提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

范敏

[摘 要]在事业单位的档案管理中强化信息化手段的应用，对于提高档案管理的质量效率、促进事业单位档案工作的长远持续发展至关重要。本文首先简要介绍了事业单位档案管理以及档案信息化的概念特点，并分析了当前事业单位档案信息化管理方面所遇到的问题，并就加强事业单位档案信息化管理提出了建议措施。

[关键词]档案信息化；系统平台；档案资料

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2022）09-0073-03

档案管理在事业单位的内部管理中具有非常重要的作用，随着信息技术和智能技术的快速发展，尤其是随着大数据技术和云计算技术的广泛应用，为事业单位档案信息化管理提供了新的机遇。对于事业单位来说，在内部管理过程中应该充分认识档案管理以及档案信息化建设的重要性，按照信息化管理要求，推进档案管理工作模式的转变，这对于提高事业单位档案管理工作质量和效率，更好地服务事业单位各项工作的顺利开展实施具有重要意义[1]。

事业单位内部档案种类较多，在档案管理工作内容上主要是将单位内部分散在各个业务部门的档案资料等归集到档案管理部门，并进行档案的分类、编目、扫描、装订、入库等，对档案资料进行日常的保护，以确保档案资料处于安全完整的状态，并为档案利用者提供档案查阅使用等各项服务管理工作。档案管理信息化建设，则主要是指在单位内部的档案管理过程中，改变以往传统的人工管理方式，以信息化智能化的手段，通过构建档案管理信息系统平台，进行档案的归集整理以及保管利用[2]。具体分析事业单位档案管理信息化的优势主要有以下几个方面。

首先，可以促进档案管理模式的创新，推动档案管理信息化建设，能够充分利用各种信息技术建设档案数据库平台，推动档案载体的数字化建设，实现档案整体管理模式的革新升级，并促进单位内部档案管理工作和业务工作的深度融合，推动单位档案管理模式和水平的提升[3]。

其次，可以促进提高单位档案管理效率。档案管理工作是一项较为系统繁杂的工作，仅仅依靠传统的人工档案管理模式，不仅效率较低，也容易造成档案资料归集整理的不全面，影响档案工作质量，通过信息化的手段，将以往的档案工作流程融入到信息系统之中，不仅可以促进档案管理效率的提高，也可以确保档案资料收集整理的系统全面[4]。

第三，可以提高单位档案资料的利用水平，传统的纸质档案资料管理模式下，档案资料的查阅利用非常烦琐，通过信息化的手段可以对单位的档案资料信息进行及时的查阅使用，尤其是可以通过网络手段来进行档案资料资源的检索，进一步提高档案资料的共享利用效率，实现档案资料内在价值的高效利用。

此外，可以实现档案资源的永久性保存。在以往传统的档案管理方式下，各种纸质的档案资料容易受到外部环境的影响，尤其是湿度或者温度等环境因素的影响，会出现档案资料的损坏，甚至由于保管不当等出现档案资料丢失的现象。完善档案管理信息化，则可以将各种传统的纸质档案资料转换为数字档案资料，进而有效防止档案损坏问题的出现。

（一）事业单位档案管理工作理念滞后

一些事业单位对于单位内部档案管理工作的重要性还没有足够的认识，认为档案管理工作只是單位内部的一项辅助性工作，档案管理工作理念仍停留在传统的归档保管方面，对于档案信息化还没有系统科学的理解，对于档案管理信息化工作流程以及具体要求等还没有明确的认识，由于重视不够，不少单位缺乏专业的档案管理工作人员，从事档案管理的人员缺乏专业的知识技能，因而导致档案管理信息化在事业单位内部推进应用实施不力[5]。

（二）事业单位档案信息化基础设施不够完善

完善的软硬件设施是事业单位档案管理信息化顺利推进的重要基础，但是当前一些事业单位对于档案管理不够重视，在档案信息化方面的投入力度不足，档案信息化管理的各项基础设施不够完备，尤其是档案管理信息系统还没有被引进和使用，在档案管理具体开展实施过程中，难以通过信息化手段对各类的档案资料进行系统整合，导致事业单位档案管理信息化的整体工作基础较为薄弱[6]。

