会计准则核算要求，有无通过多列、少列、虚列物资支出，或是应计提不按规定计提存货跌价准备，人为调节经营结果等问题。⑵检查统计被审计单位六个月以上“未提账单”（即：单位已确认收货，供应商尚未提供发票）情况，重点分析长期“未提账单”形成原因，并与供应商进行核对，有无虚列成本支出或重复入账等问题。笔者在对物资使用单位与供应段材料往来情况进行核对时，发现长期存在7.86 万元差异未清理。工务机械段财务账面“应付账款”科目项下悬挂物资供应段材料款5,651.30 万元。根据双方的签认记录显示，物资供应段应收工务机械段材料款5,659.16 万元，存在差异7.86 万元。经了解，该差异为以前年度工务机械段拒付料款，但双方长期未进行核实处理，导致材料往来款长期存在差异。

总之，充分发挥内部审计在企业物资设备采购、验收、领用、资金支付、使用、报废等各个环节的监督检查作用，是提高企业竞争力，加强企业管理的必然要求。