信息化背景下企业档案信息资源利用新方向

2022-07-03安徽大学管理学院李惠宇

办公室业务 2022年11期

文/安徽大学管理学院李惠宇

企业档案信息资源是指企业在生产、管理、营销、服务等各项活动中形成的全部档案总和，以及在其活动中所形成的具有保存、具有查考价值的全部数据的集合。企业档案是企业生产经营活动过程中的真实记录，对于展现企业的真实面貌和维护企业权益具有重要的意义。随着信息化时代的到来，企业档案信息资源的作用愈发重要，只有将企业档案信息资源利用好，才可以成为企业发展的助推器，为企业创造更大的经济社会效益。

一、信息化背景下企业档案信息资源利用的价值分析

从内部来看，企业工作人员可以通过企业档案信息资源了解企业的整体运营情况，依据企业档案可以为调整经营策略和重大决策提供依据。从外部来看，社会各界可以通过档案对企业的经营成果进行认定，为企业外部合作奠定基础。

（一）促进企业转型升级，实现企业高质量发展。党的十九大报告指出，我国经济已经由高速增长阶段转向高质量发展阶段。习近平总书记强调，推动经济高质量发展，要把重点放在推动产业结构转型升级上。企业转型升级是获得高质量发展的必经之路，企业的转型升级不仅是产品的升级，更是全产业链的升级。企业在发展的过程中，产生了大量的档案信息资源，这些资源包括企业的发展历程、生产数据、销售数据以及科技研发信息等，通过信息技术可以对数据进行深度挖掘和充分利用，为企业制定发展战略、优化生产流程、完善产品设计等提供基础支撑，促进企业的转型升级。

随着信息化时代的到来，更加灵活高效、更加扁平化、民主化的企业管理模式愈发受到青睐。信息化时代重视信息的共享与传递，通过信息技术有利于把握外部环境变化，减少市场经营的风险。借助数据分析技术可以将企业决策层、经营层和操作层的信息进行整合，实现对企业信息资源的调配与控制。因此，在信息化背景下通过对数据的开发，可以实现企业管理模式的转变，形成简洁高效的企业管理模式，打破传统企业管理模式的桎梏。

（二）促进企业文化形成，加强企业凝聚力。企业文化是在一定社会历史条件下，企业生产经营和管理活动所创造的具有本企业特色的精神财富和物质财富。它包括文化观念、价值观念、企业精神、道德规范、历史传统、企业制度、文化环境等。企业文化依托于企业档案信息资源，同时对于增强企业凝聚力起着重要作用。

企业档案信息资源记录了一个企业的发展全过程，通过开发与利用可以构建出企业记忆，以此来弘扬企业文化。在信息化背景下，除了开展企业记忆的实体展览外，还可以通过网站、社交媒体等新技术构建企业记忆。利用企业档案信息资源，有助于唤醒员工的企业记忆，建立起员工对于企业之间的文化认同感。文化认同感是构建企业与企业员工之间良好关系的基础，企业档案信息资源的开发，实现企业凝聚力的提升。

（三）促进企业社会责任档案形成，为企业开拓更大市场。企业社会责任的履行是企业可持续发展的关键，这不仅有助提高企业的核心竞争力，更是建设和谐社会的要求。企业社会责任报告是指企业或组织对其活动、产品和服务产生的经济效益、环境效益和社会效益等非财务信息为基础的公开报告。通过对企业档案信息资源的开发利用，可以建立起属于该企业的社会责任档案。

利用企业社会责任档案，可以为企业社会责任的履行提供依据。从企业内部来看，企业要考虑未来所制定的各项政策、制度等是否符合社会责任。将企业的生产经营活动与企业责任档案相结合，有利于公司依据档案开展生产，从而减少企业管理的不足，大大降低了企业的社会责任风险。从外部环境来看，企业社会责任档案展示了企业在为社会、环境等方面做出努力的记录。在市场环境下，企业的社会责任受到更多关注，依托企业社会责任档案可以更大程度上获得国际市场的认可，有利于促进企业的差异化优势，从而增强企业的国际竞争力。

