新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略探究

贺靖贻

大庆油田档案馆 黑龙江 大庆 163712

引言

党的十九大明确提出，应加快构建创新型国家。在国民经济发展过程中，企业需要发挥主体作用，还应加大创新投入，推动企业管理方式的转型升级。档案管理作为企业基础性工作，还应紧跟时代发展步伐，发挥与技术的创新交互作用，引进新的手段加强企业信息资产管理，为企业取得可持续发展保驾护航。

1 信息数据化给企业档案管理带来的机遇与挑战

1.1 发展机遇

信息时代的到来，促使纸质档案向着电子化方向转变，可以直接通过计算机、网络等平台完成文档传递，高效完成档案信息收集工作，并确保档案内容广泛，拥有更大利用价值。而企业档案信息来自于内部多个部门的同时，也需要完成外部信息的收集。一方面，运用图像扫描、目录查询等技术，使档案系统与企业其他业务系统对接，完成在线归档工作，可以减轻人员档案收集负担，大幅度提高档案管理效率。另一方面，通过互联网等途径，可以在企业内部分享档案信息，辅助各部门人员了解企业经营和发展状况。通过合理进行档案资料规划，为内容人员提供有效信息，能够促使各部门通过传递和共享信息实现密切互动，围绕相同发展目标而努力，为企业各项工作的高效开展提供支持。

1.2 面临挑战

在社会取得信息数据化发展的背景下，企业每天需要完成海量数据信息收集，形成的档案内容繁复、冗杂，不仅包含外部政策信息、市场信息等，也包含内部经营业绩、人事任免等，给档案分类整理、分析带来了较大难度[1]。对于人员来讲，需要完成文本、图像等数字内容的数据化加工，做到有效进行数据分类、识别、标引等，从中提炼出有价值的信息，确保能够较好为企业管理决策制定提供依据。但长久以来企业在档案管理方面都未能配备足够多的人才，现有人员无论是管理理念还是业务水平等各方面都存在一定局限性，难以适用信息化发展趋势，在档案管理方面仅能简单进行扫描仪、计算机等设备操作，难以引入大数据等先进技术推动企业档案管理工作创新。此外，电子档案更容易被复制和篡改，在网络环境较为复杂的情况下，容易出现企业信息泄露或失真等问题，给企业经营活动带来安全风险。

2 新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略

2.1 完善档案数据体系，提供综合性服务

面对信息时代带来的各种挑战，企业还应创新档案管理理念，通过完善档案数据体系加强信息技术利用，为企业提供综合性档案服务。结合这一目标，还应将企业档案数据体系划分为数据层、工具层和服务层，通过采取多层架构加强档案数据管理和利用。其中，数据层用于对企业各种档案数据信息进行存储，满足数据调用需求，要求达到较大存储容量，同时具备较快响应速度和分析能力。而云计算作为分布式、并行式技术，能够用于实现互联网技术资源配置管理，具有资源共享、按需服务、快速交付等特征，可以应对海量数据给企业档案管理工作带来的冲击[2]。采取云存储模式，能够将企业档案统一上传至云端，完成配套数据库建设，保证数据安全性和完整性，为数据信息利用奠定扎实基础。工具层由各种管理工具构成，采取模块化设计方式，包含档案资源管理、流程管理、人员管理等工具。采用档案资源管理模块，能够根据角色访问控制权限进行接口定义，实现各环节权限有效控制，规范档案资源查找、发布等操作。采取流程管理模块，可以对档案开发涉及的业务流程进行设定，理清各部门间的逻辑关系，按照逻辑定义进行档案收集、上传等操作。采用人员管理模块，能够对档案管理人员分工进行明确，收集人员综合信息，为绩效考核、权限设定等操作提供支持。服务层包含各种档案信息服务功能，如网站功能可以为用户在网上检索档案信息提供支持，为企业各部门使用档案信息提供服务。除了提供基础的档案检索、上传等服务，也可以开发专项服务，如在线汇编专题档案等服务，分别围绕企业财务状况、人事状况、资产状况等进行档案数据信息汇总、分析，为相关管理工作开展提供支持。在档案数据体系支撑下，明确企业需要的服务，通过开发对应功能明确档案信息收集、加工、提炼等流程，能够实现档案信息产品的深层次加工，将原本“死档案”变为“活信息”，将档案服务融入企业经营管理活动中。

2.2 建设档案管理系统，实现智能化管理

想要依靠档案数据体系开展多元化服务，需要引入先进技术手段解决档案信息高效收集、处理和分析等问题。建设档案管理系统，依靠物联网、大数据等技术进行档案在线自动收集、分类和智能整理，可以在提高档案数据存储密度和管理效率的同时，避免出现信息泛滥、污染等问题，确保系统中各项档案信息准确、可靠，能够为各项管理决策制定提供科学依据[3]。实际在系统建设阶段，应确保企业各种信息能够得到全方位感知，确保各项业务活动、经济活动中的信息能够得到全面、快速收集。在物联网技术支撑下，可以运用RFID读写标签等技术建立感知网络，使标签与档案保持一一对应关系，配合采用扫描枪、PDA等技术，能够做到加强档案信息跟踪、监控，及时锁定相关资料，确保信息能够得到高效收集。以二维码等形式进行数据收集，可以根据数据类型进行分区存储，然后按照统一数据格式进行各区域档案信息的数据化处理，保证档案信息化管理效果。在数据处理方面，需加强大数据等技术的运用，依靠智能算法进行档案数据判别，按照流程进行数据清洗、挖掘等操作，从中挖掘有价值的信息。在系统建设实践中，企业需要完成信息化集成平台的搭建，与现有客户关系管理系统、办公自动化系统等各种系统对接，按照统一数据交换方式进行资源整合。配备扫描设备和计算机等硬件设施，能够完成数字资源系统建设，由档案目录数据库、多媒体数据库等多种数据库构成。在系统软件开发方面，应明确档案信息数据化加工流程，实现数据采集、处理、存储、归档、利用和发布等操作，通过互联网提供无缝连接信息服务。此外，为方便用户使用，应完成档案管理智能App开发，直接通过移动设备登录系统平台，对系统操作流程进行简化，利用便捷工具实现人机交互，确保能够迅速完成档案收集、处理等操作，满足日常生产资料高效管理需求。

