医院人事档案管理现状及对策

刘瑞珊

摘要：档案管理可以反映医院的发展水平，提高医疗水平、科研水平、居民满意度、工作效率方面发挥重要作用。人事档案管理不仅需要对医疗人员工作进行科学分类，还需要充分利用档案发挥人才优势。但是医院人事档案管理存在许多漏洞，严重影响了医院的正常发展。本文分析医院人事档案管理现状，研究解决问题的对策，促进医院现代化的发展。

关键词：医院;档案管理;现状;对策

引言：医院档案管理有助于更好的医疗、教学、科研的发展，医院充分利用人事档案资源的优势，在人员培训、制度建设、资源开发方面做好工作。而在深化医疗改革的基础上，医院人事档案管理复杂化将逐步凸显。但是，由于人员数据庞大，目前医院人事档案管理存在诸多问题，需要人事档案管理部门认真研究和解决。实施医院人事档案管理可以有效促进医院内部人员工作的发展，进一步优化医院服务水平，建立更加科学合理的人事管理机制。医院应加强对人事档案工作的关注，改进人事档案管理系统，加强人事档案设备录入，提高档案管理人员的综合质量，确保人事档案更好地发挥发展作用。

1 医院人事档案管理的现状

1.1 对档案资源的重要作用认识不足

档案管理工作中需要档案资料者和查阅使用者互相沟通，才能使档案得到最大化利用。由于医院档案管理的人员、设备、资金短缺，人事档案管理服务不能发挥。另外，由于医院对人事档案资源的重要作用认识不足，大多数人事档案都基于纸张为载体，导致档案的数据查找困难，不会被大量使用。人事档案内容丰富，给医院人员职称变动、工作调离提供便利，但是由于医院懈怠相关管理工作，在实际工作中经常出现人事档案管理不规范的情况，不规范管理下还会引纸张损坏，出现某些资料的缺失，阻碍了人员资料的缺失。

1.2 人事档案管理机构不健全、管理不规范

目前医院内部的档案管理制度不健全、管理不规范，导致数据无法有效组织和存储，导致严重的人事档案丢失问题。而一些医院建立了人事档案管理制度，但实施仍有很多缺点。此外，在档案管理方面，一般包括管理文书档案、科技档案、财务档案、视频音箱档案、医院建设发展档案、基建档案、人事档案、临床医学档案、住院档案等等。而人事档案没有专门的管理人员，导致没有档案管理不规范，管理模式分散，给医院管理带来极大不便。迄今为止，医院人事档案管理还没有科学、统一的管理系统和标准，很多管理思路都没有得到有效实施，因此许多需要人事档案管理都是人力资源部门按照自己的理解和实践进行管理的。在人事档案管理过程中，如果没有完善的管理制度，很多管理工作就会缺乏有效的支持和保证，不能充分监督和控制人事档案管理工作，很多管理工作的实施都是浮于表面的，无法满足人员考核工作的需求，因此不能有效地展示档案管理工作的价值。

1.3 档案专业人员素质亟待提高

许多进入医院人事档案管理相关部门的人员实际上并不具备人事档案管理专业知识，不了解人事档案管理的重要性。近年来，随着信息化的持续发展，医院注重培养医疗人员的引进和继续教育，对人事档案管理人员的培养不在计划之内，甚至医院的人事档案管理人员已被转移到其他职位，导致很多人事档案管理人也没有动力继续发展。最后，档案团队是人事档案管理的重要组成部分，目前人事档案管理团队的综合水平相对有限，不能满足医院的特定需要，许多工作的实施受到限制。目前，随着对档案工作的需求不断增长，人事档案管理也面临着巨大的挑战。如何建立人事档案管理人员队伍已成为关系到医院的发展。

1.4 档案信息化管理水平不高

随着医院工作量的增加，档案数量显著增加，因此人事档案管理的信息化作用逐渐显现。但许多医院信息化管理水平不高，主要是医院档案信息化管理资金不足，档案信息化管理不具备必要的基础设施，管理技术落后，严重制约了人事档案管理信息化水平的提高;第二，医院人事档案管理人员自身计算机技能不完善，无法灵活操作管理设备，很少用计算机系统管理档案，基本上采用人工收集、檢索，难以实现多类档案归档，医院人事档案管理相对混乱。第三，在人事档案管理工作的过程中，针对一些新的管理技术，例如信息化管理得到了利用，但总体管理手段仍然与实际管理工作的需要有一定差距。当前人事档案管理先进设备的投入比较有限，许多管理设备没有有效更新，管理工作不能满足实际需要。

