浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展

2022-07-04刘宏龙

商业文化 2022年16期

刘宏龙

随着社会各各业的快速发展，相比以往，档案管理工作量在不断增大，受各种因素制约，无法显著提高具体工作质量及效率。近几年人工智能技术逐渐被广泛应用于档案管理中，通过此类高新技术的应用可对大量信息及海量数据进行批量处理，让档案管理的智能化和现代化发展得以促进。本文基于目前档案管理的具体情况针对人工智能技术的应用价值进行探讨，分析在档案管理中人工智能技术的具体应用措施及提高此技术应用的相关对策，希望可有效提高档案管理的工作效率及质量并为相关工作人员给予一定参考。

在人类发展的历史长河中直到目前为止经历了数次世界级的时代革命，电力时代与蒸汽时代让人们获得了更为便利的生活基础条件，而人们的生活质量及水平则因为科技革命得到了飞跃。人工智能技术在科技革命不断推进的背景下逐渐走进了人们的生活和生产，比如从生活中具有较高应用率的扫地机器人到医疗领域应用的机器人手术，人工智能技术凭借着自身便利和高效的特征让人类的生活和生产变得更加便利和高效。近几年在档案管理工作中，人工智能技术也逐渐应用，通过此技术的科学应用可让信息检索速度和准确率显著提高，而且还可科学分析档案中的相关内容及数据，一些比较重要的档案或保密性内容可以得到有效保护，整个档案管理变得更加高效和安全。

档案管理中人工智能技术的应用价值

错误率显著降低

在档案管理中，科学应用各类人工智能技术，其最为主要的优势，就是可让档案管理出错率显著降低。现阶段，对此类技术进行应用时，可让档案管理、借阅时的错误率显著降低，无论通过图片还是通过语音输入检索，都可让检索途径有效拓宽，有效压缩检索时间。此外，很多人员工作中，检索相关关键词时，一般并没有对寻找的内容或档案进行明确具体概念还相对较为模糊，此时在智能检索技术中通过科学采用延伸检索可有效拓展与关键词相关的档案内容及信息，通过系统向检索人进行推送，这样不但可让用户明确关键词与所需内容之间存在的关联，而且还可明确与输入的关键词相关的其他内容，使内容的检索得到进一步拓展。通过智能技术的应用不但可摆脱人工查阅的弊端，而且通过关键词的智能检索还可让查阅错误率显著降低。

管理效率得以提高

基于项目档案进行分析，当医疗集团等相关企业展开经济项目或活动时一般需对多方便和多领域的档案进行收集，这些档案资料的收集不但涵盖了前期招投标和投入等相关环节，同时也涉及到整体预算、后期项目相关负责人员，以及决策会议等各类内容。在应用人工智能技术时，首先需将一个更为成熟的程序，在网络中编制出来，将不同的内容、环节事先预留，然后将某项工作完成后，把工作中涉及到档案内容、具体信息在计算机中自动上传，完成所有项目后，可以将一个更为准确、详细的项目档案快速形成。通过此措施可让人员节约大量时间还可使其有效脱离信息数据的海洋。在后台管理人员一般只需通过简单的扫描、编程，就可准确收录各类项目信息，在后期对其展开简单的排版、目录编制，即可完成一个优秀的项目档案。

提升了安全性

对于一些机关单位和大型的集团企业来说，这些机构展开档案管理时安全性问题始终是最为关注的问题。档案管理利用传统措施展开时通常所有内容都依靠人力进行实现，人工方式进行管理其中不确定性较多，如果有人员自身不具备坚定的思想意识，很可能出现企业信息被贩卖或以权谋私等情况，尤其对于一些政府机构或医疗集团来说如果核心机密遭到泄露产生的危害巨大。随着科技快速发展人工智能的应用逐渐让人力管理的方式得到有效替代，传统管理模式的转变使档案的安全性得到确保。通过采用这些智能技术可根据设置的各种权限避免一些别有心思人员来查阅这些档案，通过不同的安全密钥进行加密巩固使这些档案可在计算机硬盘中更为妥当的保存。但前提必须对自身管理的信息化进行加强通过对防火墙进行加强巩固，才可对各类病毒和黑客入侵风险进行防范。

