运用PDCA循环提升企业保密工作水平

陈 扬(马钢集团公司办公室 安徽马鞍山 243000)

在企业经营管理中，保密工作是一项重要的管理内容。随着经济全球化伴随着互联网信息技术的迅速发展，保密工作也面临着严峻挑战，产生了许多新情况也提出了新的更高要求。为此，运用PDCA循环管理思路创新保密工作方式方法，对新形势下提高企业保密工作管理水平，实现企业长远目标具有重要意义。

1 PDCA循环和企业保密工作现状分析

1.1 PDCA戴明循环

20世纪20年代，美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特(Walter A. Shewhart)首先提出P(Plan计划)、D(Do执行)、S(See检查)研究方法，戴明(W.E.Deming)在休哈特的PDS循环的基础上进一步提出PDCA循环。他把质量改进的全过程划为P(Plan计划)、D(Do实施)、C(Check/Study检查)、A(Act总结处理)四个阶段，形成一个可以持续改进的管理模型，因此PDCA循环也称为戴明循环或戴明轮。多年来PDCA循环广泛运用于制造和服务企业进行质量改进，而基于PDCA循环对企业保密工作质量改进方面的研究成果还很少，本文将PDCA循环运用于企业保密工作管理，具有一定的实用性和创新性。

1.2 企业保密工作现状分析

企业保密工作按保密对象可以分为国家秘密和商业秘密、内部信息(工作秘密)。其中国家秘密是公权，指由国家具有定密权限的机关依法制定下发包含国家的安全和利益等信息的秘密文件或载体，在一定时间内仅限于特定范围内人员所知悉；而商业秘密是私权，指不为公众知悉，关系企业安全和利益，依照一定程序确定，可以为企业带来商业价值的信息、工艺、配方、操作方法等；内部信息是指企业内部处于公开状态，但公开可能对企业的生产经营带来影响的信息，如企业电话号码本、企业内部各项管理制度和企业内部公文等需要对外保密的内部信息等。本文的研究对象主要为企业商业秘密和内部信息方面的保密工作。目前企业所处的保密工作现状表现在以下几个方面：

(1)企业保密环境极其严峻。一是保密范围扩大化。在当前更加开放的国际、国内环境中，保密范围有了许多新变化，如微信、QQ已成为许多企业员工办公的辅助工具，而此类平台是开放的公共平台，在上面传播的企业信息非常容易泄露。二是保密技术方法专业化。伴随企业信息化推进和办公系统的无纸化移动化的普及，使得以往传统保密方法和手段不适应新形势下企业保密工作的要求。三是涉密人员管理复杂化。在企业改革发展过程中，人才流动日益频繁，给涉密人员的管理上增加了难度。

(2)企业员工保密意识淡薄。一是重“有形”轻“无形”，认为保密就是管好涉密文件、载体，保的越多越保险。二是存在“一手硬、一手软”现象。有些企业领导干部认为保密工作与企业中心工作无关，只要不出事就行，在精力投入、经费保障等方面打折扣。三是存在侥幸心理，有些企业员工认为现在计算机操作系统都是国外公司开发的且留有后门，企业无密可防即使按要求安装防泄密软件也是无济于事。

(3)企业保密基础工作不扎实。一是企业定密管理制度落实不到位，如在定密的范围、等级等方面存在拍脑袋定密现象。二是涉密文件处理不及时，如到期该解密的文件还长期锁在保密文件柜中，不仅影响新文件的查阅，而且也占用了宝贵的公共资源。三是落实保密制度不够细致，如保密文件没有按相应的密级进行正确的标注，复印涉密文件未按规定加盖复印章并编制复印份号，给国家、企业商业秘密的管理以及追究泄密者的法律责任带来很多困难。

2 运用PDCA循环提高企业保密工作的可行性

将PDCA循环应用到企业保密工作是一种挑战。一方面两者的客体不同，另一方面PDCA循环在企业保密工作中的应用没有可以借鉴的成果。为此，笔者从两者的目标和思路方面，分析运用PDCA循环提高企业保密工作的可行性。

