“互联网+”时代人事档案管理信息化建设

摘要：人事档案资料管理是一项十分复杂的工作，信息处理的工作量也较为繁重，长期以来一直是档案管理工作中的重点内容。尤其是近年来，随着互联网信息技术的发展，档案管理逐渐呈现出数字化、信息化的发展态势。基于此，本文首先阐述了在“互联网+”时代下，实施人事档案管理创新的重要价值，之后分析了档案管理在工作中存在的不足，最后提出了推进人事档案管理信息化的具体实施策略，希望对档案资源的有效管理提供一些建议。

关键词：“互联网+”时代;人事档案管理;信息化建设

一、引言

随着社会主义市场经济体制的日益完善，档案管理的工作逐渐由传统的人工化转为科学化与高效化。档案资源的信息化管理被广泛应用于各个行业，并在社会经济发展过程中发挥了重要作用。在此背景下，相关部门及人员必须努力提升人事档案资料的信息化管理水平，积极引入信息化管理技术，从而实现档案管理的科学化，以确保企业的平稳有效发展。

二、“互联网+”时代下，实现人事档案管理信息化建设的重要性

在开展人事档案管理的工作过程中，通常会涉及大量的信息和材料。为了促进信息资源的有效使用，必须进行与之协调的文件管理工作，以便为人事档案管理的有效发展提供明确的指导方向和参照依据。从实际来看，人事档案信息是档案管理中极其关键的一部分，具有十分重要的价值。从这个角度来看，人事档案资源可以说是一种特殊财富，为企业及社会相关行业带来十分深远的影响，并为其提供真实有效的参照依据。特别是在知识经济时代的背景下，信息处理和资源利用逐步成为衡量档案资源管理发展成果的重要条件。在此过程中，对人事档案管理工作也提出了更加严格的要求。从具体的实践流程来讲，管理工作应以企业内部员工作为服务对象，同时，必须对相应的档案工作实施定期地更新、优化与整改，以便为提高人事档案管理质量提供重要保证。

此外，在“互联网+”时代背景下，计算机信息技术得到了充分发展，为了迎合时代的发展需要，人事档案管理也必须积极引入信息技术。只有不断提高档案管理的技术水平，才能充分实现人事档案管理工作的创新性与科学性。同时，通过提高档案管理的标准化水平，可以實现对档案信息管理的精准调控，让相关用人单位能够迅速地找出关键信息。除此之外，在对人事档案进行管理时，可以对其中蕴含的信息进行深入挖掘，有助于推动人事档案管理工作效率的不断提升[1]。

三、人事档案信息化管理的发展优势

（一）保证了档案文件的科学性与真实性

首先，加强对人事档案信息化管理顺应了“互联网+”时代发展的需要，实现了档案文件的科学性与真实性。其次，企业可以利用档案电子化管理来对各部门及员工的工作情况开展监督与考核。例如在对档案进行电子整理与归档的过程中，每一个文件的来源都有明确的体现，并遵守严格的流程要求，同时受到企业的有效监管。同时，电子档案具有科学性与系统性的特点，为企业提供了宝贵的档案信息资源。

（二）有利于企业获得更加全面的信息

人事档案资料信息化管理的首要任务是在与企业进行内外沟通时，为企业及时提供并传递各种有效的重要信息。在整理人事档案资料的过程中，各业务操作流程的最终结果是实现资料的归档。在这种情况下，档案部门成为企业获取信息的重要渠道，为企业所有业务的运营带来可靠准确的依据，推动企业各项事业的平稳发展。在对人事档案进行管理的过程中，在项目投资、审核、验收等方面，档案电子管理起着重要的监察作用，为优化企业内部管理奠定了重要基础。

（三）有助于实现企业经营管理的规范化

通过对人事档案的信息化管理，不仅改进了传统的档案工作流程，也推动了档案资源的信息化建设。在具体操作中，有些企业不仅发布了相应的档案管理文件，还制定了有相关的电子信息管理制度，用于档案管理工作中的技术资料归档、核对、查阅等。同时对工作流程进行合理的规划，检查记录的充分性和相关性，确保信息真实准确。通过对企业人事情况、生产经营状态、外部监察等信息的收集、登记、梳理和存储，实现了企业日常管理的规范化。同时，确保了企业各项经营活动的高效平稳开展，让企业在人事管理过程中能够严格遵守相关法律及规章制度，实现企业的健康发展[2]。

四、“互联网+”时代背景下，人事档案管理工作中存在的不足

（一）企业不重视对人事档案的管理工作

从整体上看，我国经济发展呈现出不断上升的趋势，这种趋势在一定条件下影响着我国不同行业的发展，因此相关行业领域的档案管理工作及方向也在发生变化。以往的档案管理模式长期以来对各行各业的档案管理人员和业务人员产生了不利的影响，导致各阶层的管理人员都忽视了档案管理工作的重要性，档案工作的规范化没有得到有效应用。其次，许多企业只专注于自身的产品业务和相关业绩，却忽略了对档案管理的建设工作，大大降低了档案管理工作的品质与效益。