（三）事业单位档案管理信息化组织体系不完善

档案管理工作是一项系统性较强的工作，在单位内部档案管理工作开展过程中，除了需要档案工作部门的主导外，还需要单位内部各个业务部门的共同配合参与，但是当前一些事业单位没有针对档案管理以及档案信息化应用相应的组织体系，有的甚至没有设置专门的档案工作机构，档案管理主要由单位内部的综合性部门承担，对于档案信息化过程中的档案资料归集鉴定、整理归档等没有落实工作责任，影响了档案管理工作的规范化开展实施。

（四）事业单位档案管理信息化制度不够完善

确保事业单位档案管理信息化的规范化开展实施，应该结合档案信息化的要求以及事业单位档案工作特点，建立完善的档案信息化管理制度，但是当前一些事业单位的档案管理信息化制度机制不够健全，不仅对事业单位档案管理的归集归档等各个环节未能形成有效的约束，对于档案资料的信息化存储以及管理等也难以进行有效的约束和指导，因而影响了档案管理信息化的实际效果。

（五）事业单位档案资料的开发利用程度不足

档案管理信息化为事业单位档案资料的开发利用提供了良好的条件，但是当前一些事业单位的档案管理工作人员对于档案管理信息化理解和掌握、应用能力不足，有的甚至缺乏专业的档案工作知识，档案管理信息系统的功能也不够完备，导致事业单位的档案资料得不到有效的开发利用，档案资料的内在价值得不到深度的挖掘和使用。

对于事业单位档案管理信息化建设实施来说，应该结合事业单位的属性以及档案管理特点，强化档案管理工作制度机制，改进档案管理模式，创新档案管理工作方式，以提高档案管理效率，具体应该从以下几个方面来完善。

（一）强化事业单位档案管理信息化工作基础

确保事业单位档案管理信息化工作的高效有序开展实施，单位的领导层应该充分认识到档案管理以及档案信息化对于单位发展管理的重要性，积极支持事业单位档案管理信息化工作的推进实施。首先，应该完善事业单位档案信息化管理组织体系，结合单位的人员规模以及职能特点，设立完善的档案管理工作机构，明确档案管理工作职责以及人员配备，结合单位档案信息化管理的实际需要来制定完善的事业单位档案管理信息细化工作制度，对事业单位档案管理信息系统的建设使用、电子档案资料的收集、整理以及保存、利用等各个环节明确具体的工作标准和要求，提高档案信息化管理的规范化系统化水平。其次，应该注重强化档案信息化管理方面的工作投入，可以综合采取自筹资金或者是争取财政拨款等多种形式加强事业单位档案信息化工作的资金保证，配备必要的软硬件设施，尤其是档案管理信息系统、档案扫描录入设备、传真复印等基础设施，确保档案信息化工作的顺利推进实施。

（二）优化档案管理信息系统平台的设计应用

对于事业单位档案管理信息化的应用推进，关键应该完善档案管理信息系统平台的设计，在信息系统平台的具体功能配备方面，应该注重综合采取多样的档案信息资料数据采集工具，及时将单位内部各类业务系统中预归档的资料数据进行捕获，将单位内部档案资料的收集、利用、鉴定等各类工作环节融入到信息化系统平台之中，以提高档案资料的管理效率。具体来说，应该突出以下几方面：在电子档案文件资料的形成阶段，联接档案资料文件的起草流程、流转流程，通过系统平台的档案接口与采集引擎对接，按照档案资料的归档要求进行预归档。在档案管理流程方面，按照档案管理信息化的相关标准要求，对档案资料的采集收集、分类管理、检索查询、使用利用、鉴定统计、专题编沿等流程进行系统的整合优化；在档案资料的长期管理方面，重点结合事业单位档案管理的需要，对数据管理、长期存储、数据防伪以及开放鉴定等相应内容进行完善。通过重点打造功能完备的档案管理平台，实现单位内部各类档案资料的集中管理，最大程度地减少档案遗失问题，促进全面提升档案归集整理、开发利用的规范化高效化。

