广播电视台档案管理信息化水平提升对策

文/吉林省四平市梨树县融媒体中心 王优

伴随时代的不断发展，现阶段广播电视台档案既有的管理方式已无法满足发展的需求，需要在管理工作中进一步引入信息技术，以提高档案管理工作效率。电视台进行了档案管理信息化改革，不仅可以完成档案信息资源的整合，同时可以使资源得到高效的利用。故而，各个广播电视台均开始积极推动档案管理信息化发展，而如何提升档案管理信息化水平成为部分县级广播电视台应当考虑的问题。

一、广播电视台信息化档案管理概述

（一）广播电视台信息化档案管理的概念。广播电视台档案信息化管理指利用引入信息化技术方式，完成对档案资源统一以及标准化管理的一种管理模式，主要表现在信息资源集约管理、档案流水化汇总以及档案实际运用等工作中对信息技术的应用。其中包含通过信息化技术收集档案资料、档案资料数字化索引以及数字资料的调用与配置等，同时包括信息化资源共享以及不同平台之间对接技术的各类各种外延技术。

（二）广播电视台档案管理信息化的价值。广播电视台在经历整合改革后，所在的频道、员工以及部门数量增加，且广播电视台采用事业编制以及企业编制混合发展，档案管理工作难度大幅提高。而档案管理信息化能够通过引入计算机信息管理系统，集约化管理现有档案资源，以提高档案信息整体的管理效率。档案实现信息化管理，为档案资源的归类以及调用提供便利，与传统档案管理方式实现有效的结合，以达到档案管理双保险的效果，满足目前融媒体发展以及数字化管理建设的实际需要。

（三）提升档案管理信息化水平的重要性。第一，广播电视台系统档案信息十分复杂，导致档案管理工作面临巨大的挑战。广播电视台每日都会出现不同种类、大规模的信息数据资料，包括广播音频、网站以及电视视频的文字、图片以及视频信息数据，都需要各个部门牵头进行采集、汇总以及整理，最终传输至台档案管理部门之中。当各个部门调取资料时，需要求档案管理部门在媒资素材库之中检索相应的资料。整理过程中，原始的档案数据分别为各个部门所有，而各个部门关于档案的认识程度不足，使得档案收集以及整理的难度增加。近年来，广播电视台编辑所用的设备以及操作系统都处于不断更新的状态，导致各个系统以及类型素材无法接入相同的平台，无法进行统一的管理，怎样在短时间内从大规模的音频与视频的原始档案资料中检索并调用所需的档案，成为目前县级广播电视台必须解决的问题。第二，新型新闻媒体工作方法对广播电视台信息化水平提出更高的要求。近年来，融媒体发展迅速，“两微一端”的融媒体模式快速发展，传统媒体与新媒体之间的有机结合成为媒体未来发展的主要趋势。对县级广播电视台来说，融媒体发展背景下，必须不断创新档案管理模式，使档案管理模式能满足全媒体新闻生产模式的实际需求。

二、档案管理信息化建设现存问题

（一）档案信息化管理标准化程度不足。部分县级广播电视台档案管理人员受到传统理念的影响，依旧倾向于沿用纸质档案管理方式，认为纸质档案在保存方面更为方便，且安全性以及可靠性更为理想，加之长久以来一直采用纸质档案，所以纸质档案管理制度较为完善与健全。如今，档案管理信息化建设依旧在不断推广以及普及的阶段，部分县级广播电视台尚未构建完善的标准、规范以及工作程序。不仅如此，广播电视台作业人员以及部门相对分散，所以档案管理工作意识以及经验参差不齐，部分部门工作人员不能第一时间完好地整理、保存档案信息资料，导致档案信息化管理工作同样受到一定程度的影响。

（二）档案管理信息化建设投入不足。档案管理信息化建设是十分专业的工作，对硬件设施、管理软件以及从事此工作的人员都有十分严格的要求。就如今部分县级广播电视台管理工作实际情况而言，信息化建设投入不足，主要体现在如下两个方面：第一，缺少专业化的档案管理工作人员，部分人员缺乏应用信息技术的能力以及经验，需要接受更为系统且专业的技能培训，以加强工作人员的应用能力。第二，缺少专业化的设备。如今，部分县级广播电视台所采用的硬件设备已经无法满足档案管理信息化建设的实际需求，应引入更为新颖的科学技术，赋予档案管理更多职能，提高档案管理信息化水平。

（三）档案管理信息化系统尚未构建。部分县级广播电视台并未建立档案管理信息化系统，导致档案资料的应用价值有待提高。一方面，信息化管理系统的不完善，导致资料无法得到及时有效的收集，更不能科学分类，分散在各个部门且内容繁杂的档案资料不能发挥应有的价值，档案资源也不能得到再开发运用；另一方面，县级广播电视台经过漫长的发展时间，累积了体量庞大的纸质档案资料，怎样将大量纸质档案录入当前的信息化管理系统之中，并和目前采用的系统进行有机融合，进一步提高历史档案的应用效率以及价值，这对档案管理工作部门以及个人而言，都是需要重视的问题。

三、广播电视台档案管理信息化水平的提升策略

（一）建立规范的管理制度。广播电视台需要构建健全规范的管理制度，推动档案管理信息化更为健康稳定地发展，使档案管理工作流程更为精简，管理效率自然随之提高。广播电视台的信息资源得到合理的配置，为工作人员未来工作提供了明确的指导，促进档案信息化管理工作更为高效地发展。档案管理信息化工作在一定的标准下开展，能够最大程度发挥不同类型资源彼此的信息相互补充作用，可以在网络档案管理系统之中体现信息数据之间的链接关系，建立各项信息数据的链接，促进档案信息资源向共享方向发展。