二、信息化背景下企业档案信息资源利用存在的不足

档案信息资源的价值要想得到充分实现，就要对其进行深度开发与利用。传统模式虽然能在一定时期内对企业的发展起作用，但是在对信息资源的挖掘和利用方式上仍然存在不足之处，制约了企业档案信息资源价值的有效发挥。

（一）数字化整合力度不足。传统的企业档案信息资源类型较为单一，运用常规的数据技术就可以进行管理。在信息化背景下，随着企业档案数量的不断增长，档案数据结构更加复杂多样，出现了大量的结构化和半结构化数据，对企业档案信息资源的综合利用提出了更高要求。可以借助云存储技术对信息资源进行云端储存，借助大数据等技术对信息资源进行整合利用，借助新的传播媒介向职工推送。但是，从企业利用现状来看，档案信息资源数字化程度不高，部分企业没有建立信息中心，没有实现集中化管理。综合档案资源信息库的缺乏，难以实现系统化、数字化的管理体系，不利于企业用户一站式检索和利用，给档案信息资源的开发利用带来不便。以四川新希望地产开发有限公司为例，该企业的档案利用工作2013年开始走向正轨，但是创立初期公司的各类型档案散存于行政人员和业务员的办公桌上、文件柜中，由办公室指定的兼职人员管理。由于没有系统的档案管理体系，导致了很多档案材料遗失。

（二）利用形式单一。现在多数企业提供的仍然是单一被动的档案服务，有查阅需求的企业职工需要自行查阅，档案信息管理部门不能及时满足更多档案需求。在信息化时代，信息需求者可以通过多种渠道来获得所需的信息，由于企业档案信息服务模式落后，便捷性和操作性比较差，对自身的推广宣传力度不足，致使需求者难以得到所需档案信息。在服务内容上，为了确保档案的真实性，对于档案信息资源的开发仍然以传统方式为主，缺乏对信息的再加工，如编研企业大事记、企业组织机构改革、企业各类获奖情况等，编研种类少而且质量不高。在利用方式上，大多数企业的档案部门仍然以借阅原件、复印等传统方式为主，即使有部分档案已经完成了数字化，但是利用效率并不高。

（三）“重藏轻用”的管理模式仍然处于主流地位。对于档案工作的整套流程，我国各级企事业单位都有着严格的规范，档案实体的保护也按照规定执行。但是档案的价值在于利用，只有将档案真正利用起来，保管才有意义。然而在很多企业的日常工作中，相当一部分有价值的档案在库房无人问津，没有将档案变成可以利用的信息。在信息化背景下，利用数据挖掘和数据分析技术可以对档案信息内容进行实时提取和分析，发掘其隐性价值并用于社会实践，从而将隐性价值显性化，实现潜在价值向现实价值的转化。企业要积极使用新技术对档案资源进行聚类分析，为企业的生产经营服务，使档案资源转化成现实生产力。

三、信息化背景下企业档案信息资源利用的新方向

信息化背景下，企业可以利用新技术、新平台、新方式对企业档案信息资源中所蕴含的关键信息与独特内涵进行深度开发与挖掘，实现企业档案信息资源的新利用。

（一）打破传统，实现档案利用新思维。管理理念决定着企业档案利用工作的目标定位以及行为方式，因此，档案工作人员管理理念的转变对于档案利用工作具有重要意义。受“重藏轻用”传统思想的影响，企业的档案利用工作往往缺乏主动性。在信息化背景下，企业的档案利用工作除了满足借阅需求外，还需要满足知识需求。首先，随着我国档案单轨制试点的成功以及电子文件的法律地位和行政效力的确立，档案管理逐步从“双轨制”走向“单轨制”。尤其是新一代网络技术的发展，越来越多的企业档案开始以电子档案形式呈现。作为企业档案的管理者要以发展的眼光看待档案利用，顺应时代潮流，积极树立电子档案的理念，积极开放和利用电子档案资源。其次，档案工作人员积极开发企业档案信息资源，提高档案资源的使用价值。此外，应树立超前服务意识，通过对档案信息进行分析，来预测对于企业发展有影响的信息。要想进行超前服务，需要档案管理人员具有较强的综合素质，不但要了解企业的发展状况，还要对国家的政策进行理解，甚至需要对国际形势做出正确的判断。掌握了解信息需求，进行合理的信息预测，为企业的生产经营提供坚实的信息保障。最后，要树立优质服务意识。要想保证档案利用工作的顺利开展，档案工作人员要增强责任感，转变传统档案管理模式，提供多层次、多渠道以及多形式的档案服务方式。根据档案的内容，依托网络新兴技术，选择合适的形式，做好档案编研工作，构建多层次和多形式的档案利用方向。

