优化流程提升财务管理

王洪丽 王雪 陆文娟 东北石油大学财务处

近年来，随着国家财政持续加大对高校科研经费的投入力度，我国高等教育事业在不断发展和壮大。高校财务报销流程面对的各种问题与压力剧增，本次调研正是基于此，以S高校为研究对象，分析高效财务报销业务流程存在的问题，从工作实际出发，探讨财务报销业务流程优化的有效对策，以期实现优化报销流程“一次性告知”“最多跑一次”，来提升高效财务管理及服务水平。

一、高校现行财务管理的现状

S学校是一所拥有一级学科国家重点学科、国家大学科技园的大学。1978年该校被教育部列为全国88所重点大学之一，是其所属省份重点建设的高水平大学之一。S高校作为一所重点院校，该校在支持师生科研工作的同时，也非常重视财务管理高质量发展。

S校教育事业经费及科研经费支出情况2018年-2020年三年呈逐年递增趋势，详见表1、图1。

表1 教育经费及科研经费支出金额

2018年-2020年三年记账凭证数量趋势情况：2018年20155张，2019年23286张，2020年24008张。记账凭证处理量如图2所示：

从图2中我们可以获知，随着经济业务逐年递增，高校财务处理凭证笔数也会随之增加，而前台会计数量有限，这无疑加大了前台会计的工作压力。高校前台会计的日常工作，不仅是要对前来报销的经办人提供的原始票据审核，现场答疑，还需要及时接听并回复通过电话和QQ来咨询业务的师生。前台会计要保证全面完整回答师生所咨询的业务问题等，避免让报销经办人报销多走路。线上线下同时工作的条件下，导致经常有各种事情打断会计人员的工作思路，使其无法保持连贯的工作思路，影响工作效率[1]。

S高校前台报销工作激增，现有财务人员配备不到位，财务人员短缺，不得不依靠外聘人员。前台报销人员共8人，外聘职工数量4人，占总报销职工数量的50%。财务又属于专业技术岗位，更需要经验丰富及专业过硬的人员处理业务，而当前核算会计新人较多，缺少业务骨干，一定程度影响报销的效率。

部分外聘人员及新进人员那对业务的判断和处理及职业判断能力不高，对报销业务的真实、合规和完整性无法做出快速、准确的判断，直接影响财务报销效率[2]。

二、高校报销流程中存在的问题及成因

（一）信息孤岛现状严重，报账信息不对称

随着我国高等教育信息化建设的发展，目前，全国各高校都创立了校园网和微信公众号，当然高校的财务部门也会借助这个平台发布财务相关信息，但由于相关人员对其关注度不够，以至于错过很多很多财务信息。报销中，经常因为经办人对财务报销制度及流程的不熟悉，导致财务报销要件缺失，需经办人沟通，让其将材料取回，按照要求及流程补齐材料。有时一笔报销业务要反复到财务处投单，反复审核。而财务人员要遵循谨慎性的原则，对退单票据再次审核，重复性工作增多，降低了工作效率[3]。

（二）高强的工作下，服务态度有待加强

在财务审核人员短缺的条件下，随着高校的科研经费增加，面对严格的经费管理制度，前台核算会计的工作量剧增。前台核算会计需对经办人提供的发票真伪、经费渠道适不适当、审批签字手续及相关合同附件等进行审核。即使在审核通过，会计人员在制单过程中经常遇到项目余额不足、项目额度不够等情况，这仍需要经办人即时更换报销使用的财务帐号并提供新的科研经费结算单，或是即使调整经费预算。然而，调整经费预算，也不是很快就能完成的，不仅需要提交材料还需经费主管部门的审批，这无疑增加的报销的时间和难度，使得报销人疲惫，对前台会计人员不免会有不好的情绪。而，财务报销工作人员在工作强度过大的情况下，也容易与经办人在沟通时出现语气生硬、不足够耐心等情况。双重条件下，这无疑使双方矛盾容易激化[4]。

（三）报销方式缺少创新性

传统的高校财务报销人员需要手工填写并粘贴原始票据，经项目负责人审批后，到财务部门排队，进行面对面沟通与报销，很多师生课业繁忙，等待的时间浪费了很多科研与休息时间。在业务量较大的时候，更有很多报销经办人在经过漫长的等待后，经会计人员审核后发现，报销要件不全或是签字不全，报销经办人还需在准备好材料后，重新排队，这使很多报销人身心俱疲，有很多的不满。