（三）提升档案工作人员的专业素质水平

确保事业单位档案管理信息化的顺利推进实施，还应该注重强化对档案管理工作人员的培训教育，提高档案工作人员的专业素养能力水平。重点应该结合事业单位档案管理信息化的实际需要，建立完善的档案职业培训内容体系，即应该注重加强对档案工作理论基础知识的教育培训，确保档案管理工作人员能够熟知档案管理内容以及档案工作具体要求，熟悉档案管理相关法律法规方面的知识，提高档案工作意识，也应该注重强化档案管理业务技能方面的培训教育，确保档案管理工作人员熟悉档案管理工作的接收、管理、存储以及利用等业务流程，增强档案管理工作人员的专业技能以及职业素养。此外，还应该结合档案管理信息化的实际需要加强对档案信息管理系统平台的操作使用、数字档案管理等一系列内容的培训教育，综合采取专题培训、专家讲座等多种灵活形式，组织档案工作人员以及业务部门工作人员共同参与，协同做好档案管理工作，提高档案管理效率，实现档案管理整体水平的提升。

（四）强化事业单位档案信息化管理的标准化安全化

在事业单位档案标准化管理方面，应该结合事业单位的实际情况来制定档案信息化标准体系，对事业单位档案的分类、格式、编目、归集、整理等进行统一，确保电子档案元数据的标准规范和安全可靠。在档案信息化安全管理过程中，事业单位内部档案资料内容较为烦琐复杂，应该突出加强档案信息的安全管理。在事业单位档案信息采集阶段，应该对档案资料内容进行区分，尤其是要做好对于涉密档案资料的审查分析，严格按照保密规定进行档案资料信息的采集以及档案载体的转换工作，确保档案资料的安全可靠。在单位档案资料信息化收集阶段，应该规范事业单位内部档案资料的制作收发、复制传递、保存使用等各个环节的流程规定，对于涉密的电子设备应该严格执行保密规定要求，严格避免档案资料可能出现的失、泄密风险问题。此外，还应该做好档案管理信息系统软硬件设备的定期维护工作，以及档案资料数据的备份工作，尤其是针对重要的档案资料做好数据的信息备份，确保档案资料的安全可靠，对于单位内部档案资料的销毁，应该严格按照电子档案管理相关规定要求，通过专业程序以及正规手段进行档案资料的销毁，避免出现档案管理风险问题。

（五）健全完善事业单位档案管理信息化工作流程

在事业单位档案管理工作具体开展实施方面，还应该注重对单位档案管理工作流程进行系统的优化完善，重点应该突出以下方面：在档案的接收方面，应该确保可以实现档案在线以及离线模式下的批量接收以及处理，并对电子档案资料的完整性以及规范性进行监督检查，对档案资料的内容以及有效性等进行验证；在档案的整理方面，重点强化对档案资料自动归类自动排序的管理，并完善信息环境下电子档案资料的著录和标引等功能，整理的电子档案符合国家以及行业相关标准要求，强化不同档案资料数据信息以及档案之间的关联功能；在档案的保存方面，重点应该确保各类电子档案资料存储介质的稳定以及存储空间的充足，定期对档案资料的真实性、完整性、安全性、可用性等进行监督检查；在档案的利用环节，应该确保可以实现电子档案资料的检索筛选以及输出，尤其是可以实现跨全总、门类以及递进检索，优化完善档案资料的在线借阅以及授权下载等，并完善档案资料的编研以及成果利用，提高档案资料的利用效率；在档案资料的鉴定和处置方面，明确电子档案资料的鉴定以及处置标准，尤其是针对强化密级以及价值、开放等相应工作的鉴定处理，按照不同档案资料的不同性质和管理要求细化具体管理措施，促进提高档案资料的标准化规范化水平。

对于事业单位档案管理来说，应该适应信息化管理应用的发展趋势，高度重视档案信息化的重要作用，建立完善信息化下的档案管理工作体系，完善单位的档案管理信息系统平台建设，健全系统平台功能设置，做好档案信息系统平台的安全控制，提高档案管理工作人员的整体水平，进而促进事业单位档案管理的整体改进提升。

[1]张莹莹.事业单位档案信息化建设存在的问题和解决措施[J].黑龙江档案，2021（04）：256-257.

[2]高利明.试析行政事业单位档案信息化建设与资源共享[J].卷宗，2021（06）：71.

[3]安家宏.事業单位档案信息化建设与服务创新思路构建分析[J].大众标准化，2021（17）：169-171.

[4]许波，谭思亮，王晋荣.基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析[J].科技与创新，2019（22）：114-115.

[5]石静.基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析[J].城建档案，2020（11）：41-42.

[6]邵红艳.事业单位档案信息化实施中遇到的问题及相关建议[J].商情，2020（11）：142.