2.1 企业保密工作追求的目标与PDCA循环相符

PDCA周而复始的循环和持续改进的管理模式，不仅在质量管理工作中可以运用，同样也适合企业保密工作管理。针对上述保密工作所面临的形势，分析保密工作存在的问题和不足，运用PDCA循环，制定企业保密工作管理流程。在克服孤立看待保密工作各个环节的基础上，增加系统性和可操作性，通过不断解决完善保密工作中的不足和漏洞，为实现企业长远目标提供有力支撑。

2.2 企业保密工作的思路可以借鉴PDCA循环

运用PDCA循环提高企业保密工作水平，不仅具有逻辑上的一致性和方法上的可行性，而且还能够促进企业保密工作，朝着联系紧密、配合有力，具有阶梯式前进方式持续改进，整个PDCA循环的企业保密工作管理过程见下表1所示：

3 运用PDCA循环提高企业保密工作的执行过程

3.1 制定企业保密工作目标(Plan)

第一步，全面深入查找企业保密工作中的问题和缺项，引入PDCA循环管理思路，提出企业保密工作目标并制定工作计划。即P(计划)阶段，其步骤：

(1)剖析企业保密工作现状，对照企业保密工作要求，全面诊断各个环节存在的问题。如保密范围，不仅要对日常涉密文件的拟写、印制、传递、携带、承办、使用、移交和销毁等环节逐一进行排查；还要对涉密的日常办公设备，如复印机、计算机、传真机等使用情况进行保密排查。

(2)分析产生泄密或可能泄密的各种原因，可用的方法很多，如因果图又称鱼刺图，是一种表示结果与可能的原因之间关系的图表。具体见下图1所示：

图1 基于PDCA循环的企业保密工作框架图

表1 泄密渠道分析

(3)坚持从严治密，强化问题导向。对保密工作中查找出的问题进行归纳总结，确立下一循环保密工作重点项目。比如企业每年都要根据国家和上级部门有关保密工作新的规定和要求，结合企业发展战略中有关保密事项和日常保密工作中存在的问题，制定下一年度企业保密工作目标。

(4)企业根据确立的下一循环保密工作目标，制订整改计划和措施，不断提高保密工作水平，维护国家利益和企业利益。

3.2 实施保密工作计划(Do)

第二步为D(实施)阶段，即按照制订的企业保密工作计划加以执行。企业保密工作不能仅靠保密部门和涉密人员，需要企业各部门相互协同，按照年度制定的保密工作计划有序推进。如企业领导干部要带头落实保密工作责任制；大力支持企业保密防护能力的提升，选派专业人员加强计算机和网络安全保密工作管理；要重视企业保密要害部门的建设投入，配齐“三铁一器”(铁门、铁窗、报警器)基本防护设施，并根据要害部门涉密级别加配无线电干扰器、视频干扰器和防电磁泄露等设备；严格遵守互联网的计算机在涉密场所严禁使用音频、视频设备和无线互联设备的有关规定等，将保密工作贯穿于企业各项工作之中，做到常抓不懈，一刻也不放松。

3.3 对保密工作计划检查(Check)

第三步为C(检查)阶段。开展保密工作检查，对于促进企业保密工作计划执行，发现和解决保密工作中存在的问题，维护企业正常、稳定发展具有重要作用。要纠正对保密检查认为是“一阵风”、“找岔子”的思想偏差，科学制定保密检查的内容、方法、流程和标准，不搞“花架子”，确保保密检查工作落到实处并取得良好效果。

3.4 对检查结果实行处理(Act)

第四步为A(总结、处理)阶段分为两个过程：

(1)将本次PDCA循环中已经解决的问题进行总结，好的经验和成果以制度形式固定下来，不适合的及时修订。比如对企业保密工作具体方法的总结，要从保密制度的建立，保密等级的分类和保密信息的规范管理入手，总结成功的经验，反省失误不足，不断找出需要改进的项目和问题。

