高校系级教学档案资料管理须强化现代意识

闵克勤　肖新华　张家强

加强高校系级档案资料管理是高校教学档案资源建设的重要环节，也是促进教学工作稳步发展的有力举措。近几年来，高校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。我们认为，要更好地挖掘和发挥系级教学档案资料为教学服务的潜在功能，亟待强化用便捷的电子档案服务师生的现代意识。

近十几年来，为了适应上级教学评估的需要，一些系级单位的教学档案资料从内容的广泛性、专业的针对性、管理的规范性上讲，都有了迅速的提高，但是，在用便捷的电子教学档案和查询功能为师生服务方面还有不少工作有待进一步改进。有的系级教学档案资料主要是给上面看的，而不是用来供师生查询和方便教学的。据统计，高校档案案卷平均利用率仅为20％。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。

第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、信息容量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。电子档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上档案资料检索和搜索软件。查询教学档案资料就成为一件十分简便的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。

第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以和向全系人员公开(少数不宜公开的在研项目和专利技术除外)，其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料：二是为师生更好地“教”和“学”提供服务。第二种目的是最主要的。也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力，而在网络环境下的电子档案资料。师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、跨国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进人系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”。不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员，尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。近几年。一些高校的院系结合教学评估建立起的电子教学档案资料，受到了所在单位新教师的欢迎，他们仅用不到十几分钟的时间，而且不花一分钱，就可以下载本院系近十几年来的教学指导文件、优秀教学范例(含经典教案、讲稿、课件……)、浩繁的教学文字、图片、视频资料等。这种丰富、多媒、便捷、经济的电子教学档案资料对于提高新教师的备课效率、缩短新教师的成熟周期起到了前所未有的促进作用。目前。高校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变。就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。