事业单位体育档案管理的信息化建设探究

芦静

信息化建设对于事业单位体育档案管理的重要价值首先体现在成本控制和效率提升方面，其次则有助于转变工作观念、提升服务品质。这种更加先进的工作机制也愈发反衬出传统模式下的诸多缺陷，包括过度依赖人工管理降低品质、效率;被动管理、事后服务制约价值发挥等问题都需要通过加快信息化建设予以修正。新时期事业单位体育档案管理的信息化建设不仅需要完善顶层设计，强化制度供给，也需要充分利用技术提高前瞻性、主动性、针对性，还需要坚持教育培训，夯实人才队伍基础。

事业单位体育档案管理信息化建设是时代发展的现实要求。传统模式下形成的固有套路不仅与环境发展变化产生了愈发显著的差距，而且正在不同程度地制约事业单位体育档案管理工作品质与效率。因此，信息时代大背景下，事业单位迫切需要加快体育档案管理信息化建设进程。这也是新形势下事业单位管理事务全局加快转型升级、提质增效的重中之重。

1 事业单位体育档案管理信息化建设的重要性

1.1 降低成本、提高效率

信息技术能够在短时间内实现全面普及，一个根本原因就是其具有显而易见的降本增效技术优势。同理，事业单位体育档案管理信息化建设的重要价值之一就是降低成本、提高效率。

最突出的表现就是对人员数量的控制。在完全依赖人工管理的状态下，不断增加的档案数量和基本保持不变的管理人员存在严重冲突。人的时间精力始终存在上限，一旦超过人的承受范围，则管理效率势必大幅降低。传统模式下，解决此类问题只有增加人员数量这一个渠道。

但利用信息技术则不然。事业单位档案管理信息平台不仅可以自动获取电子档案数据，而且能够按照后台预设程序自动整理、归纳、分析、存贮，或在有需要时提供查询结果等。因此，大量简单重复的机械性管理工作都可由机器代劳。事业单位不必再通过增加人手应对持续增加的档案，现在有限的管理人员也能更加从容地开展更具创造性的管理工作。

1.2 转变工作观念、提升服务品质

传统模式下，事业单位档案管理几乎等同于保管档案。不仅管理工作相对被动、滞后，而且完全依赖人工管理也始终无法彻底规避人为疏忽导致的错误、疏漏问题。这对事业单位档案管理工作无疑是巨大的掣肘。

但在信息化管理状态下，系统分担了绝大部分机械重复的工作内容，档案管理人员可着重于信息分析和价值挖掘。这便为被动管理向主动服务的转变提供了条件。同时，平台管理基础性工作也有利于防止人为错误的产生，这将在更大程度上提升事业单位体育档案管理服务品质，使体育档案切实发挥价值再创造的积极作用。

2 事业单位体育档案管理传统模式的常见问题

2.1 过度依赖人工管理降低品质、效率

对大多数事业单位来说，档案管理不仅是相对后端的管理服务，且受到人员编制制约，多年来档案部门始终存在过度依赖人工管理且人少事多的困境。这种相对不利的局面常常造成档案管理工作低质低效的显著缺陷。也就是随着档案数量持续增加，有限的管理人员终究无法承受巨大的工作量，进而在日常管理工作中越来越多地出现档案缺失、张冠李戴、破损遗漏等问题。不仅如此，其他部门或人员提出查询档案的要求还会进一步加大档案人员进退失据的问题。久而久之，各种问题日积月累之下，组织内档案管理的缺陷问题积重难返，最终严重阻碍各项工作提质增效。

2.2 被动管理、事后服务制约价值发挥

作为珍贵的历史信息，档案本质上具有无可限量的潜在价值挖掘作用。但一些事业单位陈旧落后的档案管理模式存在十分突出的被动管理、事后服务现象。长期的被动与滞后性不仅会打击、降低组织内部成员查询、搜索档案的兴趣与热情，也会逐渐干扰和阻碍事业单位各类档案持续发挥价值再创造作用。这也是不少事业单位各种珍贵档案逐渐尘封、价值湮灭的重要原因之一。

3 事业单位体育档案管理的信息化建设途径

3.1 完善顶层设计，强化制度供给

信息化建设的有序推进既要基于互联网思维的系统性指导，也要充分利用网络与信息技术的实际应用。这就需要事业单位体育档案管理事先完善顶层设计，通过不断强化制度供给提升信息化建设实践的规范性。

比如制定标准化、精细化的管理制度。与传统人工管理存在较大随意性问题不同，信息化管理基于互联网平台与信息技术的要求更加严苛。特别是在平台获取电子档案信息时，任何未按规则要求记录的数据都将无法识别。因此，事业单位需要事先针对体育档案管理出台一整套规章制度，而这些规则不仅要涉及基本原则、根本目标、流程步骤，也要包括更加具体的操作办法，尤其要对传统模式下熟视无睹的细节加强说明，明确要求。

