档案管理的网络信息化及开发利用分析

张霞

摘要：档案管理的网络信息化是科技不断发展下所形成的一种专门针对当前社会发展需要的管理模式，不仅有助于档案管理工作效率与质量的提升，更有助于发挥档案信息资源的潜在价值。因此，本文将围绕档案信息化管理的优势展开分析，并提出档案资源的开发利用建议，以供相关人员参考。

关键词：档案管理;网络信息化;开发利用

前言

随着信息化管理的广泛应用，各行各业都愈发注重采用信息化管理模式进行各项管理工作，档案管理也不例外。传统的档案管理模式已经难以展现档案资源的价值，想要促进社会的发展与进步，就必须要加强信息化档案管理模式的建立，这样才能更好地对档案信息资源进行开发与利用，从而推动社会的向前发展。

一、档案信息化管理的优势

（一）存储环境的优势

在传统的档案管理工作中，档案资料大多是以纸质为载体，对其的管理需要注意很多事项，其中环境是非常重要的因素，为了防止纸质档案发霉生蛀，必须要控制好档案室内的温度与湿度，同时还要定期进行检查，避免出现资料丢失或老化等问题。但是，在档案管理实现网络信息化之后，整个管理工作的效率将大幅提升，主要原因在于信息化档案不再依赖纸质档案，而是转成了电子档案，这样管理人员不需要对档案室的存储环境做过多的改变，只需利用信息技术将纸质档案进行扫描并上传至平台，之后就可以封存纸质档案。不仅如此，在信息化档案管理过程中，档案记录除了以电子形式存储下来之外，通常还会进行备份，这种借助光盘、硬盘为载体的存储方式有着显著的环境优势。

（二）整理、归档的优势

众所周知，档案管理是一项复杂繁琐的工作，在传统档案管理工作中，工作人员往往需要面对成百上千份的纸质档案，这不仅耗时耗力，而且还有可能因为人为操作不当而造成档案资料的丢失、遗漏或损毁，这严重影响了整个的档案管理质量与效率。但是，在檔案管理实现网络信息化之后，这样的问题可以有效改善，电子文档的格式由档案部门确定之后，再由管理人员进行档案的扫描工作，并通过网络提交、归档，整个管理工作效率大幅提升。不仅如此，利用信息技术手段对电子档案进行数据备份，还可以防止出现原始数据损坏后引发的各种问题，有效保障档案管理的整体效益。

（三）利用、查询的优势

在传统的档案管理模式下，工作人员想要查找资料或文档，往往需要从众多的纸质档案中进行搜寻，虽然纸质档案有明确的分类，但仍会浪费大量的查寻时间。而且，档案的借阅手续也十分复杂，为了防止纸质档案的丢失或损毁，管理人员在制定借阅规定时，往往会设定非常多的程序，这使得档案查阅变得十分复杂，不利于发挥档案资料的最大化价值。而实行网络信息化的档案管理模式后，工作人员想要查询档案资料就变得非常轻松，只需登陆自己的账号进行档案搜索，就可以实现电子档案的查询与阅览，档案使用流程更为简洁。不仅如此，查阅电子文档对文档本身也不会产生实质性的损害，因而更符合新时期社会背景下档案管理的发展方向。

二、信息化档案管理模式下的资源开发利用建议

（一）重视档案资源的收集与整理

档案是信息的一种，信息源不足，就无法建立完整的信息链，所以加强对档案的搜集与整理很有必要，能够更好地实现对档案资源的开发与利用。就实际情况而言，档案收集工作本身就是整个档案管理工作中的基础环节，如果不能很好地收集档案资源，那么就无所谓档案信息的开发利用。为此，在具体实施过程中，应以新的视角看待信息化档案管理，以往的档案管理多以静态或封闭状态为主，侧重点在于“藏”，这样的档案资源缺少与社会的有效连接，无法为社会及时利用，因而价值不高。所以，在信息化档案管理模式下，管理人员应当将重点放在档案资源的收集与整理上面，要实时更新档案库内的信息资源，防止档案资源与社会信息相脱节。除此之外，还需要重视档案集成化管理，不断收集各种不同类型的珍贵档案资料，以形成更为完善的档案资源库，这样才能更好地实现对资源的最大化开发与利用。

（二）加强档案资源的深层次挖掘

档案是记录历史发展的重要信息资源，只要社会在向前发展，就会源源不断地产生各种档案信息，对这些档案信息的深入挖掘与充分利用就显得尤为重要。随着时代的进步与变化，档案由纸质化向数字化方向发展，这也使得档案利用工作更受人们的重视，因为对档案资源的合理利用是发挥档案潜在价值的重要体现，能够推动我国社会主义建设的向前发展。通过相关调查分析可以发现，档案具有广泛性、真实性与可靠性等特征，想要更好地发挥档案信息的潜在价值，就必须要加强对其的深层次挖掘。在信息化时代背景下，档案资源的挖掘更应当紧紧围绕当前社会发展的需求，只有挖掘出更有助于社会向前发展的信息资源，才能更好地凸显档案的价值与意义。与此同时，在档案资源的开发与利用过程中，还应当积极构建内容丰富的档案信息数据库，将收集来的数据进行规范化处理，以提高档案的有序性、完整性与安全性，以便更好地对其加以开发与利用。

（三）增强档案管理的信息化意识

如前文所述，档案管理不仅涉及到档案的实体保管工作，同时还涉及到档案资源的开发利用，虽然信息化档案管理模式已经在社会中被广泛运用，但实体档案的保管工作仍不容忽视，因为这是建立高质量数据库的根本。就目前实际情况来看，重“藏”轻“用”现象仍比较突出，这对档案信息资源的开发利用有很大的影响，难以发挥档案的真正价值。所以，想要改善这一现状，就必须要扭转传统的档案管理理念，要增强管理人员的信息化意识，使他们认识到如果不走出封闭式管理的窠臼，就必然会阻碍档案工作的发展，只有充分了解信息化档案管理的重要性，并积极创新档案管理手段与技术方法，才能更好地提升档案管理工作的整体水平，并实现档案信息的交流与利用。

结束语

总而言之，在新时期社会背景下，深入探究档案管理的网络信息化及开发利用，具有非常重要的指导意义，尤其是对我国档案管理工作的长远发展意义重大。因此，作为档案管理负责人，务必要提高档案管理信息化建设的重视，并意识到信息化档案管理对档案资源开发利用的重要价值，不断采取有效措施来加强信息化档案管理的建设工作，这样才能更好地实现档案资源的充分利用，从而推动档案事业的可持续发展。

参考文献：

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