寿险公司快速业务节奏下的全面预算管理实操探索

周晓燕

（中国太平洋人寿保险股份有限公司四川分公司，成都 610000）

0 引言

近年来，国内各大寿险公司业务条线为应对日益激烈的市场竞争，常常需要用短至周甚至几天的节奏，来带动内外勤队伍开展阶段性销售战役。业务方案的区间一般可能为一周、半月、一月、一个半月或几个月不等，预算费用等数据以方案或互相关联的方案为基础进行测算。这几乎是所有寿险公司阶段性销售节奏的特点。然而，阶段性方案达成数据，从诸如人管系统、销售系统等业务系统数据（一般不含犹豫期退保数据）计算过渡到具体方案的费用数据，再过渡到准确的财务报表数据，按照常规，往往需要短至一个半月时间，视方案期间长短，长则可至几个月甚至几个季度。如此的节奏不匹配，必然导致财务数据反映业务状况的严重滞后，导致需要预提预留的费用误差过大等问题，不但预算分析和控制形同虚设，而且对管理层的经营决策也起不到应有的支持作用，严重的还可能导致报表信息披露出现重大差错。

1 理论依据

法国著名管理学家亨利·法约尔在其代表作《工业与一般管理》中指出：“在一个企业中，控制就是核实所发生的每一件事是否符合规定计划、所发布的指示及所确定的原则。其目的就是要指出计划执行过程中的缺点和错误，以便加以纠正、防止重犯。控制在每一件事、每个人、每个行动上都起作用。”因此，为使业务方案及其数据的每一次进展变化都快速准确地反映到财务数据上，“核实所发生的每一件事是否符合规定计划”，我们在工作分工、预算编制、管控流程、报表工具、程序代码几方面均做了如下的设计和优化。

2 解决路径

2.1 设计基础分工

为解决以上问题，对于全面预算管理这一兼具战略目标实现手段和内部控制手段功能的管理活动，应进行更深入地学习和理解。“预算管理，是指企业以战略目标为导向，通过对未来一定期间内经营活动和相应的财务结果进行全面预测和筹划，科学、合理配置企业各项财务和非财务资源，并对执行过程进行监督和分析，对执行结果进行评价和反馈，指导经营活动的改善和调整，进而推动实现企业战略目标的管理活动。”由以上定义可以看出，预算管理中充满“对未来一定期间内经营活动和相应的财务结果进行全面预测”，这种预测是全面的，因而是业务和财务共同进行的。具体到实操中，应可以分工为“业务上做业务数据的预测，财务做相应的财务结果预测”。该项分工原则，成为后续一系列解决上述问题的所有工作的基础。分工如果原则不明晰，在实际工作中就会导致业务财务相互推诿、敷衍，进而潜移默化地影响数据的及时性和准确性。

2.2 优化预算编制

预算编制是预算管理的起点，无论年度预算和方案预算皆应始于此。要做到业务方案预算的高效管控，必须首先落实在年度大节奏费用预算编制上，其次落实在阶段方案费用预算编制上。

2.2.1 针对年度业务费用预算

年度大节奏销售预算编制主要确定两个内容：一是预算年度的业务大节奏，二是每个大节奏的变动费用与保费的管控比例。年度预算编制时间一般应固定在每年的11—12 月，与次年工作计划和业务目标预算等同时进行。应根据与业务目标挂钩的可取得费用和不与业务目标挂钩的可取得费用之和，进行综合预算，且与次年的年度销售节奏匹配，并平衡安排。应注意的是，此项年度预算，确定预算年度的业务大节奏应尽可能与预算年度工作计划相匹配，同时要在计算了所有可用费用（含保费和方案取费）的基础上，确定各大节奏的费用与保费的自我管控比例。特别是管控比例，须遵循预算编制流程，从上至下，从下至上，可反复为之，最终确定。一经管理层审核通过，便具有一定刚性，用于形成对未来一年内大节奏的预算费用约束。也就是说，根据预算年度业务发展好坏，预算费用金额可以变化，而管控比例不能随意变更。在实操中可以根据自身情况，对表1 经修改完善后使用。