以最简单的登记日期为例。在传统纸质档案模式下，不少人常常根据个人习惯随心所欲地填写年月日。有些人仿照国际惯例按“月-日-年”的顺序填写，但另一些人则倾向于使用中国人更加熟悉的“年月日”。还有一些人只填“月-日”而不写年份，或者只有年份与月份却没有具体日期等。如此林林總总、各式各样的日期填写在纸质档案上似乎无伤大雅，然而在信息化平台系统中，混乱的日期格式往往就是系统无法识别的主要原因之一。

可见，从最直接和表相的角度看，制定标准化、精细化的管理制度是事业单位体育档案管理信息化建设顺利推进的前提和保障。但从更深层次讲，标准化、精细化的管理制度也是从根源上突破管理粗放、随意瓶颈的重中之重。严格执行体育档案管理规章制度有助于事业单位构建一套更加科学严谨、专业权威的整体架构，进而促使组织内全体成员提高对于体育档案管理的认识水平，进而在各种管理实践中更加有意识地规范操作行为。

不仅如此，标准化、精细化的管理制度还有助于组织成员全面转变对于体育档案管理的错误定位、认识偏见。例如一些人始终认为体育档案管理属于后端管理工作，对于单位各项主体事务的影响相对有限，甚至认为档案管理工作缺乏实质性价值，因而在日常工作中往往相对忽视、漠视体育档案管理，且几乎不会主动为提高档案管理工作效能提供帮助或协作。而在更加标准化和精细化的管理规则体系中，各种认识偏见或误解往往能够得以厘清或消除。这对于事业单位内部营造更加健康、良好的管理工作业态同样具有非常重要的意义。CB9D15CF-157F-441D-8AAC-15910BCC95BB

又如，在规章制度体系中明确非档案部门及其成员的协助责任、合作义务。这是由于事业单位体育档案管理不是档案部门一门的事务，而是涉及每个部门、岗位和人员的分内事。因此，本单位内部成员应当自觉主动地配合档案部门做好体育档案管理日常工作，还应为信息化建设积极建言献策。同时，要将此类协助、合作义务体现在绩效考核评价体系中。即，各部门、岗位、人员在本单位体育档案管理信息化建设中的配合程度应当通过绩效管理得以展示，要对主动积极配合且成效良好者给予适当表彰奖励，而敷衍塞责的行为则要通过绩效惩罚进行警示、处罚。

再如，要针对信息化建设制定常态化的资源投入制度。信息化是与主客观多重因素息息相关的系统性建设工作。一方面，构建体育档案管理信息化体系离不开包括终端、线路等硬件设施设备。另一方面，实现信息化管理也需要为网络平台配套相应操作软件、设置适宜后台程序等。不仅如此，信息技术是更新速度最快的现代科学技术之一。短短数十年间，网络与信息技术的更新迭代速度就从五至十年缩短到三至六个月。这种极致的推陈出新不仅需要使用者及时购置软硬件设施设备，也需要结合实际需求加大对技术漏洞的修补与弥合。而這一切都需要规模不等、数额不菲的投入。

因此，事业单位体育档案管理的信息化建设也需要伴随着持之以恒的资金和资源投入。这种投入或许可以适当缩减体量与数额，但核心在于保持持续性。只有形成常态化和长效化的投入机制，体育档案管理信息化才能始终紧跟时代发展速度、满足现实客观要求。

3.2 充分利用技术提高前瞻性、主动性、针对性

传统行业热衷于信息化管理的最根本原因在于信息技术能够实现颠覆性改变。具体而言就是帮助各行各业突破长期存在的管理瓶颈、形成具有超越性的新机制、新模式。就事业单位体育档案管理而言，加快信息化建设的核心价值就在于促使档案保管向全面利用飞跃。因此，新时期事业单位体育档案管理的信息化建设还需要充分利用技术提高前瞻性、主动性。

传统模式下，事业单位档案管理工作的重心在于存贮和保管，而对档案的使用、档案信息的潜在价值挖掘则是相对次要、边缘的实践应用项目。而在信息化管理模式下，事业单位体育档案要更加侧重于价值挖掘与信息利用，也就是要充分利用信息技术实现越来越多的价值再创造。

比如，利用大数据、云计算、人工智能等前沿技术实现对体育档案的自动整理、归纳、分析，并将所得结果与特定部门、岗位、人员相匹配，继而结合现实工作状态、效果等提出改进工作的意见建议。借助机器计算的强大算力，系统能够实现对各岗位或事务的全程跟踪和分析，从而使档案数据中可供利用的信息实时或提前传送至对应人员端口。这将有助于该人员及时发现现在工作的缺陷、漏洞，或从档案信息分析结果中发现可供优化的途径、形式等内容。显然，系统能够在该岗位成员意识到自身短板之前给予提示，从而将改进与优化充分提前。而这种事前干预显然使体育档案管理的信息挖掘服务具备了高度前瞻性与预见性。这不仅使事业单位档案管理工作从根本上改变了滞后、延迟的缺陷，更可基于信息技术的辅助促进组织内部各项业务、实务全面优化。

