浅谈教师人事档案数字化建设

任崇科

摘要：教师队伍庞大，人事档案管理较为复杂，如何做好教育系统干部人事档案管理工作值得探究。本文从教师人事档案数字化的意义、人事档案数字化建设过程中面临的问题、我区教师人事档案管理现状、档案数字化建设策略等几个方面浅谈如何做好教师人事档案数字化工作。

关键词：教师;人事档案;管理;解决

前言

与传统人事档案管理模式相比，人事档案的数字化管理具有明显的优势：将数字化应用于教师人事档案管理，不仅可以突破传统纸质档案的保存限制，更好地保护珍贵人事档案资料，也能及时更新完善教师个人档案信息内容，方便后续查阅和利用。然而在实际运用中，由于人事档案管理单位技术不够成熟、优质设施条件的缺乏、管理人员专业水平较低等原因，教师人事档案管理数字化建设仍存在着一些问题有待解决。

一、人事档案数字化建设的意义

教师人事档案管理是根据《干部人事档案管理条例》，将教师政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料进行整理归纳，并利用材料信息为教师的人才培养、职称申报、组织任免等人事活动提供依据的一项管理活动。

开展有效的教师人事档案数字化管理，对教育主管部门、学校和教师来说都有积极意义：对教育主管部门来说，能更迅速、全面地掌握在管教师资料，可以大幅度提升相关部门工作效率，如教师调动、升职、评职等方面;对于学校来说，能更宏观地了解目前师资队伍年龄层次、专业素养等方面的情况，便于学校随时作出调整和优化;同时，通过数字化管理教师档案，可以帮助提升教师日常的工作效率，教师可以放心地将更多精力放在提高教学中去。因此无论是对于教育主管部门、学校还是教师来说，教师人事档案数字化建设都具有重要意义。

二、人事档案数字化建设过程中面临的问题

（一）数字化管理方式覆盖面窄

在管理教师人事档案时，许多学校仍然在使用传统的纸质管理模式。以渝中区为例，教委管辖的幼儿园、小学、中学内，正式完成档案数字化建设的学校占总学校数的1.69%。造成此现象主要有两个原因：一是档案管理相关部门对数字化档案管理方式推广和宣传力度不足;二是学校管理层对档案数字化管理不够了解，重视程度不够。这就引发了教师人事档案管理效率和质量低下等问题：例如，如果学校的教师人事档案是根据特定分类保存的，则在提取文件时，还必须搜索教师的文件信息，并按类别逐個搜索。在找到老师的档案后，仍然需要仔细检查并在归还档案后恢复所需的信息。这个过程不仅会花费大量时间，还可能导致文件信息丢失等问题。如果学校档案受到严格控制，在提取档案时必须提前与人事档案管理员联系，查询权限必须经上级批准，流程过于繁复，很可能会影响后续工作的开展。

（二）数字化管理技术不成熟

在一些学校，信息管理系统已在教师人事档案管理中有所运用，但由于数字化管理技术不成熟，教师人事档案数字化的发展进程受到了一定限制。

1.图片识别技术。现代教师人事档案材料种类繁多，除基础的文字材料和表格材料外，还有一些图片材料也属于人事档案需归类的范畴。由于目前大部分系统不能智能识别图片中文字信息并转化为表格或文本，这部分的材料需要档案管理人员进行手动录入和更新，如果管理员不能及时更新或维护系统，教师人事档案信息就会变得不准确，影响管理效率。

2.信息分级和加密技术。由于信息加密技术的不成熟，为了保证人事档案的安全性，大部分档案管理单位会选择将储存人事档案信息的设备进行断网处理。这一措施虽然保证了档案信息的安全，但也制约了信息在教育系统内的云共享，教育管理部分无法随时获得已更新的信息。

3.系统维护技术。由于教师人事档案信息在不断增加，储存数字化信息的系统也应该定期进行维护。现在大部分系统维护是由程序开发人员实施的，档案管理人员不具备相关技术，这就导致了在长期使用后可能系统会有卡顿及数据丢失的风险。

（三）管理人员的专业化水平低

为了实现教师人事档案管理的数字化，档案管理人员必须具备专业的人事档案管理技能，不断掌握数字技术和信息技术，并灵活运用这些技术来管理教师人事档案。然而，鉴于目前的情况，许多教师人事档案管理人员不擅长有效的档案管理，缺乏档案管理和数字化管理两方面的专业知识。例如，在一些学校，从事人事档案管理的人员是有任课教师兼任的，并未经过相关的档案管理及信息技术专业化培训，他们若只是利用计算机制作excel表格等粗放型方式进行档案管理，会降低学校教师人事档案管理的效率。

三、人事档案数字化建设策略

首先，提升对教师人事档案数字化建设重视程度。一是了解教师人事档案数字化的必要性和紧迫性：随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方法已不能满足当前档案管理的要求，庞大的信息量和越来越细致的分类让传统纸质档案管理方式变得吃力且效率低下。尽快推行教师人事档案数字化是顺应时代和工作的双重需要。二是上级管理部门应加大宣传和推广力度，定期组织培训，让各单位深入学习教师人事档案数字化的重要意义。

其次档案管理员需要找到一种既满足人事档案管理标准化又适合本校实际情况的管理模式，将优秀的设施和先进的管理理念引入档案管理工作中来，构建基于信息技术的智能化教师人事档案管理体系。

再次，提高档案管理部门相关人员的素质，选拔和培养合适的管理人员是非常必要的。一是相关单位可组织人事档案管理业务培训、知识竞赛、经验交流会等活动，借此提升档案管理人员的专业素养和管理能力。二是可适当提高档案管理人员的待遇福利，明确其晋升及职业发展通道，提升档案管理人员的工作成就感，增加其工作的积极性。

最后，档案管理需严格遵守相关规定，档案管理部门必须建立档案信息化规则体系，制定相关管理标准。要求各单位对档案材料和管理过程进行严格把关，从而确保人事档案信息的完整准确和档案管理工作过程的规范。

总结

教师人事档案数字化工作任重而道远，仍不断有新的问题产生，需要我们思考和解决。档案管理人员需要不断学习新技术，积累经验，逐步改进工作方式，才能使教师人事档案管理工作稳步提质增效。

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