(2)对本次PCDA循环中没有解决的问题，进行收集整理并制定措施，填入下一轮PCDA循环中，开始新的循环来解决。

4 使用PDCA循环提升企业保密工作建议

企业要在保密工作中运用好PDCA循环，除了要抓好企业保密工作的基础性环节，比如平时的保密教育和培训，还要采取以下措施，为PDCA循环的顺利实施创造条件。

4.1 加强保密宣传教育，建立企业全员保密意识

由于企业保密工作具有隐蔽性，在平时的生产经营中不宜体现出来，导致企业内部员工甚至领导干部常常忽视，产生麻痹思想，因此必须加强保密工作的宣传教育。一是要在员工进入企业的那一刻，树立保守企业秘密的意识，在员工的劳动合同中就加入相关保密条款，成为企业与员工共同约定的契约准则。二是要加大对保密意义的宣传，保密的目的是为了保国家安全、保企业进步、保家庭幸福、保个人前途；保密是为了在一定时间内将特定的消息传递到特定范围内人员所知悉，不能擅自扩大信息的知悉范围，企业中每一个人无论是否从事保密工作都与保密息息相关。三是要做好保密知识的普及。伴随着以移动互联网引领的信息技术革命，保密工作也需要与时俱进，加强新技术领域保密知识的培训。有些人在使用新工具时常常忽视保密工作，如在微信、QQ等公开平台上传递涉密信息，在手机上拍摄储存涉密资料等，这些泄秘行为，后果非常严重。四是要提高警惕加强防范。当前世界正处于百年未有之大变局，境内外情报机构和敌对势力对我国的窃密、渗透、策反活动越来越猖獗，保密工作面临的形势越发严峻，企业内每个人都要保持高度警惕，牢固树立保密意识，筑牢保密思想防线，尤其关键岗位的涉密人员一定要签订保密协议，定期培训检查，防止因管理不到位给党和国家，企业个人造成重大损失。

4.2 加强保密制度建设，促进企业保密工作落到实处

企业要加强保密法规建设，不断完善管理制度和工作机制，把保密工作纳入常态化、规范化、制度化科学管理轨道。一是加强《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》的学习贯彻，提高企业在保密工作的法制化。二是结合保密相关的法律法规和企业管理实际情况，建立和完善企业自身的保密工作制度和规定，让企业保密制度既符合党和国家的保密工作方针，又能具体指导企业保密工作的实施，形成有效的保密制度族。三是抓好制度落实，加大监督考核力度，使企业各项保密工作制度能够在企业全体员工中内化于心、外化于行，把保密工作真正落到实处。

4.3 加大技术投入经费，筑牢企业保密工作坚固屏障

当前科学技术的迅速迭代，各种高科技窃密手段层出不穷，为确保保密装备的高科技性、可靠性、安全性和实用性，企业各级管理者和有关部门在保密技术装备所需投入资金上必须给予支持，以改善保密条件，添置、更新和完善保密设备，提高防御技术，筑牢坚固屏障。

4.4 建设一支素质过硬的保密工作队伍

人才队伍建设是做好保密工作的根本保证。新形势下为了适应企业保密工作新要求，必须加强保密队伍人才的培养，加强政治理论、政策法规、信息技术和现代化办公方法等与保密工作有关的业务知识培训，努力建设一支复合型、学习型、创新型的高素质保密队伍。

总之，企业保密工作不是一蹴而就的，运用PDCA每循环一次，都将提高企业的保密管理水平和工作效率,更好地服务于企业经营管理。本文认为，由于企业在资源配置和业务类型上的不同，运用PDCA循环所发现的问题，提出的解决策略也不尽相同。希望企业在运用PDCA循环这一模式提升保密工作水平时，能够结合自身实际，做到与时俱进，实现持续优化发展。