三、目前财务报销工作中已采取的积极做法

高校财务部门财务报销工作日趋严谨。新形势新情况要求财务工作迅速适应当下严格的办公需要。处理审时度势仔细研究，为保证学校财务工作的正常有序运转，采取常态化工作方式，在财务大厅门口设立票据投单箱，做到不接触不见面收件审核，降低了各种病毒的传播和交叉感染的风险。这种做法更有利于提高相关人员的工作效率，收单做法得到学校教职工的高度认可[5]。

建立财务业务交流群，对师生提出的问题线上及时答疑解惑。“线上线下”相结合的工作模式已成为财务管控的主要思路。

财务大厅设立账务自助查询专用电脑，方便师生查询财务报销明细。完善网上财务数据查询功能，足不出户，自助查询财务信息。

四、优化报销流程提升高校财务管理高质量发展的路径

面对大学研究财务管理存在的问题和原因，在新形势下，提出了以下优化途径：

（一）加大财务制度宣传力度，减少信息不对称

充分利用互联网的便利，在学校财务网页、微信公众账号上，及时公布并更新财务相关政策以及规章制度，上传报销要件模版，方便师生使用。通过召开财务专题培训会，宣传并解读最新财务政策，减少信息不对称。

为方便广大师生，可以在微信、QQ建立财务业务交流群，与师生线上及时沟通，也可以在线上提供报销银行回执，方便需要的教师。为进一步拓宽财务与师生的交流渠道，高校可以实施财务联络员制度，“点对点”对二级单位进行财务指导，学校的教学部门可以通过聘任财务助理的方式，实现财务部门与全校各二级单位之间的“无缝对接”。财务助理可以提供相应的服务，从预算管理到最终项目决算，有财务助理的帮助和指导，经费的使用人可以提高报销效率，节省时间，有更多的时间和精力投入科研事业中[6]。

（二）增强服务意识，转变工作态度

为提高报销效率，财务可以将报销流程，制作成展板，方便前来报销的师生浏览，按照各自业务的报销流程进行，提高效率。前台会计也可以认真梳理每个经费的报销需要不同业务类型时，所需要的不同要件，将其制作成样表，摆放在每个窗口，同时将经费审批流程制作成清单的形式，方便经办人能够迅速查找到需要准备资料和审批流程，尽可能地一次将报销材料就准备齐全，提高报销效率，同时，也减少工作中重复回答重复性问题，节省双方时间，减少矛盾。作为一名会计，工作中过硬的业务能力非常重要。高校的财务部门不仅要定期对近阶段的工作情况进行汇报总结，各科室也要根据自己的工作内容，定期安排学习，不仅要学习政策制度，也要仔细研读报销文件，牢记文件内容及领会文件精神，确保所有的财务人员要对同一个业务问题的回答以及同一事项的处理结果一致[7]。

（三）创新服务方式，构建信息共享平台

随着科学技术的发展，高校财务部门也应该充分利用科学技术，打破传统面对面排队报销方式，可以通过网上预约报销的方式，减少排队等候的时间。高校也需要不断升级财务数据分析系统，拓展多功能途径，让经费使用人在办公室通过网络就可以查询自己的项目经费，更好地了解经费的到账情况以及使用情况，方便报销人在报账前可以根据自己的经费类型、项目余额以及项目预算，合理使用经费报销[8]。

五、结语

目前，高校财务管理面临多元化挑战，特别重要的是确保大学研究的健康发展，使其对地方经济更有用。文章以高校为例，分析了高校财务管理模式的现状，并对目前高校财务管理模式面临的问题进行了概述。此外，还深入分析了原因，并提出了改进大学财务管理制度及报销流程的具体措施。每一所大学都应根据其实际情况，不断完善自己的财务管理制度，积极利用研究经费制度，在维护研究人员的个人权利的同时，也使得高校财务健康发展。作为一名新时代的财务人员，我们要凝神聚力，认真且严谨，勇于创新，为学校教育事业高质量发展提供保障。