（二）紧跟时代，实现档案利用新实践。随着科技的发展，档案载体从单一的纸质档案逐渐变为载体多样的信息档案，使档案的利用空间得到大幅的拓展。因此，企业要抓住信息化时代的浪潮，应用新技术来丰富企业档案利用的新实践。企业中每个项目的开发和推进是由市场部、技术部等多个部门共同进行，但是每个部门都会产生各自部门的档案。这就需要档案部门将这些档案收集起来，通过数字化技术建立起本企业的档案共享平台，使各个部门的工作人员都能通过平台查询到自己所需要的信息，将这些信息服务于日常工作当中。以中国石油为例，目前已完成电子公文系统（OA）、财务ERP和财务管理系统（FMIS）、合同管理系统与档案管理系统的集成。同时建立了归档数据质量管控平台、电子档案资源整合平台、企业档案工作管控平台，优化整合了企业档案资源，实现了全集团电子档案的集中统一管理。公司建立了“档案数据资源平台”，建立“一站式”检索窗口，可以实现对档案数据的分类检索、高级检索和全文检索。对于档案本身的分析和挖掘也同样重要，在大量的档案信息资源中，不同类型的档案价值有着巨大的差异。所以档案部门需要利用新技术进行价值挖掘和分析预测。以国泰君安证券有限公司为例，以客户档案信息数据池为基础，通过大数据技术、人工智能技术形成客户全档案生命周期图谱，以时间轴的方式，完整展现客户办理各个业务的时间，并从多维度对客户进行账户评级，形成“客户全档案生命图谱”，助力公司精准营销，从而发挥了档案利用价值。

（三）勇于创新，实现档案利用新形式。作为信息资源档案，其历史文化属性使它在社会生活中表现为一种历史文化财富。对企业档案的历史文化价值进行充分挖掘，加强档案内容的整合利用，可以有效提高档案的价值。在信息化背景下，要充分利用好新平台和新技术，培育自身企业文化。企业档案反映着企业的核心理念。首先，企业档案管理人员要注意收集企业生产过程中的行动目标、发展计划和指导思想等重要信息，将其提炼为企业精神的具体表现，形成企业的发展宗旨，增强员工的归属感和企业的凝聚力。例如，2017年首钢档案馆编纂出版了《首钢档案今昔》专刊，从“历史久远、史料珍贵、与时代同行、藏品丰富、未来展望”五个板块描绘了企业百年兴衰，展现了首钢的历史，为首钢以后的发展注入了必胜的信念。汇丰银行高度重视档案利用工作，在2001年推出了“历史墙”项目，该项目旨在以动态形式将档案呈现出来。汇丰集团从图片档案库中选取了4000张照片来构筑“历史墙”，这些照片记录了汇丰集团各阶段的发展情况，照片内容极为丰富，有汇丰银行历史事件以及相关人物插画等，通过“历史墙”的构建，增强了员工对企业文化的认同感。其次，利用大数据分析技术，实现企业档案资源的主题汇编，提炼具有企业特色的品牌文化，加强公众对企业优秀文化的了解，提高企业的公信度，为企业树立良好的品牌形象。以国家电网江苏省电力有限公司为例，该公司采用360度全景渲染技术和WebGL技术标准，配合造景师、漫游大师、造型师等后期全景软件来实现整个三维虚拟展厅的线上展示。此次网上虚拟展厅包括“大事记”“领导关怀”“苏电发展”“荣誉成就”“魅力苏电人”“走进新时代”“苏电档案”等多个版块，参展人员可以根据自己的喜好进行选择。