英美澳国家档案馆网站导览功能内容分析及启示

许嘉元 郭佳璐

摘要：档案馆网站研究导览功能不仅能够帮助用户更快更好地检索和获取网站档案资源展开研究，还包含了大量网站服务内容，可以展现网站整体建设水平。该文以英美澳三个国家档案馆网站研究导览功能为研究对象，运用网络调研法，分析国外国家档案馆网站研究导览功能的服务内容和特点，得出对国内的启示，包括：数字化传统档案资源，拓展免费数据范围；完善档案资源检索功能，客观展现档案资源；为弱势群体提供专门服务。

关键词：国家档案馆 档案馆网站 研究导览功能 内容分析

Abstract： The website research guide function of archives can not only help users to search and obtain website archive resources more quickly and better for research， but also contains a large num？ ber of website service content， which can show the overall level of website construction. This paper takes the research tour function of three national ar？ chives websites in Britain， The United States and Australia as the research object， analyzes the ser？ vice content and characteristics of the research tour function of foreign national archives websites by using the network research method， and draws the enlightenment to China， including： digitization of traditional archives resources， expanding the scope of free data； Perfect the retrieval function of archive resources， objectively display archive re？ sources； Set up people-oriented service conscious？ ness， to provide special services for vulnerable groups.

Keywords： National Archives； Archives web？ site； Research navigation function； Content analysis

檔案网站是档案信息化建设的重要内容，从某种程度上而言，档案网站建设水平是档案信息化的标杆，其建设的好坏直接影响到我国档案信息化的总体水平。[1]伴随着现代信息技术的发展和普及，我国档案馆网站大量兴起，档案馆互联网服务也在过去二十多年得到长足进步。档案馆网站为我国档案馆的对外宣传推广、公共服务开展、档案资源共享等工作做出了重要贡献。[2]目前已有很多研究关注国外档案馆网站建设：有学者对国内档案馆网站和国外一些国家档案馆网站进行比较，从而提出改进和完善中国档案馆网站功能的建议。[3]还有学者提出国外国家档案馆网站教育模块对国内的启示。[4]有研究选取国外8个具有代表性的公共档案馆网站，从服务理念、服务内容、服务技术、服务对象四个方面对其档案网站在线休闲服务进行调查与分析，并基于国外在线休闲服务的特点对国内档案馆网站在线休闲服务的建设提出建议和对策。[5]还有研究通过介绍国外国家档案馆网站的版权保护情况，分析国外档案网站版权保护的特点，对我国档案网站版权保护建设提出建议。[6]也有研究基于对美、英、加、澳等发达国家档案馆网站的调研，从各档案馆电子化公共服务能力的角度为我国档案馆网站建设提供参考和借鉴。不难发现，现有研究并未关注国外档案馆研究导览功能的相关内容。档案馆网站研究导览功能可帮助初次到访网站的用户快速熟悉网页的信息结构[7]，帮助用户（尤其是新用户）更快更好地检索和获取网站档案资源，有助于孵化更具价值的档案研究成果。与此同时，档案馆网站研究导览页面往往展示了大量网站服务内容，可以体现网站整体建设水平。因此，对发达国家档案馆网站研究导览功能的内容进行分析，有助于明确我国档案馆网站建设存在的不足，进而推动我国档案网站的发展与完善。本文所调查的国外档案馆网站包括美国国家档案馆网站、英国国家档案馆网站、澳大利亚国家档案馆网站，本研究通过对三国档案馆网站进行调研，分析国外档案馆网站研究导览功能的内容与特点，进而提炼出对我国档案馆网站建设的参考与启示。

英国国家档案馆是世界上最大的档案馆之一，馆藏档案丰富，有一千多年的历史，保存有从公元1086年的《英国土地志》到最近向公众开放的政府文件。英国国家档案馆给政府部门及公共机构在档案管理方面提供切实有效的帮助，并挑选出具有永久历史价值的公共文件永久保存。为了充分发挥档案记录的研究价值，英国国家档案馆网站首页设置了Help with your research模块，研究导览功能的内容包括查找研究指南（Find a research guide）、数据获取（How to view our records）、特色资源（Featured resources）三个方面，还包括新手须知（Unfamiliar with archives）、数据检索（Search our records）、检索帮助（Need help us？ ing Discovery）三个辅助功能。

