新《档案法》背景下如何做好国有企业档案管理工作

文/北京城建集团有限责任公司 杨婧

一、新《档案法》对国有企业的指导意义

（一）思想认识问题。新《档案法》提出了党（各级党委）管档案的新要求，落实了主体责任。重新修订的《档案法》是贯彻习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示以及贯彻党中央重要部署的集中体现。习近平总书记多次强调档案工作的重要性，要求从思想上认识到档案工作的重要性，总结实践经验，为新时期开展档案工作做好铺垫。

（二）工作规范性问题。完善档案工作机制体制，要从本源上为单位建立起一套行之有效的档案工作规范。根据笔者的工作经验，应当在档案入库前对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定，随后对档案进行整理、分类、编号并存入计算机。根据业务需要建立电子档案目录、电子档案库，便于查阅和利用。根据企业主营业务、发展目标、组织架构和生产经营活动，确定企业的归档范围，保证企业档案完整，制订规范性的规定。

（三）做好电子档案的接收。在电子档案普及的大背景下，如何确保电子档案的真实性和完整性，以及在使用过程中的安全性，完善过程证据留存，实现电子档案全过程监管等方面都是深入做好电子档案管理的重要课题，企业应积极主动了解和学习区块链的电子档案管理平台技术，做到与时俱进。

二、国有企业如何贯彻落实新《档案法》

（一）主动学习，将新《档案法》中增加的归档范围落实到位。新《档案法》明确提出了对各类事项或经上级国资审核后报市政府批准，或实行报批、备案制。因此对企业“三重一大”事项的完整记录至关重要。档案管理应根据国企监管新规，强化对涉及公司“三重一大”类的档案进行重点梳理和存档。国企监管新规中规定企业增加或减少注册资本、出资设立新公司（含全资、控股子公司）、出资企业及其重要子企业进行特别监管类的重大投资项目，发行股票、债券等融资行为，出资企业及其重要子企业转让全部国有产权（股权）或转让部分国有产权（股权）致使出资人不再拥有控股权等重大事项，均需经直属国企监管部门审核后报所在上级政府批准后实施。因此对该类事项的档案类资料的保存至关重要。对党委会研究、董事会研究的过程性档案及决议都是国有企业经营的核心资料和工作秘密，应该得到妥善保存、归档，必要时对相关会议记录、报表、招投标文件、专家论证报告、表决情况等进行定密管理，永久保存。

（二）修改企业档案管理制度，规定电子档案的法律效力。修改国有企业档案管理制度，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。此外，档案信息化建设既是新《档案法》增加的内容，也是新时代提高档案工作水平的努力方向。传统的档案借阅流程并不能完全覆盖和适用于企业的实际情况，推进公司档案工作信息化显得尤为突出。

（三）强化监督检查，提升管理水平。新《档案法》明确指出，档案主管部门依照法律、行政法规有关档案管理规定，可以对国有企业进行六种情况的检查，具体为：档案工作责任制和管理制度落实情况；档案库房、设施、设备配置使用情况；档案工作人员管理情况；档案收集、整理、保管、提供利用等情况；档案信息化建设和信息安全保障情况；对所属单位等的档案工作监督和指导情况。国有企业档案管理部门应在日常的工作中将这六项检查作为自查自检的标准，不断提升企业档案管理水平。

