现代化档案管理视角下退役军人档案管理分析

文/来宾市兴宾区城北街道退役军人服务站 谭伟勋

退役军人人事档案事关退役军人就业安置、待遇核定等切身利益，事关做好退役军人服务保障、安全保密、帮扶援助等具体工作。国家高度重视退役军人档案管理工作，2021年，退役军人事务部、教育部、财政部、人力资源社会保障部、国家档案局、中央军委政治工作部、中央军委国防动员部7部门联合印发《关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》，对推动形成权责清晰、管理规范、服务优质、运转高效、安全可靠的退役军人人事档案工作制定机制，更好地维护退役军人合法权益，为服务国防、军队建设、服务经济社会发展具有积极作用。本文基于现代化档案管理视角，通过分析退役军人档案管理存在的问题，提出建议及解决措施。

一、退役军人档案管理现状

从“十五”到“十四五”，全国档案事业得到了一定的发展，主要体现在：1.档案管理模式从“管理”向“治理”转型。如“十五”到“十二五”规划的提法是“坚持依法管理档案事业”“提高依法管理档案事业的水平”；“十三五”规划的提法“加快完善档案治理体系，提升档案治理能力”，此时档案管理模式已从“管理”向“治理”转型；“十四五”规划的提法为“全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能”，可见档案管理的“治理”转型已经上升到重要地位。2.档案资源从“传统档案”向“数字资源”“数据资源”转型。3.档案共享服务从分散到集成。4.服务形式从利用服务向知识服务转型。而对比退役军人档案管理工作，至今的提法依然是“管理”，档案资源仍然以传统纸质档案为主，档案服务相对分散。我国于2019年成立退役军人事务部门，得以重视档案管理工作，但由于起步时间短、基础弱，难免出现多部门同时管理、保管利用不规范、信息化程度不高、缺件补件难等问题。为了让退役军人能及时享受更多优惠政策，在现有的工作岗位上更安心地工作，退役军人事务部门要找准问题突破口、探索相应的解决措施。

二、退役军人档案管理存在的问题

（一）存在多部门同时管理的现象。目前退役军人档案有些存放在民政部门，有些存放在组织部门，还有些存放在退役安置单位，有些户口在农村的退役军人档案甚至存放在个人手中。管理主体不明确容易导致档案信息不全，查阅、借阅档案无头绪，办事难，直接影响退役军人及时享受到优抚待遇政策。

（二）档案管理标准不一致。军人在服役期间可能待在不同的部队、不同省份，军种、兵龄也不一致，导致档案管理标准不一。退役时这些档案归属地不一致，在分类保管、查阅、借阅时极不方便，降低了工作效率。

（三）管理不善导致档案内容。军人退役会有不同的选择，如转业、复员、自主就业等，档案的保管方式也就随之不同。得到及时安置的军人，档案会得到妥善的保管，有效保障了退役军人档案的完整性和安全性。但是部分军人退役后回乡务农或自主创业，档案转交到当地民政部门后没有接收单位，由于没有专人保管，相关经历得不到及时补充、完善，导致档案出现缺失、损毁等。

（四）信息化程度不高。目前很多地方档案管理部门没有档案库房，也就没有办法安装档案管理系统，档案管理继续沿用人工管理、纸质保存等方法，很容易造成退役军人档案缺失、损毁、信息不完全等情况，导致查阅不方便。

三、退役军人档案管理工作应遵循的原则

（一）加强统筹设计。各级档案管理部门，应树立全局观念，筑牢档案管理服务意识，明确各部门职责，建立健全档案管理、服务、利用机制，提升新时代我国退役军人档案管理服务水平。

（二）坚持问题导向。针对目前退役军人档案管理主体不明确、管理标准不一致、档案缺失、损毁补办手续繁杂、缺少完善的档案库房、档案管理系统基础设施不齐全等问题，应统筹施策，逐步解决。

（三）注重改革创新。现代化档案管理视角下退役军人档案管理工作要紧跟时代的步伐，紧密结合国家制定的退役军人优抚安置新政策，通过村、镇、社区、街道退役服务站等基层服务体系，充分了解退役军人的需求，创新改革，让退役军人档案管理工作形式多样化，水平再上新台阶。

（四）强化协同配合。退役军人档案管理工作以退役军人事务部门为主体，军队、地方各级部门协同配合，各安置地退役军人服务中心具体实施，村、镇、社区、街道退役军人服务站充分了解退役军人的信息、需求，协同合作提高工作效率及服务质量。

四、退役军人档案管理现代化水平的提升措施

（一）建立健全退役军人人事档案管理制度。《关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》中明确了退役军人档案管理各级相关部门的职责，这些部门包括退役军人事务部、地方各级退役军人事务部门、各级退役军人服务中心、军休服务管理机构、教育、财政、人力资源社会保障以及军队相关部门。在实际档案管理工作中，各部门要建立健全相应的档案管理制度，如档案安全管理制度、档案管理人员工作责任制、档案借阅审批制度等。由于退役军人群体的特殊性，档案中涉及很多国家秘密，因此要实行专人负责进行管理，在严格落实档案管理各项规章制度的前提下，开展档案管理工作，在确保档案安全的同时又能提高工作效率。

（二）规范档案交接。退役军人根据安置方式的不同，档案接收单位也不一致，但是都需要通过机要交通或专人取送，退役军人本人不得自行携带、保管档案。由于退役军人档案中包含了一定的国家、军事秘密，军队在移交档案、安置地在接收档案时都要按照相关的规定执行，确保档案交接无纰漏、无泄密。