（一）组织有序的档案记录检索服务。英国国家档案馆通过使用字母表A-Z对档案资源进行排列，方便用户进行在线档案检索以供研究。用户展开研究的第一步是选择一个字母以浏览关键字，第二步是选择一个关键字，之后系统会自动展示所有符合关键字标准的研究指南。同时，用户可以勾选“仅显示包含所有在线记录的指南”。此外，查找研究指南（Find a re？ search guide）服务在页面中展示了较为热门的特定主题供用户选择，如“家史（Family history）”“第一次世界大战（First World War）”“第二次世界大战（Second World War）”“军事与海事（Military and maritime）”“社会文化史（Social and cultural history）”“刑事、法院和监狱（Criminal，courts and prisons）”“政治经济史（Political and economic history）”“外国和殖民历史（Foreign and colonial history）”“土地和地图（Land and maps）”“中世纪和近代早期历史（Medieval and early modern history）”“当前法律目的记录（Records for current legal purposes）”“在线收藏（Online col？ lections）”等。如果用户已经对研究所需的档案主题有一定了解，也可以选择直接检索（Search all re？ search guides）。总体而言，查找研究指南（Find a re？ search guide）为用户提供了多种方式进行档案检索，使得用户可以根据自己的研究目的与进展选择适合自己的研究方式。

（二）层次分明的档案记录获取服务。关于如何查看档案记录，英国国家檔案馆提供了三种方式：访问（Visit Us）、支付研究费用（Pay for research）、订购副本（Order copies）。首先，用户可以实地访问以查看原始文档或记录，英国国家档案馆为用户提供了形象的地图指引。英国国家档案馆的建筑、阅览室和展览空间都免费向所有人开放，并且鼓励用户提前预订阅览室访问参观，但用户无须预订展览、商店或咖啡馆的访问。英国国家档案馆还为用户提供了一些访问常见问题的解答。其次，用户还可以使用英国国家档案馆的付费搜索服务，或者寻找独立研究员帮助自己的研究。用户如果要查看《2000年信息自由（FOI）法案》中所豁免的档案记录就必须使用付费搜索服务，搜索成本大约每小时116.88英镑，尽管付费搜索服务价格高昂，但是大多数用户的数据需求都能够被免费满足。独立研究员不是英国国家档案馆的员工，所有研究工作都由用户与独立研究员自行安排，独立研究员的费用差异很大，但通常低于英国国家档案馆的收费，独立研究员的收费根据"公共记录法"（1958年）的"费用条例"确定。最后，用户还可以将档案记录复制到纸上或者以数字方式获取副本（非免费），如果用户对自身的研究需求不是很明确，档案馆工作人员则很难提供记录复制服务。不难发现，英国国家档案馆为用户提供了层次分明的数据获取服务，服务方式囊括了线上搜索/线下阅览、免费/付费、馆内人员/馆外人员、纸质/数字，用户的选择多种多样。

（三）种类繁多的特色档案资源指引服务。英国国家档案馆为用户提供了类别不同的特色资源指引服务，资源指引类服务包括：网上展览（Online exhibi？ tions）通过收藏的图像与摘录帮助用户研究不同的历史时期与主题；英国政府网站档案（UK Government Web Archive）帮助用户查看英国中央政府的存档网站和一些社交媒体账户；庄园文件登记（Manorial Doc？ uments Register）提供英格兰和威尔士庄园记录的官方搜索索引；医院记录数据库（Hospital Records Da？ tabase）帮助用户搜索20世纪80年代及之前的英国医院记录；1700年之前的税务记录查找（Pre-1700 taxation records finder）帮助用户了解1190年至1690年的税务记录。指导类服务包括：阅读旧文档（Reading old documents）帮助用户使用中世纪拉丁语和古文字的在线教程学习阅读旧文档；视频指南（Video guides）帮助用户快速地了解如何利用国家档案馆资源展开研究；引用记录（Citing records）帮助用户了解如何引用国家档案馆持有的记录和目录。此外，特色资源服务还提供博客（Read our latest blog posts）、播客（Play podcasts）、网络研讨会（View we？ binars）、事件（Manorial Documents Register）等多种服务。种类和主题如此繁杂的特色资源指引服务充分体现了英国国家档案馆高水平的档案数字化建设与档案资源组织管理能力，不仅能够帮助用户完成自身研究，还可以拓展用户的研究兴趣，促使用户对英国与英国国家档案馆的历史有更深的了解。

