浅谈做好企业档案鉴定销毁工作的必要性和措施

文/国能准能集团有限责任公司 李敏

企业要想在激烈的市场竞争中稳定自身的核心竞争力，做好档案管理工作是要务之一。而在开展档案管理工作的过程中，做好档案的鉴定销毁工作意义重大，与企业的未来发展和生产经营活动有着非常密切的关系。因此，必须提高对企业档案鉴定销毁工作的重视程度，了解做好企业档案鉴定销毁工作的重要性，同时还要根据企业的实际生产经营情况，找出企业内部档案销毁工作存在的问题，并提出具有针对性的改善措施，使企业内部的档案管理人员能够更加科学合理地对档案进行管理，确保档案的真实性、稳定性和实用性。

一、做好企业档案鉴定销毁工作的必要性

（一）有效解决数量过多的档案问题。从现阶段大部分企业档案管理工作开展情况来看，在开展档案管理工作时，所需要投入的人力、物力和财力比较多，给日常经营活动带来了一定的负担。而随着企业经营时间的增长，档案的内容也在不断增加，导致企业在生产经营过程中会留存一些没有价值的档案，例如料单、增值税抵扣、已经报废的档案或是可拆毁设备的相关档案等，这些档案不仅已经无法发挥出积极作用，还会占用企业档案的整体储存空间，在一定程度上影响了企业档案管理工作的效率。所以，必须对企业内部的所有档案进行重新鉴定和销毁，对于没有利用价值的档案要及时地进行清除。在企业内部开展档案鉴定销毁工作具有一定的复杂性和专业性，因为档案的分类比较复杂，这也给企业未来的档案鉴定工作带来了更高要求。因此，企业的档案管理人员要提高对档案鉴定销毁工作的重视程度，通过利用科学、合理、全面的档案鉴定销毁系统，对档案资料进行科学的鉴定，确保企业内部所留存的档案都具有应用价值。目前，准能集团公司档案馆是一个综合性档案馆，管理公司除人事档案以外的所有档案，共计12大门类。近年来，随着公司各类业务的不断拓展，档案移交数量的不断增加，档案馆库房容量已严重不足。设计馆藏容量为20.82万卷，现馆藏已达19.11万卷，平均每年接收公司各类档案约1.1万卷，按此计算最多还可接收一年的档案量。如果不及时进行档案的鉴定销毁工作以腾出充裕的档案存放空间，将直接影响到档案管理工作的顺利开展。

（二）为后续档案的收集管理工作创造良好的条件。一般情况下，企业内部有关档案的保留必须经过严格的鉴定程序，保留有价值的文件。我国在有关档案保管方面的规定和标准中明确提出了档案文件所包括的范围以及相应的保留标准，但是并没有规定什么样的文件不可以归纳到企业的档案中，所以企业在实际的档案收集和分析过程中存在着重复多余等一系列问题，无法确保档案鉴定销毁工作的规范进行。但随着企业文件归档范围和归档期限等规定的出台，对于档案的执行标准和操作方法都有了非常明确的规定，对于档案鉴定工作开展也有着非常重要的意义。企业内部档案管理工作人员在进行档案的鉴定和销毁工作时，必须根据相关的法律法规及规范的要求对档案进行分类和调整，确保档案鉴定和销毁工作能够有序进行，为后续档案的收集管理工作的开展创造良好的条件。我公司档案馆根据国家档案局印发的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号），于2021年对文书档案的归档范围和保管期限表重新进行了梳理和修订，使其更加科学合理，为后续的档案接收和鉴定销毁工作提供了具体的工作指南。