表1 XX 业务条线年度变动费用预算表 单位：万元

2.2.2 针对阶段方案费用预算

方案的预算，一般必须由业务条线在历史数据和预测数据基础上进行测算得出。众所周知，预算编制方法有滚动预算法和弹性预算法。滚动预算法要根据上一期预算执行情况和新的预测结果，按照一定的滚动频率，将原有的预算进行调整更新。而弹性预算法要在分析业务数据与预算项目间数量依存关系的基础上，确定不同业务量（乐观、悲观、基准数据）及相应所消耗的资源。在方案预算的测算编制中，则是将弹性预算放在各期滚动预算中，而滚动频率确定为两周。这个频率必然意味着加大精细化预算工作量，但是，在现代数据处理技术下，实操中我们还是能够在不增加工作量的同时，成功避免在方案执行过程中，因方案预测的不准确性导致财务预警管控无力，预提预留误差等问题。在实操中可以根据自身情况，对表2 样式，一个方案一个方案地持续记录、每半月前后反复更新。

表2 XX 业务条线XX 阶段方案滚动预算表 单位：万元

2.3 严控管控流程

每两周一次的弹性预算滚动频率，对业务部门和财务部门来说都是一个不小的考验。而且每一次滚动预算的准确性都关系到下一阶段的经营措施决策，如果管控流程不顺畅，极有可能造成业务财务双方疲惫不堪，还不能提供准确有用的报表给决策层。因此，针对实践中遇到的问题，文章在此对管控流程作专门说明。

首先，业务财务之间要达成共识，不得在三个数据报告时间点上有任何托词和借口拖延，即确保方案策划后实施前、每月15 日和每月末三个时间点，财务能够及时获得滚动预算数据。其次是填报人员的落实。业务上填报人必须为该方案的策划人员，更新数据必须经上级管理者审核。第三，财务在方案第一次预算表上报后，则必须立即采取程序代码工具检验（方法后续给出），目的是快速得出截至目前所有在执行方案的大类预算科目各自归属的大节奏费用与大节奏保费比例是否在年初的自我管控比例之内。如果超出，则财务出具超支预算警示，供业务条线压缩修改方案；如果未超出，则出具剩余预算提示，也供业务条线完善方案。最后，滚动预算较前次预算发生变化后，可能导致悲观预算到乐观预算的转变，从而可能使费用变得超支。因此，每次滚动预算后，财务的提示或警示都必须是及时和不可或缺的。

如此短的时间之内，一般是一小时内或一天之内，需要对如此庞大的数据（方案数量前后积累，前面的已兑现已结束，或未兑现未结束，后面新方案又接踵而来）做出警示和提示，财务人员要不断提高效率，确保数据及时准确反馈。

2.4 引入程序代码工具

在科技发展如此快的今天，财务人员不应只局限于日常的办公软件，还可以学习编程等技术，解决办公中重复劳动问题。寻求表格公式或PYTHON 编程语句方法来解决报表问题。

2.4.1 使用表格公式法

通过使用Excel 中内置的函数，我们实现了将《××业务条线年度变动费用预算表》和《××业务条线××阶段方案滚动预算表》中的数据统计整合，并按照归属大节奏和费用分类两个关键字提取并列出管控比例比较的方法。具体来说，使用的公式公布如下，可复制并修改完善后使用。

公式的整体思路是利用AGGREGATE 函数忽略ERROR 行的思路，筛选出符合我们需要提取的条件的方案名称（例如：填写“首月”“竞赛费用”在表头，就是我们需要提取的符合“查看所有属于大节奏首月的方案的竞赛激励费用实际预算与（标准）保费比之和”条件），然后通过ROWS 函数作为枚举的索引，接着再使用INDEX 函数进行定位抓取，将所需的方案数据呈现出来。关于公式详细说明见附录。