美国国会于1934年建立了美国国家档案馆，以保存美国联邦政府的档案。美国国家档案馆通过公开获取高价值政府记录来推动数据开放，提升公众参与，宣传国家历史，加强国家民主。美国国家档案馆以尖端技术获取、保存并展示大量政府信息，以及前所未有的公众参与度而闻名世界，通过与其他联邦机构、私营部门和普通公众合作，为公民提供信息记录和数据资源，领导美国档案事业和信息行业在数字世界中蓬勃发展。为了共享研究数据与资源，美国国家档案馆在其网站首页设置了Research Our Records模块，研究导览功能的内容包括国家档案馆研究目录（Research in the National Archives Catalog）、其他在线研究工具（Other Online Research Tools）两个服务内容和祖先研究（Resources for Genealogists）、军事记录研究（Military Records Research）、特定主题研究（Re？ search a Specific Topic）等三个研究区域，还包括新手指南（New to Archive Research）、研究访问指南（Research in Person）、获取数据副本（Order Copies of Records）、浏览在线展览（Browse Online Exhib？ its）等四个辅助功能。

（一）细致周到的档案研究指导服务

首先，美国国家档案馆在国家档案馆研究目录（Research in the National Archives Catalog）中详细描述了国家档案目录的特点，包括主页展示目录记录中的图像信息、用户可以在数字化记录上添加评论、用户账户能够记录公民对档案工作的贡献等。其次，美国国家档案馆充分开放服务反馈渠道，鼓励用户将自己喜欢（不喜欢）的服务内容以及服务技术故障通过电子邮件的方式进行反馈，用户的意见和问题将进一步促进美国国家档案馆研究导览功能模块的建设。再次，与英国国家档案馆不同的是，美国国家档案馆为用户提供了更为专业的高级搜索服务，搜索可以被限制为档案描述、在线存档材料、权威记录和网页等多个类别，用户可以采用搜索词、记录ID、个人或组织名称、标签等十余种搜索项精准获取所需研究数据。最后，美国国家档案馆贴心地为残障人士建构了无障碍环境，当残障人士使用网站遇到问题或者在使用研究导览功能、产品或设施遇到困难时，都可以使用专用联络将问题告知美国国家档案馆。

（二）独具特色的档案研究资源数据集

美国国家档案馆将总统府的永久记录作为重要的档案研究资源保存在各自的总统图书馆，网页可视化以文本记录降序展示。截至2021年11月，0.251%总统府纸质永久档案记录被成功数字化展示，尽管大量文本记录仍无法在线阅览获取，总统府档案依然成为美国国家档案馆特色鲜明的研究资源，为其网站研究导览功能增光添彩。与总统府永久记录相类似，美国国家档案馆将捐赠收藏的55，052，294个档案记录妥善保存，并将其中的1.514%进行数字扫描。这些档案记录包括美国国家红十字会记录、约翰肯尼迪暗杀记录集、国家历史保护收藏信托基金记录、美国国家科学院院刊与收藏等公共档案资源，还有一部分捐赠收藏档案记录为个人论文集，都具有极高的研究与参考价值，美国国家档案馆将这些档案记录有序组织，简洁明了地向用户展示，最大化发挥了其内涵的价值。