2.3 创新档案管理制度，保证档案安全性

企业档案信息中包含财务、业务等各方面数据，在数据化环境下为保证信息安全，还应创新企业档案管理制度。作为企业信息资产，在档案管理方面首先应建立信息保护制度，通过识别关键信息实施重点保护，杜绝出现核心商业机密泄漏等问题。为此，需要建立重要档案数据库，划分为机密区域出台专门的信息安全管理规定，精简传播环节，安排专门管理人员，并签订保密协议，以免人员在离职后出现泄密行为。针对核心数据，应定期更新管理范畴，并采取加密处理措施，防止因云服务商受到网络攻击出现信息泄漏情况。其次，在企业内部共享信息，应建立完善安全制度，通过设置密级和明确传播范围规范档案信息流转、复制等行为。引进区块链技术，通过将分布式数据存储、加密算法、点对点传输等技术融合在一起，能够利用时间戳、加密签名等技术手段防止数据被篡改，保证数据真实性和唯一性[4]。按照信息重要级别进行访问授权，可以防止非法用户访问企业重要档案信息，并在发现数据泄露等情况时及时追责。再者，为避免因系统故障等原因出现数据丢失等问题，需要建立数据备份等管理制度，科学进行档案资料保管。通过与大数据平台合作，定期进行档案数据评估与鉴定，也能销毁无用、老旧档案数据，保证系统高效运行，为档案管理创造安全环境条件。此外，需要建立档案信息审计制度，根据审计周期对档案管理系统、用户操作等各方面进行安全评估，确定企业在档案信息管理方面承担的风险。在系统安全监测方面，可以利用安全软件实施管理，根据软件记录信息进行安全风险评估。在人员行为评估方面，应对档案上传、使用、存储等操作是否规范、合理进行评估，完成档案信息可信度、真实性等各方面的验证。根据评估得到的安全漏洞和风险等级等信息，采取相应的风险防控措施，如对档案管理环节进行优化、引入安全技术等等，可以保证企业档案数据安全、可靠。

2.4 打造优质人才团队，推动管理高效化

企业档案管理创新工作的开展，需要专业管理团队的支持。随着互联网、云计算等科学技术的迅速发展，档案管理也应当向着互联网+的方向发展，要求管理人员可以达到较高业务水平的同时，具备较强的学习能力，可以通过学习和运用新知识、新技能明确企业未来发展方向，高效开展档案管理工作。因此结合信息数据化背景，应尽快组建有创新意识的管理团队，结合新时期企业档案工作开展需求探寻创新路径。为此，企业应面向高校、社会聘请数据分析处理方面的信息技术人才，参与到企业档案管理工作中，按照创新计划加强大数据、云计算等技术的学习和运用，推动企业管理工作改革创新发展。与此同时，面向企业内部人员应开展相关技术培训活动，传授Hadoop、MapReduce、机器学习等信息处理知识和技能，确保档案管理人员同时掌握档案管理知识和信息技术，熟练在大数据平台上使用各种数据分析工具，提高档案收集、整理、分析和利用效率。考虑到目前大数据领域的专业人才较少，企业也可以加强与技术服务机构合作，共同组建人才队伍完成档案管理系统开发，为企业内部档案管理人员高效开展大数据分析等业务提供专业技术指导。在人才团队建设期间，为彻底转变档案管理人员思想，提高人员对大数据等技术的重视程度，可以由企业高层领导作为团队第一负责人，引领团队做好档案管理创新规划，按照计划开发新的档案服务模式。日常在培训活动中，也需要加强人员教育，并通过考核管理将培训成绩与员工业绩挂钩，提高员工参与培训活动和创新工作的积极性、自觉性，能够自觉学习新技术、新理念和新技能，助力档案管理创新工作开展。通过系列培训，根据员工表现推行淘汰制，确保可以适应数据化背景的人员担任重要岗位职责，才能通过技术赋能落实档案管理创新要求。

3 结束语

在信息数据化背景下，企业还应创新档案管理思路，在把握发展机遇的同时，应对各种挑战，确保档案信息价值能够得到充分体现。在实践工作中，应从服务企业角度出发建立档案数据体系，加强档案资源利用和共享管理。为做到自动、全面收集档案信息，需要建设专门的管理系统实现智能化管理，并通过创新制度保证档案安全性。打造专业管理团队，科学运用各种信息技术手段推动档案管理创新，能够全面提高档案管理水平。