煤矿档案资料失密和泄露的调研与思考

2022-06-15王忠辉

科学与信息化 2022年11期

王忠辉

晋能控股煤业集团王村煤业公司山西大同 037003

引言

近年来，随着网络技术的不断发展，煤矿档案资料的存储工作发生了质的改变。然而，由于国家、社会、企业、个人等各主体对于网络安全的意识淡薄，网络安全伦理价值发生转变等一系列因素影响，煤矿档案资料出现频频失密和泄露的现象。基于此种现状，煤矿档案资料的安全问题亟须解决。煤矿档案资料作为企业重要的内部资料，对煤矿企业有着相当重要的意义，一旦遭到失密与泄露，将严重危害企业经济安全。而保护煤矿档案资料的安全，不断更新煤矿档案资料的存储方式，需要不同主体、各个层面全方位、多渠道地共同发力，才能更好地保护资料安全。

1 加强教育不断提高保密意识，预防失密和泄露主观发生

煤矿企业应不断组织工作人员广泛学习，不断加强档案资料的安全保密工作的教育，提高档案资料安全保密的主观意识，全面提升基层工作人员及管理人员的安全保密的素质水平，为预防煤矿档案资料的失密与泄露的主观发生奠定基础。

保护煤矿档案资料的安全，需要不同主体的共同发力，才能更好地维护资料安全，避免档案资料的失密与泄露行为发生。

首先，对于领导层而言，各原煤生产单位党委要高度重视，认真贯彻落实有关保密工作精神，把保密工作摆上重要位置[1]。各级党委是各有关单位的主心骨和核心，只有从党委领导层在思想上高度重视，为具体的档案资料保密工作做出重要指示批示，才能从整个工作安排中对保密工作做出重要安排。当今，各煤矿企业最主要也是最核心的问题就是，档案资料的保密工作在思想上得不到足够的重视，相应的配套措施就较为欠缺，管理方式就比较混乱，管理队伍良莠不齐，经济投入的不足造成在档案管理中有一些本可以避免的客观损害却未能避免。因此，领导层应做好统筹安排，设计好煤矿档案资料的具体管理和监督制度，坚持制度管人，才能从源头上杜绝失密和泄露的现象发生。

其次，对于各管理层而言，煤矿档案资料的管理存在混乱和无序的局面，管理队伍素质参差不齐的现状，管理水平和治理能力欠缺的客观原因，管理技术落后的根本因素等诸多原因相互掺杂交织，这也就直接导致了煤矿档案资料被盗窃的情况发生。各管理层要认真贯彻落实领导层的决策部署，要提高政治站位，要讲原则，在是非面前要做到立场坚定，绝不为任何腐败的盗窃分子留下丝毫生机。各管理层对于煤矿内部所使用的各类文件档案，要按照相关规定移交档案中心，交接双方在清单上签字，方便备查。只有经过严格的审核及领导本人允许批示，才能进行档案管理与接触工作，否则坚决不可让任何人私自复印或外传。对于煤矿单位的招标问题，各管理层要严格审查，严格核实参加投标的有关档案资料的各类问题和历史问题，查清是否有黑名单问题，是否存在失信失德行为，做好相关企业的调研工作，分门别类整理好企业单位的名称、参评数量及评委会名单等相关问题，评委会成员要符合国家相应规定的亲属好友回避原则，以及在相关企业中要进一步做好评标和投标文件等的保密规定。

最后，对各基层工作者而言，煤矿企业的基层工作者是煤矿企业最为重要的组成部分，在煤矿企业特别是煤矿档案资料的保密中承担着不可忽视的作用，只有团结好维护好最广泛的煤矿企业基层工作者的相关利益问题，才能更好地促使其为煤矿档案资料的保密建设献出群力。广大奋斗在一线的基层工作者，应该提高思想觉悟和认识，应自觉投入到维护好煤矿档案资料安全保密工作中来，要妥善保管各种煤矿档案资料和相关秘密文件，在任何情况下不得被以任何借口将文件和档案私自带离工作单位；尤其不被允许的是，在私人交往中和各种联系通信中，不得以暗示等为由擅自传递和透露秘密，不得在公共场合谈论有关档案资料的相关言论与计划，以非法获取一己私利。由于煤矿的档案资料事关煤矿企业的重大安全和经济利益，各基层工作人员应该坚定意志品质，对煤矿企业做到绝对忠诚，绝对保守企业机密，做到不该说的话坚决不说，不该谈论的企业秘密坚决不谈，不该看的机密坚决不看。

