档案管理模式下的新型方法在医院档案管理中的应用分析

许春文，张茜

新疆喀什地区第一人民医院党政办，新疆喀什 844000

医院档案管理为医院管理重要环节，主要包括财务档案、医疗档案、科研档案、党政建设档案，为医院管理决策重要参考依据[1]。随着我国互联网技术发展及医改的推进，对医院档案管理要求逐渐提升。但目前医院管理中受工作人员综合能力相对有限、“互联网+” 技术不熟练、基础设施建设投入不足等因素影响，可能会影响医院档案管理质量，出现档案丢失、档案内容缺失等档案管理差错情况，因此需加强档案管理[2-3]。档案管理模式下的新型方案指利用互联网技术基础，通过新型管理技术提升其医院档案管理质量，满足管理需求。该院于2021 年起实施档案管理模式下的新型管理方法，分析此种管理方案前后1 年时间内医院档案管理情况。现报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

该院于2021 年起实施档案管理模式下的新型方法管理，将2020 年1—12 月档案管理情况设为对照组，2021 年1—12 月档案管理情况设为观察组。2 年内主要纳入41 名档案管理工作人员，41 名档案管理人员中男27 例，女14 例；年龄26～48 岁，平均（32.58±2.03）岁；工作年限1～19 年，平均（5.52±1.06）年。纳入标准：①均为该院档案管理人员；②研究期间无离职、转院、轮岗等情况；③对该研究知情同意。排除标准：①研究期间工作人员遭遇重大家庭变故；②工作人员存在精神性疾病，难以配合完成研究。

1.2 方法

对照组（常规医院档案管理）。收集档案资料，依据医院管理流程进行档案核对、存档。

观察组（档案管理模式下的新型方法管理）。（1）计划（Plan）：结合既往医院档案管理中出现的问题，包括档案内容缺失、档案丢失、归档不及时等，开会讨论分析档案管理问题发生原因，包括工作人员对档案信息收集意识不强、无档案统一管理格局、档案相关知识薄弱、硬件设施投入不足、档案资料利用率低、档案电子化率较低。①工作人员对档案信息收集意识不强：医院档案资料管理不能给医院发展带来直接经济效益，易被院领导及医务人员忽视，出现临床科室、职能科室档案归档较差情况。②无统一的档案管理格局：目前医院档案管理相对分散，不仅会造成人力、物力资源浪费，影响档案资料管理完整性、连续性。③档案相关知识薄弱：各科室档案室工作管理人员若对归档时间、归档内容认知不清晰，出现档案收集不完整性及不连续性，并出现归档时效性延后情况。④硬件设施投入不足：档案室房间狭小、专业档案管理人员不足、档案管理设备老旧，均会影响档案管理质量；电子档案管理相关设备，包括电脑、扫描仪、计算机等设备资源不足，影响档案管理质量。⑤档案资料利用率低：归档后档案利用率低影响工作人员对档案整理积极性。⑥档案电子化率较低：医院仍存在电子档案、纸质版档案混杂、档案电子化率较低情况，影响档案管理统一性；结合目前存在的管理缺陷，制订符合该院特色的档案管理计划。（2）实施（Do）：实施符合该院特征的新型方法管理。①人力资源管理：组建档案管理小组，组长由院领导担任，主要负责对各科室档案室管理员工作情况进行监督、指导，并将其管理质量纳入考核目标，设立相应奖惩措施；所有档案管理工作人员定期展开档案管理相关知识培训，包括档案组成、档案资料收集方式、档案整理及归档等，提升其档案管理专业素质，确保档案收集完整性、规范性。②增强工作人员主动服务意识：培训中加强工作人员主动服务意识培训，包括资料主动收集整理、为使用者提供主动优质服务等；重点培训医院档案质量与医院发展质量之间关系，提升档案整理主动性。③增强档案管理硬件设置：增加档案管理人员、库房人员，加强档案室工作人员队伍建设，不断增强档案室新兴力量，激发老员工工作热情；结合实际需求配备电脑等设备，对档案资料进行数字化建设，即将已经归档的档案，依据归档时间、档案类型等特征，分批次以扫描、拍照等方式完成档案数字化、网络化变化，并完成全文检索、语义检索，保证档案保存、利用效率；在档案整理时若存在电子版档案，则与纸质版同步收集。（3）检查（Check）：档案管理小组定期或不定期抽查档案管理情况，包括监督各科室档案资料上报情况、档案资料质量（完整性、规范性、上报及时性等），结合医院档案室档案资料及工作人员情况，分析目前所制定档案管理方案在该院实施质量，分析目前仍存在的不足情况，并开会讨论解决方案。（4）处理（Action）：将问题解决方案应用至实际管理中，并结合工作人员反馈、监督管理结果不断进行问题总结、制订改进策略，以不断提升该院档案管理质量。

1.3 观察指标

①比较两组档案管理质量。由该院档案管理小组评价，随机抽查两组各300 份档案，包括档案完整性、档案连续性、归档及时性等，总分为10 分，出现差错时扣0.1分，算最终分值，0～5 分、6～8 分、9～10 分分别表示管理质量差、良、优，优良率=（优份数+良份数）/总样本数×100.00%。②比较两组工作人员综合能力。包括专业能力、判断能力、执行能力、责任心，由该院档案管理小组评价，每项评分0～10 分，分数高表示综合能力好。③比较两组相关科室工作对档案管理满意度。每组各随机调查50 名需要使用档案的医护人员满意度，包括满意、较满意、不满意，满意度=（满意人数+较满意人数）/总人数×100.00%。④比较两组档案管理差错发生率。由该院档案管理小组评价，随机抽查两组各300 份档案，比较两组档案管理差错率，包括档案内容缺失、档案丢失、归档不及时。