广播电视台在建立相关管理规章制度的过程中，需要结合广播电视台现状，保证有关措施的提出与落实与广播电视台现状相符，方案具有可行性。第一，应建立一套行之有效且统一的管理规章制度，统一管理的标准，例如技术标准以及档案归类标准等，使得广播电视台所有部门按照相同的标准开展档案管理工作。第二，要重视档案信息安全管理制度的健全工作，制定具有针对性的安全预防管理方案和保密措施，保证资源数据库不会受到损害。广播电视台应重视档案信息资源安全性管理，引入先进的技术，确保档案资源不会被用户非法盗用，并定期备份信息数据，保证档案信息系统运行的安全性。还需构建文书档案核查、借阅以及销毁管理制度，档案管理人员需要认真核对纸质档案与电子档案的差异，避免产生两者不统一的状况。另外，所有借阅、销毁行为必须详细记录在案，填写有关信息数据，定期对记录进行核查。此外，档案管理部门还需要建立责任落实制度以及相应的奖惩制度，明确所有工作人员承担的责任，并定期对其责任履行情况进行检查，针对合格履行个人职责的工作人员予以一定的物质奖励；针对未能严格执行既定规章制度的人员予以一定的惩罚，以保证各项规章制度得到有效落实，提高广播电视台档案管理能力。第三，重视制度落实后的反馈。广播电视台应重视制度的反馈效果，寻找现行规章制度中存在的不足，并拿出相应的措施，持续予以完善，以提高文档管理信息化能力。

（二）加大建设投入力度。在档案信息化管理工作中，广播电视台需要不断推进现代化设备在管理进度中的应用，加大在基础设施建设方面投入的力度，以有效提高档案信息建设的工作效率，促进信息化的迅速发展。因此，广播电视台需要在档案管理工作中积极引入先进的软件系统以及硬件设备，及时更新换代，更好地推动档案信息资源的共享，提高整体传输效率。此外，广播电视台也需要重视网络技术的应用，不断发挥其技术方面具有的优势，应用先进技术开展档案资源整理以及存储工作，为档案管理工作人员提供更为方便的整理方式，最大程度发挥技术方面的优势，应用信息化方式处理档案管理期间产生的问题。为此，广播电视台需要引入统一化的信息设备，强化其信息化管理以及运用。健全基础设施的建设工作，为档案信息化快速发展提供理想的环境，推动档案管理信息化的发展速度。

（三）重视对人才的培养。广播电视台档案信息化管理工作开展期间，针对人员队伍专业素养的培养有着严格的要求。档案信息化管理人员需要熟悉档案管理工作的相关业务，同时对相关信息技术有较为全面的了解，如此才能满足日常档案管理信息化建设工作的实际需要。对此，广播电视台可以定期组织与举办各类学习以及培训活动，加强人才队伍职业素养建设。培训内容不仅包括各项档案管理业务，同时也包括信息化技术以及信息化管理常用方式。不仅如此，企业需要结合该单位业务特征，加强培训活动的针对性，组建一支复合型人才队伍。此外，广播电视台需要重点培养人才的自主学习意识以及能力，使得所有人才能够自主学习各项信息化技术以及管理方式，提高人员开展档案管理工作的业务能力。

（四）合理开展档案信息服务。广播电视台可以引入多种信息技术，加快纸质档案向数字档案的转化，为档案数字化资源管理工作提供便利。不仅如此，广播电视台应积极建立数据库，为档案检索提供便利，有效整理现有的档案资源。完成新文件归档工作之后，广播电视台需要重视电子档案接收以及传输的安全性，并注意原始化档案信息资源的保存，将所有电子档案属性设置为只读性文件，加强对文件内容的保护。为了避免电子档案信息受到损害，需要开展数据备份工作，强调档案的长久性存储。另外，广播电视台应做到档案信息数据联网，重视和网络之间的有效连接，明确档案数据库建立对广播电视台的重要价值，积极构建数据库，为广播电视台日常检索档案信息提供便利，同时提高档案信息整体服务能力。

近年来，笔者所在的归档融媒体中心在全体同仁共同努力下成绩斐然。归档文书档案、广播业务档案、人事档案、财务档案共670件，收集有关的资料，如年鉴、刊物、文件汇编等43册；系统化整理文书档案卷317卷、人事档案238卷、财会档案1348件，所有档案全部装盒、入库，做到整齐规范、排列有序；微机扫描、著录文书档案、业务档案2057件，电子档案利用更加便捷；编制实用的检索工具12册，5年共接待查询、借阅档案870余人次，查询2289余卷；参与编撰并完成了广播电视志、机构改革大事记、《广播电视全宗介绍》等资料。特别是在接入库前对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合要求的案卷进行指导和整理。对局内档案资料定期进行全面检查，填写登记簿，及时对档案资料进行除尘、消毒，清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。

四、结语

档案管理信息化发展针对广播电视台而言具有十分重要的价值。为此，广播电视台需要不断完善有关建设工作，推动档案管理向信息化方向发展。在融媒体背景下，县级广播电视台应明确档案管理信息化的价值以及目前管理信息化建设存在的问题，通过合理开展档案信息服务以及加大建设投入力度等方式，有效提高档案管理信息化建设水平，提高档案管理工作整体效率。