2 完善相关法律法规，从严打击各种违法盗窃煤矿档案资料行为

为了保证企业经济效益的提高，加大对矿井资料、数据、信息的管理，最关键也是最核心的就是要严格落实“党政同责，一岗双责，失职追责”要求，强化事故原因的分析和责任认定的研判[2]。

要不断完善相应的法律法规，不断完善法规细则从严打击各类违法盗窃煤矿档案资料行为。根据我国《保密法》及相关文件规定，为防止煤矿档案资料的失密与泄露，相关工作人员应该坚守以下几点原则：①对煤矿企业和煤矿档案资料内容要妥善保管；②要严格禁止以电话、计算机网络等方式私下传递；③煤矿档案资料要做到专人保管，建立严格借记手续；④要高度提供警惕，坚决执行保密纪律。要严格制定相应的煤矿档案资料的管理制度与细则，设立和完善相应的煤矿档案资料的监督监察体制，做好煤矿档案资料的奖惩工作。针对调研煤矿档案资料失密和泄露的问题现状，下面将从不同的几个方面来具体分析如何做好煤矿档案资料的保密工作。

第一个方面，煤矿档案资料的保密制度。为切实加强煤矿档案资料的管理，规范煤矿档案资料的管理及保存行为，保守煤矿企业经济与安全秘密，维护自身利益，结合煤矿档案资料的管理和当前实际，应制定相关的煤矿档案资料保存与管理的制度：①下级档案管理处或生产单位在上报计划时，不得向他人随意透露，特别是与本企业投资相关的利益团体，不得以任何方式乱传、乱发和乱讲煤矿的经营实际和相关产能利益数据问题；②职能科室、供应科接到物资计划后，供应科的相关计划与提议要妥善保管，不能随意透露，各类物资，必须由相关科室统一组织订采，未经核可，相关部门不得自行采购或试用；③通过电脑存储的各种相关煤矿档案资料和数据必须做到严格的程序设定，并且要做到严加保密，未经上级相关文件同意，不可私自对外表述相关的档案及文件内容，更不得进行非法私下获利，此种事件不仅为煤矿企业所不容，更不能为法律所容，因此，非法交易企业私密必定将受到法律的相关制裁和刑法的审判；④严格按照煤矿档案资料相关保密文件和相关的生产采购及工薪发放计划确定的行为标准及办法，做到透明公正公平，自觉接受相关工作人员和监督部门的核查。在评定标准时，各工作人员不得相互串通，恶意排斥，不得向非评委成员透露、谈论竞争事宜，不得存在私下非法交易，不得诱导和扰乱评选工作的进程；⑤确定之前，评委和其他与会人员不得对竞选问题进行个人解释，需答疑时要通过集体研究后，由专业人士出面予以阐释，并且煤矿企业内部暂未公开的所有规定或决定，一律不得外传，以免引起不必要的问题产生。

第二个方面，煤矿档案资料管理要加大创新力度，不断引进先进的文件保密技术，例如寻求计算机的煤矿档案资料的保密与安全管理方式，建立网络数据库。煤矿档案资料的网络数据库要实行专人专管，其他无关人员不得随便操作。网络档案资料数据库对于密码要严格制度，任何人不得泄露。管理煤矿档案资料要坚持定期或不定期巡查保管情况。对于煤矿档案资料的内容要使内容更加齐全、手续更加完备、期限更加准确。煤矿档案资料的归档要做好详细说明，文件内容的顺序排列要遵循正本在前，结论在前，文字在前的规则。对与网络数据库的信息要妥善保管，借阅前要严格登记。

