国有企业档案保密工作实践分析

2022-07-01陕西省一三九煤田地质水文地质有限公司杨爽

办公室业务 2022年12期

文/陕西省一三九煤田地质水文地质有限公司杨爽

在企业的生产过程中，档案管理同时跟进，避免了测绘成果以及核心机密的泄露，不仅能够优化企业的数据信息，更能补充社会信息系统的需求。档案整理工作因其数据量大且复杂，在工作中应该清楚分类、简单明了。伴随着政务工作的开展，档案保密工作的难度随之加剧，等级划分、工作保密制度的完善都亟须解决。公司要严格执行《保密法》及《测绘成果保密法》的有关规定，在开发利用好档案信息资源的同时，从人员、基础设施、技术三方面加强保密工作。

一、企业测绘档案保密要求和制度

（一）保密要求。没有取得企业相关领导部门批准，所有的保密测绘结果不能对外提供。测绘结果的性质不同，不能随意更改保密的等级、更改保密期限等（重点是涉及国家测绘信息的保密资料），如果相关企业在生产中需要借阅、索取密级测绘资料，需要凭借归口单位的介绍信经省级基础地理信息中心办理才可。

（二）监督。国有企业发展所产生的档案众多，在局部生产过程中无法避免相关工作人员调取档案，使用人员的保密素质和意识的欠缺，不仅要通过保密制度宣传来落实，还需要增加监督措施。及时发现使用人员的不正当调阅。及时控制导致档案机密泄露的可能性。整个监督流程分为记录监督、调取监督、使用监督，在每个流程的监督过程中要及时发现问题处理问题。具体措施：1.做好最基本的制度建设。应该从工作的实际需求出发，将档案管理制度分为保密和调取借阅及利用数据和后期维护等。首先明确各部门及工作人员在职责范围内能利用的档案范围，在适用范围中划分机密等级（因职务级别调取档案的保密级别），在不同企业或单位使用调取过程中，规定不同的审批手续和核签方式，让档案的使用流程有迹可循。这样能在很大程度上确保文件不泄密。在具体实施过程中，要不断完善漏洞，进一步规范档案管理使用方面的制度。2.加强监督措施。国企的经营涉及核心数据、成果。公司的地质科技档案关系着相关施工企业的总体施工部署、方案、质量等。其中，涉密测绘成果和地质报告的借阅使用和二次开发利用，必须符合涉密测绘成果保密管理制度，符合自然资源厅以及地理信息局关于涉密测绘资料借阅使用流程和保管标准，符合公司涉密测绘成果保密相关制度，由公司法人整体负责，由总工程师主管，档案管理部门保密人员直接管理，业务部门指定保密责任人指导涉密档案的利用。同时，配备相关硬件设施、专用的移动存储介质，专用于涉密资料的查阅及开发利用，保证涉密资料的完整与安全。在保密法律宣传和保密制度的实施过程中，仍要加强监督落实。确保调取使用档案的人员，从审批、调取、使用、归还、保密这一系列流程是可以直接监督的。监督过程中需要注意使用人员是否更改、销毁、涂损，泄露、外用。在重点环节，应该增加监督力度，合理调配档案管理人员，协同档案管理保密工作的实施。3.档案保密管理者与使用者利用档案的协同关系。企业测绘档案保密是为了保证企业的良性发展，而企业的生产经营一定会涉及各种信息资源的汇总调取和分配，这会影响档案保密与使用者的协同平衡关系。从实际出发，档案就是信息，档案管理人员必须对档案和企业发展有清晰的认识，不是因为档案保密而严防死守、拒不调取使用，而是在配合企业生产和发展中，将档案的适用范围进行合理规划，选择性开放档案：以职务级别（分地点、时间、限制范围）等合法、合理的使用，跟进档案使用过程中的协同关系，促进企业在生产中的硬性需求，又让档案调取使用更加的合理。协同关系的利用还应该考虑特殊使用对象的审批、调取、保密三个阶段，配合企业生产的同时，加大监督力度或报备上级领导部门。

二、技术归档

（一）交由档案室管理。企业的技术人员外出参加工作、学习时，所收集的会议专用资料、测绘信息等文件应在回到工作岗位前交由档案管理室，方便查阅和使用。此外，个人不得单独保存、使用文件资料。