2 加强医院人事档案管理的对策

2.1 重视人才培养，提高人员素质

为了进一步推进医院人事档案管理的优化和创新，医院加强人事档案管理人员的专业知识和技能培训，进行学术教育，更新专业知识，有效提高人事档案管理团队的整体质量，不断提高管理人员的专业知识、操作技能、档案资源的利用。第二，在实际工作中，医院管理建立现代化的管理管理体制，使档案工作人员和医院其他人员认识到人事档案管理的重要性，改善人事档案管理系统。要通过制定晋升考核补贴等激励机制，推动人事档案管理人员自我完善，在考核中纳入相关指标，有效改善管理人员的工作热情，推进人事档案管理。在制定人事档案管理系统时，医院需要成立专业和经验丰富的人事档案管理工作小组，收集和组织医院不同部门和部门的档案，通过人才制定最科学完善的人事档案管理系统。第三，医院人事档案管理部门的工作质量，特别是管理人才的质量，直接影响着医院管理水平的提高。高质量的人事档案管理人员可以使用先进的科学技术分析档案，促进医院人事档案管理的快速发展。因此，可以采用引进专业的管理人才，给人事档案管理工作带来活力。第四，可以建立科学的薪酬和惩罚机制，刺激和约束人事档案管理人员的工作状况，促进人事档案管理系统的顺利实施。医院要培养人事档案管理人员的思想，使他们改变负面想法，具有良好的职业道德，并且提高思维能力。第五，医院必须明确人事档案管理范围，并将系统制定、实施和执行纳入人事档案管理人员的职责评估中，进一步提高档案服务能力和服务水平。制度化管理已成为新时代管理的必然趋势，医院需要建立档案收集系统、档案存储系统和档案利用系统。其中，引进现代科学技术进行人事档案管理，就需要员工更改传统思想，更清楚地了解人事档案管理实际工作情况，进行现代化管理。

2.2 普及档案法，提高管理者档案意识

普及档案法，提高管理者档案意识是人事档案管理的前提。从措施方面，必须制定相应的考核体系，各部门的考核目标中纳入人事档案管理，责任应该分配给与档案相关的人。只有这样，才能顺利进行医院人事档案管理工作。档案的管理并不是没有相关的参考依据的，而是有相应的《档案法》管控，《档案法》可以促进人事档案管理更加标准化进行。人事档案管理者应该提高意识，主动参与管理，普及《档案法》，强化医院人事档案管理模式，逐步完善医院管理模式内容，促进医院档案现代化管理水平。管理者利用《档案法》，进行档案书写规则的管控，加强档案书写标准培训。另外，管理员从管理细节入手，做好不同层次和渠道的人事档案资源发展工作，为医院医疗、教学、科研、临床实践提供可靠准确的参考资料，促进医院更好地共享信息，实现档案价值最大化。

2.3 医院人事档案管理机制的构建

当前，医院人事档案管理机制的构建非常重要。随着社会的发展，管理人员可以统一分类和管理各个部门的数据，并执行各种分类。以前，各个部门管理各个部门，丢失档案很容易。现在，所有人事档案都以统一的方式管理和分类，从而逐渐提高人事档案管理人员的专业水平，使人事档案管理系统变得越来越完善。医院应建立和改进人事档案管理机制。如果管理机制不完善，导致档案存储和收集。因此，医院实施管理机制，设立人事档案管理机构，以便将责任分配给人力资源部门。每位员工必须遵守人事档案管理机制，提高工作效率，使人事档案管理标准化。此外，医院还可以收集所有人员的档案、信息和资源，在职称变动、干部任免、人员业绩方面做好工作，为医院管理机制的构建的服务。

2.4 注重档案归档的作用

受管理体系因素的影响，医院各科室之间相互独立，医院人事档案归档不及时，各个科室人员资料不能及时上交，致使人事档案收集缺失，缺乏大量数据，所以人事档案管理十分混乱。人事档案储存在人力资源管理部门。在档案归档过程中，不同规定直接增加人事档案管理的难度。另外，医院内部工作人员无法正确认识影响档案归档的重要作用，使医院档案始终处于不可控的状态。医院档案归档的及时性是为人事档案管理提供重要基础，因此，必须密切关注档案归档的作用，协调不同部门的数据管理，从技术和管理上把各部门融为一体，确保数据传输和档案归档的及时性，实现医院档案归档管理的顺利发展，并且共享医院档案的信息内容。此外，医院还需要不断增强员工的档案归档意识，全面研究不同部门的档案数据特性，对它们进行分类整理，确保人事档案管理和档案归档的统一。在此基础上，医院不同部门传递的档案信息应该得到补充，以进一步优化医院档案归档的使用效果。最后，加强医院档案归档管理，可以有效提高档案归档利用率。在这方面，管理员必须增强服务意识，充分完成工作，并从管理细节入手，要注意提高专业能力，做好不同层次和渠道的档案归档资源发展工作，为医院医疗、教学、科研、临床实践提供可靠准确的参考资料。同时，档案归档需要在编译和调查方面做好，向用户提供更有效的信息。确保满足医院各种业务活动的需求，以加强档案归档利用、医院信息连接，更好地共享档案信息，实现档案归档价值最大化，促进经济和社会效益。

