APP下载

医院档案管理中云技术的运用分析

2022-07-01潍坊市人民医院韩星波

办公室业务 2022年12期
关键词:存储系统档案管理医院

文/潍坊市人民医院 韩星波

纸质文书、照片和影像资料等是较为常见的传统医院档案资源,这些传统资源多数保存在医院专门的资料室,资料录入、查询、更新等都需要人工操作,这样不仅消耗大量人力资源,还容易出现错误,且档案管理效率难以提升,所以,以往医院档案管理是难度较高的管理工作之一。随着电子计算机的普及,云计算、大数据及信息网络等技术被引进医院档案管理,很多档案资料由纸质逐渐转变为电子文档、音频文件、视频文件等,同时还借助云技术建设了资源检索电子库、线上电子数据库,既扩大了医院档案的存储量,也完善了档案保存形式,更实现了档案管理信息化、数字化。

此外,云技术的应用提高了医院档案存储的安全性,很多档案数据及信息丢失后可以通过相关软件、系统备份等恢复或者找回,弥补传统档案管理模式“无法恢复”的不足,故在医院档案管理中应用云技术非常有必要。下文先简单概述云技术,然后分析云技术在医院档案管理中的应用优势、应用原则,并在该基础上分析如何搭建医院档案存储系统,最后分析了云技术应用过程中存在的问题及应对措施。

一、云技术的简单概述

(一)云技术的内涵。云技术是云计算发展到一定阶段分化和延伸出来的一种技术,也可以理解为一种存储概念,具有网络传输、文件系统等功能,能够实现对数据的线下收集、线上分析及管理,还能够汇总和统筹网络中的各类文件,非常方便用户查阅和处理文件信息。

(二)云技术的特点。包括便捷性、经济性及促进良性竞争,具体如下:1.便捷性。云技术能够将数据资源集中到云端,在有网络的情况下,用户借助移动设备就可以在任何时间、任何地点查阅和处理数据信息,突破时间及空间限制,非常方便快捷。2.经济性。虽然云技术需要大量资金及技术投入,但对于经济实力不足的企业,只购买专门的存储设备和软件就能够实现海量数据存储、分析及管理,最大程度节约了运营成本。3.促进良性竞争。在云技术支持下,不仅能够实现数据资源共享,还能够提高信息传递速度,非常有利于企业员工、合伙人、个人用户进行信息交流、良性互动和竞争。

二、云技术在医院档案管理中的应用优势

(一)海量存储。应用云技术能够提高医院档案管理系统的存储量,实现对各种档案资料的海量存储。医疗卫生事业的不断发展,导致人们对医院档案管理的要求越来越高,不仅要求档案信息准确无误,还要求必须存储大量档案数据信息,包括医护人员档案、患者及其家属档案、医疗设备及药品档案等。所以,传统的档案管理模式已经无法满足多样化档案管理需求,需要借助现代信息化技术完善档案管理系统。云技术作为信息时代最具有影响力的信息化及数字化技术,能够完善医院档案管理体系及档案管理功能,同时还能够实现信息化、数字化及智能化操作,故而提高档案管理的时效性,能减少管理问题的发生,提高医院档案管理水平,实现海量存储。例如,云技术的应用能够实现PT、TB级信息存储,通过网络能够查阅不同部门、不同区域的档案数字信息,满足不同档案服务对象的需求。

(二)实现共享同步。传统医院档案管理中“档案信息化、数字化程度低,档案数据信息无法共享,一直都是档案管理短板。”无法满足共享利用要求,降低医院档案信息资源的利用率。而云技术的应用能够弥补传统医院档案物理存储的不足,既实现海量存储,又完善档案信息共享同步功能,解决档案难以共享的问题。在云处理系统中,还能够对医院档案信息资源进行统一处理,并将分散的信息资源进行集中存储及管理,为医院档案数据及信息资源共享奠定基础,通过设定不同权限,能够让不同的服务对象进行信息资源共享,提高档案信息资源的利用效率。

