数字环境下科研档案管理工作模式分析

文/中国科学院微电子研究所 孙琛辉

数字环境下，科研档案管理工作面临业务层面和技术层面的双重挑战。随着国家科技投入的持续增长，跨领域、跨学科的科研项目日益增多，对科研项目档案管理和验收的要求日趋强化、细化、严格。同时，作为科研档案重要来源的科学数据大量产生，各类归档主体的技术体系庞杂，给科研档案数据鉴定归档、存储读取和长期保存带来更大挑战。

实际工作中，由于很多项目承担单位的归档理念、方法相对滞后，项目档案仍存在不同程度的归档不及时、收集不完整、整理不规范、分类不系统等问题，尚未实现归档文件材料的全生命周期管控，对于科学数据如何管控、如何归档缺乏相应的管理标准和技术支持。

要扭转这一不利局面，除了要在思想层面大幅提升对档案工作的重视程度外，还必须在实践层面尽快实行先进、科学的档案管理工作模式。顺应信息化时代科研、管理工作数字化趋势，在单位已有管理信息系统的基础上，按照科研档案工作要求妥善设计和“嵌入”归档流程及质量控制机制，或为一种合理、可行、有效的档案工作模式。

一、科研档案管理工作特点

国家档案局、科技部于2020年发布的《科学技术研究档案管理规定》，将科研档案定义为科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料。科研项目从立项到验收结题，会形成大量科研文件、管理文件、成果文件等，鉴于科研活动鲜明的探索性、创造性、继承性、连续性特征，和其他档案相比，科研档案归档范围广泛，具有连续性、成套性特点，文件生成系统环境复杂，文件载体也具有多样性。《科学技术研究档案管理规定》明确提出将科学数据纳入归档范围。按照国务院办公厅2018年发布的《科学数据管理办法》，科学数据主要包括自然科学、工程技术科学等领域，通过基础研究、应用研究、试验开发等产生的数据，以及通过观测监测、考察调查、检验检测等方式取得并用于科学研究活动的原始数据及其衍生数据。

科学数据中蕴含着档案资产，在科研活动中产生的对后续科研工作具有参考价值的过程性数据，是科研档案的重要组成部分。但是，科研数据种类繁多，格式各异，常常只能用特定软件或在特定系统读取，目前国内缺少数据鉴定的相关标准，科学数据的保管期限和处置方式也未明确规定，实际工作中如何管控、鉴定，如何划定归档范围和保管期限，都是亟须破解的问题。与此同时，科研项目管理人员和科研人员对于科研档案的高效、便捷查考也有了更多需求，要求档案部门不仅能提供在线查档、远程查档，还要能利用数据挖掘技术、信息分析技术、人工智能技术等，提供科学信息、科学数据的关联服务等深度利用。科研管理工作中，随着项目后评估、绩效考核以及科研学风建设等工作的开展，档案的利用显得愈发重要。

总之，随着科研活动的信息化，科研档案载体形式及科技信息资源的利用方式、利用需求都发生了很大变化，面对类型复杂、数量繁多的科研项目文件，以及多样化的利用需求，需把归档时间提前到文件材料或数据的形成阶段，借助信息化技术，在科研项目的不同阶段实施归档文件材料的管控，实现“边科研、边归档”。

二、科研档案管理系统流程设计

数字环境下信息技术的发展促使档案工作发生变革，档案人员应以信息化为核心，促进科研档案管理的现代化，通过科研档案管理系统，设置合理的归档和利用流程，与业务系统有机衔接，实施文档一体化管理，提升科研文件管控效率，并以此进一步推动科研管理的数字化水平，促进科研管理效率的提升。