（二）企业忽视了对信息技术的应用

最后，由于在档案管理工作中涵盖了大量的文件材料，因此如果企业不加强对信息技术的有效利用，会直接导致档案管理工作的效率低下，而且在具体的管理工作中会出现很多问题。例如在汇总和整理数据时，人工整理的错误率会稍高，从而影响档案管理质量，降低档案资料准确性与有效性。同时，传统的纸质档案管理模式也不利于文件的保存，容易出现文件丢失或损坏的现象，影响了档案资料的正常使用。

（三）管理部门没有对档案工作进行明确分工

人事档案管理在企业整体管理中占据着重要位置，对实现企业的平稳良好发展具有重要意义。然而从实际的管理情况来看，相关的管理部门在进行人事档案管理的过程中，没有对管理内容进行合理分工，工作体系不够完善。此外，由于人事档案管理工作中要涉及众多内容与人员，在管理时呈现出十分混乱的管理状态。

例如，在涉及多个管理内容时，管理部门及人员担任着不同的管理事务，然而由于权责界限的不清晰，导致岗位功能发生交叉和重复。因此，在出现问题时很容易发生责任推诿等情况，不利于实现人事档案管理工作的规范化发展。

（四）工作人员的管理观念及方法较为落后

从目前人事档案资源的实际管理情况来看，比较明显的问题是工作人员的工作观念和工作内容较为落后。首先，从观念上来看，相关管理人员在进行人事档案管理工作过程中缺乏正确的服务观念，没有从实际情况出发，不能为相关员工提供贴心而全面的服务，从而降低了人事档案管理工作的有效性和保障性。其次，从档案管理的工作内容来看，管理部门没有将我国国家机构管理的实际情况纳入管理过程，也没有引入科学的管理体系，不利于人事档案管理工作的顺利开展。

五、“互联网+”时代下，实现人事档案信息化管理的具体策略

（一）树立正确的档案管理观念

工作态度对工作效果有着重要影响，要想真正提高人事档案管理工作的规范化，首先要树立科学的管理观念。在“互联网+”时代背景下，人事档案管理工作除了要保证档案资料的严谨性以外，更应具有高效性，这符合时代发展的需要。在这种情况和要求下，有必要制定相应的行为规范的制度规则，从档案的录入到保管，以及最终档案信息的研发与应用，都必须创建严格的操作程序和管理系统，对每个阶段、每个环节的工作内容都要做出明确的要求。在人事档案录入的初步阶段，收集工作必须要详尽、严格、全面，后续的归档与管理工作必须合理、有效、规范，并注重对档案资料的安全保管[3]。在具体实施中，要明确每个人员的工作职责与义务，以提升管理人员对工作的严谨性和责任感。同时，由于相关部门缺少有效的管理制度，导致国家档案管理水平呈现出不均衡、实用性差的问题。对此，要积极建立统一高效的管理制度，从而实现人事档案管理工作的规范化。

（二）积极推进信息化建设

人事档案管理工作在社会与相关行业的发展中发挥着重要价值。在信息技术不断改革和发展的背景下，档案管理工作的模式也在发生重大变化，高新技术和软件系统在档案管理中的使用范围也不断扩大。为了提升人事档案管理工作的水平和质量，必须积极推进档案管理信息化建设。在进行人事档案管理工作时，必须不断完善基础设施，配备现代化的硬件设备，以便为档案信息化管理提供充足的技术支持。此外，应及时开发并更新档案管理实践中使用的信息软件和数据系统，使系统的相应功能与实际档案管理需求相适应，从而有效解决系统程序繁琐、档案管理操作不便的问题。在进行人事档案管理工作的过程中，各项任务的运营与开展都必须严格遵守相应的要求与标准。同时，管理部门应以标准和规范的管理制度为准则，制定出相应的文件档案、电子档案、音像档案等，为相关部门进行各种考核、审查、验收等工作提供重要依据。同时，要努力保证人事档案文件的科学性与真实性。

从档案管理部门的职能来看，人事档案管理和档案管理部门之间有着不可分割的关系。首先，国家通过档案管理部门来引导、推进人事档案的科学化管理;其次，档案管理部门借助档案管理对部门内部的管理工作开展监督与考核。在对人事档案进行整理与归档的过程中，每一个文件的来源都有明确的体现，同时遵守严格的流程要求，并受到有关部门的有效监管。此外，将档案制度与和实践技术相结合，保证了档案文件的科学性、真实性及有效性，为管理部门及相关行业提供了宝贵的档案信息资源。