成本投入得以降低

部分企业和机构在面对人工智能节约成本方面具有一定质疑和猜测，甚至还会片面认为通过采用人工智能技术进行管理要比沿用传统人员管理的方式付出更多科技成本，而且应用这些技术后在后期还要额外支付高昂的维修和养护成本。基于宏观层面针对人工智能技术进行分析此技术属于一种长远投入，自身拥有了全套的技术后所代表的不仅是拥有了相应的编程和设备，同时也代表拥有了这些技术的配套服务和配套设施，购买这种技术都会相应的得到后期维护与更新服务。采用传统方式对档案进行管理必须有大量管理人才给予支持，而且整个工作期间人力资源成本付出较多，这种付出是持续性的和长久的。但对于人工智能来说这种技术的投入通常都为一次性的，得到此类技术通常只需支付专利使用和设备使用费即可。另外和人工形式相比智能技术可全天候不间断工作且没有休假概念，所以工作质量及效率会显著提高，从发展的眼光进行分析人工智能技术的应用具有显著的成本节约效果。

人工智能技术在档案管理中的应用类别

展开档案管理工作时信息的检索属于基础和最重要的一个业务，检索速度快慢及准确率的高低会直接对資源供给服务质量造成一定影响。人工智能技术不断快速发展的背景下，通过应用于档案管理中可让传统的管理方案及管理措施得到全面创新与优化，尤其在数据挖掘、语音识别和机械视觉等各类场景中都已逐渐得到了高度应用，将人工智能技术的价值及具体作用充分发挥出来。

智能代理技术

此技术主要基于一些已知的样本展开深度学习，通过分析得到不同用户的真正意图，并推测用户喜好，然后将针对性的服务，为其进行推送。在整个档案管理中，智能代理一般是获取用户的基本信息，用户完成授权后，即可对其信息的浏览历史、档案查询记录等内容，进行全面掌握，然后经过分析总结将个性化服务提供给用户。识别用户的检索需求、操作指令后，最为符合用户需求的内容可在短期内快速筛出，然后智能地对其进行推荐，缩小信息的筛选和检索范围，显著提高查询效率。

语言处理技术

通过合理采用此技术，可对人类的语言利用计算机进行识别，按照不同人发出的资料汇编、关键词检索等指令作出回应。面向各类信息的检索时，AI技术可以把一些应用率较高的语言语法或档案信息词汇，在数据库中进行储存，然后再将相关指令，输入于人机交互界面，通过科学转化，使其成为二进制语言，然后扫描数据库，通过扫描将最为匹配的信息资料数据查找出来，最后在人机交互界面把相关检索内容进行逐一呈现，使用户的档案查找需求得以满足还可让整个查找更加精准。

档案管理人工智能的应用

系统智能识别技术

在整个人工智能技术中系统识别技术属于最基本和最核心的技术，直到目前为止在所有智能技术中智能识别是运用最广泛和发展最成熟的一种技术。现阶段采用的各类技术系统中，智能识别技术就相当于搜索引擎上的搜索框，随着技术的不断快速发展对各类档案信息及内容进行检索时，不但可利用文字形式展开而且还可采用语音的方式完成检索，基于图片的形式展开智能化的分析判断，尤其现阶段在很多行业的档案管理中都广泛的应用了这些技术。

比如医疗集团展开档案管理时，如果想对相关内容及信息进行查阅就可通过智能识别来实现，通过此技术把目前已知的档案标题、文号或其中各类内容的关键词在搜索框中进行搜索，只需对检索按钮进行简单敲击皆可在瞬间检索到和关键词相匹配的不同的内容。通过语音识别进行检索也具有相同效果，检索人可通过口述的形式将需要搜索的内容讲述出来并利用系统转化为文字，当系统识别后即可自行实施检索将各类档案内容快速呈现。比如医药集团随着发展不断推进，一些年代比较久远的档案信息或各类项目内容可能出现一定模糊，其中具体内容和关键词无法准确匹配，但通过网站如果可以找到和当时档案信息及项目存在关联的图片，就可在搜索框中对图片进行检索，然后与图片相关的内容或相近的信息即可快速呈现在检索人员面前。

指纹虹膜识别技术

任何行业任何企业机构在展开档案管理时都将安全问题作为最主要的问题关注，如果无法对档案信息的安全性进行确保其中存在的各类信息及私密数据都可能随时被暴露于群众面前，特别其中一些和医疗集团或政府机构相关的机密文件，在对这些档案文件进行管理时首先需对安全性进行。此时可在管理中采用虹膜识别和指纹识别技术将安全隐患有效杜绝。比如对相关机要文件进行查阅时首先需通过系统识别查阅者的指纹和虹膜，只有指纹与虹膜与前期权限设置者相匹配才可打开这些文件，而这些机要文件也只能通过专人进行查阅，极大的提高了安全性。