（三）能够提高档案的利用价值和质量水平。对于企业档案管理工作质量水平的一个重要评价依据就是企业档案馆藏案卷的可利用价值，企业档案管理工作的质量水平并不取决于档案的数量多少，而是与档案的整体质量水平有着非常密切的关系。因此，企业档案管理工作人员要根据企业的实际生产经营情况以及企业在档案管理过程中存在的问题，找出具有针对性的档案材料，并进行科学的分析，及时发现失效、变更或是已经失去利用价值的档案信息，并从档案系统中排除，确保整个档案内容的时效性和准确性，以便企业更好地利用档案为未来发展和决策提供重要的参考依据。例如，企业在日常生产经营活动开展过程中，会保存一些有关生产经营活动所使用到的设备、仪器的档案，这些档案信息对于设备、仪器的使用有着非常重要的作用，而在企业生产进入一个全新的阶段之后，这些档案就会失去原本的价值，因此需要档案管理工作人员对这些档案进行系统的鉴定和处理，确保企业内部档案管理内容的可靠性和科学性，同时提高企业内部档案的整体利用价值和质量水平。我公司在基本建设时期产生的矿用穿、采、运、排等大型露天矿开采设备档案共计有2万余卷，随着开采技术的更新以及部分设备的老化，有很大一部分设备已经报废。公司档案管理部门应与机电管理部门配合协作，通过比对设备报废清单、台账，逐一核对设备档案保管情况，对所有报废设备的档案进行清查鉴定，拟定销毁清册，通过逐级审批后，进行销毁，确保今后档案工作的顺利开展。

二、企业档案鉴定销毁工作存在的问题

企业内部档案鉴定销毁工作贯穿于档案管理工作的全过程，同时在档案管理工作的各个环节也有着非常重要的作用。从收集档案到保存具有利用价值的材料再到归档，从整理档案到确定保管期限再到档案的最终销毁，都需要有组织、有计划地进行。根据相关资料显示，企业档案鉴定销毁工作是整个档案管理工作开展过程中难度最大的工作之一。由于企业档案的鉴定销毁工作的责任重大，因此是企业档案管理工作的薄弱环节。当前，档案鉴定销毁工作面临的问题主要体现在以下几个方面：

（一）文书档案类型的鉴定。对于文书档案的鉴定，主要是从其主要的内容、来源、时间以及完整性等方面来进行。一般文书的保管期限可以分为永久、长期和短期。其中保存价值比较小的是日常性的事物活动或者是内容重复的文件，保存价值大的是具有科学研究意义和实践调查意义的文件。还有很多文件在一段时间内具有一定的法律效应，一旦超过了所规定的时间，文件的价值便会降低。因此，企业内部的工作人员要将超期或者是到期的档案进行重新鉴定和销毁。

（二）产品档案类型的鉴定。对产品档案类型文件的保存价值主要从以下三方面进行分析：技术性、专业性和典型性。一般情况下，产品档案类型所记载和反映的对象与内容，对于技术水平高、专业性、典型性强的产品，其保存价值很大。但随着我国科技信息技术的迅速发展，各种产品得到不断创新，有些陈旧的产品档案的利用价值会降低，已经没有太大的参考价值。

（三）会计档案类型的鉴定。会计档案类型的鉴定应该严格按照会计档案的管理方法以及相关的规范标准来执行。而会计档案保留期限可以将其分为永久和定期，其中需要永久进行保存的会计档案包括年度决策报表、涉及各种重要活动的会计凭证和账本等等。需要定期进行保存的会计文件，主要包括具有一定的参考作用的会计文件。而随着我国企业的不断发展，尤其是很多大型企业每年所产生的账本的数量数不胜数，其中也包括了各个大小事物的相关会计记录，这就需要档案的鉴定销毁人员定期对会计档案所产生的文件进行鉴定，将已经失去价值的文件进行销毁。目前我公司馆藏会计档案数量庞大，有8万余卷，其中大部分是会计凭证，为了充分发挥会计档案的法律及原始凭证效力，2016年国家新颁布的《会计档案管理办法》，将凭证的保管期限由15年延长为30年，由于公司到期会计凭证数量较少，很难通过销毁会计档案来释放库存。