（三）范围广泛的免费档案研究数据获取服务

美国国家档案馆为用户提供了三种方式访问免费在线数据库。（1）在国家档案馆内通过特定链接免费访问（Free at the National Archives），只有在国家档案馆的计算机上通过Archives.gov上的链接访问数据网站时，这些在线数据才是免费的，如果在国家档案馆外使用相同的链接，则需要付费；（2）可在任何计算机上免费访问（Free Everywhere），用户可以从这类免费数据库获取：1940年人口普查记录，从1830年到1892年（埃利斯岛开放的那一年）的1000万移民记录，从德国（1850—1897）、俄罗斯（1834—1897）、爱尔兰（1846—1851）和意大利（1855-1900）移民记录，（3）在国家档案馆计算机上免费订阅数据库（Sub？ scription Databases Free on National Archives Com？ puters），用户在国家档案馆的计算机上使用这些链接可以免费访问这些仅限订阅的网站（通常也可以从当地公共和大学图书馆免费获取），如果用户在国家档案馆外使用相同的链接，则需要付费。用户可以从这类免费数据库获取：从史前到现在的美国和加拿大历史的完整参考书目，1790年以后的人口普查记录、移民和旅客名单、军事征兵卡、城市目录，中央情报局在美国政府中的创建、组织和作用的记录，从二战后到21世纪的重要世界事件、国家和美国政策决定，美洲原住民资源、报纸、照片，经济学、历史学、政治学和社会学以及人文和社会科学其他关键领域的核心期刊等档案记录，用户可以利用以上档案记录展开家谱研究等科学探索。

澳大利亚国家档案馆（National Archives of Aus？ tralia），是澳大利亚最大的政府档案馆，创立于1961年，主馆位于澳大利亚首都领地堪培拉，在澳大利亚联邦境内的各州首府和领地皆设有分馆。澳大利亚国家档案馆是收集澳大利亚政府决策和行动档案记录的联邦机构，其工作目标是让政府决策和行动的记录公开透明，使得澳大利亚每个公民都可获取国家记忆。澳大利亚国家档案馆的记录将公民与澳大利亚历史紧密连接，为维护国家民主做出重要贡献。在研究导览功能（Help with your research）中，澳大利亚国家档案馆告知用户：无论是深入研究家族历史、进行学术研究还是撰写小说，国家档案馆都会提供资源和信息来帮助用户展开相关工作。

（一）系统客观的档案记录搜索服务

澳大利亚国家档案馆在研究导览页面最显著的位置直接给出了数字记录搜索链接（Go to Record Search），并说明国家档案馆收藏了超过4000万条数字档案记录。记录搜索页面清晰地划分为基本搜索（Basic search）、高级搜索（Advanced search）、姓名搜索（Name search）、图片搜索（Photosearch）、游客记录（Passenger arrivals）、新扫描记录（Newly scanned record）等多个子页面，档案搜索方式极为全面。在基本搜索（Basic search）子页面，用户都可以通过关键词和日期展开搜索。高级搜索（Advanced search）通过英联邦系列（Commonwealth Record Series）系统实现，系统包括所有级别（All levels）、组织（Organisations）、机构（Agencies）、系列（Series）、项目（Items）、职能（Functions）、英联邦成员（Com？ monwealth Persons）等选项，用户将鼠标悬停在选项按钮上可了解有关选項的更多信息，单击后可在该选项进行搜索。其他搜索功能与基本搜索类似或只是简单的网页浏览，在此不做阐述。澳大利亚档案馆在档案搜索主页特别说明了，有关Covid-19的档案记录需要在网站主页查看，并且声明档案馆藏材料只能反映档案原作者的观点，或该档案历史时期的观点，但这些观点不代表澳大利亚国家档案馆的观点，澳大利亚档案馆以充分客观的角度无差别向用户提供所有档案记录搜索链接。