(三)提高信息化及智能化水平。云技术是信息网络时代、数字时代及智能时代的产物,本身具有很强的信息化、网络化、数字化及智能化特点,其应用不仅能够提高医院档案管理的时效性,还能够转变传统人工管理模式,逐渐实现信息化管理、网络化管理、数字化管理及智能化管理。在云技术支持下,档案管理人员通过计算机档案管理软件或者智能化设备能够智能化查询各种档案信息,实现无障碍、随时随地快速查阅,例如借助PC终端设备、iPad、智能手机等,在通过身份验证后能够快速查询档案信息资源。

三、医院档案管理中云技术的应用

(一)应用原则。包括如下两个方面:

1.共享性。云技术应用的目的是为了实现医院档案数据及信息共享,所以在应用云技术开展医院档案管理工作时,必须坚持共享性原则,以实现不同部门、不同医疗机构之间的档案信息资源共享,提高档案信息资源共享程度及利用率。

2.统筹性。医院档案管理需要医院内部不同部门合作、跨院跨地区合作才能保证和提高其管理质量,所以为提高云技术在医院档案管理中的应用效果,必须坚持“统筹性”原理,实现不同部门、不同医院跨院跨地区的高效合作,快速建立数字档案云平台。

3.实用性。为医院发展、医护人员管理提供实用性档案信息支持。

(二)医院档案管理云存储框架构建。云技术在医院档案管理中的应用主要体现在云存储系统构建方面,本文以云存储系统构建为例,分析云技术的具体应用,具体如下:

1.构建原理。首先,坚持“共享性、实用性”原则,统一医院档案数字资源管理标准、制定机密协议;其次,寻找第三方合作企业,共同开发医院私有云、云存储系统及云服务平台;最后,增设专用光纤,将各个部门档案数字资源有效链接,然后借助云技术建立档案云联盟,并在该基础上搭建云存储系统、云服务平台及医院私有云共享中心。

2.云存储系统构建方法及应用流程。以“医院档案存储私有云”为例,医院档案存储私有云包括云存储核心层面、软件接口及用户端层面,具体搭建如下:第一,云存储核心层面。可利用Power-All集群文件系统(PGFS)搭建可靠性高级性能齐全的医院档案数字资源后端存储系统,然后借助网络附属存储(NAS)、存储区域网络(SAN)、直连式存储(DAS)等设备建立数据库。第二,软件接口。主要指PGFS和用户之间的软件接口,需要利用框架软件、独立域名空间存储控制器搭建平台接口、收费环境标准接口等。第三,用户端层面。利用程序语言(API)、架构样式网络系统(REST)开发医院档案数字资源存储软件,然后不断拓展内容分发、容灾管理、数字加密等软件功能。医院数字档案云储存系统搭建完成后,需要设置完善的操作流程:登录平台→通过邮箱完成注册→激活账号(退出系统)→再登录网站→创建代码(结合医院档案类型和年份等创建进入ID和私密代码)→进行档案存储、管理及查询等操作。

四、云技术应用问题及应对措施

(一)应用问题。包括如下几个方面:

1.资金投入不足。调查发现,超过10%的医院尤其是县级基层医院,因为资金有限将大量资金投入医疗设备及药品的购买,而应用医院档案管理的资金投入则非常少,这导致相关部门及管理人员很难及时购买或者更新云存储系统、云服务平台和相关设备软件等。例如某县级基层医院2016年总资产580万,但投入医疗设备、医疗药品的资金高达420万,用于医护人员工资及福利发放的资金为130万,而用于云存储系统、云服务平台构建的资金仅为18万,剩下的12万用于应对各种突发事件(其他费用支出),相关数据见表1。18万元,很多情况下建立一个云服务平台或者网站就已经消耗完了,很难有多余的资金进行后期运营及维护,降低了云技术应用效果,档案信息资源共享程度及利用率难以提高,数字化建设推进乏力,在很大程度上影响档案馆信息化建设和发展。

表1 某县级基层医院2016年的投资分布情况(单位:万元)

2.云技术标准不统一。云技术标准不统一,一直都是医院档案管理高效应用云技术的一大难题,因为标准不统一,很多信息化功能、数字化功能及智能化功能很难实现。云计算标准也可以理解为一种信息化标准,即信息化标准没有统一规定,既影响不同单位基于云技术的合作,又制约云技术发展及应用。

