高等院校管理部门构建学习型办公室的新思考

胡旭宇

（河海大学，江苏 南京 210098）

改革开放四十四年来，高校的各项事业取得了可喜的成就，为国民经济发展和现代化建设，为构建人类命运共同体事业作出了新的贡献。高校教职工充分发挥各自的智慧与才华，勤奋钻研，刻苦攻关，解决了学术界和科技领域的许多重大难题，为提升我国的综合国力作出了杰出的贡献。但长期以来，高校的管理水平还尚未达到真正的规范化和职业化程度，管理队伍建设与完善迫切需要取得实质性的进展。因此，强化学习与思考，构建学习型办公室已成为改进管理工作的首要任务。

1 学习型组织、学习型社会概念

1.1 学习型组织起源

1965 年，美国麻省理工大学教授佛瑞斯特发表了一篇题为《企业的新设计》的论文，在此文中，他运用系统动力学的原理，具体地构想出未来企业组织的理想模式。即：层次扁平化、组织信息化和结构开放化，其三者之间逐步由从属转变为合作伙伴的关系。同时，由此产生出不断学习和不断完善的环节，最终调整结构关系，并逐步演变形成了学习型企业、学习型组织的概念。

1.2 学习型社会起源

1968 年，美国学者哈钦斯最先提出学习型社会。1972年，联合国教科文组织提出了“向学习型社会前进”的目标。随着时代的发展与变迁，世界科技、文化、经济和社会的快速发展，终身学习的观念便由此产生。2001 年，江泽民在亚太经合组织人力资源能力建设高峰会议上明确提出了“构筑终身教育体系，创建学习型社会”的口号，得到了社会各界的响应。随着改革开放的不断深入，创建学习型城市、机关和企业的活动便蓬勃兴起。

学习型社会是指用相应的机制和方法来促进和保障全民学习和终身学习的社会环境，其基本特征就是不断学习，不断思考，逐步形成全民学习、终身学习和积极向上的健康社会风气。学习型社会的基本内涵就是全民学习和终身学习。党的十六大报告提出形成全民学习、终身学习的学习型社会，促进人的全面发展的号召，党的十九大报告再次提出加快建设学习型社会，大力提高国民素质。建设学习型社会已成为全面建成现代化国家的重要目标。高校在建设学习型社会的推进过程中具备丰厚的自然条件和文化底蕴，应该积极把握机会，发挥学校的综合优势，为促进学习型社会建设，提升全体公民的综合素质作出应有的贡献。

2 高校管理部门构建学习型办公室的设想与思考

高等院校承担着培养学生、研究学术和服务社会三大责任与使命。高校管理部门积极构建学习型办公室，促使教职工不断树立教书育人、立德树人和培养人才的责任感、使命感。教职工应通过不断深入学习，完善思考与总结，更加坚定理想信念，更好地投入到教学、研究及社会活动中去，为培养德智体美劳全面发展的复合型人才，为高等教育事业发展和社会进步作出积极的贡献。

2.1 学习型办公室推进科学思维

高校管理部门大体上分为党群行政部门、办学部门和直属单位三个部分。每个部门都有相对应的部/处和科室，构建学习型办公室必须从基层科室展开。以办学部门的学院综合科室（院办）为例，学院院办是一个综合性的办事服务部门，院办工作联系上下，沟通左右，是一个单位和部门的窗口，起着承上启下的纽带作用。院办工作为教职工及学生提供办事服务，为领导决策事项提供基本信息依据。（院办事项分布见表1）。

学院院办作为综合性的科室，对整个学院的工作运行起着非常重要的作用。因此，院办管理人员必须强化政治理论和办公技能学习，坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，牢固树立铸魂育人和立德树人的工作目标。深入学习党的十九大历次会议精神和指示，从思想上寻求理论依据。学会科学思考问题，用科学思维方式制定各项规则，有效规划学院管理的创新发展模式。同时，管理人员要勇于突破旧观念，努力克服固化思维模式，积极探索新思路。认真总结工作中的成败经验教训，大胆探索尝试，力争取得好效果。

管理人员通过构建学习型办公室平台，强化学习与思考，运用管理学的基本理论，学习管理行业的成功事例，结合岗位工作的具体事务进行对比与分析，从中选择适合本部门学习或借鉴的最佳方法，推进岗位工作创新，提高工作效能。管理人员要用心做好日常工作，努力做到带着责任工作，带着目标管理，带着问题思考，带着细节服务。