通过精心设计的表格公式法，我们可以对滚动预算表进行快速的汇总。每次接到新的《××业务条线××阶段方案滚动预算表》，更新到本表格位置，再手工填入需要查看的“首月”“竞赛激励费用”，或“首月”“客户积累费用”等表头组合条件，可以快速得出截至目前某大节奏的某项预算费用是否在年初计划控制比例范围内，是因为哪一个或几个方案造成的等，一目了然，一个小时内可快速反馈业务。

2.4.2 运用程序代码法

此法运用PYTHON 基础语言，一次性免除生成报表的重复劳动。将《××业务条线年度变动费用预算表》置于Sheet1，将《××业务条线××阶段方案滚动预算表》置于Sheet2，执行代码，则可在Sheet3 生成以大节奏和费用类型为矩阵的费用管控比例明细对比表，同时在Sheet4 生成总的费用管控比例汇总表。更为清晰地呈现每次滚动更新后的财务预算结果，便于快速的警示和提示。

具体程序代码如下，实践中可在此基础上修改完善。

第一步：首先生成所有以各大节奏和各费用类型为条件的实际方案“预算费用与（标准）保费比”，取每个表的合计比例，可与年初各个自我管控比例比较，即Sheet3：

第二步：生成与《××业务条线年度变动费用预算表》相同样式的各方案实际的“预算费用与（标准）保费比”的汇总表，即Sheet4，可比较看出截至目前哪个大节奏的哪类费用已经达到警示条件：

2.5 事前业务方案限制

最后，为使预算控制更为有效，还需要指出的是业务方案本身需要有几点限制。①大金额的激励方案必须是设封顶条件的。对于有些按照达成数量来实施的激励，务必有封顶数量，否则可能导致方案预期外的巨大超支。②方案的期间最好不要跨年，跨年费用一部分应纳入次年预算管控，如果太多跨年费用延展到次年，可能导致弹性测算和比例管控的不准确。③各方案之间的关联关系最好不要超过两个，否则会导致一个方案的变化，对多个方案数据变化的影响，从而放大对最终结果的影响。④方案涉及实物、旅游等需要招标比价等方式采购的，应于方案形成前多方询价，形成客观的采购价预算，方案一旦通过，则必须通过采购流程尽快确定实物的价格，以便准确更新滚动预算数据。在此还需要说明的是，如果管理层在预算执行过程中，对年初自我管控比例预算有调整，则各方案实际的“预算费用与（标准）保费比”需要对照的是按照规定流程调整后的“自我管控比例”。

3 结语

以上方法流程，在经过长期的实践检验中证明，通过明晰地分工，综合运用全面预算的滚动预算法、弹性预算法，严格业务财务取数流程，对业务方案进行必要的限制，重点是设计运用新型实用的表格公式和程序代码工具，便能够有效满足预算管理控制、内部信息传递控制，以及财务报告控制等内部控制要求。从解决预算管控及时性入手，更好地发挥预算管理在实操中的管控功能和作用。当然，如果开发与之功能相匹配的费用管理信息系统，也能达到同样效果，但可能耗资巨大，在此不作探讨。

附 录

1.AGGREGATE函数的原型为AGGREGATE（functionnum，options，array，k），其中functionnum 为编号，可以选取如最小值、平均值、最大值等函数，options 为调节是否忽略ERROR 行等的设置，array 为数据列，k 为选取第k 小或第k 大的参数。我们使用的AGGREGATE（15，3，data，k）的第一个参数为15，意为SMALLER，和最后一个参数k＝ROWS（W¥5：W6）配合，可以取数列中第k 小的值，同时options＝3 可以忽略ERROR 行。

2.data 参数较为复杂，在此主要由以下几部分构成。

最后，使用INDEX（data，rownumber）函数来从数据列中定位和显示所需要的数据。值得一提的是，如果k＞data 中为True 的个数，AGGREGATE 函数会报错，于是我们使用了IFERROR 函数来忽略这个错误。