（二）技术档案归档管理。技术档案是企业测绘以及具体施工阶段的核心档案，其地理信息、测绘信息记录、测量施工图纸等都必须经过审验。档案接收时要核对流程和信息，在具体数据的录入中一定要准确无误，能够真实地反映现场信息。录入完成后制档，建立归档数据库（要求能够符合数据档案科学化的标准，并且方便抽调查看），在管理中严格把控借阅的流程。在借用档案时要认真落实借阅手续和登记，借阅时间内要按时归还消除记录，严禁个人以任何理由将档案外传，如有泄、失密的情况，要及时向上级汇报并采取措施。

三、保密工作及开展

（一）企业测绘密级资料类型和要求。企业测绘档案包括测量技术数据、测量流程监控、现场勘测土质、合同评审档案、审核数据等，而实际取得的数据又分为秘密、机密和绝密等。凡是涉及国家地理信息（1:5000到1:500000）比例尺的地形图、国家四等三角点的和各级GPS点、国家坐标体系及相关的处理技术算法等都是绝密文件类型。在绝密级测绘结果档案管理中一定要严格执行以下要求：1.如不是原划分密级等级的单位，一律不准复制录用相关资料；2.绝密资料的携带、转发必须有专人小心处理，时刻保持必要的安保措施，一律不能使用普通快递进行传输；3.在保存绝密测绘结果资料时，确定档案库房或相应存储设备的完善；4.因涉及相关企业使用而调取测绘成果的必须按省、市相关要求，经上级批复，按照流程备注调取记录和约定归还要求；5.发现泄露、遗失等必须采取最快的反应措施补救，并及时向上级测绘管理处报备。

（二）划分保密期限。档案保管的期限是否为永久和限制期限，需做好分类处理。明确档案的保存期限应该根据企业的实际需要进行划分，对限期保存的档案按时销毁，永久保存的档案落实好是否涉密及密级。档案管理人员要确保在档案保存期间第一时间优化调阅，确保对机密档案泄露后产生的后果有应对方案。例如企业的秘密测绘成果中体现国家布防、军事体系、重要经济生产坐标的，都应定为长期保密期限。企业的档案保密工作也应该遵循《国家秘密保密期限的规定》及企业《涉密测绘成果保密制度》。

（三）测绘结果保密档案的调取。具保密级别的档案按照企业生产要求和国家相关要求进行管理。首先，划分档案是否涉及企业生产核心、是否为科研成果、是否会对社会、对国家产生影响；其次，划分企业生产使用范围，再划分适用人员职务级别。所有涉密档案的调阅必须有调阅目录和使用期限。在整个调阅的过程中，要有规范的流程：1.企业借调。企业借调实施归口管理，要求向省级基础地理信息中心提交相关的申请以及企业运营范围和合法营业证件，经批复后备案。在借调时必须凭借归口单位的介绍信和正规的申请表在省、市相关地理处理服务处办理，索取电子档案需签订相关的许可协议。2.企业个人查阅。（1）首先是调取使用人员的申请，其次是管理人员与企业领导的批复；（2）由具体生产单位授权调取范围与调取期限；（3）由专业调取人员调取并及时记录相关借阅抽调记录；（4）档案管理相关工作人员对整个流程进行监督，并及时发现、处理问题。3.涉外调取。如果因涉外工作或者项目等原因，必须提供测绘结果及相关记录档案的，要经过市局提出相关的申请，由省测绘相关部门进行批复才可。若要携带保密档案出入境的，也需经省保密局批复才能办理。

（四）纸质测绘涉密档案的科学管理。企业测绘结果保密档案应该有不同的保险机制。在测绘相关档案归类、放置的过程中，避免和一般档案混淆。如果目前存在机密档案混淆的情况，那原有的混合装机密档案不动。有需要调阅的，只提供相关文本及电子版内容，不提供原卷。如有外单位查档时，必须对不同测绘涉密档案采取密封封存。档案的适用范围和权限做好分类处理，档案的级别应有什么加密措施等应该明确载录，分别进行单盒保存和标记。为了避免调取麻烦和遵守保密机制，可以制定密级文件目录和相关的涉密文件统计台账，在存放管理中编制地点索引，以便达到涉密档案的科学管理。

（五）电子涉密档案管理及销毁。在电子档案的保密使用过程中，应该遵循谁使用、谁保管、谁负责，同时进行监督管理。如果在已有的涉密档案中出现故障和损毁的，应报备企业，经由保密人员和技术人员进行备份和修复。存储文件的计算机应该有专业加密软件和硬件进行保护，密码定时更换，在涉密信息调取和使用过程中，需要对电磁辐射泄密进行防控，不单独使用保密计算机进行联网和消毒。严格落实电子文本文档的销毁机制，过限制期的档案要及时销毁并记录。需要向上级部门报备销毁的文件要按规定流程进行。