（二）层层递进的档案研究帮助服务。澳大利亚国家档案馆将用户需要的研究帮助（Get help with your research）按照研究过程递进展示。（1）“馆藏中有什么”（What’s in the collection）向用户说明了馆藏记录来源包括澳大利亚政府的各个部门、立法权力机构、皇家委员会、军事单位、安全和情报机构、外交单位、执法机构以及内阁。馆藏记录主题囊括移民、兵役、运输、原住民、环境、通讯、安全和情报、外交事务、艺术等。一些珍贵的19世纪殖民活动记錄也被澳大利亚国家档案馆妥善保管，例如海关、专利、防御、灯塔、归化、运输、邮电服务等类别。除纸质文件外，馆藏中也包括大量的照片、影音、地图、海报、数字扫描等其他记录类别。（2）“利用馆藏”（Using the collection）为用户全方位介绍了馆藏使用功能与方法，例如，用户要访问档案记录必须首先了解记录内容，并且明确记录可用时间，遵循研究指南和版权要求正确利用，用户还可以免费参观研究中心以查看和研究原始记录，从馆藏中订购记录的数字副本或者聘请专业代理人做研究。（3）“开始研究”（Getting started with your research）为用户提供了收集资料（Gather information）、了解记录（Find out what re？ cords we hold）、搜索馆藏（Search the collection）、审查结果（Review results）、订购副本（Order copies）、提问（Ask us a question）、参观研究中心（Visit a re？ search centre）等功能。（4）“询问馆藏”（Ask us about the collection）为用户提供免费的基本问询服务，并保证在30个工作日内回复用户问题。这项功能将问题划分为移民问题（Immigration questions）和其他问题（Other questions），这可能与澳大利亚移民人口较多的国情有关。当用户的问题是关于移民时，可以选择查看移民记录、旅客到达和离港记录、拘留外国人登记记录等档案，其他热门问题包括：第二次世界大战记录、商船商队记录等。如果以上热门选项都不是用户的问题，用户可以点击“一般查询”（gen？ eral enquiry）。此外，用户还可以通过“查看进度”（check on its progress）随时查看参考咨询的进度。

（三）紧贴历史的特色档案研究主题

澳大利亚向用户展示的热门研究主题（Popularresearch topics）包括：（1）移民和公民身份（Immigra？ tionandcitizen？ ship）。澳大利亚国家档案馆数以千计的馆藏记录了澳大利亚丰富的移民历史。除了热门移民类研究主题外，网站还提供了移民相关出版物和指南的链接，包括《澳大利亚公民身份》《贝纳拉移民营的儿童游戏》《犹太人在澳大利亚的经历》等。同时，网站还提供通往澳大利亚内政部的拓展服务，以帮助用户便捷地查询自己的签证状态。（2）国防和战争服务记录（De？ fence and war service records）。澳大利亚国家档案馆收集了超过150万条第一次世界大战和第二次世界大战的国防和战争服务记录，以帮助用户更多地了解国家战争历史、展开学术研究或纪念退役军人。这一研究主题将档案记录划分为文职人员、军事法庭、商船海军、军火工人、退伍军人案件、战争罪、战争酬金、国防政策等更加细致的类别，充分体现了澳大利亚国家档案馆高超的档案分类、组织与管理能力。（3）原住民（First Australians）。澳大利亚国家档案馆拥有大量关于原住民和托雷斯海峡岛民及其历史的记录，包括原住民事务、北领地行政管理、澳大利亚政府的其他职能。澳大利亚档案馆编制了一份关键资源清单和一份分步研究指南，以帮助原住民和托雷斯海峡岛民找到有关他们自己或家人的记录。还可以要求工作人员在“Bringing Them Home”姓名索引中搜索有关他们自己、家人或历史的记录。

通过对英美澳三国的国家档案馆网站研究导览功能的内容分析可以看出，国外较为重视档案馆线下以及线上档案资源研究价值的发挥，构建了以馆藏档案资源为核心，以用户需求为指引，以档案管理能力为基础的档案研究导览功能，在档案资源检索、获取、组织、分类等多个方面均对国内档案馆网站具有一定的借鉴意义。

（一）数字化传统档案资源，拓展免费数据范围

档案资源数字化是档案馆网站构建线上档案研究服务的基础。档案馆网站对传统纸质档案数字化不仅可以利用信息设备和计算机网络，全面实现档案资源在线共享，最大程度地发挥档案资源的记载功能和研究价值，还可以实现对档案原件的保护，保证纸质原始档案资源的安全。档案资源数字化的目标是使档案馆现有的实体档案与纸质文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库（照片、音频、视频等），通过数据接口和数据库系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的档案资源共享。当前网络与信息技术的高速发展与应用，网络化、虚拟化技术的快速发展，以及大数据、云计算、人工智能等技术的研究和应用，为档案资源数字化提供了强大的技术支撑，为国内档案馆网站建设提供了强大的发展空间和机遇。从前文分析不难发现，国外国家档案馆均通过加强与其他相关机构的合作获取了大量免费档案资源，拓展了档案馆网站数据库范围，优化了档案馆网站研究导览功能，为用户节约了研究成本。国内档案馆网站可以开展数据引流汇聚，推动数据融合应用等，不断强化档案资源数据共享，通过加强顶层设计，对各合作机构的在用信息化项目进行云资源整合，将新建信息化项目纳入云资源管理，以统一的云服务逐步突破数据壁垒，支撑和保障档案资源数据汇聚共享。

