浅谈企业并购重组时期的档案工作对策

文/中化化肥有限公司 杜转珍

随着社会经济的飞速发展，许多企业为了实现可持续发展，进行了一系列的重组合并工作。档案管理工作作为企业运营的重要组成部分，需要适应企业发展的新需求，跟随企业发展步伐，确保适应新的工作需要。基于此，企业需要结合自身的实际情况和发展需要，加强对档案管理工作全新模式的探索和创新，满足企业并购重组时期的发展需要。

一、企业并购重组时期档案管理的目的及意义

企业进行并购重组的目的是为了建立符合现代化市场需求和企业国际化发展的运营制度，运营制度的改革是其中的关键内容。企业在并购重组时，最为直观的表现在于企业机构和资产的划分，而运营制度的改革问题为企业的软重组。当企业的机构和资产已经实现划分后，才真正开始进行并购重组工作。企业想要顺利进行并购重组，并在重组中取得最大的成效，需要制定具有高标准的发展战略，完善管理和组织制度，确保合理运用优秀人才，以此强化企业的创新开发能力。对于企业来说，完整健全的档案尤为重要，不仅真实记载了企业的历史进程，也是企业科学而持续发展的重要性依据。由此可见，企业的档案管理工作是企业并购重组时期的重要环节，时刻记录着企业并购重组前后的经营管理模式和生产运营环节等内容，有着重要的参考价值和指导意义。

如上，企业在进行并购重组时期如果面临档案管理问题，会对企业的并购重组工作带来一定的阻碍和不利影响。因此，档案作为企业的无形资产，其价值需要被充分重视，并采用科学有效的管理措施对档案进行规范管理，避免原始档案的流失损毁。

二、并购重组时期档案面临的挑战

（一）档案管理工作失控。企业在进行并购重组前，将要重组的企业发展的路径如果各不相同，那么具体的整合工作只要开始起步，整合的过程注定是艰巨而复杂的，而档案在其中所起的作用是无可替代的，从股权到产权，从财务到人事，没有档案的强大支持注定寸步难行。但是企业并购重组中，对于被并购方企业，特别是进行并购程序阶段，内部员工在心态上会有大的波动和影响，极易造成管理方面的混乱，很有必要采取预防措施对档案进行有效控制。如果重组时期存在员工状态不稳定的状况，一些日常性工作因疏于管理而不能按常规方式处理，极易导致重要的、具有归档价值的文件资料形成后无法实施收集归档闭环，造成大量具有存档价值的重要资料没有被合理存放而丢失或遗弃，也有可能被涂改调换等，直接导致重要工作资料无处寻找，严重影响了档案资料的完整性、齐全性和准确性。对于企业来说，档案资料的丢失是重大损失，一定程度上阻碍了企业的日常运作和长远发展。

（二）并购前期档案调取困难。在企业并购重组过程中，为使公司商业秘密不外泄，双方会订立必要的一定时期的保密协议。项目参与人员需要在做好保密工作的前提下，尽快完成相关档案的调取工作。由于企业的地域性、行业性、企业规模等存在的差异等因素，档案管理规模及水平也存在很大差异，部分单位历史档案保存较完整，但有部分历史档案因时间久远、人员变动、下属单位无条线直接对接人员等原因导致档案查找困难，为了推进企业整合的进度，必须及时查找相关联的其他形式的证明性档案作为补充材料。重组工作可能会涉及投资部、法律部、财务部、人力部等部门，查档范围有可能涉及几百家下属分支机构及各参控股公司。考虑重组前期保密管理要求及知悉人员范围的局限性，如想及时准确地调取相关档案有一定的困难。涉及直线调取公司历史档案，包括公司基础资料、股权资料及公司财务资料等，在档案时间跨度久远，范围涉及广，难度增加的现实条件下，需要大量的重组所必查的各类档案资料，包括但不限于以下档案：自公司设立以来的全部工商登记注册（包括变更）档案、公司税务登记材料、公司内部机构设置、公司历史沿革过程发生的重大变化档案、公司章程、验资报告、公司董事会、监事会议事规则及董监事人员任免档案、重组所涉及的所有全部合同及协议档案、相关的财务报表（含审计报告及财务报告）、重大诉讼或仲裁等。在整体的调档过程中，如有档案部门参与并积极配合，能为企业重组的顺利开展发挥很大作用。