又如，传统模式下，组织内部成员在查询档案时往往不同程度存在盲目性，也就是在翻阅历史档案时倾向于全面撒网，试图通过扩大搜索范围避免遗漏或缺失。然而盲目搜索的后果不仅是极大地增加工作量、消耗了过多的时间成本、随机成本，且数量过多的档案信息反而容易分散查询者的注意力，导致其查询目标与最终结果之间出现程度不同的差异。显然，这种完全依赖人力搜索的形式不仅耗时费力，且质量和效果都难以得到保障。

因此，事业单位在加快体育档案管理信息化建设过程中还当着力提高系统服务的主动性和针对性。即，要充分发挥信息平台自动化、智能化的技术优势，结合查询者所在部门、岗位、工作形式、岗位等客观要求及其搜索的关键字，系统可在最短时间内提供缩小范围、精炼内容后的结果。查询者只需要在这些极为有限的搜索对象中进一步筛选，最终得到的答案不仅最接近查询目标，还能得到后台程序提供的优化建议等附加内容。

3.3 坚持教育培训，夯实人才队伍基础

无论是体育档案管理还是信息化建设，人的主观能动性都是确保工作质量、提高管理效率的决定性因素。因此，事业单位在探索体育档案管理信息化建设进程中，人的因素都应当被置于不可或缺的核心地位。因此，坚持教育培训，夯实人才队伍基础不容忽视。

这种教育培训实践至少需要着眼于两个基本方向。其一是重点培养关键人才。也就是集中各方资源要素打造一支能够发挥主导作用的核心人才队伍。正所谓企业中80%的价值是由20%的关键人才创造。事业单位体育档案管理同样由少数几个核心人员主导整个信息化建设的进程和状态。只要重点培养这支精干优异的核心力量，事业单位在探索体育档案管理信息化建设过程中就能基本实现有序推进和健康发展。

而要培养这支关键人才队伍，可以尝试“引进来、走出去”的双向策略。即，结合本单位实际情况面向社会招聘高端人才，使其能够成为推动体育档案管理信息化建设的中流砥柱。同时，挑选现有管理人员队伍中的佼佼者，由第三方专业教育机构采取委培等方式强化档案管理信息化方面的知识和技能。由于被选中的优秀人才已具备一定理论基础和实践经验，因此第三方的强化训练通常不需要耗费漫长时间，这便能够在节省事业单位有限经费的同时尽快实现返岗工作。显然，这种双向发展的举措可在较短时间内夯实组织内部核心人才基础，有助于事业单位体育档案管理信息化建设尽快基于关键人才引领实现系统性发展。

其二，保持常态化储备人才培养。任何组织中的人才队伍都存在新老交替问题。老一辈人才离退休之后都需要后来者继续其未尽之事业。而新一辈人才则要在继承优良传统基础上不断创新与创造。因此，储备人才对于任何组织与单位都具有影响未来发展方向的重要作用。事业单位体育档案管理的信息化建设是一项长期的系统性工程，其对人才队伍的要求具有长期性和一贯性。保持常态化储备人才培养不仅是做好信息化建设的根本要求，对事业单位整体人才队伍的建设也具有至关重要的积极意义。

4 结束语

事业单位体育档案管理的信息化建设涉及到大量技术层面的制度创新和模式优化，因此在信息化建设实践中要积极应用多种手段构建更加立体和全面的管理体系与机制。然而这并不意味着事业单位只需要关注体育档案管理技术手段的改良，也不等同于各种信息化技术手段的简单堆砌和叠加。相反，信息时代基于技术创新促进产业升级的前提条件是管理思想信息化。即，只有率先树立信息化管理理念，事业单位体育档案管理信息化建设才能基于互联网思维引导实现信息化建设有序推进、持续发展。因此，事业单位体育档案管理信息化建设的根本在于以互联网思维促进档案信息挖掘、基于信息化建设实现档案潜在价值再输出。故，事业单位体育档案管理信息化建设的着眼点不能仅仅停留在管理方法的表面，而是要深入到具体应用的深层次。即，要利用信息化建设实现对体育档案潜在信息的深入挖掘和持续挖掘，并基于历史信息的参考与借鉴促进当下管理事务提质增效。这不仅是事业单位体育档案管理信息化建设的出发点与立足点，也是新形势下事业单位依托信息化建设加快管理工作系统性升级的必由之路。

（作者单位：唐山市体育运动学校）CB9D15CF-157F-441D-8AAC-15910BCC95BB