2.5 重视医院人事档案管理规划

重视医院人事档案管理规划是医院管理创新和改革的重要方向，也是确保医疗体系发展的重要措施。除了对传统的文书和音像档案外，还要积极促进人事记录规范构建，促进医院稳定和谐发展。写人事记录时，档案管理人员必须按照人事记录的标准，以严格的工作态度，确保人事记录写作的准确性。同时，要加强人事记录规范要求的医务人员培养，从根本上进行人事记录，标准化实际行为，确保人事记录质量，为人事档案管理标准化提供基本保证。此外，要完善监督体制，定期开展人事记录定点检查，设置相应的薪酬和处罚，加快医院人事档案管理标准化进程。人事档案管理在医院中发挥着重要的作用，也在医院未来的发展中发挥着不可或缺的作用。根据医院未来发展趋势，医院将逐步扩大，人事档案管理需要更加明确和完善。目前需要持续加大对人事档案管理建设规划。在医院发展中，档案中存在的信息量也越来越多，人事档案管理人员的要求也越来越高。医院档案还包括许多数据和研究成果，通过档案可以了解医院的医疗成果和医疗技術。医院要加强员工管理规划，将人事档案管理添加到规章中，注意档案是否完整和标准化，提高医院的整体工作效率。另外，重视医院人事档案管理规划，医院还需要加强对不同类型档案的战略目标的制定，以有效改善档案资源的发展和利用率。其中，医院的人事档案应随时提交，从而充分发挥档案的价值，有效地改善人事档案的利用率。重视医院人事档案管理规划，以便及时更新档案信息，实现动态管理，保证医院档案信息的全面性和实用性。最后，制定医院中长期规划时，根据医院发展规模和需要，应持续加大投资，改进人事档案管理建设，使人员配置、业务培训、管理水平与人事档案管理相适应，促进医院的发展。

2.6 全面建设档案的信息化管理工作

人事档案管理信息化是一种基于计算机技术和信息处理技术发展的管理模式，可以整合、分析和管理档案。人事档案管理人员除了能够收集、比对传统的纸质档案档案外，人事档案管理人员还需要了解如何运行计算机管理系统，掌握计算机技术、网络技术、数字技术等。在这方面，医院需要定期组织人事档案管理人员培训，增加人事档案管理人员对信息技术应用，不断改善人事档案管理效率。人事档案管理人员应该积极学习，积累工作经验，利用技术积极创新管理方法，发挥医院档案的作用。其次，通过构建信息管理平台，可以实现医院档案的信息网络共享和多渠道动态管理。信息管理平台的应用可以有效改善医院人事档案管理的效率和质量，有效降低工作成本，确保档案信息访问的便利性和安全性。为了提高现代化水平，医院应根据的实际情况和档案系统信息的相关规定，加强档案数字信息管理平台的建设。人事档案管理人员可以借助管理平台及时获取医院管理中生成的所有信息和数据，有效扩大档案的建立范围，及时提交传统人事档案管理的漏洞，有效解决信息不完整问题。加强人事档案管理信息化，改进管理方法，将档案信息集成到医院信息管理网络系统中，并监管档案的形成、收集、匹配、发展和利用，逐步从传统的人工管理转变为计算机管理。运用计算机技术和网络技术，逐步实现档案资源的内部局域网和资源共享，进一步提高人事档案管理现代化水平。同时，医院需要注意档案的编辑和研究工作，加强人事档案管理人员编制和研究信息化能力，以便始终按照分类提交各个医院档案。传统管理思想认为，档案部门不是主要职能部门或临床工作。因此，医院人事档案管理存在一些问题，包括不完善的管理模式和不完善的管理组织。根据传统的管理理念和管理要求，医院设置的综合档案主要管理文书档案、财务档案和部分影像档案，临床、医技形成的档案由相对部门自行管理。人事档案管理人员通常为非专业人员，不利于档案资源使用和共享，但不能保证原始档案的真实性，未来是否使用档案还有待讨论。随着科学技术的发展，医院收费由计算机管理，取消了传统的患者收费模式。收据以电子表单进行存储。在此基础上，不进行统一管理就会导致某种信息的丢失，或者医疗人员查询需要很多时间，或者查询不到自己想要的档案，所以医院需要统一人事档案管理模式，培训人事档案管理人员操作最新设备的能力，让人事档案管理人员在短时间内完成不同类型档案信息的档案和统计，为全面改善档案资源利用率奠定坚实的基础。

3 结束语

人事档案管理促进医院的日常工作和医院未来的发展。但是，在实施人事档案管理的过程中，还存在许多问题，医院人事档案利用率并不高。医院应正确认识全面人事档案管理的不足，加强档案归档，有利于医院的医疗、临床、科研、教学工作，改进相应的人事档案管理机制，促进档案信息化管理，进一步提高档案资源利用效率，促进医院服务水平的提高，进一步构建现代医疗体系。在加强医院人事档案管理方面，医院需要增加资本投资，引入先进的设备和管理技术，建立完善的规章，使人事档案管理更加标准化，提升人事管理水平，促进医院的发展，构建和谐社会。

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