3 健全制度安排，建立严密的而安全的存储保障措施

随着网络技术不断发展与互联网的更新迭代，越来越多的领域开始引进网络信息技术来更加高效地完善自己的领域。为了强化煤矿档案资料管理工作的高效开展，面对严峻的市场环境，企业首先要做到立足自身实际，以规范有序的管理、认真负责的态度，做好煤矿档案资料的管理工作。档案信息化既避免了人工管理的误差问题，也提高了档案管理的工作效率，改变了很多人工疏忽带来的档案丢失问题[3]。

为了更好地探索煤矿企业档案资料的安全保存工作，保障煤矿企业的自身安全和重大经济利益问题，只有立足于煤矿企业的自身实际和现状，以及煤矿企业发展的总体规划和布局，才能更好地保护煤矿档案资料的安全。在认真切实走访、考察和调研过程中，发现在各煤矿企业档案资料保存中存在的一个严重的共性问题就是，档案资料管理存在着重大缺陷性问题。而这之中，管理力度的缺乏，有机的一体化管理失效，严重制约煤矿企业的档案资料管理质量和效率的提升。同时，基于问题的复杂性和长期性，煤炭档案资料管理是一场必须面对的“斗争”，在档案资料的管理中，要大胆创新、勇于开拓、不断进取，广泛吸收先进的管理经验，不断谋求煤矿档案资料的安全存储和创新型保密工作，以更好地实现煤矿企业档案资料管理的最优化和实效化。煤矿档案资料管理的意义是煤矿档案资料在煤矿企业生产经营中本身所形成的宝贵资料，包括文字、声像和图表等一系列重要文档。煤矿企业在不断发展进程中，只有坚持集中统一原则，按《档案法》的有关规定，才是做好煤矿档案资料安全保密工作及维护煤矿健康发展的必然需求。

煤矿企业各管理层和档案资料垂直管理部门应坚持统筹规划，统一收集相应的档案资料齐全，并进行整理和立卷工作，定期移交档案室。负责档案管理的工作人员要尽职尽责，严格把关，分类排列，做好检索，妥善保管。任何内部组织和个人不得将煤矿档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。对于煤矿档案资料的管理，应该符合以下要求和流程：归档、保管、借阅、保密、销毁。

第一，归档。对于煤矿档案资料的归档，首要的问题是归档的时间和要求。按时整理好煤矿档案资料，形成保存与具有可利用价值的文字材料和影像资料。在进行煤矿档案资料的收集时，要坚持文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。其次，要认真做好煤矿档案资料的收集整理工作、分类鉴定工作，做到煤矿档案资料的齐全。

第二，保管。煤矿档案资料质量符合齐全的要编录要求，资料档案要按档号顺序依次组合排放好，煤矿企业办公管理存储处要悬挂相关的管理规章和制度。借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。要切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉等系列因素对煤矿档案资料的客观损害。每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第三，借阅。借阅煤矿档案资料要符合相关管理规定。查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅，并且要根据领导批示，严格控制复印份数，不得多印。复印件要按原密级处理。资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按有关制度予以处罚。

第四，保密。煤矿企业所有公职人员，都要切实执行《保密法》，认真遵守《保密守则》的规定。煤矿档案资料的管理者以及基层人员，必须熟悉煤矿资料的档案业务，积极热情地为煤矿企业的档案资料安全服务。要严格遵守保密制度，不得泄密；要认真履行工作职责，确保资料档案安全。如因工作失误造成损失，视其情节给予处分。保管人员要有高度的责任心和责任感，所有资料均不得私自转借他人。转借的资料由保管人员按时收回归档。

第五，销毁。煤矿档案资料的销毁工作，必须由相关的专业的煤矿企业档案管理处负责。调度指挥中心内部所拥有的保密范围内的各类内容，均由专人保管，保密材料要实行分类建档，编号管理。档案管理处要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行核对。在档案资料的销毁时，必须制定好清册，并由档案管理处负责审理和批复，同时，要做好销毁档案的签字工作，以防后续出现纰漏，做好追责问责。