基于工作流的协同办公平台设计与实现

方 华(中瀚地信科技有限公司 安徽马鞍山 243000)

1 项目背景

随着现代企业的发展和经营管理企业脱离不掉信息化管制。由于网络时代的迅速发展，数据化管理有效提高，老的办公模式极大地约束了人的智慧和潜能，埋没了人的创新和想象。因此，设计并实现了基于工作流的协同办公平台，有利于公司各部门转变观念和工作模式，提高工作效率；有利于节省行政开支，节省人力和财力；有利于公司领导监管，增加员工意识。

2 基于OA的协同办公系统的设计

模块组成及特点

整个系统由以下模块构成 :项目统计、日志管理、文件管理、会议纪要 、考勤管理 、系统管理。基于OA协同办公平台工作流模型如图1所示。

图1 模块组成

3 主要业务流程分析

3.1 系统管理

(1)用户与权限分配：用户和部门、角色、岗位绑定。管理员通过用户所属角色可以进行权限的分配，针对特殊的用户可以进行单独的权限处理，完成权限分配过程，减轻信息维护人员的工作量。

(2)操作日志：记录公司各部门员工操作记录，如遇到问题即可追踪操作日志，快速发现问题解决问题

(3)参数设置：在系统设置中可以对短信发送设置，模板配置设置，编码生成设置，系统业务设置等参数管理

(4)OA流管理：通过“流程设置，节点定义，条件规范”，采取文字和图形配置相结合的方式，实现各业务处理流程的管理与配置。掌握业务流程过程，可查看和编辑的信息，在不同环境和条件下，业务流向的条件化设置。

3.2 项目管理

公司各个部门对完成的项目信息进行录入操作，项目信息包括项目名称，业主单位，承接单位，项目的开始和结束时间，项目负责人，项目合同价款等主要信息的录入。各个部门只能查看自己部门的项目信息，管理员可查看全部，可以根据搜索条件查出自己想看的数据，也可以对项目的年统计，月统计，日统计进行分析及直观的查看。

3.3 日志管理

日志和考勤相关联，添加一条日志信息，就会自动打卡考勤，日志可以设置位私有，公共，限制三类，每一类所代表的含义分别是只可以自己查看，全部人员查看，部分人员查看。日志管理方便个人问题总结，领导查看员工工作情况，及和同事分享工作经验，用户可以对个人日志进行增删改查的操作。

3.4 考勤管理

考勤和日志相关联，员工每天在系统中提交一篇工作日志，将会自动考勤一次，如遇特殊情况，日志不能及时提交，可由各部门管理员代为签到考勤。

3.5 文件管理

基于网络的文件管理模块，公司各个部门对签订的合同和资料进行规范的上传，避免了频繁向领导发送大量的文件，领导登录即可查看所有的文件和资料，也可以进行下载和打印。

3.6 会议管理

提前添加会议计划，发布会议信息，安排会议行程，系统会通知参会人员准时参加会议，对不能参加会议的成员进行缺会原因记录，保障会议工作的顺利进行。

4 主要业务功能介绍

4.1 系统管理

系统管理设计的内容较多，也比较关键，因此只有超级管理人员才能够对此模块进行一定的修改，而普通用户只能够进行查看并不能操作。系统管理中也可以对用户，角色 ，部门进行添加，修改，删除，用户绑定角色设置权限，字典数据的增删改查的操作，参数的配置，操作日志的监听。

4.2 项目管理

通过参数配置，动态展示公司部门对应的表头数据；支持各种项目管理的条件搜索，导入，导出功能；支持项目的增删改查操作；支持项目echarts各种时间范围的统计，数据的波动很直观的在图中可以反应出来。

4.3 日志管理

支持多维度日志查询，查看日志详情，日志列表数据的导出；日志的增删改查操作；监听员工每天录入日志自动进行签到考勤。

4.4 文件管理

搭建minio文件服务，支持文件的批量上传；通过合同名称，或者合同编号直接查询文件资料；支持文件的增删改查操作，支持文件下载和预览。

4.5 考勤管理

非常直观的展示员工考勤状态，采用各种颜色标记员工考勤；通过时间筛选查询考勤记录；管理员身份可以编辑考勤记录。

4.6 会议管理

支持发布会议通知；记录会议主题，会议时间和地点，会议参加人员，会议内容的记录；会议的导入和导出。

5 数据库设计

根据企业需求，我们选用MYSQL数据库进行设计，它是协同办公系统的重要组成部分。考虑到协同办公系统数据使用频繁，重复性大，我们对数据库进行物理设计，逻辑分析，并建立好表与表之间的关联关系，使之可以有效的对数据库进行高效率的访问。

5.1 主要数据库关联关系如图2所示

图2 关联关系

5.2 数据库连接配置

1.在pom.xml文件中引入数据库相关依赖包例如jdbc，mysql

2.在application.yml文件配置连接数据库信息如下

spring:

datasource:

url: jdbc:mysql://localhos:3306/zhbg?useUnicode=true&characterEncoding=utf-8&useSSL=false&allowMultiQueries=true&serverTimezone=Asia/Shanghai

username: root

password: 123456

driver-class-name: com.mysql.jdbc.Driver

3.后端建立三层架构实现数据库访问

6 主要功能模块设计与实现

6.1 登录模块

当输入用户名和密码，及验证码系统会进行格式校验，若不符合，页面将进行提示，若符合要求则将用户名和密码加密发送到服务器后台作比较，code返回200，则用户通过验证，系统跳转到首页，否则就是登录失败，出现错误信息提示。

6.2 项目统计

点击项目统计菜单，选择一个部门，即可展示对应部门项目统计数据，可以通过get方式请求进行相关数据的搜索。点击新增或者修改按钮，出现项目统计的编辑页面，录入或者修改数据，点击确定按钮，前端通过form表单的形式将数据发送给后端，完成相应的操作点击导出按钮，可以生成excel表格，点击统计按钮可以对项目进行一个统计和分析如图3所示。

图3 项目统计

6.3 文件管理

文件管理页面的设计，管理员可以对文件管理模块进行新增，修改，和上传，可以通过get方式请求进行相关数据的搜索，图略。

图4是新增或者修改页面，点击确定按钮按钮可以文件管理模块进行相关操作。

图4 文件预览

文件资料可以进行预览或者下载，点击导出按钮，可导出excel文件。

7 系统实现效果

协同办公系统是大多数规模较大的企业选择的管理软件，通过对协同办公系统的使用可以提高办公效率，内部交流更加便捷，信息传递更加准确和方便。使用协同办公系统领导可以有效的了解企业员工每天工作的进度和信息反馈，及时跟员工交流沟通，提升了企业员工的积极性，这对企业内部的凝聚力得到有效的加强。通过协同办公系统，实现了企业合同资料的有效管理，领导查看文件更加方便，文件管理更加统一。所以说提升企业的执行率，加快企业的办公效率离不开一个有效的协同办公系统。

8 结语

基于OA的协同办公系统目前已正式投入运行。结合中瀚地信科技有限公司的明确要求，协同办公系统的设计基本做到了简单实用的良好结合，使中瀚地信科技有限公司的信息化管理水平更上一层台阶。