（三）严格审核档案。退役军人的档案从入伍时开始形成，因此，从军队到军人退役后的档案接收部门都要严格审核档案，相关单位及个人应该实事求是，不得弄虚作假。军队要确保军人档案的真实、齐全、完整、字迹清晰没有涂改，同时进行档案的数字备份，方便日后进行查阅、补件。地方各级档案接收及管理部门在接收档案后要按规定进行审核，有相关材料缺失的，应及时跟军队进行沟通，共同解决问题，为退役军人排忧解难。

（四）档案实行分类管理。县级以上退役军人事务部门、退役军人服务中心、学校、军休服务管理机构、优抚医院等部门作为退役军人档案管理接收单位，应落实专人负责，分类管理退役军人档案。明确了档案管理主体及各自的工作职责后，可以让档案管理工作有序开展，遇到问题时能从源头化解，有效提升工作效率。

（五）提升退役军人档案管理人员业务水平。在整理退役军人档案时，档案管理人员既要熟练掌握档案管理的相关专业技术知识，又要了解退役军人的群体特殊性，提高档案管理工作水平。作者认为，在服役期间从事过文书工作的军人，既熟悉这一群体，又对档案工作相对熟悉，经过相关专业的培训后，在退役后从事退役军人档案管理工作更容易上手。对档案管理人员的培训，既要包括档案管理技术、档案相关政策法规、档案管理的设备使用及信息技术方面的培训，又要包括国家面向退役军人制定的优待政策及法规的培训，如安置、就业、补贴领取、职称评定等，同时还要培养档案管理人员的工作热情。在档案管理或者档案借阅、查档过程中难免遇到档案缺失、损毁等现象，档案管理人员应保持足够的耐心、细致，积极主动查找原因，联系相关部门，让问题得到妥善解决。

（六）完善退役军人档案管理信息系统。1.完善基础设施。基础设施是档案管理的前提，有了相应的场地及设备，档案管理工作才能得以开展。根据《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）等的相关规定，各级档案管理部门应结合实际加快档案库房建设，分别设置办公、整理、阅览和档案库房等，配备必要的档案装具以及温湿度检测调控系统、消防系统、安防系统等设施设备，夯实硬件基础，不断提高现代化、规范化、标准化建设水平。库房实行专人管理，进出库房需有完整的签到记录，非相关人员不得进出，确保档案的安全。档案管理人员需要熟悉档案管理设备，在设备出现故障时能及时排查问题并解决。遇到火灾、水灾、盗窃等紧急情况时，要反应迅速，确保档案资料的安全。在日常工作中，需要注意库房温湿度变化，除尘、防虫、防暴晒，从细节上开展工作。建立档案借阅台账，准确记录档案借阅时间、地点、借阅人、借阅内容、借阅用途等，完善的流程记录既可保障档案的安全，又可在遇到问题时进行溯源，将问题落实到责任人，有效提升工作效率。2.建立数字档案。在数字化转型的背景下，退役军人档案工作也应该通过信息技术和网络技术构建档案网络管理系统，提升退役军人档案管理服务水平。各级档案管理部门要严格按照《档案著录规则》（DA/T18-1999），《中华人民共和国行业标准（DA/T31-2017）纸质档案数字化技术规范》《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）等相关技术标准，对退役军人人事档案进行著录加工及数字化，严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等环节。在档案资料数字化的基础上，将档案管理提升到数据化的服务水平，不断完善信息服务板块，如增加政策咨询、就业信息、创业补贴、职称评定等模块的设置，让退役军人不仅能及时了解国家的新政策，切实享受相关的福利待遇，还能根据自身的特长，在工作上得到个人能力的提升及发展，在退役后也能为国家做出自己的贡献。档案的数字化的基础是要有退役军人准确的档案信息，因此，需要采集退役军人多方面的信息，如家庭环境、特长爱好、继续再教育水平等，通过大数据平台的网络分析，为退役军人在就业、创业、职称评审等方面提供参考，让档案服务真正做到生活化。

（七）开展退役军人档案宣传工作。国家历来重视对退役军人的优抚，而档案是退役军人享受对应优抚政策的依据，军人在服役期间很少用到档案，对档案的用处及档案管理办法等了解相对较少，退役后往往不能及时通过档案享受自己的福利待遇。因此，需要加大对退役军人档案的宣传力度，如档案管理部门、档案存放地点、档案借阅办法等。应充分发挥村、镇、社区、街道退役服务站等服务体系的作用，通过专职联络员召集辖区内退役军人，通过网络或者现场学习的方式让退役军人及时了解新的安抚政策及档案管理、借阅办法等。通过服务站采集并核对退役军人信息、及时了解退役军人需求，反馈或者及时解决问题，增进退役军人之间的交流，让他们在退役之后也能找到归属感，感受到国家的关怀，提升退役军人的荣誉感。

五、结语

综上所述，退役军人档案管理过程中还存在很多问题，如退役军人档案管理主体不明确、档案管理标准不一致，不方便保管查阅及利用、信息化程度不够高、档案管理宣传工作不到位等。档案管理相关部门要坚持加强统筹设计、坚持问题导向、主动改革创新、强化协同配合的原则，建立健全退役军人人事档案管理制度，提升退役军人档案管理人员业务水平。通过完善退役军人档案管理信息系统，规范档案交接，严格档案审核，明确档案管理主体，实行档案分类管理，大力开展退役军人档案宣传工作，制定具体实施细则，规范工作流程等措施，让退役军人档案工作在现代化管理视角下具有时代性及创新性，服务水平再上新台阶，让退役军人在享受国家福利待遇的同时，在工作岗位上继续发挥不怕吃苦、勇于创新的军人本色，继续贡献自己的力量。