（二）完善档案资源检索功能，客观展现档案资源

档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，也是管理和利用档案的工具。我国很多档案馆网站的档案资源检索功能有待健全，检索服务平台建设滞后，检索技术水平有待提高，检索服务环境尚待改善。国内档案馆网站研究导览功能可以通过智能语义分词、自动聚类、关键词检索等技术，实现网站档案资源的全库检索、全数据类型检索、全文检索、模糊检索、分类检索、关键词推荐、高级复合搜索、拼音转化搜索、错别字自动纠正等功能；对网站用户的高频搜索关键词进行收集、整合，与档案资源做匹配关联，逐步建立起“用户习惯”词库，经过自动语义智能处理，实现档案专业化语言与用户通俗语言智能翻译，大大提升搜索结果精准度，提高用户研究效率。此外，国内档案馆研究导览功能可以通过客观展现档案资源，全面宣传我国的政策、主张、历史证据、法理依据和国际合作等，为国内外政府部门、研究机构和民间人士了解中国国情和中国历史提供一个可靠的平台。包括国家档案局在内的我国相关机构和学者对中国历史档案进行了长期研究，搜集和整理了大量文献档案资料，如果能将相关档案记录通过档案馆网站全面客观地展现给国内外用户，是我国档案研究成果的重要体现，也将为维护我国国际形象做出贡献。

（三）强化服务意识，为弱势群体提供专门服务

国内档案馆网站研究导览功能要做到理解用户、尊重用户、关心用户和爱护用户。国内档案馆网站管理人员应深刻认识到管理就是服务，档案馆网站研究导览功能也应寓管理于服务之中，在优化服务中强化管理，努力实现管理与服务的有机统一。国内档案馆网站管理者可以通过搭建服务平台，拓展服务渠道，延伸服务触角，提高服务水平，最大限度地调动档案馆服务人员与网站运营人员的服务积极性和创造性。此外，残疾人、老年人等作为整个社会的弱势群体，国内档案馆网站研究导览功能可以通过强化弱势群体档案服务体系，在档案馆网站设立线上弱势群体服务中心，把弱势群体专门服务落到实处。国内档案馆网站还应加强组织领导，将弱势群体专门服务视为研究导览功能重要工作内容，做到网站管理者亲自规划、亲自部署、亲自推动，形成档案馆线下线上共同参与的全员联动服务链，着力营造友好、周到、温馨的服务氛围，帮助弱势群体获取所需档案记录。

*本文系北京社科基金重点项目“北京市文化旅游产业与数字科技融合的模式研究”（项目编号：20YTA004）研究成果。

注释及参考文献：

[1]吴建华，刘明，王斌，等.中国档案网站建设概况与重点分析[J].档案学通讯，2008（4）：50-54.

[2]葉茹雨.多学科视角下的档案学理论研究进展（之六）——信息技术视角[J].山西档案，2017（2）：19-29.

[3]黄萃.中国档案馆网站：差距与思考[J].档案管理，2001（3）：4-6.

[4]马双双，董秀月，王文博.国外国家档案馆网站教育模块建设内容、特点及启示——以英美法澳国家为例[J].档案学研究，2021（5）：103-109.

[5]赵雪芹，胡慧慧，吴鹏.国外档案网站在线休闲服务现状调查与启示[J].档案管理，2021（5）：111-112.

[6]袁也.英美澳三国国家档案馆网站版权保护及启示[J].北京档案，2016（7）：38-41.

[7]辛德强，王杰.网络平台的互动营销[J].经营与管理，2009（11）：28-30.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院