（三）难以短时间实现统一管理。按照档案管理工作的相关规定，需要进行科学系统的统一管理。但是企业并购重组后一些因素可能导致档案在短时间无法实现统一管理。一是企业并购重组前，各企业的管理模式、人员水平、组织架构等方面存在一定差异性；二是企业在并购重组后，企业员工进行了重新划分，原本的组织架构被重新规划，原档案管理人员由于企业的重组发生了岗位变动，导致原企业经过多年实践探索研究出的档案网络架构随之解体，管理方面存在分散性；三是企业并购重组通常将两个或多个具有相近类型和规模的企业进行组建，由于每个企业档案建立的时间或管理方式存在差异，在企业并购重组后，不同企业的档案在排序、类目、档号等方面完全不同，管理手段方面也存在较大差异，以上都会直接或间接影响企业并购后档案的统一管理。不仅如此，重组后的企业在开展档案管理工作时，由于各企业在档案管理制度方面没有及时统一，阻碍了企业档案管理工作的正常进行。

三、企业并购重组时期档案工作的对策

（一）强化档案工作意识。在企业日常管理活动中，应将档案管理作为开展一切工作的前提条件。对于企业来说，档案的收集是最为基础也是最为重要的工作内容，依赖于各部门之间的积极配合和员工的支持。因此，可以通过定期开展相关培训，加强全员档案管理意识，最大化发挥全员力量，形成档案部门和业务部门良好互动的氛围，更好地实现档案的全周期管理。如果企业面临并购重组，对档案的价值要给予足够重视，稳定档案管理人员队伍和重视档案监管环节非常关键，要选派经验丰富的档案人员加入档案组，提振档案人员的工作信心，以此更好地平稳过渡并购时期可能遇到的失控阶段。在实施并购重组后，要及时深入调研对方单位，以协作组形式增进沟通交流，以找出适合档案统一管理的制度性建设意见，以定向指导帮扶方式，整体提升并购后企业档案管理水平。

（二）提前介入并购项目。考虑到并购企业档案工作的特殊性，以及并购工作涉及企业诸多方面，不确定因素较多的特点，要争取各方面的支持，确保档案工作各环节不脱节。档案主管部门要主动向并购项目主要负责人汇报和说明并购期档案工作的重要性，积极取得主要领导的重视和支持，争取安排档案人员参与并购项目工作。在尽职调查、方案制定等环节要积极参与，以便跟踪并购工作进程，方便及时调阅，提供并购所需的相关资料及收集并购期间形成的相关档案资料，保证并购档案的完整性，直到与主体企业档案工作接轨后转入正常管理。在全程参与的过程中，也实现了主动服务的重要作用。

（三）加强档案管理制度建设。企业需要根据并购重组的新形势，针对档案管理工作制定科学合理的发展目标，保障档案管理工作在新目标的指引下有序进行。首先，加强档案管理制度化建设。制度的确定是程序化进程的前提，通过科学、规范的管理环节来运行，是企业并购重组后能够将档案进行合理管理的关键点。档案制度要完善各单位领导及员工责任制，将档案管理工作落实到部门或个人，在各部门绩效考核中加入档案评分占比。员工岗位变动要有档案部门签字确认，防止档案出现遗失、损坏等情况，找不到对应的负责人。通过统一制度强化员工档案管理意识，并设立相应的奖罚制度，让员工认识到档案资料的重要性。其次，为了方便制度更好地实施，可以尝试重点单位先实施，并以协作组的方式讨论提出建设性意见来优化和完善制度，辅助档案制度更好落地及带动各企业档案管理水平整体提升。

四、结论

综上所述，将档案资料进行科学有效地管理，是企业经营管理的重点内容之一。基于档案全生命周期管理的优势，从文件到档案的各环节控制，保障企业档案的完整性、规范性和齐全性。特别是涉及重要并购项目，档案人员提前介入、事中控制措施，完整收集并购过程中所有档案材料符合企业并购重组时期的发展需要。鉴于并购期间可能涉及的问题，应重视加强全员档案管理意识，明确档案管理目标，及时统一档案管理制度，强化档案团队建设，发挥档案管理主动服务效能等，从各方面整体提升企业档案管理工作水平。