（三）重视对高新技术资源的应用

在“互联网+”时代背景下，计算机和互联网技术得到了不断发展及广泛应用，世界发生了巨大的变化。鉴于当前形势下对人事档案管理工作的要求，以往的档案管理方式难以满足实现档案资源管理的规范化与高效化。如果能够将信息技术等高新科技手段引入到档案管理工作中，用于电子文件的收集、分类、储存、统计与应用，将会大大提升人事档案管理工作的效率与质量。为了满足信息时代日新月异发展的高要求，应当充分实现档案资源应用的最大价值。

同时，积极打破传统的档案工作管理理念，努力实现档案管理工作的现代化与信息化，为档案工作的规范化提供重要保障[4]。首先，现代的数字信息技术与互联网技术能够更加密切地融合于档案管理工作的具体实施中;其次，档案管理部门可根据文档保存情况而设定管理流程及软件系统，来提高人事档案管理和利用的工作效率。通过借助高新技术资源，可以有效增强人事档案管理工作的透明度，以尽量减少管理过程中的违规行为，推动人事档案管理工作的創新化发展。

（四）创新档案管理模式，完善档案管理工作系统

在开展人事档案管理工作中，工作人员应结合时代发展趋势及企业自身的实际情况，对档案管理模式及方法进行积极创新。同时，借助“互联网+”的技术优势，提升档案管理工作的实效性。首先，档案管理人员在工作中应结合企业发展的实际状况，创建科学性的档案信息管理平台，以此提升档案信息的管理水平。其次，借助科技的力量，打造集录入、分析、查找、整合于一体的档案管理模式，以更好消除传统人事档案管理工作模式中存在的缺陷。从自动化办公的角度来说，在档案管理工作中，工作人员应将档案管理工作与信息技术相结合，实现纸质档案向电子档案的有效过渡，以满足目前档案管理工作的时代化与多元化需求。

除此之外，在开展档案管理工作的过程中，必须对档案管理系统进行逐步地完善，这是由于档案管理系统的完善程度对档案管理工作过程的规范化和严谨性具有直接影响。从人事档案资料的种类来看，相关部门创建的档案由于所处的发展阶段工作模式不同，在内容和形式上也存在较大差异。因此，在进行具体的人事档案工作管理时，必须建立并完善适应档案管理需要的相应系统，加强档案管理研究工作，提高档案管理内容的综合性和系统性。此外，要对日常的档案管理工作进行细化，针对薄弱的基础环节，应由专门的管理技术人员实施科学的技术指导，使档案管理系统能够适应实际的人事档案管理工作。

（五）加强培训工作，提升档案管理人员的专业水平

通过对人事档案资源的有效创建与管理，可以将相关员工在工作中所产生的各项信息进行合理的分类与存储，为企业的内部管理工作提供了有效的借鉴价值，同时也为相关用人单位提供了重要的参考依据。为了实现“互联网+”时代背景下，人事档案管理工作信息化发展，相关管理人员必须具有良好的专业技能，并能够有效地承担管理任务。首先，应加强对管理人员的培训工作，努力提升档案管理人员的专业资质，以确保工作人员的专业素养能够满足目前档案管理工作的要求。专业素养主要包括，工作人员首先要充分意识到人事档案管理工作的重要性[5]。同时，熟悉并掌握当前先进的档案管理模式及具体操作方法，具有专业的从业资格和相应的专业经验，接受过系统全面的专业培训等等。其次，要高度重视相关管理人员的教育工作。随着科技的进步以及高标准的企业管理要求，认识档案管理工作的方式发生了很大的变化。只有通过专业系统的专业培训，管理人员才能够及时熟悉并掌握先进的档案管理技术，做到与时代共同发展，不断改进档案管理的业务水平，实现认识档案管理工作的创新性发展。

六、结束语

总之，在进行人事档案管理工作的过程中，必须树立正确的管理意识和观念。同时，顺应“互联网+”的时代背景，积极引入高新技术，加强对管理人员的培训与教育，不断创新管理内容及方法，从而提高人事档案管理的工作效率，实现档案管理工作的信息化发展。

作者单位：郗颖    青岛市市南区江苏路街道黄县路社区卫生服务中心

参  考  文  献

[1]王静茹.探究“互联网+”时代人事档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2020，23（16）：184-185.

[2]卜晓.“互联网+”时代人事档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2020（02）：91-92.

[3]柳芳.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略研究[J].办公室业务，2021（24）：175-176.

[4]丁夏，程燕霞.大数据时代人事档案管理信息化建设分析[J].办公室业务，2021（21）：148-149.

[5]王琇.人事档案管理信息化建设创新路径[J].黑龙江档案， 2021（04）： 334-335.