（四）实物档案类型的鉴定。在部分地区的大型国有企业，经过长年的经营和建设，留下了很多具有一定价值的实物档案，主要是由证书、奖杯、奖状、锦旗等一系列物品组成。随着各个企业规模的不断扩大，所赢得的荣誉也越来越多，实物档案也在不断地增加。有很多实物档案的字迹和标识随着时间的增长逐渐变得模糊，甚至有一些已经出现了脱落和损坏，已经没有太大的利用价值，所以管理人员可以对已经出现损坏的实物档案进行鉴定和销毁。

三、做好企业档案鉴定销毁工作的措施

（一）建立完善的档案鉴定销毁法律法规。科学合理的法律法规是确保档案鉴定销毁工作能够顺利进行的保障，必须根据档案管理工作开展过程中存在的问题，采取具有针对性的措施，建立完善的法规制度，对相关的法律体系进行完善和优化，为档案鉴定和销毁工作的开展提供法律支持。根据出台的关于档案鉴定销毁的相关标准来看，在企业进行档案鉴定销毁工作时，严格禁止企业擅自销毁相关的档案，企业必须在相关的专业机构鉴定完成之后，才能够对失去价值的档案资料进行销毁。如果出现擅自销毁资料的情况，应该承担相应的法律责任。从现阶段的情况来看，出台的法律法规并没有涉及未及时销毁档案的后果，导致档案管理人员对档案销毁工作并不重视。还有很多档案管理人员由于存在害怕心理，不敢进行销毁，严重影响了企业档案管理工作的工作效率。因此，必须加强对于企业档案鉴定销毁工作相关法律法规的完善，同时还要从法律层面对于已经到期的档案进行及时销毁。

（二）提高对档案鉴定销毁工作的重视程度。从现阶段企业档案的鉴定销毁工作实际开展情况来看，部分企业的领导人员和管理人员对于鉴定销毁工作不够重视，导致鉴定销毁工作无法得到真正的落实，无法为企业的未来发展提供可靠的数据支持。所以，必须加强档案签订销毁工作的重视程度，明确档案鉴定销毁工作的重要性。确保企业档案鉴定销毁工作能够科学化、合理化，同时也为档案管理工作的开展奠定建设性的基础。

（三）建立完善的档案评估机制。建立完善的档案鉴定的标准是确保档案鉴定销毁工作能够顺利进行的基础。企业内部的档案管理人员要对传统的档案管理标准和管理体系进行创新和完善，按照实际的保管期限对档案的资料进行鉴定和销毁，同时，根据企业的实际发展情况以及档案的实际应用价值来进行鉴定和销毁。企业在开展档案鉴定销毁工作时，要充分了解企业内部各个部门的意见和建议，制定完善的档案鉴定管理体系，确保档案在鉴定过程中的有效性，避免因为人为失误而影响档案鉴定管理工作的开展。

（四）明确档案的鉴定方法和销毁流程。在进行档案鉴定销毁工作时，工作人员要根据档案的类型、内容以及标准采取合适的鉴定方法。对于文书类型的档案，档案部门要进行统一的分析和处理，使档案的负责人员能够共同参与到鉴定中，同时还要注意排查档案的清单，明确销毁的流程。对于会计类型的档案，需要财务部门的人员参与到工作中，在确定所清理档案涉及的债务问题和债权问题得到处理之后，才能够按照相关的规范标准来进行销毁。

四、结语

档案鉴定销毁工作的开展是确保企业内部档案管理工作的基础，也是确保档案管理工作顺利进行的保障，能够为企业的未来发展提供有效的依据和参考。因此必须提高对档案鉴定销毁工作的重视程度，建立完善的档案评估机制和法律法规，明确档案的鉴定方法和销毁流程，科学合理地开展档案鉴定销毁工作，为档案管理工作的开展奠定坚实的基础，促进企业的持续稳定发展。