比如医药集团中存在很多人事档案和文书档案，这些档案一般都与内部人员编制、人事调整相关，存在一定机密性不能让无关人士得知。对此类档案进行管理时，可把单位领导、主管人员以及档案管理者，作为可查阅人员。在系统中将这些人员虹膜、指纹录入。如果有人想查阅档案，系统必须扫描可查阅人员的虹膜、指纹。經过扫描后，如果发现虹膜、指纹不匹配，会在系统内部发生警告，并通过电子邮件和短信等形式将警告内容发送到档案管理者及主要领导的电子设备中，可有效形成档案风险的预警机制。档案管理者及相关领导人员即可快速发现对机密档案存在窥探的某些人，然后对其实施严厉处罚并对管理制度进行积极调整，此可让整个工作朝着更加科学和健康的方向发展，并在不断管理过程中逐渐形成良性循环。

网络平台共享技术

在档案管理过程中档案的借阅和查阅以及归还这些工作都相对比较复杂，传统方式进行管理时整个流程一般都利用纸质文件向上级进行逐级审批，如果借阅的内容涉及一些机要文件或机密数据，此时审批的流程会更加复杂。为了提高各项工作效率及质量在应用各类智能技术时，如果将平台共享技术进行科学应用可以有效简化大量审批流程，利用OA软件、计算机的形式，将各种审批工作在网络平台上完成。另外在集团企业内部，部分档案文件可以公开，这些文件可通过共享技术在平台中直接展示，内部员工将自己ID登录后，即可对这些内容直接查阅。

比如医药集团展开新人培训工作时，需让新人对集团文化、发展历程进行一定了解，此时即可让培训人员登录计算机系统，对相应的档案进行搜索。这些档案可以更加清晰的体现出集团的发展以及相关信息，而这些信息可以完全对外公开且不具有机密性，资料查阅、借阅时，可以省略复杂的审批环节，有效减轻档案管理者的工作负担。

智能检索技术

人工智能技术属于高新技术且科技含量较高，此类技术最初的研发目的主要为了将工作效率提高并实现解放生产力，在档案管理中广泛应用此类技术也可让这些目标得以有效实现，通过技术的辅助可让档案管理效率显著提高甚至还可提升档案的安全性。目前对各类信息检索时通过使用人工智能技术可有效提高检索效率，让工作人员管理压力得以缓解。比如针对不同档案进行排版时，如果可根据档案具体价值、重要程度，按照一定顺序进行排布，那么后期针对这些档案进行检索时即可根据此标准对一些重要信息进行优先获取。另外通过智能化的检索形式不但可在短期内检索得到大量信息数据，而且还可通过技术将用户的检索结果及多次应用的关键词进行统计，通过大数据分析得出此用户未来检索预期及应用需求，通过系统对匹配度最高的档案及关键词进行推荐。

资源智能化的推荐

在医疗领域对人工智能技术进行应用时，AI技术主要以现存数据库中的内容、信息为基础样本，通过计算机展开深度学习，以此可对医生诊疗信息、患者的就诊信息分别查找。最后，将更加智能化的信息内容，为需求用户推送。为了将智能推荐准确率、规范性提高，AI系统会基于不同维度对用户信息展开对比与汇总，首先为静态信息，主要是用户自身基本信息。其次为动态信息，主要为用户操作记录。在登录系统后，即可将更加符合用户需求的信息、档案智能推荐，满足用户的信息需求，同时还可提高档案资源的共享性、利用率。

人工智能技术在档案管理中的发展对策

将信息服务理念和互联网思维树立起来

人工智能技术在检索中表现出的优势以及此技术的不断成熟，为医疗集团档案管理提供了更为有力的技术支持和管理思路，同时也让医疗集团档案资源的信息共享与安全管理得以提升，尤其在整个档案管理质量及效率的提升中具有显著的推动作用。但部分机构面对档案管理时依然存在模式落后等问题，还可能具有服务单一和技术老旧等现状，信息资源的智能化和数字化建设依然存在较为显著的阻力与多种困难。所以，档案管理人员及管理层要及时对思维进行转变将理念创新，对各类新兴技术进行引进，积极落实相应的培训工作让管理者可将服务意识显著提高，甚至还可将新方法新技术的接受度与认可度提升。把用户多样化需求的满足，和资源利用率的提高以及档案价值的挖掘作为重要目标，以此有效促进医药集团档案管理的发展。

将宣传推广工作做好

目前很多机构工作人员及档案管理者对各类新兴技术和智能化设备的应用并不熟练，导致管理中无法更加充分的发挥出人工智能技术的优势及价值。所以，对医疗集团来说要将各类技术的应用宣传进行加强，定期组织档案管理中人工智能技术的应用培训，让人员都可对此技术的应用技巧及操作方式做到熟悉。另外还可向同行业推广新设备及新技术，鼓励所有人员通过人工智能技术对自身的档案信息进行检索，以此將服务水平及各类技术的应用效率提高。