3.档案人员专业水平有待提升。很多医院档案管理人员并非科班出身,多数是从其他岗位调整过来的,所以在档案管理和云技术应用方面的专业水平并不高。还有部分档案管理人员虽然接受过专业的技能培训,但多数培训内容是传统管理理念及方法,对于云技术的培训并不多,导致云技术应用水平难以提升。

4.数据安全问题突出。云技术基于互联网技术衍生而来,同样也存在数据安全方面的问题,如果不对个人信息、档案数据信息进行加密处理,会引发很多数据安全问题。医院档案存储安全管理水平不高、数据安全法律约束性较弱等原因,都会不同程度引发数据安全问题。

(二)应对措施。具体包括如下几个方面:

1.加大资金投入,统一云技术标准。首先,医院要尽量争取当地政府部门关于信息技术研发及应用的财政支持,为医院档案云存储、云服务管理获取更多资金及技术投入,为云技术应用营造良好的经济环境及技术环境;其次,要根据《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)、《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63—2017)等,完善、建立数据标准、信息化管理制度、云技术应用标准,并配套相应的云存储要求、管理机制及服务标准等。此外,不断引进高科技信息技术、数字化技术及智能化技术,诸如移动智能机器人、自动化数字信息处理系统等,将这些技术与云技术结合构建容量更大、运行效率更高、安全性更高的档案信息管理系统,统一技术标准、系统运行标准等。

2.加强档案人员的专业培训。首先,重视档案管理,组建专业水平较高的档案管理小组,并定期对档案管理小组进行专业知识教育及专业技能培训,包括云技术应用标准、云技术应用原理及云技术相关设备使用方法等,提高档案管理人员的云技术应用专业水平;其次,医院档案管理人员应与时俱进、不断学习和应用信息化时代先进档案管理理念及模式,并在该基础上学会借助云技术搭建云存储系统、云服务平台等,以实现医院档案海量存储、档案信息资源共享等。最后,引进国内外优秀的云技术应用人才、数字档案系统搭建技术人员、复合型档案管理人才等,并建立完善的培训和工作制度。另外,可以适当提高档案管理岗位招聘门槛、上岗要求及入职标准。例如,除要求具备高水平档案管理专业知识及技能以外,还要求具有很强的计算机及云技术应用能力,并增加工作经验考核项目,尽可能聘用既有专业能力,又有工作经验的档案管理人员,招聘初期就解决档案管理人才队伍专业素质不高的问题,从而提高整体档案管理队伍的专业能力及综合素质。

3.加强数据安全建设。首先,重视档案保密工作。针对保密安全问题,利用云技术对档案信息资源进行密级分类及权限设定;其次,建立区域性数字档案私有云,并对信息采集、信息存储、信息备份、信息访问进行加密;最后,利用“对称加密”“嵌入式非标准编码解码器”等技术构建云平台加密系统,以提高档案资源保密效果,从而提高档案数据信息的安全。此外,还可以通过设置数字签名、动态密码等加密文件,保证数据信息安全。

五、结语

医院档案管理作为医院管理体系的重要组成部分,其管理质量及效率直接关系到医院管理水平的提升、管理体系网络及医院医疗发展,所以医院档案管理不仅引发相关管理人员的重视,还引发社会各方人士的关注。云计算的应用能够有效转变传统医院档案形式,例如纸质档案转变为电子文件、视频文件及音频文件等,这些档案形式不仅安全,还具有容量大、传递速度快等特点;能够有效创新管理模式,逐渐从传统人工操作转变为数字化、智能化及自动化操作,节省很多人力及物力资源,并降低各种管理问题的发生率,提高管理质量及效率。由此可见,云技术对于医院档案管理的重要性。尽管如此,实际的云技术应用过程中依然存在资金投入不足、信息化标准不统一、管理人员专业水平不高、数据安全问题突出等问题。所以,上文基于这些问题,从加大资金投入、统一云技术标准、加强档案人员专业培训、加强数据安全防范等方面进行了具体分析。

猜你喜欢

存储系统档案管理医院
关于企业档案管理体制改革的探讨
新形势下档案管理工作创新探析
天河超算存储系统在美创佳绩
面向4K/8K的到来 存储该怎么办?
新农村建设形势下卫生院档案管理工作探讨
档案管理现代化中档案管理原理的运用分析
萌萌兔医院
认一认