（四）做好分类管理，突出重点。笔者所在的工程施工企业档案分为文书档案和工程档案，尤其是工程档案在归档时必须分门别类做好管理。以所在单位的施工项目举例，国际EPC项目档案内容广泛，涵盖了招投标文件、合同、设计图纸、进度计划、施工方案、工程资料、往来信函、会议纪要、各类指令等。档案的来源也相当广泛，业主、咨工、分包商、供应商、政府部门、公司总部以及项目部各部门均是档案产生的重要来源。同时由于国际EPC项目涉及不同国家、地区，地域特点、人文环境、政策法律、语言等方面的差异性也增加了档案整理和归档的复杂性。针对项目档案的多样性和复杂性，需要正确地理解档案内容，按照项目施工前期、施工期间、项目竣工进行分类管理，重要的档案需要特别标出、标红，方便借阅，做到重点档案重点管，普通档案一般管。以笔者所在单位为例，档案管理基础工作主要有两件：一是公司各类档案的归档工作，二是存量档案的数字化工作。为做好上述两件工作，笔者主要从以下三个方面来推进：首先，根据公司新的组织架构，深入对各部门进行调研，更新和修订档案保管期限表，确保档案保管期限表与实际情况相符，从而促进档案收集归档工作精准化。其次，坚持档案整理遵循文件材料形成规律，保持档案的系统联系，合理、规范的组卷使档案符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录都积极宣贯、严格把控，保证各类归档档案的质量。最后，在档案收集的过程中，不仅要求各部门移交实体档案，还要求移交相对应的电子档案。这样既为公司大大节省了电子化的费用，又为之后的档案系统建设打下坚实的基础。

三、国有企业档案管理工作要点

笔者作为办公室负责档案管理的工作人员，从以下几个方面提升档案管理工作：

（一）提升人员素质，提升对档案管理的关注。加强相关业务的培训，提升单位在岗人员的档案管理综合水平及对档案工作的关注度。针对档案管理复杂、繁琐的特点，笔者认为，在具体档案工作中更应该提升人员的两大素质：一是安全管理意识。档案是国有单位在工作过程中保留下来的最具价值的历史资料，如果外泄可能会对国有企业的形象和工作造成很大的影响，所以档案管理人员应当加强安全防范意识，避免在工作过程中因为粗心大意而导致档案遗失。二是档案管理人员在日常工作中要树立主动学习的心态。档案工作不仅包括了接收和归档，还包括了编研、保存、统计等。信息技术的发展，档案工作人员所接触到的档案数量将成倍增加，如何做好筛选辨别，将档案实现数字化，也是未来档案工作人员专业素质的一部分。

（二）规范档案管理，建立档案责任制。机制不健全的问题主要反馈出以下几个方面：第一，各个部门提供的档案格式不统一，存档时不容易识别，增加了档案管理人员的工作量。第二，档案具有保密级别，不同档案的保密程度不同。如若档案建立者没有做好相关的处理工作，后续档案人员只能存放不规范或者内容缺失的档案。第三，离职人员在离职时没有进行有效的技术交接，后续人员无法查找到相关材料，导致档案内容的衔接性出现问题。档案管理人员在归档时需要对这些问题进行复核，增加工作难度。由此可见，只有企业健全档案管理责任制，对档案工作进行梳理，并且对档案管理的前期相关工作进行规范，才能够促进档案管理工作质量的提升。

（三）加强档案信息化建设。档案信息化建设是档案管理工作的基础和核心，它不是一项短期的工作，信息化开发和利用是档案工作好坏的标志，要持续推进传统载体档案数字化，加强电子文件归档和电子档案管理，抓好数字档案室建设，逐步实现以信息化为核心的现代档案管理。一方面，可以引入符合企业需求的档案管理操作系统，实现档案数字化管理；另一方面，可以强化电子档案和纸质档案的归档工作，做到两不误，促进“双载体”的安全性。

（四）加大培训力度。进一步加强培训指导力度，提高对档案工作思想的认识，提升了档案管理业务能力。通过培训后明白，要严格按照档案归档管理规范步骤，认真收集、分类、整理、汇总、归档，建立台账，做到专人保管，按录可查，不断提升档案工作标准化、科学化、规范化水平。

（五）工作监督。任何工作都需要完善监督机制。笔者认为国有企业可以定期对各部室档案入库情况进行督查和通报，并不定时对档案室的档案进行抽查，形成档案管理自觉化、科学化、制度化的长效机制。

四、结语

档案管理工作和每个人的生活息息相关，档案工作至关重要。只有积极提高人员素质，提升对档案管理的关注；规范档案管理，建立档案责任制；加强档案信息化建设，才能积极地开发更多的档案资源。