2.2 学习型办公室强化资源整合

高校管理部门构建学习型办公室有利于促进办公资源整合。学院办公资源使用可按相关的岗位及岗位之间的联系进行调配，避免办公资源的多占或闲置。学院管理人员办公室设置也可依据岗位之间的联系来调整，把联系较多的岗位集中在一起办公便于减少办事环节，提高办公效率，促进管理人员办公技能与效率的提升。

构建学习型办公室可与办公环境建设相结合，促使办公环境面貌不断出新，积极提升办公人员的工作热情。同时，努力创建人与办公环境和谐，人与办公资产融合的氛围，使办公室管理人员在融合的环境中工作，更好地发挥出个人的最大潜能。通过办公环境建设与资产整合的结合，管理人员更加熟练管控办公设备，掌握现代办公技能，更好地顺应与满足现代化办公发展的需求。

表1 学院院办工作事项分布

学院构建学习型办公室有利于进一步强化各类办公资产的有效管理，通过不断完善管理规则，更好地发挥各类办公资产的最佳用途，减少人为闲置和废弃。如：办公室的打印机、一体机无需重复购买，可将现有的机器设置网络打印功能，实现共享打印。同时，办公用房设置也可合并，将工作流程及环节有联系的岗位安排在一起办公，减少办事环节和流程。

近年受新冠疫情的持续影响，许多现场会议改为网络会议。学院管理人员必须全面掌握操作和调试网络视频会议的技能，确保会议室正常使用。尤其是对于紧急安排或特别重要的会议，必须提前测试检查，确保会议全程使用正常。同时，因校外人员无法直接进出校园，因此，需要管理人员掌握简易电脑、打印机的维护技能。学院可举办电脑、打印机简易维护维修讲座，安排办公室人员学习和掌握电脑简易维护维修的操作，以便满足突发性工作环境中的要求。

2.3 学习型办公室完善自我发展

高校学院的管理能力影响着学院发展的未来。由于学院的管理水平还没有达到真正的规范化和制度化的程度，部分在岗的管理人员缺乏管理学专业的知识背景。因此，构建学习型办公室，完善管理岗位队伍建设就成为日常工作的必要环节。在构建学习型办公室的过程中，要坚持推进岗位自主学习制度，相同办公室或相近岗位的管理人员可自发建立互助学习小组，共同探讨、分析和思考问题。

建设学习型办公室必须强化个人学习意识，坚持个人学习与组织学习相结合，推进学院办公室建设的不断完善，逐步提升管理人员综合水平。学院办公室可与教师团队或教研室建立学习研讨兴趣小组，使管理人员深入教学、科研进行巡视与调研，更好地完善管理规则，改进管理方式。同时，学院可定期召开发展规划研讨会，教职工自愿参与，在无拘束的气氛中畅所欲言，充分表述各自的观点。

培养创新意识源自个人的主观愿望，学院管理人员对自己工作要有新的标准要求。可自我设立一个目标，制定切实可行的工作方法，坚持去实施完成，一定能够取得满意的结果。同时，建设学习型办公室还可把个人生活学习与工作学习有效融为一体，促使生活中的趣味性学习环节与工作中的相似事务巧妙联系起来，积极提升工作热情和自信心。

推进学习型办公室建设还可借鉴公司管理的成功经验，在参照公司管理规则的过程中，切不可盲目照搬他人的管理方式。要结合本单位和部门的具体情况，尽可能做到因地制宜，因时制宜和因人而异的处理方式，把完善和创新自我发展工作做得更好。高校各级领导在完善建设学习型办公室的工作中，要根据学校、学院办公室工作的实际情况提出有效的指导建议，把建设学习型办公室的工作推向新的高度。

3 结语

高校管理部门积极构建学习型办公室是时代发展的必然趋势，是管理工作创新的基本要求。建设学习型办公室有利于高校各级管理部门的科学决策与部署，便于有效减少工作失误。同时，进一步完善办公室人文建设，推进办公室管理工作创新发展，实现办公室管理人员与岗位之间的高度融合，从而发挥出个人的最大潜力，使高校办公室管理水平达到一个崭新的高度。