1.4 统计方法

采用SPSS 24.0 统计学软件分析数据，符合正态分布的计量资料用（）表示，组间差异比较采用t 检验；计数资料采用频数或率（%）表示，组间差异比较采用χ2检验，P＜0.05 为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 两组档案管理质量比较

观察组工作人员对医院档案管理质量优良率为99.67%，较对照组97.67%高，差异有统计学意义（P＜0.05），见表1。

表1 两组档案管理质量比较

2.2 两组工作人员综合能力比较

观察组档案管理工作人员综合能力评估中，专业能力、判断能力、执行能力、责任心评分均较对照组高，差异有统计学意义（P＜0.05），见表2。

表2 两组工作人员综合能力比较[（），分]

表2 两组工作人员综合能力比较[（），分]

2.3 两组相关科室满意度比较

观察组相关科室满意度为98.00%，较对照组86.00%高，差异有统计学意义（P＜0.05），见表3。

表3 两组相关科室满意度比较

2.4 两组档案管理差错发生率比较

观察组档案管理差错发生率为9.33%，较对照组14.67%低，差异有统计学意义（P＜0.05）；观察组中档案内容缺失、档案丢失、归档不及时分别为4.67%、0.00%、4.67%，其中档案内容缺失发生率较对照组9.00%低，差异有统计学意义（P＜0.05），见表4。

表4 两组档案管理差错发生率比较

3 讨论

医院档案管理工作为医院发展重要基础。目前在医院档案管理中常见方法以科室、行政管理活动、应用技术、科研资料等为单位进行档案收集整理，包括纸质版、电子版等，并依据要求定时归档，存放在档案室中[4]。但受档案管理工作人员综合能力、专业能力、档案管理环境等因素影响，可能会因档案管理质量不佳出现档案内容缺失、归档不及时、档案丢失等情况，影响医院发展进程，增加医患纠纷发生风险，因此需加强管理[5]。

档案管理模式指针对档案管理实施的针对性、全面性管理方案，包括对纸质档案管理、电子档案管理、档案室工作人员等方面管理，以保证档案管理质量，为医院相关档案取用、存放提供优质管理。新型方法管理目前尚缺乏统一管理方法标准，该研究中应用PDCA 循环管理法，此种管理主要优势为可通过计划、执行、检查、处理4 个环节，不断降低问题中不良事件的影响，降低风险事件发生率，以保证管理质量，满足管理需求[6-7]。近年来，PDCA 循环管理法在临床护理管理工作中应用频率逐渐提升，且管理效果确切，可满足护理管理质量改进需求[8]。

该院于2021 年1 月开始实施档案管理模式下的新型方法管理。结果显示，观察组工作人员对医院档案管理质量优良率较对照组高（P＜0.05），考虑原因为常规医院档案管理中，虽然严格依据医院管理流程开展，但在实际操作中易受档案整理进度、档案规范性、工作人员基础工作能力、工作人员责任心及主动性等多种因素影响，可能影响档案管理质量[9-10]。实施档案管理模式下的新型方法管理后，在计划过程中对既往档案管理不足之处分析原因，可了解质量改进方向，并以此为依据制订并执行针对性管理改进方案，弥补既往管理不足之处，包括加强人力资源管理、加强工作人员主动服务意识培训、增强档案管理硬件设施，以提升档案室工作人员基础工作能力、主动工作意识、自我监督管理能力，保证档案管理先进性、规范性，最大程度提升管理质量[11-12]。在检查、处理中，通过分析目前管理方案中不足之处、管理方案难以执行情况，并实施改进后管理方案，以不断提升医院档案管理质量，最终可提升档案管理质量优良率[13-14]。

该研究结果显示，观察组档案管理工作人员综合能力评估中，专业能力、判断能力、执行能力、责任心评分均较对照组高（P＜0.05），考虑原因为工作人员针对性培训（基础培训、责任心培训等），可提升其基础工作质量及工作责任心，人力资源管理加强工作人员队伍建设，可激发老员工工作热情，增加档案管理硬件管理条件，减轻档案管理工作人员工作压力，提升其工作热情[15]。在此基础上，通过档案管理小组定期抽查、管理、监督，并建立相应奖惩措施，可提升其工作监督管理能力，被动提升其综合能力，达到提升其综合能力评分的效果[16]。

该研究结果显示，观察组相关科室满意度较对照组高，档案管理差错发生率较对照组低（P＜0.05），考虑原因为在档案调取中，若所调取档案内容缺失、档案丢失、未能及时归档等情况，会影响相关科室医护人员工作质量，影响其对档案管理满意度评价。实施档案管理模式下的新型方法管理，通过提升工作人员基础工作能力，可保证档案完整性，同时工作人员主动服务意识增强，为使用者提供主动、优质服务，满足相关科室医护人员档案调取情感需求，进一步提升其相关科室满意度。同时档案室工作人员综合能力提升、档案管理主动意识增强，可主动完成档案管理工作，包括档案整理、档案管理情况检查等，并在医院档案管理小组监督管理下，不断降低档案管理缺陷事件发生率，满足医院档案管理需求[17-18]。

综上所述，医院档案管理中应用档案管理模式下的新型方法，可提升工作人员管理对档案管理质量、工作人员综合能力水平，提升相关科室满意度，并降低档案管理差错发生率。