《科学技术研究档案管理规定》提出各单位建设或使用科研项目管理系统时，应当充分考虑科研档案管理需要，设置科研电子文件归档管理功能或接口，并确保归档电子文件真实、完整、可用、安全。科研项目管理和研发涉及OA、ARP、ERP等多个业务系统，完善的科研档案管理系统需与这些业务系统有机衔接，结合业务系统工作流程设置“档案员”角色和“归档审查”环节，实现对科研文件的前端控制。相关文档经档案员审查后，由业务系统自动将元数据和全文信息推送到数字档案管理平台，实现科研档案的集中统一管理和高效共享利用。科研项目实施过程中形成的所有电子文件和数据应同步纳入档案信息系统，并将纸质文件数字化且配套归档，实现档案文件收集、整理、审核的数字化，与项目同步形成并上传系统的文件，可根据项目负责人要求对项目组成员和档案人员可见，既可为项目组成员在项目实施过程中带来便利，也能使档案人员及时跟踪指导档案预立卷工作。

从功能要求来看，档案管理系统需内置分类方案、归档范围和保管期限表、目录报表等工具和整理规则，以尽可能少的人工操作高效完成归档移交。并通过信息化技术进行真实性、完整性、可靠性、准确性检测，使系统的文件数据在源头上即能符合档案管理要求。对于只能用特定软件或借助特定系统读取的电子文件，档案管理系统如不具备存储条件，可依据其元数据、存储位置、读取软件等信息详细著录。目前，大多数单位科学数据管理和科研档案管理分属于两个部门。对于科研过程中产生的科学数据，档案部门可依据档案管理要求提出鉴定标准，提醒项目组按照数据管理部门的要求进行汇交，并将在数据管理部门的管理情况、读取方式等信息在档案管理系统备注说明。科学数据的管理对于数据管理部门和档案管理部门都是一个挑战，如果不能从宏观层面进行统筹规划，就会造成部分科学数据既在数据管理部门管理，又在档案部门管理，增加管理成本，造成资源浪费。

当大量科研电子文件和数字化成果都存入档案管理系统时，科研档案的在线利用服务还需要提供强大的搜索引擎工具，以及合理、适用的在线审批流程。

三、科研档案管理系统质量管控措施

《电子档案管理系统基本功能规定》系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。这要求科研档案管理系统采取质量管控措施，利用信息技术记录归档文件的来源和形成环境，记录文件的形成及变化过程，使其数据齐全、信息真实、过程记录完整。由于电子文件的可复制性，如何确保文件来源可靠成为科研电子档案管理面临的一个现实问题。目前出现的电子签名技术、时间戳技术、区块链技术、“四性”检测技术等可以提供技术支撑，各单位可根据不同的实际情况、不同的基础设施条件进行选择配置。科研档案管理系统还要能对归档文件是否合法有效、齐全完整，格式是否符合要求进行自动检测，并能对归档过程进行记录。

此外，数字环境下的档案管理包括数据被窃取、数据丢失和毁损、数据无法读取等。一旦发生将带来无可挽回的损失。因此，科研档案管理系统的安全变得更加紧迫而重要。一方面，应加强档案信息安全保障，等级保护、人员赋权，坚持档案数据资源总库与互联网及政务外网物理隔离的政策；另一方面，尽量减少其技术依赖性，采用对电子文件可读、可用的长期保存格式，以及对于格式的持续性管理，用文件格式登记系统对电子文件和科学数据的存储格式及其属性进行描述、识别、记录和保存，跟踪文件格式的发展变化，以确保电子文件在长期保存过程中的可读性。

四、挑战与展望

随着科研活动模式不断向数字化方向发展，科研档案管理的数字化转型已成为不可逆转的潮流和趋势。科研档案管理人员必须因势而动，积极转变原有工作理念和工作模式。

需提出的是，虽然数字环境下档案工作具有很大的提升空间，但档案信息化建设绝不是一蹴而就的事情，需要一个长期的过程。科研机构的档案部门应积极融入信息化的大潮，加强顶层设计，与科研管理部门、信息化部门协同合作，推进电子档案法规标准体系建设及档案管理系统建设，并在有安全保障的前提下积极推动档案信息的共享利用，利用大数据等技术最大限度挖掘档案的价值。